Как провести диспансеризацию в 1С:ЗУП 8

Работодатель обязан обеспечить прохождение работниками диспансеризации с сохранением среднего заработка — это требование трудового законодательства. На практике кадровику и расчётчику зарплаты нужно не только согласовать с сотрудником день прохождения обследования, но и корректно отразить отсутствие в учёте, чтобы день был оплачен по среднему заработку и не попал в табель как прогул или обычная неявка.

В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3.1) для этого есть штатные механизмы: специальный вид отсутствия, документ регистрации отсутствия с сохранением оплаты и автоматический расчёт среднего заработка. В свежих релизах добавлен и отдельный документ «Диспансеризация», упрощающий работу. Ниже разобран полный цикл: от настройки до проверки начислений.

Материал ориентирован на редакцию 3.1, так как именно она используется в большинстве организаций. Если вы работаете в ЗУП 2.5, часть механизмов отсутствует, и отражение выполняется через невыходы в табеле с ручным расчётом оплаты.

Подготовка: что нужно настроить до оформления

Прежде чем оформлять первый документ, проверьте базовые настройки учёта. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → «Учётная политика и другие настройки» и убедитесь, что в программе ведётся учёт медицинских осмотров, если планируете использовать связанные механизмы. Для самой диспансеризации ключевым является наличие вида отсутствия «Диспансеризация» в классификаторе.

Проверьте вид расчёта, по которому будет начисляться оплата. В типовой поставке предопределённое начисление для оплаты дней диспансеризации рассчитывается по среднему заработку. Если в вашей базе оно дорабатывалось или отключалось, убедитесь, что начисление активно и формула ссылается на средний заработок, а не на оклад пропорционально дням.

Как оформить день диспансеризации документом

Основной способ — документ «Отсутствие с сохранением оплаты» в разделе «Кадры» или «Зарплата» (в зависимости от настроек видимости). Создайте новый документ, выберите сотрудника и укажите период отсутствия — как правило, один рабочий день. В поле вида отсутствия выберите «Диспансеризация» или аналогичный вид с оплатой по среднему заработку.

Если в вашем релизе доступен отдельный документ «Диспансеризация» (появился в поздних версиях редакции 3.1), используйте его: он уже содержит предустановленный вид отсутствия и упрощает ввод. Проверьте наличие документа в разделе «Кадры» — если его нет, обновите конфигурацию или используйте универсальный документ отсутствия.

После проведения документа программа автоматически формирует отклонение в графике сотрудника. В табеле этот день будет отражён отдельным кодом, а не как рабочее время и не как неявка по невыясненной причине. Это важно для корректности отчёта Т-13 и последующего расчёта зарплаты.

1. 1
   Согласуйте с сотрудником дату прохождения диспансеризации и получите подтверждение (заявление или приказ)
2. 2
   Создайте документ «Отсутствие с сохранением оплаты» или «Диспансеризация» в разделе «Кадры»
3. 3
   Укажите сотрудника, дату (период) отсутствия и вид отсутствия «Диспансеризация»
4. 4
   Проверьте, что начисление рассчитывается по среднему заработку, и проведите документ
5. 5
   Откройте табель и убедитесь, что день отражён корректным кодом отсутствия
6. 6
   При расчёте зарплаты проверьте сумму начисления за день диспансеризации в расчётном листке

Расчёт оплаты по среднему заработку

Оплата дня диспансеризации рассчитывается по общим правилам среднего заработка: берётся расчётный период (обычно 12 предшествующих месяцев), суммируется учитываемый заработок и делится на фактически отработанные дни. Программа делает это автоматически при условии, что в базе есть история начислений сотрудника.

Проблема возникает у новых сотрудников, у которых нет 12 месяцев истории в программе. В этом случае средний заработок рассчитывается из фактически начисленных сумм за отработанные дни, а если данных нет совсем — из оклада. Проверьте результат вручную: откройте документ начисления зарплаты, найдите строку оплаты диспансеризации и по кнопке расшифровки посмотрите, какие данные вошли в расчёт среднего.

Если база новая и история не переносилась, средний заработок может быть занижен или посчитан некорректно. Тогда введите данные для расчёта среднего вручную через документы переноса данных или специальные механизмы ввода остатков по среднему заработку.

Массовое оформление и списки сотрудников

Когда диспансеризацию проходит группа сотрудников (например, по графику, согласованному с медицинской организацией), оформлять документы по одному неудобно. Используйте документы с табличной частью по нескольким сотрудникам, если ваш релиз это поддерживает, либо групповую обработку создания документов.

Практичный подход — сначала сформировать список сотрудников, подлежащих диспансеризации. Его можно построить отчётом по возрастным категориям (диспансеризация положена с определённой периодичностью в зависимости от возраста) через «Отчёты» → «Штатное расписание» или универсальный отчёт по физическим лицам с отбором по дате рождения. Сохраните список и сверяйте с ним фактически оформленные документы.

Для контроля прохождения ведите служебный учёт: кто согласовал дату, кто прошёл, кто отказался. Отказ сотрудника от диспансеризации оформляется его заявлением, и в этом случае отсутствие с оплатой не предоставляется — работник трудится в обычном режиме.

Отражение в табеле и отчётность

После проведения документов сформируйте табель учёта рабочего времени (Т-13) за месяц и проверьте отражение дней диспансеризации. В типовой конфигурации таким дням соответствует отдельное буквенное обозначение, отличное от явки и прогула. Если день отображается как неявка по невыясненной причине («НН») — документ либо не проведён, либо выбран неверный вид отсутствия.

В расчётном листке сотрудника оплата диспансеризации выводится отдельной строкой. Это важно для прозрачности: сотрудник должен видеть, что день оплачен по среднему заработку, а не как обычный рабочий день. При проверках трудовой инспекции отдельная строка начисления и корректный табель — основные доказательства исполнения обязанности работодателя.

Контрольные точки

Как проверить результат

Табель учёта рабочего времени

Норма

День диспансеризации отражён отдельным кодом отсутствия

Тревожный признак

День стоит как явка, прогул или неявка по невыясненной причине

Расчётный листок сотрудника

Норма

Есть отдельная строка оплаты по среднему заработку за день диспансеризации

Тревожный признак

Строки нет или сумма равна обычной дневной оплате по окладу

Данные среднего заработка

Норма

В расчёт вошли начисления за 12 предшествующих месяцев

Тревожный признак

Расчёт пустой или взят только оклад без истории

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — оформление дня диспансеризации как отпуска без сохранения заработной платы или как прогула. Это нарушает права работника и занижает его доход. Вторая распространённая ситуация — использование вида отсутствия без оплаты, когда в справочнике выбран не тот элемент: внешне документы похожи, но начисление не формируется.

Ещё одна ошибка — оформление документа задним числом после расчёта зарплаты без перерасчёта. Если документ введён после закрытия месяца, потребуется перерасчёт, иначе сумма не попадёт в ведомость. Следите за датами и договоритесь с сотрудниками о своевременном уведомлении.

Частые вопросы

Сколько дней оплачивается при диспансеризации?

По общему правилу работник освобождается от работы на один рабочий день с сохранением среднего заработка. Работникам предпенсионного возраста положено больше времени — проверьте актуальные нормы трудового законодательства и отразите соответствующий период в документе отсутствия.

Что делать, если в программе нет вида отсутствия «Диспансеризация»?

Создайте новый элемент в справочнике видов отсутствий и видов расчёта: скопируйте типовое начисление по среднему заработку (например, оплату дней медосмотра) и задайте понятное наименование и обозначение в табеле. После этого вид отсутствия станет доступен в документах.

Как оформить диспансеризацию, если сотрудник проходил её в выходной день?

Оплата по среднему заработку положена за освобождение от работы. Если сотрудник прошёл обследование в свой выходной, отдельная оплата не начисляется, но по соглашению сторон может предоставляться другой день отдыха. В ЗУП такой день оформляется документом отсутствия без оплаты или через механизм отгулов, если он используется.

Нужно ли оформлять приказ на диспансеризацию?

Законодательство не требует отдельного приказа на каждого сотрудника, но на практике издают общий приказ о прохождении диспансеризации с графиком. В ЗУП сам документ отсутствия является учётным основанием для оплаты, а приказ хранится в кадровом деле или в электронном документообороте.

Можно ли провести диспансеризацию задним числом?

Технически документ можно ввести любой датой, но если месяц уже рассчитан и закрыт, потребуется перерасчёт зарплаты. Введите документ, затем выполните перерасчёт в документе начисления зарплаты за соответствующий месяц и проверьте доначисление в следующей ведомости.