Как провести больничный уволенного сотрудника в 1С

Бывший сотрудник принёс больничный лист после увольнения — проверьте дату начала нетрудоспособности: если заболевание или травма наступили в течение 30 календарных дней после расторжения трудового договора, работодатель обязан оплатить пособие. Размер выплаты в этом случае фиксированный — 60% среднего заработка независимо от страхового стажа, и в 1С такой больничный оформляется по особым правилам.

В программах 1С (ЗУП 3.1, а также при ведении расчетов в Бухгалтерии предприятия) такой больничный оформляется отдельным документом, и у него есть важные особенности: вид расчета, порядок обложения НДФЛ и взносами, отражение в отчетности для СФР. Ошибка в оформлении приводит к неверным суммам пособия, искажению персонифицированных сведений и претензиям при проверке.

Ниже разобран полный цикл работы: от проверки права на пособие до проверки отчетности. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 3.1 как наиболее распространенную конфигурацию, с отметками для тех, кто ведет расчет в 1С:Бухгалтерии.

Проверка права на пособие перед оформлением

Прежде чем заводить документ в программе, убедитесь, что условия для оплаты соблюдены. Больничный оплачивается, если нетрудоспособность наступила не позднее 30 календарных дней после даты увольнения. Дата начала болезни указана в электронном больничном листе (ЭЛН) — сверьте ее с датой увольнения по приказу.

Второе условие — причина нетрудоспособности. Оплате подлежат заболевание или травма самого бывшего работника. Больничные по уходу за ребенком или больным членом семьи, открытые после увольнения, не оплачиваются. Это частый источник ошибок: номер ЭЛН приходит из СФР автоматически, и бухгалтер не всегда обращает внимание на код причины нетрудоспособности.

Третий момент — занятость. Если бывший сотрудник на момент болезни уже трудоустроен к новому работодателю, пособие платит новый работодатель. Подтверждение незанятости формально не требуется, но на практике запрашивают заявление сотрудника и копию трудовой книжки или сведения о трудовой деятельности.

Получение данных электронного больничного

Пособия по временной нетрудоспособности выплачиваются в проактивном порядке на основании электронного больничного. В 1С:ЗУП 3.1 есть встроенный обмен с СФР: перейдите в раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» или используйте обработку обмена ЭЛН, чтобы загрузить сведения о больничном по номеру и СНИЛС сотрудника.

Если обмен не настроен, данные ЭЛН можно ввести вручную — номер, период нетрудоспособности, код причины, дату выдачи. Ручной ввод допустим, но повышает риск ошибки в периоде и коде причины, поэтому после ввода сверьте данные с информацией из личного кабинета страхователя на портале СФР.

Обратите внимание: работодатель оплачивает только первые три дня нетрудоспособности, остальное — за счет СФР напрямую работнику. Программа разделяет эти суммы автоматически, но для отражения в учете важно понимать эту структуру.

Создание документа «Больничный лист» в 1С:ЗУП

Создайте документ «Больничный лист» (раздел «Зарплата» → «Больничные листы»). В поле «Сотрудник» выберите уволенного работника — программа позволяет выбрать сотрудника, даже если трудовой договор расторгнут. Укажите номер ЭЛН или заполните данные вручную.

Ключевой момент — вид расчета. Для уволенного сотрудника должен использоваться начисление «Пособие по нетрудоспособности уволенному сотруднику» (название может незначительно отличаться в зависимости от релиза). В типовой конфигурации программа подбирает его автоматически, если дата начала больничного позже даты увольнения. Если автоматика не сработала — проверьте, что в документе увольнения корректно указана дата расторжения договора.

Программа рассчитает средний заработок за два предшествующих календарных года и применит ограничение 60%. Проверьте расчет через кнопку с расшифровкой среднего заработка: база должна совпадать с данными справок о доходах и начислениями в вашей базе.

1. 1
   Проверьте дату начала болезни: не позднее 30 дней после увольнения
2. 2
   Загрузите ЭЛН через обмен с СФР или введите данные вручную
3. 3
   Создайте документ «Больничный лист» и выберите уволенного сотрудника
4. 4
   Убедитесь, что применен вид расчета для уволенных с ограничением 60%
5. 5
   Проверьте расчет среднего заработка и разбивку: первые 3 дня — работодатель, остальное — СФР
6. 6
   Проведите документ и сформируйте ведомость на выплату

Начисление, НДФЛ и страховые взносы

Пособие по нетрудоспособности — в том числе уволенному сотруднику — облагается НДФЛ. Программа исчислит налог автоматически при проведении больничного листа. Удержание произойдет при выплате, а срок перечисления определяется общими правилами для пособий.

Страховыми взносами пособие не облагается — это относится и к части за счет работодателя, и к части за счет СФР. В настройках вида расчета это уже учтено, но если вы создавали начисление вручную или дорабатывали конфигурацию, проверьте вкладку с налогами и взносами: взносы должны быть отключены, НДФЛ — включен с кодом дохода для пособий.

Выплата оформляется стандартной ведомостью — в банк или через кассу, в зависимости от того, как бывший сотрудник получает деньги. Если у работника нет зарплатного проекта, удобнее выплатить через кассу или отдельным платежом на указанные им реквизиты.

Отражение в отчетности и бухучете

Начисленное пособие попадает в расчет 6-НДФЛ: в раздел 1 — по сроку перечисления налога, в раздел 2 — в периоде выплаты. Проверьте, что суммы из больничного листа корректно вошли в отчет за соответствующий квартал.

Для СФР сведения о начисленном пособии передаются в составе персонифицированных сведений о физлицах и, при необходимости, в форме ЕФС-1. В ЗУП 3.1 данные формируются автоматически при заполнении отчетов, но контрольные соотношения по пособиям стоит проверить перед отправкой.

В бухгалтерском учете пособие за первые три дня за счет работодателя относится на расходы (как правило, на те же счета затрат, что и зарплата подразделения, где работал сотрудник, либо на прочие расходы — в зависимости от учетной политики). Синхронизация с 1С:Бухгалтерией перенесет данные через документ «Отражение зарплаты в бухучете».

Особые сценарии и тонкости

Больничный в месяце увольнения

Если сотрудник уволен и в том же месяце заболел, документ «Больничный лист» вводится отдельно от окончательного расчета. Увольнение уже проведено, поэтому начисление пособия не пересчитывает окончательный расчет — это самостоятельная выплата. Следите, чтобы НДФЛ с пособия не смешался с налогом по окончательному расчету в ведомостях.

Работа в 1С:Бухгалтерии без ЗУП

Если расчет зарплаты ведется в 1С:Бухгалтерии 8, механика аналогична: создается документ «Больничный лист», выбирается уволенный сотрудник, программа применяет ограничение 60%. Проверьте, что в настройках учетной политики включен расчет пособий, и что вид начисления для уволенных присутствует в плане видов расчета.

Сотрудник уволен с последнего рабочего дня во время болезни

Уволить сотрудника по инициативе работодателя в период нетрудоспособности нельзя, но по собственному желанию или по соглашению сторон — можно. Если больничный открыт до даты увольнения, пособие считается по общим правилам с учетом стажа за весь период болезни, даже за дни после увольнения.

Маршрут решения

Как выбрать порядок расчета

Болезнь началась после увольнения в пределах 30 днейПримените вид расчета для уволенных — пособие 60% среднего заработка

Больничный открыт до даты увольненияРассчитывайте пособие по общим правилам с учетом страхового стажа

Причина — уход за членом семьи, начало после увольненияПособие не начисляйте — оно не положено

Болезнь началась позже 30 дней после увольненияВ оплате откажите, пособие за ваш счет не положено

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения документов выполните контрольные проверки. Сформируйте расчетный листок по сотруднику — там должно быть только пособие с ограничением 60%, без зарплатных начислений. Проверьте ведомость на выплату: сумма к выплате равна пособию за минусом НДФЛ.

Дополнительно сформируйте справку о начисленных страховых взносах или анализ по сотруднику — пособие не должно попадать в базу для взносов. Если попадает — проблема в настройках вида расчета.

Контрольные точки

Как проверить результат

Процент оплаты в больничном листе

Норма

Установлено 60% среднего заработка

Тревожный признак

Применен процент по стажу (80% или 100%)

Страховые взносы

Норма

Пособие не входит в базу для взносов

Тревожный признак

На сумму пособия начислены взносы

Разбивка по источникам

Норма

Первые 3 дня — работодатель, остальное — СФР

Тревожный признак

Вся сумма отнесена на работодателя

6-НДФЛ

Норма

Пособие и НДФЛ с него отражены в периоде выплаты

Тревожный признак

Суммы отсутствуют в отчете или попали не в тот период

Частые вопросы

Можно ли в 1С выбрать уволенного сотрудника в документе «Больничный лист»?

Да. В 1С:ЗУП 3.1 уволенные сотрудники доступны для выбора в документе «Больничный лист». Если сотрудник не отображается в списке, проверьте, что в настройках подбора не установлен отбор только по работающим, либо вводите сотрудника через полный список справочника.

Что делать, если программа не применяет ограничение 60%?

Проверьте дату увольнения в кадровом документе и дату начала больничного: автоматика срабатывает, когда болезнь началась после расторжения договора. Если даты корректны, а процент неверный — вручную укажите вид расчета для уволенных сотрудников или проверьте его настройки в плане видов расчета.

Нужно ли пересчитывать окончательный расчет при увольнении после больничного?

Нет. Больничный уволенного сотрудника — самостоятельное начисление, оно не изменяет суммы окончательного расчета (зарплату, компенсацию отпуска). Пересчет потребуется только если больничный открыт до увольнения и влияет на периоды, учтенные при расчете.

Как выплатить пособие, если у бывшего сотрудника нет зарплатной карты?

Оформите ведомость в кассу и выплатите наличными по расходному кассовому ордеру либо попросите сотрудника письменно указать банковские реквизиты и перечислите пособие отдельным платежным поручением. Способ выплаты на сумму пособия не влияет.

Сообщать ли в СФР о больничном уволенного сотрудника?

Отдельного уведомления не требуется: сведения о назначенном пособии передаются в составе регулярной отчетности и обмена с СФР по проактивному механизму. Главное — корректно провести документ и вовремя отправить персонифицированные сведения, чтобы фонд увидел свою часть пособия.