Как провести дисциплинарное взыскание в 1С

Дисциплинарное взыскание — замечание, выговор или увольнение по соответствующему основанию — оформляется приказом работодателя, и этот факт должен быть отражён в учётной системе. В 1С:ЗУП для этого предусмотрен отдельный документ, который фиксирует взыскание в карточке сотрудника и при необходимости влияет на расчёт премий и кадровую отчётность.

Прежде чем вносить данные в программу, убедитесь, что процедура по Трудовому кодексу соблюдена: у сотрудника истребовано письменное объяснение (или составлен акт об отказе), приказ издан в установленные сроки, сотрудник ознакомлен с ним под подпись. 1С фиксирует факт взыскания, но не проверяет законность процедуры — ответственность за соблюдение сроков и оснований лежит на кадровой службе.

Ниже разобрано, где в 1С:ЗУП находится нужный документ, как его заполнить, как взыскание влияет на премии и отчётность, как его отменить и какие ошибки встречаются чаще всего.

Где в 1С находится документ о взыскании

В типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом документ называется «Дисциплинарное взыскание». Найти его можно через раздел «Кадры» — «Дисциплинарные взыскания» либо через «Кадры» — «Все кадровые документы», отфильтровав список по виду документа. В некоторых настройках интерфейса документ скрыт, тогда его выводят через настройку навигации раздела.

Если документа нет в меню, проверьте права пользователя: работа с кадровыми приказами требует соответствующей роли (например, «Кадровик»). Пользователь с правами только расчётчика может не видеть этот раздел. Также убедитесь, что в настройках функциональности не отключены кадровые документы.

В конфигурациях без модуля расчёта зарплаты (например, в «1С:Бухгалтерии») отдельного документа для взысканий обычно нет — там факт фиксируют в личной карточке сотрудника комментарием или через дополнительные сведения, а приказ хранят в бумажном или электронном архиве.

Пошаговое оформление приказа о взыскании

Создайте новый документ «Дисциплинарное взыскание». Заполните обязательные поля: организация, сотрудник, дата документа (дата приказа), вид взыскания — замечание или выговор. В поле основания укажите реквизиты служебной записки, акта, докладной и объяснения сотрудника (или акта об отказе от объяснений), а также краткое описание нарушения.

Описание нарушения формулируйте так же, как в бумажном приказе: что именно нарушено, дата и обстоятельства, какой пункт трудового договора или локального акта нарушен. Текст из программы может попасть в печатную форму приказа, поэтому формулировки должны быть юридически аккуратными.

После заполнения проведите документ. Запись о взыскании появится в карточке сотрудника на вкладке, связанной с поощрениями и взысканиями, и станет доступна в кадровых отчётах.

1. 1
   Проверьте соблюдение процедуры: объяснение истребовано, сроки не пропущены, акты оформлены
2. 2
   Откройте «Кадры» — «Дисциплинарные взыскания» и создайте новый документ
3. 3
   Укажите сотрудника, вид взыскания, дату приказа и основание с реквизитами подтверждающих документов
4. 4
   Заполните описание нарушения формулировками из бумажного приказа
5. 5
   Проведите документ и распечатайте приказ для ознакомления сотрудника под подпись
6. 6
   Проверьте, что запись появилась в карточке сотрудника

Влияние взыскания на премии и расчёты

Само по себе дисциплинарное взыскание не уменьшает оклад или тарифную ставку — законодательство не допускает снижения основной оплаты как меры взыскания. Однако взыскание может служить основанием для лишения или уменьшения премии, если это предусмотрено положением о премировании организации.

В 1С депремирование оформляется отдельно: либо ручной корректировкой суммы в документе начисления премии, либо через показатели и шкалы, если премия рассчитывается формулой с учётом условий. Связи «взыскание автоматически обнуляет премию» в типовой конфигурации нет — решение о премии принимает руководитель, а расчётчик отражает его отдельным документом.

Если взысканием является увольнение за нарушение (например, прогул), оформляется стандартный документ «Увольнение» с соответствующим основанием. В этом случае важно корректно указать статью ТК — она попадёт в трудовую книжку и отчётность.

Отмена и снятие взыскания

По истечении установленного срока (по общему правилу — год со дня применения, если сотрудник не получил нового взыскания) взыскание считается снятым автоматически по закону, но в программе это не происходит само по себе. Чтобы карточка сотрудника отражала актуальное состояние, досрочное снятие взыскания оформляют отдельным приказом.

Для отмены ошибочно введённого документа используйте пометку удаления или отмену проведения — но только если по нему не построены печатные формы и отчёты за закрытый период. Если период закрыт, корректнее создать сторнирующий приказ об отмене взыскания, указав реквизиты отменяемого приказа.

Проверьте после отмены, что запись исчезла из карточки сотрудника и из отчётов по взысканиям, а связанные корректировки премий при необходимости пересчитаны.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка сотрудника

Норма

Взыскание отображается с корректным видом, датой и основанием

Тревожный признак

Запись отсутствует, дублируется или содержит неверный вид взыскания

Печатная форма приказа

Норма

Реквизиты совпадают с бумажным оригиналом, есть место для подписи сотрудника

Тревожный признак

Формулировки или номера расходятся с бумажным приказом

Отчёт по взысканиям

Норма

Документ попадает в отчёт за нужный период

Тревожный признак

Документ не виден — возможно, не проведён или другой период

Учёт взысканий в отчётности и личной карточке

Сведения о взысканиях не передаются в контролирующие органы штатно — в отличие от приёмов, переводов и увольнений, взыскания не входят в отчётность по персонифицированным сведениям. Исключение — увольнение по «виновным» основаниям, которое отражается в отчётах как обычное кадровое событие с указанием основания.

Внутри программы взыскания доступны в кадровых отчётах и остаются в истории сотрудника. Это удобно при повторных нарушениях: кадровик может быстро проверить, есть ли действующее взыскание, что влияет на правомерность увольнения за неоднократное неисполнение обязанностей.

Заведите в организации единый шаблон формулировок оснований и описаний нарушений. Когда разные кадровики пишут основания в свободной форме, поиск и аналитика по взысканиям в программе становятся практически бесполезными.

Типичные ошибки при оформлении

Чаще всего проблемы возникают не с программой, а с процедурой: приказ внесён в 1С, но сроки по ТК нарушены, или объяснение не истребовано. Программа это не контролирует, поэтому чек-лист процедуры должен вести кадровик до ввода документа.

Вторая группа ошибок — технические: неверный вид взыскания, дата документа не совпадает с датой бумажного приказа, взыскание введено дважды. Такие расхождения всплывают при проверках и при оспаривании взыскания сотрудником.

Частые вопросы

Можно ли оформить в 1С лишение премии как дисциплинарное взыскание?

Нет, лишение премии не является самостоятельным видом дисциплинарного взыскания. Взыскание (замечание или выговор) оформляется отдельным документом, а уменьшение премии — отдельным решением и документом начисления, если это предусмотрено локальными актами организации.

Попадают ли сведения о взыскании в отчёты для госорганов?

Штатно — нет. Замечания и выговоры не передаются в персонифицированную отчётность. В отчётах отражается только увольнение, в том числе по основаниям, связанным с нарушением дисциплины.

Что делать, если документа «Дисциплинарное взыскание» нет в меню?

Проверьте права пользователя и настройки функциональности. Документ можно найти через «Все кадровые документы» или вывести в раздел «Кадры» через настройку навигации. При отсутствии доступа обратитесь к администратору системы.

Нужно ли вручную снимать взыскание по истечении года?

По закону взыскание считается снятым автоматически, но в программе запись остаётся. Для актуальности данных досрочное снятие оформляют приказом, а по истечении срока достаточно учитывать этот факт при анализе — отдельный документ не обязателен.

Как исправить ошибочно введённое взыскание?

Если период открыт и печатные формы не использовались — отмените проведение или пометьте документ на удаление. Если период закрыт или приказ уже выдан, создайте приказ об отмене взыскания со ссылкой на отменяемый документ.

Отражается ли взыскание в трудовой книжке?

Нет, сведения о замечаниях и выговорах в трудовую книжку не вносятся. Исключение — увольнение как мера взыскания: запись об увольнении с основанием вносится в обычном порядке.