Как продлить срочный трудовой договор в 1С

Срочный трудовой договор в 1С:ЗУП фиксируется в карточке сотрудника и в кадровых документах: при приёме на работу программа сохраняет дату окончания договора и основание его срочности. Когда срок подходит к концу, у кадровика три легальных сценария: продлить договор на новый срок (если это допускает основание), перевести сотрудника на бессрочный договор или уволить его по истечении срока. Каждый сценарий в программе оформляется по-разному, и ошибка в документе приводит к неверным данным в отчётности и личной карточке.

Важно понимать: в 1С нет отдельного документа «продление договора». Изменение срока выполняется через документ «Кадровый перевод» с изменением условий трудового договора, а дополнительное соглашение распечатывается на основании этого документа. Ниже разобраны все варианты с точными действиями, проверками результата и типичными ошибками.

Проверьте, допустимо ли продление по закону

Прежде чем вносить изменения в программу, убедитесь, что продление срочного договора правомерно. Трудовой кодекс ограничивает случаи заключения срочных договоров: временные работы, замещение отсутствующего сотрудника, сезонные работы и другие основания из статьи 59 ТК РФ. Максимальный срок такого договора в общем случае — пять лет.

Если основание срочности сохраняется (например, основной сотрудник всё ещё в декретном отпуске), договор можно продлить дополнительным соглашением. Если основание отпало, а сотрудник продолжает работать после окончания срока и ни одна из сторон не потребовала расторжения, договор по закону считается заключённым на неопределённый срок — в этом случае в 1С нужно оформить не продление, а перевод на бессрочный договор.

Найдите текущие условия договора в карточке сотрудника

Откройте справочник «Сотрудники» (раздел «Кадры») и найдите нужного человека. В карточке сотрудника перейдите по ссылке «Трудовой договор» или откройте документ «Приём на работу», которым сотрудник был оформлен. Там указаны: признак срочного договора, дата окончания и основание срочности (в программе это поле может называться «Основание срочного договора» с выбором из предопределённого списка).

Зафиксируйте эти данные перед изменением: они понадобятся для корректной формулировки дополнительного соглашения и для проверки результата после проведения документа. Заодно проверьте, нет ли уже проведённого кадрового перевода, который ранее менял условия договора, — тогда изменять нужно будет именно актуальные условия, а не данные первичного приёма.

Оформите продление через кадровый перевод

Основной рабочий инструмент — документ «Кадровый перевод» (раздел «Кадры» → «Все кадровые документы» → «Кадровый перевод»). Создайте новый документ, выберите сотрудника и установите дату перевода — это дата, с которой действуют новые условия договора, обычно день, следующий за окончанием прежнего срока, либо дата подписания допсоглашения.

В документе активируйте изменение условий трудового договора. В зависимости от версии конфигурации нужная настройка находится на закладке «Главное» или включается флажком «Изменить условия трудового договора» / ссылкой «Трудовой договор». Установите новую дату окончания договора и при необходимости скорректируйте основание срочности. Остальные условия (должность, подразделение, график, оплата) оставьте без изменений, если продление не сопровождается другими кадровыми изменениями.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Все кадровые документы» и создайте документ «Кадровый перевод»
2. 2
   Выберите сотрудника и укажите дату начала действия новых условий
3. 3
   Включите изменение условий трудового договора и задайте новую дату окончания
4. 4
   Проверьте основание срочности, при необходимости скорректируйте формулировку
5. 5
   Проведите документ и распечатайте дополнительное соглашение из печатных форм
6. 6
   Подпишите соглашение у сотрудника и убедитесь, что срок в карточке обновился

После проведения документа программа обновит сведения о трудовом договоре в карточке сотрудника. Приказ по унифицированной форме для продления не требуется — кадровый перевод в данном случае служит техническим носителем изменения, а юридическим основанием является дополнительное соглашение к договору.

Распечатайте дополнительное соглашение

Из проведённого кадрового перевода доступны печатные формы — кнопка «Печать». В типовой конфигурации есть форма дополнительного соглашения к трудовому договору, куда подставляются реквизиты организации, данные сотрудника и новые условия. Если типовая форма не подходит по формулировкам, соглашение готовят в текстовом редакторе по шаблону организации, а в 1С ограничиваются корректным кадровым документом.

Соглашение подписывается обеими сторонами в двух экземплярах. Обратите внимание на даты: соглашение должно быть подписано до истечения текущего срока договора. Если срок уже прошёл, а сотрудник продолжает работать, юридически корректнее оформлять не продление, а признание договора бессрочным.

Переведите сотрудника на бессрочный договор

Второй сценарий — когда срочный договор превращается в бессрочный. Это происходит, если ни одна из сторон не потребовала расторжения по окончании срока и сотрудник продолжает работать, либо когда стороны осознанно решили убрать ограничение срока. В 1С это оформляется тем же документом «Кадровый перевод», но вместо новой даты окончания снимается признак срочности.

В условиях трудового договора переведите переключатель в положение «бессрочный» (или очистите дату окончания — поведение зависит от версии конфигурации). Проведите документ и проверьте карточку сотрудника: сведения о срочности и дате окончания должны исчезнуть. Дополнительное соглашение в этом случае тоже оформляется — с формулировкой о признании договора заключённым на неопределённый срок.

Продление или бессрочный договор

Продление на новый срок

Подходит, если основание срочности сохраняется. Ограничение: общий срок не должен превышать установленный законом максимум

Перевод на бессрочный

Подходит, когда основание срочности отпало или срок истёк, а работа продолжается. Ограничение: обратного «сжатия» в срочный без нового основания быть не должно

Увольнение по истечении срока

Правомерно, если стороны не договорились о продолжении. Требует предупреждения сотрудника в установленный срок до окончания договора

Проверьте результат и подготовьтесь к отчётности

После проведения документа откройте карточку сотрудника и сверьте данные трудового договора с подписанным допсоглашением: даты и основание должны совпадать дословно. Затем проверьте список кадровых документов по сотруднику — там не должно быть дублирующих или противоречащих переводов на одну дату.

Отдельно проконтролируйте отчётность. Сведения о срочных договорах и их изменениях влияют на кадровые отчёты и, в зависимости от ситуации, на сведения, передаваемые в фонды. Если продление оформлено задним числом после сдачи отчётов за период, проверьте, не требуется ли корректировка ранее сданных форм.

Контрольные точки

Как проверить результат

Дата окончания в карточке сотрудника

Норма

Совпадает с допсоглашением

Тревожный признак

Старая дата или пустое поле при срочном договоре

Основание срочности

Норма

Действующее основание из ст. 59 ТК РФ

Тревожный признак

Основание, которое фактически прекратилось

Список кадровых документов

Норма

Один перевод на дату изменения

Тревожный признак

Несколько противоречащих документов на одну дату

Подписанное соглашение

Норма

Подписано до окончания прежнего срока

Тревожный признак

Соглашение подписано после истечения срока

Типичные ошибки и как их избежать

Самая распространённая ошибка — редактирование первичного документа «Приём на работу» вместо создания кадрового перевода. Такая правка переписывает историю: исчезает факт первоначальных условий, ломается хронология кадрового учёта и могут исказиться данные прошлых периодов. Исправлять первичный приём допустимо только при явной ошибке ввода, а не при изменении условий договора.

Вторая группа ошибок — расхождения между программой и бумажными документами: в 1С поставили одну дату окончания, в допсоглашении другую. Третья — пропуск самого факта окончания срока: договор истёк, сотрудник работает, а в базе никаких движений. Чтобы не пропустить сроки, используйте напоминания: в 1С:ЗУП можно настроить контроль окончания срочных договоров через отчёты по сотрудникам с отбором по дате окончания либо через механизм напоминаний, если он включён в вашей конфигурации.

Частые вопросы

Можно ли продлить срочный договор без кадрового перевода?

В типовой 1С:ЗУП изменение условий действующего договора выполняется именно кадровым переводом — отдельного документа продления нет. Теоретически можно отредактировать приём, но это нарушает хронологию учёта и считается ошибочной практикой.

Что делать, если срок договора уже истёк, а сотрудник работает?

Если ни одна из сторон не потребовала расторжения, договор по закону считается бессрочным. Оформите кадровый перевод со снятием признака срочности и дополнительное соглашение о признании договора заключённым на неопределённый срок. Дату документа и формулировки согласуйте с кадровой службой или юристом.

Нужно ли делать запись в трудовой книжке при продлении?

Продление срочного договора и его переквалификация в бессрочный не являются кадровыми событиями, которые вносятся в трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности как отдельная запись. Меняются только условия действующего договора.

Как не пропустить окончание срочных договоров по всем сотрудникам?

Постройте в разделе отчётов список сотрудников со срочными договорами с отбором по дате окончания и проверяйте его регулярно, например раз в месяц. В ряде конфигураций доступны автоматические напоминания о наступлении даты окончания — проверьте настройки в разделе администрирования.

Сколько раз можно продлевать срочный договор?

Закон не устанавливает прямого ограничения по количеству продлений, но ограничивает общий максимальный срок и требует действующего основания срочности. Многократные продления для постоянной работы без реального основания создают риск признания договора бессрочным в судебном порядке.

Меняется ли что-то в расчёте зарплаты при продлении?

Само продление срока на расчёт не влияет: начисления и плановые удержания продолжают действовать. Но если вместе с продлением меняются должность, график или оплата, эти изменения вносятся в том же кадровом переводе и вступают в силу с даты документа.