Как провести день диспансеризации в 1С:ЗУП

Работодатель обязан предоставлять работникам дни для прохождения диспансеризации с сохранением среднего заработка — такое право закреплено в статье 185.1 ТК РФ. В 1С:ЗУП 3.1 для этого предусмотрен специальный механизм: настраиваемый вид отсутствия и документ, который фиксирует день в табеле и рассчитывает оплату. Если оформить день неверно — например, провести его обычным отпуском без сохранения заработка или административным — сотрудник недополучит деньги, а в отчетности возникнут расхождения.

Ниже разобран полный цикл: какие начисления и виды отсутствий нужно проверить в настройках, каким документом зарегистрировать диспансеризацию, как программа рассчитает оплату по среднему заработку и как убедиться, что день корректно отразился в табеле и расчетном листке. Материал ориентирован на типовую конфигурацию 1С:ЗУП 3.1; названия команд могут незначительно отличаться в зависимости от релиза.

Правовая основа: сколько дней положено и как они оплачиваются

По статье 185.1 ТК РФ работник имеет право на один рабочий день в течение трех лет для прохождения диспансеризации с сохранением места работы и среднего заработка. Отдельные категории имеют расширенные права: работники предпенсионного возраста и пенсионеры по возрасту — два рабочих дня в год. Основание — письменное заявление работника, день согласовывается с работодателем.

Оплата производится по среднему заработку по общим правилам статьи 139 ТК РФ. Это значит, что день диспансеризации — не отпуск и не больничный: пособие из ФСС не начисляется, оплата идет за счет работодателя. В табеле такой день не должен отмечаться как явка, прогул или неоплачиваемый отпуск — для него выделяется отдельное обозначение.

Проверка настроек: начисление и вид отсутствия

Перед первым оформлением убедитесь, что в программе включен нужный функционал. Откройте раздел «Настройка» — «Расчет зарплаты» — «Настройка состава начислений и удержаний». На закладках, связанных с отсутствиями и прочими начислениями, проверьте наличие начисления вида «Оплата времени прохождения диспансеризации» (название может отличаться в зависимости от релиза). Если начисление не создано, включите соответствующий флажок — типовая поставка создаст его автоматически.

Далее проверьте вид отсутствия: «Настройка» — «Виды отсутствий». Должен существовать предопределенный вид «Диспансеризация» (или аналогичный), связанный с начислением оплаты по среднему заработку. Именно этот вид определяет, как день отразится в табеле и как будет рассчитана оплата.

1. 1
   Откройте «Настройка» — «Расчет зарплаты» — «Настройка состава начислений и удержаний»
2. 2
   Убедитесь, что начисление для оплаты диспансеризации создано (при необходимости включите флажок)
3. 3
   Проверьте в справочнике «Виды отсутствий» наличие вида «Диспансеризация»
4. 4
   Убедитесь, что у сотрудника корректно заполнены данные для расчета среднего заработка (график работы, начисления прошлых периодов)

Оформление документа: регистрация дня диспансеризации

Основной инструмент — документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)» в разделе «Кадры» (в некоторых релизах — «Все отсутствия сотрудников»). Создайте новый документ, выберите сотрудника и укажите вид отсутствия «Диспансеризация». В полях периода задайте конкретный день, согласованный сотрудником с руководителем.

После выбора вида отсутствия программа автоматически подставит начисление оплаты по среднему заработку. На вкладке «Оплата» или в табличной части можно открыть расчет среднего заработка и проверить базу: какие начисления за расчетный период учтены. Если сотрудник работает в организации недавно и данных для среднего недостаточно, программа рассчитает оплату из имеющихся данных по общим правилам.

Если день приходится на сотрудника со сменным графиком

Для сменных графиков убедитесь, что выбранный день является рабочим по графику сотрудника. Право на день диспансеризации относится к рабочим дням: если сотрудник хочет пройти обследование в свою междусменную отдыха, оформлять оплачиваемое отсутствие не требуется. Проверить рабочее время можно прямо из документа — программа покажет количество часов по графику на выбранную дату.

Удобно хранить скан заявления сотрудника как присоединенный файл к документу отсутствия: при проверке или споре подтверждение согласования дня будет под рукой, а не в отдельной папке на диске.

Расчет оплаты по среднему заработку

Оплата дня диспансеризации рассчитывается по стандартному алгоритму среднего заработка: среднедневной заработок за расчетный период умножается на количество оплачиваемых дней (как правило, один). Среднедневной заработок определяется делением начисленной зарплаты за 12 календарных месяцев на количество фактически отработанных дней в этом периоде.

Чтобы посмотреть детализацию, в документе откройте форму расчета среднего заработка (кнопка с суммой среднего или «Показать подробности расчета»). Проверьте, что в базу попали все положенные начисления: оклад, премии, надбавки. Не попадают в базу больничные, отпускные и другие оплаты по среднему — это нормально, а не ошибка.

Контрольные точки

Как проверить расчет

Среднедневной заработок в документе

Норма

Совпадает со средним в других документах сотрудника за тот же период (отпуск, командировка)

Тревожный признак

Заметно отличается без причины — проверьте базу и исключаемые периоды

Начисленная сумма

Норма

Равна среднедневному заработку за один день

Тревожный признак

Сумма нулевая или завышена — проверьте вид отсутствия и начисление

Наличие данных за расчетный период

Норма

Заполнены начисления за 12 месяцев

Тревожный признак

Период пуст — сотрудник принят недавно, расчет идет из фактических данных

Отражение в табеле и в расчете зарплаты за месяц

После проведения документа день диспансеризации отражается в табеле учета рабочего времени (раздел «Зарплата» — «Отчеты» — «Табель Т-13» или «Табель учета рабочего времени»). День не считается явкой и не уменьшает норму как неоплачиваемое отсутствие — он учитывается как оплачиваемое отсутствие с отдельным обозначением.

Если диспансеризация оформлена до расчета зарплаты за месяц, начисление попадет в документ «Начисление зарплаты и взносов» автоматически. Если документ введен после расчета месяца, пересчитайте зарплату сотрудника: откройте начисление зарплаты, обновите данные по сотруднику. В расчетном листке оплата дня диспансеризации показывается отдельной строкой, что удобно для объяснений сотруднику.

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — оформление дня обычным отпуском за свой счет или отсутствием по соглашению сторон. В этом случае сотрудник теряет оплату, а кадровый учет искажается. Вторая ошибка — ручная правка табеля вместо ввода документа: сумма в расчете не появится, и день «повиснет» только в отчете.

Еще одна ситуация — день диспансеризации попадает на период больничного или отпуска сотрудника. Оформлять отсутствие за этот день нельзя и не нужно: право на день диспансеризации не реализуется внутри другого отсутствия, сотрудник может выбрать другой день.

Отчетность и проверка результата

Для контроля используйте расчетный листок сотрудника («Зарплата» — «Отчеты» — «Расчетный листок»): строка оплаты диспансеризации должна присутствовать с суммой среднего заработка. В табеле Т-13 день должен быть помечен отдельным кодом, а не буквой «Я».

Взносы и НДФЛ с оплаты дня диспансеризации начисляются в общем порядке — это обычный доход сотрудника, облагаемый страховыми взносами и налогом. Отдельных льгот законодательство не предусматривает, поэтому специальных настроек налогового учета не требуется.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли требовать от сотрудника справку о прохождении диспансеризации?

ТК РФ обязывает работника предоставить справку о прохождении диспансеризации только в отдельных случаях, предусмотренных для конкретных категорий. В программе факт получения справки можно зафиксировать комментарием к документу отсутствия или присоединенным файлом, но для расчета оплаты справка не требуется.

Что делать, если в списке видов отсутствий нет «Диспансеризации»?

Проверьте настройку состава начислений и удержаний: при включении соответствующего флажка типовая конфигурация создает и начисление, и вид отсутствия автоматически. Если функциональность была изменена доработками, обратитесь к специалисту, сопровождающему конфигурацию.

Как оформить два дня диспансеризации сотруднику предпенсионного возраста?

Оформляется два отдельных документа отсутствия на разные дни либо один документ на два дня, если они идут подряд. Программа не контролирует годовой лимит автоматически — соблюдение нормы (два дня в год для предпенсионеров) контролирует кадровик.

Облагается ли оплата дня диспансеризации НДФЛ и взносами?

Да, в общем порядке: это доход сотрудника, с которого удерживается НДФЛ и начисляются страховые взносы. Отдельных льгот для этой выплаты законодательством не установлено.

Можно ли оформить день диспансеризации задним числом?

Технически документ можно ввести прошлой датой, но если зарплата за тот месяц уже рассчитана и выплачена, потребуется перерасчет. Корректнее вводить документ до закрытия расчетного периода, чтобы начисление попало в текущий расчет.