Другое · 11 мин
Как провести больничный совместителю, отработавшему менее 2 лет, в 1С:ЗУП
Как оформить больничный совместителю, отработавшему менее 2 лет, в 1С:ЗУП: выбор базы расчёта, справки с других мест работы, настройка документа и проверка начислений.
Совместитель, который на текущем месте работы отработал менее двух лет, — особый случай при расчёте пособия по временной нетрудоспособности. По правилам, если в расчётном периоде (два предшествующих календарных года) сотрудник работал у других работодателей, пособие выплачивается по одному из мест работы по выбору работника, а заработок с других мест подтверждается справками о доходах. Если же сотрудник в расчётном периоде работал только у вас — пусть и неполные два года, — пособие рассчитывается по вашему месту работы из фактического заработка.
В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) основная сложность не в самом документе «Больничный лист», а в корректном определении расчётной базы: программа по умолчанию берёт только те начисления, которые видит в вашей базе, а заработок с других мест работы нужно ввести вручную на основании справок. Ошибка на этом этапе приводит к занижению пособия и претензиям со стороны сотрудника и проверяющих.
Ниже разобраны оба типовых сценария — внутреннее и внешнее совместительство, порядок ввода справок с других мест работы, настройка документа «Больничный лист» и контроль результата. Материал ориентирован на актуальные релизы 1С:ЗУП 3.1 с проактивным (прямым) взаимодействием с СФР.
Определите сценарий: какой у вас случай совместительства
Прежде чем создавать документ, установите, как именно работал сотрудник в расчётном периоде — два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая. От этого зависит, по какому месту работы платить пособие и какие данные вводить в программу.
Возможны три базовые ситуации. Первая: сотрудник весь расчётный период работал только у вас (например, это его первое место работы, а стаж — полтора года). Вторая: в расчётном периоде были другие работодатели, и сотрудник принёс справки о заработке. Третья: сотрудник работает у вас по внешнему совместительству, а основное место работы — у другого работодателя, и пособие он выбрал получать у вас.
Как выбрать действие
Для внутреннего совместителя отдельный больничный не создаётся: в ЗУП это один физлицо с двумя сотрудниками (основное место и совместительство), и заработок по обоим позициям автоматически попадает в расчёт среднего. Оформляется один документ «Больничный лист» по основному сотруднику, а отсутствие по совместительству учитывается тем же периодом.
Проверьте исходные данные сотрудника
Откройте карточку сотрудника и убедитесь, что корректно заполнены кадровые данные: дата приёма, вид занятости (по совместительству или основное место), график работы. Неверный вид занятости влияет на расчёт пособия от МРОТ: для совместителя пособие из МРОТ считается пропорционально ставке (доле ставки).
Проверьте страховой стаж: он хранится в карточке физического лица (ссылка «Трудовая деятельность» или «Страховой стаж» в зависимости от релиза). Стаж определяет процент оплаты больничного: до 5 лет — 60%, от 5 до 8 лет — 80%, от 8 лет — 100%. Если стаж не заполнен, программа может применить минимальный процент или рассчитать из МРОТ, и сумма окажется заниженной.
Также убедитесь, что в базе есть начисления за расчётный период. Если сотрудник принят недавно, в базе будут только месяцы его фактической работы у вас — это нормально, недостающий заработок добирается справками либо применяется ограничение по МРОТ.
Введите заработок с других мест работы
Если сотрудник в расчётном периоде работал у других работодателей, попросите у него справку о сумме заработка (форма по приказу Минтруда № 182н — для периодов, когда она применялась, либо сведения, предоставляемые бывшим работодателем). Без такой справки включить чужой заработок в расчёт нельзя — программа и закон опираются только на документально подтверждённые суммы.
В 1С:ЗУП справки вводятся через раздел «Зарплата — См. также — Справки для расчёта пособий» (в некоторых релизах — «Справки для расчёта пособий (входящие)»). Создайте документ, укажите сотрудника, страхователя (бывшего работодателя), период работы и суммы заработка по годам, а также количество исключаемых дней (больничные, отпуска по беременности и уходу за ребёнком), если они указаны в справке.
- 1Откройте Зарплата — Справки для расчёта пособий и создайте новый документ
- 2Выберите сотрудника и укажите реквизиты страхователя из бумажной справки
- 3Внесите заработок по каждому календарному году расчётного периода
- 4Укажите исключаемые дни (дни болезни, декрета), если они есть в справке
- 5Проведите документ и проверьте, что суммы попали в расчёт среднего в больничном листе
После проведения справки суммы автоматически подтянутся в документ «Больничный лист» при расчёте среднего заработка. Если больничный уже был создан раньше справки, откройте его и пересчитайте — кнопка пересчёта среднего заработка в форме документа обновит данные.
Оформите документ «Больничный лист»
Создайте документ через «Зарплата — Больничные листы» или «Кадры — Больничные листы». Если у вас настроен обмен с СФР (проактивные выплаты), электронный больничный (ЭЛН) загрузится автоматически по номеру листка нетрудоспособности — программа подтянет период, причину нетрудоспособности и данные медорганизации. При ручном вводе заполните номер ЭЛН, период освобождения от работы и причину.
Укажите сотрудника. Для внутреннего совместителя выбирайте основное место работы — программа сама учтёт заработок по совместительству в среднем. Для внешнего совместителя выбирайте соответствующего сотрудника с видом занятости «по совместительству».
На закладке «Оплата» проверьте процент оплаты (он зависит от стажа и причины нетрудоспособности) и условия ограничения. На закладке «Начислено» или по кнопке расшифровки среднего заработка откройте детализацию расчёта: там должны быть видны суммы за каждый год расчётного периода — ваши начисления плюс введённые справки, а также количество учтённых календарных дней (730 минус исключаемые дни).
Как проверить результат
В расчёте среднего видны начисления вашей организации и суммы из справок за оба года
В расчёте только месяцы работы у вас, хотя справки вводились, — справка не проведена или не на того сотрудника
Программа показывает, что средний заработок выше расчёта из МРОТ, либо применён расчёт из МРОТ пропорционально ставке
Средний ниже МРОТ, но ограничение не применилось — проверьте долю ставки и стаж
Процент соответствует страховому стажу (60/80/100%)
Применён 60% при подтверждённом большем стаже — стаж не заполнен в карточке физлица
Особенности для внешнего совместителя
Внешний совместитель, отработавший у вас менее двух лет, имеет право выбрать, где получать пособие, если в расчётном периоде он работал у тех же работодателей. Если он выбрал вашу организацию, ему нужно представить справку с основного места работы о том, что пособие там не назначалось, а также справку о заработке — если вы хотите учесть этот заработок в расчёте.
На практике совместители часто не приносят справку о заработке с основного места. В этом случае вы рассчитываете пособие только из заработка по совместительству в вашей организации. Поскольку заработок совместителя обычно небольшой, чаще всего срабатывает расчёт из МРОТ пропорционально ставке. Это законный вариант: обязанности учитывать заработок, который работник не подтвердил документально, у работодателя нет.
Если сотрудник позже принесёт справку, пособие можно пересчитать — закон допускает перерасчёт за период, не превышающий трёх лет, предшествующих дню представления справки. В ЗУП для этого введите справку, откройте больничный и выполните перерасчёт, либо создайте исправительный документ в зависимости от того, закрыт ли период.
Частая ситуация: внешний совместитель приносит электронный больничный, а в СФР по проактивному механизму приходит запрос сведений сразу на нескольких работодателей. Отвечать на запрос нужно только той организации, которая назначает пособие. Если сотрудник получает пособие по основному месту, вашу часть не оплачивайте, но период отсутствия в табеле отразите — иначе программа начислит зарплату за дни болезни.
Отправьте сведения в СФР и проверьте начисления
При прямых выплатах работодатель оплачивает первые три дня нетрудоспособности (при заболевании самого работника), остальное выплачивает СФР на основании переданных вами сведений. После проведения больничного сформируйте и отправьте реестр сведений (ответ на проактивный запрос) через встроенный обмен с СФР: раздел «Отчетность, справки — 1С-Отчетность» или журнал обмена с фондом.
Проверьте, что в реестре корректно указаны: заработок за расчётный период (включая суммы из справок), страховой стаж, доля ставки для совместителя и период нетрудоспособности. Ошибки в этих данных — самая частая причина возврата реестра фондом и задержки выплаты сотруднику.
Начисление за первые три дня войдёт в ведомость на выплату зарплаты обычным порядком. Проверьте в расчётном листке сотрудника, что пособие отражено отдельной строкой, а дни болезни исключены из оплаты по окладу — и по основному месту, и по совместительству (для внутреннего совместителя).
Частые вопросы
Нужно ли два больничных листа для внутреннего совместителя?
Нет. Внутреннему совместителю оформляется один больничный лист по основному месту работы. Заработок по совместительству автоматически входит в расчёт среднего, а период нетрудоспособности учитывается по обеим позициям.
Совместитель не принёс справку о заработке с другого места работы. Что делать?
Рассчитайте пособие из заработка, который есть в вашей базе. Если средний окажется ниже расчёта из МРОТ, программа применит ограничение по МРОТ пропорционально ставке. При позднейшем представлении справки пособие можно пересчитать.
Как программа считает пособие, если отработано всего несколько месяцев?
Средний дневной заработок считается как сумма начислений расчётного периода, делённая на 730 (минус исключаемые дни). При маленьком заработке результат сравнивается с расчётом из МРОТ, и применяется больший из вариантов с учётом доли ставки и стажа.
Где в 1С:ЗУП посмотреть, какие суммы попали в расчёт среднего?
В документе «Больничный лист» откройте расшифровку расчёта среднего заработка (кнопка с суммой среднего или закладка с детализацией). Там видны суммы по годам, источник данных (ваши начисления или справка) и учтённые дни.
Кто оплачивает больничный внешнему совместителю, если он работает у двух работодателей менее двух лет?
Пособие выплачивается по одному из мест работы по выбору работника. Если он выбрал вашу организацию, вы назначаете пособие из подтверждённого заработка; работник должен подтвердить, что по другому месту пособие не назначалось.
Что делать, если СФР вернул реестр сведений с ошибкой?
Проверьте заработок за расчётный период, стаж, долю ставки и период нетрудоспособности в больничном. Исправьте данные, при необходимости введите недостающую справку о заработке, затем сформируйте и отправьте корректирующий реестр.
Что важно запомнить
Ключ к корректному больничному совместителя со стажем менее 2 лет — полная расчётная база: свои начисления плюс введённые вручную справки о заработке с других мест работы. Проверьте страховой стаж, долю ставки и детализацию среднего заработка в документе, а для внутреннего совместителя оформляйте только один больничный по основному месту работы.