Как принять внешнего совместителя на постоянную работу в 1С

Перевод внешнего совместителя на основное место работы — частая кадровая задача, и в 1С:ЗУП её можно оформить двумя способами: документом «Кадровый перевод» по тому же сотруднику или увольнением с последующим новым приёмом на работу. Выбор зависит от того, продолжает ли человек работать у основного работодателя и как вы хотите вести историю в программе.

Ключевой момент: в 1С внешний совместитель и основной работник — это один физлицо-элемент справочника, но разные элементы справочника «Сотрудники» с разными видами занятости. Поэтому механически «поменять галочку» нельзя — нужно корректно завершить совместительство и оформить основную позицию, чтобы не сломать расчёт среднего заработка, стаж и отчётность.

Ниже разобраны оба сценария с конкретными действиями в 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3, контрольные проверки результата и типичные ошибки, из-за которых потом приходится исправлять расчёты и отчёты.

Какой способ выбрать: кадровый перевод или увольнение с приёмом

Оба варианта юридически допустимы, и 1С поддерживает оба. Кадровый перевод удобнее: сохраняется непрерывная история сотрудника в программе, не нужно заново вводить личные данные, плановые начисления можно перенести автоматически. Этот способ подходит, когда человек продолжает работать без перерыва, меняется только характер занятости.

Увольнение с последующим приёмом используют, когда между совместительством и основной работой есть разрыв, когда стороны решили полностью перезаключить договор «с чистого листа» или когда бухгалтерия хочет чётко разделить периоды для расчёта среднего заработка и пособий.

Сравнение вариантов оформления

Кадровый перевод

Подходит при непрерывной работе. Сохраняется история сотрудника, начисления переносятся автоматически. Ограничение: средний заработок и стаж считаются по единой карточке, что не всегда удобно.

Увольнение и новый приём

Подходит при разрыве между договорами или полной смене условий. Минус: нужно заново вводить плановые начисления и проверять отчисление в резервы, история дробится на два элемента справочника.

Что проверить до оформления перевода

По Трудовому кодексу внешний совместитель может стать основным работником, только если он прекратил трудовые отношения по основному месту работы у другого работодателя. Запросите у сотрудника подтверждение: трудовую книжку с записью об увольнении, сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р) или справку от прежнего работодателя.

Если человек сохраняет основную работу в другой организации, он не может стать вашим основным работником — тогда у вас он остаётся внешним совместителем, и переводить его некуда. А если он хочет работать у вас на полную ставку дополнительно к своей основной работе, это оформляется иначе и имеет ограничения по продолжительности рабочего времени.

Также проверьте в 1С, что по сотруднику закрыты все начисления: рассчитана зарплата за последний месяц совместительства, нет незакрытых отсутствий, командировок и больничных, которые пересекают дату перевода. Документы, «перешагивающие» через дату перевода, часто становятся причиной ошибок в расчёте.

Оформление через документ «Кадровый перевод»

Откройте раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» (или «Все кадровые документы») и создайте документ «Кадровый перевод». Выберите сотрудника — в списке он будет отображаться с видом занятости «Внешний совместитель».

В документе на вкладке с условиями труда установите флажок изменения вида занятости и выберите «Основное место работы». Укажите дату перевода, подразделение и должность, если они меняются, и график работы — для основного места обычно это полный график (например, пятидневка 40 часов), а не сокращённый график совместителя.

На вкладке «Оплата труда» скорректируйте плановые начисления: у совместителя оклад часто указан пропорционально ставке (0,5 ставки), при переходе на основное место обычно устанавливается полный оклад или новый размер оплаты. Проверьте, чтобы количество ставок было изменено на нужное значение.

1. 1
   Получите от сотрудника подтверждение увольнения с основного места работы
2. 2
   Создайте документ «Кадры» → «Кадровый перевод», выберите сотрудника-совместителя
3. 3
   Установите дату перевода и измените вид занятости на «Основное место работы»
4. 4
   Назначьте полный график работы и нужное количество ставок
5. 5
   Скорректируйте плановые начисления на вкладке «Оплата труда»
6. 6
   Проведите документ и проверьте карточку сотрудника и печатную форму приказа

Оформление через увольнение и новый приём

Если выбран второй сценарий, сначала создайте документ «Увольнение» по сотруднику-совместителю. Дата увольнения обычно — последний рабочий день по договору совместительства. В документе сразу рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск, если она положена, — проверьте её сумму на вкладке расчёта.

Затем создайте документ «Приём на работу»: выберите то же физическое лицо из справочника (не создавайте дубликат!), укажите вид занятости «Основное место работы», дату приёма, подразделение, должность, график и плановые начисления. Программа создаст новый элемент справочника «Сотрудники», привязанный к тому же физлицу.

После проведения обоих документов убедитесь, что старый элемент справочника «Сотрудники» имеет статус уволенного и не попадает в списки работающих, а новый отображается с основным местом работы. В расчётных листках за переходный месяц начисления должны корректно разделиться между двумя позициями.

Настройка графика, отпусков и стажа после перевода

График работы — самое частое упущение. Если оставить сокращённый график совместителя, табель и расчёт зарплаты будут неверными: программа будет считать норму времени по старому графику. Назначьте сотруднику полный график работы организации документом перевода или отдельным документом «Изменение графика работы списком сотрудников».

По отпускам: при кадровом переводе остатки отпусков сохраняются автоматически, так как сотрудник тот же. При увольнении с новым приёмом неиспользованный отпуск компенсируется при увольнении, и отсчёт отпускного стажа начинается заново с даты нового приёма — это законное и ожидаемое поведение.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вид занятости в карточке сотрудника

Норма

Указано «Основное место работы», дата изменения совпадает с приказом

Тревожный признак

Осталось «Внешний совместитель» или дата не совпадает с приказом

График работы

Норма

Назначен полный график, норма времени в табеле соответствует полной ставке

Тревожный признак

Норма времени урезана, зарплата считается от старого графика

Плановые начисления

Норма

Оклад соответствует новой ставке, старые начисления совместителя прекращены

Тревожный признак

Действуют оба набора начислений или оклад пропорционален полставки

Отчётность

Норма

Сотрудник попадает в СЗВ-ТД/ЕФС-1 с кадровым событием перевода или приёма

Тревожный признак

Событие отсутствует или отправлено с неверным видом договора

Отчётность и уведомления после перевода

Переход совместителя на основное место — кадровое событие, которое отражается в отчётности. При кадровом переводе или новом приёме сформируйте и отправьте сведения в СФР (ЕФС-1, ранее СЗВ-ТД) в установленный срок — как правило, не позднее следующего рабочего дня после издания приказа для приёмов и увольнений.

Если сотрудник представил трудовую книжку для внесения записи, сделайте запись о приёме на основное место работы. Если трудовая книжка электронная, запись вносится только в сведения о трудовой деятельности. Проверьте также, что в регистрах по НДФЛ и взносам сотрудник корректно отражается по новой позиции с даты перевода.

FAQ

Можно ли перевести внешнего совместителя на основное место без увольнения?

Да, через кадровый перевод с изменением вида занятости. Обязательное условие — сотрудник должен уволиться с основного места работы у другого работодателя. Без этого он юридически не может стать вашим основным работником.

Что делать, если сотрудник остаётся основным работником в другой организации?

Тогда он не переводится на основное место у вас — он остаётся внешним совместителем. Если он хочет работать у вас на полную ставку, это возможно только в пределах ограничений по рабочему времени для совместителей, и вид занятости в 1С менять не нужно.

Сохранится ли средний заработок при кадровом переводе?

Да, при переводе данные для расчёта среднего заработка сохраняются, так как сотрудник в программе тот же. При увольнении с новым приёмом расчётная база для среднего начинает формироваться заново с даты нового приёма.

Нужно ли заново заключать трудовой договор?

Как правило, да: при переходе с совместительства на основную работу стороны подписывают новый трудовой договор или дополнительное соглашение, в зависимости от выбранного способа оформления. В 1С печатная форма договора формируется из документа приёма или перевода.

Как исправить ошибку, если перевод оформили неверной датой?

Если расчёты по документу ещё не выполнены, отмените проведение перевода и создайте новый с правильной датой. Если зарплата уже рассчитана и отчётность сдана, используйте документ-исправление или сторнирование и подайте корректирующие сведения — самостоятельное удаление проведённых документов после сдачи отчётности недопустимо.

Компенсируется ли отпуск при переводе без увольнения?

Нет, при кадровом переводе трудовые отношения не прерываются, поэтому компенсация за неиспользованный отпуск не выплачивается, а остаток отпуска сохраняется. Компенсация начисляется только при увольнении.