Как провести больничный в 1С

Оформление больничного листа — одна из типовых операций в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП). Программа автоматически рассчитывает пособие по временной нетрудоспособности, учитывает стаж сотрудника, средний заработок и делит оплату между работодателем и СФР. Но чтобы расчёт был корректным, документ нужно создать правильно и проверить исходные данные.

В статье разобран порядок работы с бумажными и электронными больничными, настройка стажа, расчёт пособия, отражение выплаты в ведомости и типичные ошибки, которые приводят к перерасчётам и претензиям при проверках.

Подготовка: что проверить до создания документа

До того как вносить больничный в программу, убедитесь, что в карточке сотрудника заполнены данные, от которых зависит расчёт. Главное — страховой стаж: откройте карточку сотрудника, перейдите по ссылке «Трудовая деятельность» и проверьте, что указана дата отсчёта стажа и заполнены периоды работы. Если стаж не заполнен, программа рассчитает пособие исходя из минимального процента, и выплата будет занижена.

Второй момент — наличие данных о заработке за расчётный период (два предшествующих календарных года). Если сотрудник работает у вас давно, данные уже есть в базе. Если он принят недавно, потребуется справка о заработке с предыдущего места работы — её данные вводятся документом «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)» в разделе «Отчетность, справки».

Также проверьте, что в настройках учётной политики организации корректно указаны параметры расчёта пособий: доля РК, применение МРОТ, районный коэффициент. Ошибка в этих настройках исказит все больничные по организации, а не один конкретный документ.

Создание документа «Больничный лист»

Документ находится в разделе «Зарплата» — «Больничные листы» (также доступен из раздела «Кадры»). Нажмите «Создать» и заполните шапку: организацию, сотрудника, месяц начисления и дату документа. Месяц начисления важен: пособие попадёт в расчёт именно этого периода и повлияет на НДФЛ и взносы соответствующего месяца.

Далее укажите номер листка нетрудоспособности и период болезни — даты начала и окончания. Программа автоматически определит количество календарных дней и отразит отсутствие сотрудника в табеле: дни болезни вытеснят плановое рабочее время, поэтому начисление оклада за месяц уменьшится корректно.

На закладке «Оплата» проверьте процент оплаты: он зависит от стажа (60, 80 или 100 процентов среднего заработка). Если у сотрудника есть льготы или нарушение режима, отметьте это в соответствующих полях — программа скорректирует расчёт по правилам законодательства.

1. 1
   Откройте «Зарплата» — «Больничные листы» и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните организацию, сотрудника, месяц начисления и номер листка
3. 3
   Укажите период болезни и причину нетрудоспособности
4. 4
   Проверьте стаж, процент оплаты и средний заработок на закладке «Оплата»
5. 5
   Нажмите «Провести» и распечатайте расчёт среднего заработка для проверки

Работа с электронным больничным (ЭЛН)

Большинство больничных сейчас оформляется в электронном виде, и работодатель получает данные напрямую из СФР. В 1С:ЗУП для этого используется сервис 1С-Отчётность или обмен с СЭДО. Если обмен настроен, входящие ЭЛН появляются в разделе «Отчетность, справки» — «1С-Отчётность» либо в журнале «Электронные больничные листы».

При создании документа «Больничный лист» достаточно указать номер ЭЛН — программа загрузит период болезни, причину нетрудоспособности и другие данные из фонда автоматически. Это исключает ошибки ручного ввода и расхождения с данными СФР при проактивной выплате.

Обратите внимание на статус ЭЛН: загружать и рассчитывать можно только закрытый листок нетрудоспособности. Если больничный продлен или открыт продолжение, дождитесь закрытия либо оформите расчёт по первой части, а продолжение проведите отдельным документом с отметкой «Является продолжением листка нетрудоспособности».

Проверка расчёта пособия

После заполнения документа откройте начисления по кнопке с суммой или через печатную форму «Расчёт среднего заработка». Проверьте три вещи: какие суммы вошли в базу за два расчётных года, не превышает ли среднедневной заработок предельную базу по взносам и не ниже ли пособие расчёта из МРОТ — в этом случае законодательство требует дотянуть выплату до минимального уровня.

Пособие делится на две части: первые три дня болезни оплачивает работодатель за счёт собственных средств, остальные дни — СФР. В документе это видно как отдельные строки начисления. Убедитесь, что разбивка выполнена: от неё зависят отражение в учёте и данные, передаваемые в фонд.

Если сотрудник болел вместе с уходом за ребёнком или больничный связан с производственной травмой, правила оплаты отличаются: при уходе за ребёнком ограничивается количество оплачиваемых дней в году, а при несчастном случае пособие полностью ложится на СФР. Проверьте, что причина нетрудоспособности выбрана верно — от неё зависит вся логика расчёта.

Контрольные точки

Как проверить результат

Процент оплаты

Норма

Соответствует стажу: 60, 80 или 100 процентов

Тревожный признак

Процент минимальный при длительной работе сотрудника — стаж не заполнен

Разбивка пособия

Норма

Первые 3 дня — за счёт работодателя, остальное — за счёт СФР

Тревожный признак

Вся сумма в одной строке или неверный источник

Табель учёта рабочего времени

Норма

Дни болезни отмечены кодом Б, оклад уменьшен пропорционально

Тревожный признак

Отсутствие не отражено, оклад начислен полностью

Среднедневной заработок

Норма

Включает выплаты за два предшествующих года с учётом справок

Тревожный признак

Учтён только заработок в текущей организации при наличии справки

Выплата пособия и отражение в учёте

Пособие за счёт работодателя обычно выплачивается с ближайшей выплатой зарплаты. В документе «Больничный лист» в поле «Выплата» выберите вариант: «С зарплатой», «С авансом» или «В межрасчётный период». При выборе межрасчётной выплаты программа предложит сразу создать ведомость на сумму пособия.

Часть пособия, которую платит СФР, работодателем не выплачивается — фонд перечисляет деньги напрямую сотруднику после получения сведений. Ваша задача — своевременно отправить в СФР необходимые данные, что в ЗУП делается через документы обмена с фондом или автоматически при проактивном механизме.

НДФЛ с пособия удерживается в полном объёме — больничные облагаются налогом, но не облагаются страховыми взносами. Проверьте в документе, что налог рассчитан, а дата фактического получения дохода соответствует планируемой дате выплаты — от этого зависит корректность отчёта 6-НДФЛ.

Удобно проводить больничные до окончательного расчёта зарплаты за месяц. Тогда документ «Начисление зарплаты и взносов» учтёт уже зарегистрированное отсутствие, и не придётся пересчитывать оклад вручную после поздно внесённого больничного.

Исправление и сторнирование больничного

Если больничный проведён с ошибкой — неверный период, стаж или заработок — не редактируйте проведённый документ задним числом в закрытом периоде. В ЗУП для исправлений используется механизм «Исправить»: откройте документ и нажмите соответствующую кнопку, программа создаст документ-исправление, который сторнирует старые суммы и начислит новые текущим периодом.

Когда больничный нужно отменить полностью (например, листок оказался недействительным), используйте документ «Сторнирование начислений» из раздела «Зарплата». Он полностью отменяет начисления и отсутствие, после чего сотруднику доначисляется зарплата за фактически отработанные дни.

Помните, что любые перерасчёты пособий влияют на отчётность: если сведения уже ушли в СФР, потребуется отправить корректирующие данные. Поэтому исправления лучше выполнять до сдачи отчётов и до выплаты, а после — с особой внимательностью к формируемым реестрам.

Частые вопросы

Можно ли провести больничный, если сотрудник ещё болеет?

Да, если листок частично закрыт или оформлено продолжение. Первую часть проводят обычным документом, а продолжение — новым больничным с отметкой о продолжении и ссылкой на первичный листок. Открытый ЭЛН без закрытия к расчёту не принимается.

Почему программа рассчитала пособие из МРОТ, а не из фактического заработка?

Так происходит, если стаж сотрудника меньше шести месяцев, средний заработок ниже минимального или в расчётном периоде нет данных о доходах. Проверьте стаж в карточке сотрудника и наличие справок о заработке с предыдущих мест работы.

Кто выплачивает пособие за четвёртый и последующие дни болезни?

Эти дни оплачивает СФР напрямую сотруднику. Работодатель только рассчитывает сумму и передаёт в фонд необходимые сведения. В документе «Больничный лист» эта часть отображается отдельной строкой «за счёт СФР» и в ведомость на выплату не включается.

Как оформить больничный по уходу за ребёнком?

В поле «Причина нетрудоспособности» выберите уход за больным членом семьи и укажите данные ребёнка. Программа сама применит ограничения по количеству оплачиваемых дней в году и особые правила расчёта: первые дни — по стажу, последующие — в размере 50 процентов среднего заработка при амбулаторном лечении.

Что делать, если больничный принесли после расчёта и выплаты зарплаты?

Проведите документ тем месяцем, когда листок предъявлен. Программа пересчитает отсутствие, а излишне начисленная зарплата за дни болезни будет учтена при следующем расчёте. Если переплата значительна, оформите удержание по согласованию с сотрудником.

Облагается ли больничный страховыми взносами?

Нет, пособия по временной нетрудоспособности не облагаются страховыми взносами, включая часть за счёт работодателя. А вот НДФЛ удерживается со всей суммы пособия. Если программа начислила взносы на пособие, проверьте настройки вида расчёта.