Как провести больничный уволенному сотруднику в 1С ЗУП

Оплата больничного после увольнения — особый случай в расчёте зарплаты: пособие начисляется в размере 60% среднего заработка независимо от страхового стажа, если работник заболел в течение 30 календарных дней после расторжения трудового договора. В 1С:ЗУП эта ситуация проводится через стандартный документ «Больничный лист», но с рядом нюансов, которые легко упустить.

Главная сложность в том, что сотрудник уже выведен из штата: увольнение проведено, карточка закрыта, а программа по умолчанию может не подставить нужные настройки расчёта. Если просто создать больничный «как обычно», есть риск получить расчёт по стажу вместо 60%, некорректный НДФЛ или ошибки в отчётности по взносам.

Ниже — рабочий порядок действий в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3.1): от проверки условий оплаты до контроля результата в учёте и отчётности. Инструкция подходит и для бумажного больничного, и для электронного (ЭЛН).

Когда больничный после увольнения вообще оплачивается

Прежде чем заводить документ в программе, убедитесь, что случай вообще подлежит оплате. Пособие бывшему работнику положено при одновременном выполнении нескольких условий: заболевание или травма наступили в течение 30 календарных дней после даты увольнения, сотрудник на момент болезни не принят на новую работу, а больничный предъявлен к оплате в течение шести месяцев с даты восстановления трудоспособности.

Оплачивается именно заболевание или травма самого бывшего сотрудника. Больничный по уходу за ребёнком или больным членом семьи, открытый после увольнения, оплате не подлежит — это частая причина споров и неверных проводок. Также не оплачивается период, если человек уже трудоустроен к новому работодателю: обязанность по оплате переходит к нему.

Размер пособия — 60% среднего заработка, и страховой стаж здесь не влияет. Даже если у сотрудника стаж более 8 лет, после увольнения применяется именно 60%. Это ключевое отличие, которое программа должна учесть автоматически при правильном указании причины нетрудоспособности.

Проверка данных сотрудника и кадровых документов

Откройте карточку сотрудника (Кадры — Сотрудники) и убедитесь, что документ «Увольнение» проведён и дата расторжения договора указана верно. Именно от этой даты программа отсчитывает 30-дневный срок. Если увольнение проведено задним числом или исправлено, перепроверьте дату до ввода больничного.

Проверьте, не создано ли в базе новое приём на работу для этого физического лица. Если бывший сотрудник принят обратно (в ту же или другую организацию внутри базы), логика расчёта меняется, и больничный может потребоваться оформить уже как действующему работнику.

Также сверьте данные для расчёта среднего заработка: начисления за два предшествующих календарных года должны быть отражены в учёте. Если сотрудник уволен недавно и работал у вас весь расчётный период, данные подтянутся автоматически. Если расчётный период частично отработан у других работодателей — потребуется справка о заработке (форма 182н), и её данные вводятся через документ «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)».

Ввод документа «Больничный лист»

Перейдите в раздел Зарплата — Больничные листы и создайте новый документ. В поле «Сотрудник» выберите уволенного работника — программа не блокирует выбор уволенных, это нормально. Укажите номер листка нетрудоспособности и период болезни по данным документа.

Ключевой момент — причина нетрудоспособности. Для заболевания или травмы бывшего сотрудника выбирается стандартный код «01 — Заболевание» или «02 — Травма», а признак оплаты после увольнения программа определяет по соотношению дат: дата начала болезни позже даты увольнения, но в пределах 30 дней. В типовой ЗУП 3.1 при этом автоматически устанавливается процент оплаты 60%.

Если больничный электронный, загрузите его через обмен с СФР: Зарплата — Больничные листы — Загрузить из ФСС (или через 1С-Отчётность / 1С-ЭДО). После загрузки ЭЛН проверьте, что статус листка позволяет назначить пособие, и данные СНИЛС и номера совпадают с карточкой физического лица.

1. 1
   Проверьте дату увольнения и убедитесь, что болезнь началась в течение 30 дней после неё
2. 2
   Введите входящую справку о заработке (182н), если расчётный период включает работу у других работодателей
3. 3
   Создайте документ «Больничный лист» (Зарплата — Больничные листы) и выберите уволенного сотрудника
4. 4
   Укажите номер ЭЛН или бумажного больничного, период и причину нетрудоспособности
5. 5
   Проверьте на закладке «Оплата», что процент оплаты установлен 60%
6. 6
   Проверьте расчёт среднего заработка на закладке «Начислено (подробно)»
7. 7
   Проведите документ и сформируйте печатную форму расчёта пособия

Расчёт пособия: что проверить в документе

После заполнения шапки откройте закладку «Оплата». Здесь программа показывает процент оплаты среднего заработка — для случая после увольнения должно стоять 60%. Если подставилось 80% или 100% (по стажу), значит, программа не распознала случай: чаще всего дата начала болезни указана раньше даты увольнения, либо причина нетрудоспособности выбрана неверно.

На закладке «Начислено (подробно)» проверьте расчёт среднего дневного заработка: сумма заработка за два расчётных года делится на 730. Сверьте базу с расчётными листками сотрудника и справкой 182н. Помните про ограничения: средний заработок для пособия ограничен предельной базой по взносам соответствующих лет, а пособие в расчёте за полный месяц не должно быть ниже МРОТ с учётом районных коэффициентов.

Пособие делится на часть за счёт работодателя (первые три дня) и часть за счёт СФР (с четвёртого дня). В документе это отражается двумя строками начислений. Проверьте, что обе строки рассчитаны с одним процентом — 60%, и что дни распределены правильно.

Контрольные точки

Как проверить результат расчёта

Процент оплаты на закладке «Оплата»

Норма

Установлено 60%

Тревожный признак

80% или 100% — программа не распознала случай после увольнения

Средний дневной заработок

Норма

Совпадает с расчётом: заработок за 2 года / 730, в пределах ограничений

Тревожный признак

Нулевой заработок или сумма не сходится со справкой 182н

Разбивка работодатель/СФР

Норма

Первые 3 дня за счёт работодателя, остальное — СФР

Тревожный признак

Вся сумма в одной строке или неверное распределение дней

НДФЛ в документе

Норма

Исчислен с полной суммы пособия

Тревожный признак

НДФЛ отсутствует или база занижена

НДФЛ, взносы и отражение в учёте

Пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ полностью — и часть работодателя, и часть СФР. В документе «Больничный лист» НДФЛ исчисляется автоматически при проведении. Убедитесь, что налог рассчитан: сумма видна на закладке «Начислено (подробно)» или в отчёте «Анализ НДФЛ по датам получения доходов».

Страховыми взносами пособие не облагается. В документе начисления по больничному должны иметь соответствующий вид дохода для взносов, и в расчёт базы они не попадают. Это стандартное поведение типовой конфигурации, но при доработанных начислениях стоит проверить настройку вида расчёта.

Выплата пособия бывшему сотруднику оформляется ведомостью (Зарплата — Ведомости в банк/кассу) с указанием выплачиваемой суммы «Больничные листы». Дата выплаты важна для НДФЛ: именно она определяет дату получения дохода и срок перечисления налога. В бухгалтерском учёте (при синхронизации с 1С:Бухгалтерией) часть за счёт работодателя отражается на счёте затрат, часть СФР — за счёт средств фонда.

Особые сценарии и спорные ситуации

Больничный открыт до увольнения, а закрыт после

Если сотрудник заболел до даты увольнения, а листок закрыт уже после расторжения договора, пособие рассчитывается по общим правилам — с учётом страхового стажа, а не 60%. Увольнение во время болезни по инициативе работодателя не допускается, а вот при увольнении по собственному желанию или соглашению сторон больничный оплачивается полностью по обычным правилам. В ЗУП такой случай оформляется стандартным больничным с процентом по стажу.

Увольнение в период больничного по собственному желанию

Если дата увольнения попадает на период болезни, документ «Увольнение» проводится указанной датой, а больничный оплачивается целиком как для действующего на момент начала болезни сотрудника. Проверьте, что программа не применила 60% — здесь решает дата начала нетрудоспособности, а не дата закрытия листка.

Несколько больничных в течение 30 дней

Каждый листок, открытый в пределах 30 дней после увольнения, оплачивается отдельно по правилу 60%. Продолжение больничного (вторичный листок) оплачивается в том же порядке, что и первичный. Вводите каждый ЭЛН отдельным документом и контролируйте процент в каждом.

Проверка в отчётности и типичные ошибки

После проведения и выплаты сверьте отражение операции в отчётности. В 6-НДФЛ пособие попадает с датой получения дохода, равной дате выплаты. В расчёте по страховым взносам суммы пособия отражаются как необлагаемые выплаты и как расходы на цели обязательного соцстрахования. Расхождения между базой взносов и начислениями — типичный повод для требований из налоговой.

Полезно сформировать расчётный листок по уволенному сотруднику за месяц выплаты и сверить: начислено по больничному, удержан НДФЛ, выплачено по ведомости. Все три цифры должны сходиться. Также проверьте, что в отчёте «Анализ взносов в фонды» сумма пособия не увеличила облагаемую базу.

Если больничный пришёл после того, как отчётность за период уже сдана, может потребоваться уточнённый 6-НДФЛ. Это нормальная практика: пособие отражается в периоде фактической выплаты, а не в периоде болезни.

Часто задаваемые вопросы

Программа поставила 100% оплаты вместо 60%, что делать?

Проверьте дату начала нетрудоспособности и дату увольнения: если болезнь началась до увольнения, 100% (по стажу) — это правильно. Если даты корректны, а процент неверный, откройте закладку «Оплата» и проверьте причину нетрудоспособности — должен быть код заболевания или травмы самого работника, а не уход за членом семьи.

Можно ли провести больничный, если сотрудник уволен несколько месяцев назад?

Да, если больничный открыт в течение 30 дней после увольнения и предъявлен к оплате в течение шести месяцев после закрытия. Дата увольнения сама по себе не блокирует ввод документа — программа позволяет выбрать любого уволенного сотрудника.

Кто платит пособие, если бывший сотрудник работал по совместительству?

Если на момент заболевания человек не трудоустроен нигде, он вправе обратиться за пособием к любому из последних работодателей. Проверьте, не обратился ли он одновременно к нескольким — двойная оплата одного периода недопустима, а ЭЛН один на всех.

Нужно ли восстанавливать сотрудника в штате для проведения больничного?

Нет, отменять увольнение или создавать фиктивный приём не требуется и вредно — это исказит кадровый учёт и стаж. Документ «Больничный лист» корректно проводится по уволенному сотруднику, начисления и НДФЛ отражаются в учёте штатно.

Как выплатить пособие, если зарплатный проект уже закрыт для этого сотрудника?

Оформите ведомость в кассу или в банк с выплатой на указанные реквизиты карты или счёта. В ведомости выберите способ выплаты вручную, если автоматическая подстановка зарплатного проекта недоступна. Дата ведомости определит дату получения дохода для НДФЛ.

Облагается ли больничный после увольнения страховыми взносами?

Нет, пособия по временной нетрудоспособности не облагаются страховыми взносами независимо от того, действующему или бывшему сотруднику они выплачены. Облагается только НДФЛ. Если сумма попала в базу взносов — проверьте настройку вида начисления в доработанной конфигурации.