Как принять уволенного сотрудника в 1С ЗУП

Повторный приём уволенного сотрудника — типовая ситуация в 1С:ЗУП: человек уволился, а через некоторое время возвращается в компанию. Главная особенность такой операции в том, что заводить новое физическое лицо нельзя — данные о человеке (ФИО, ИНН, СНИЛС, паспорт) уже есть в базе, и дубль приведёт к ошибкам в отчётности по НДФЛ и страховым взносам.

Правильный сценарий — найти существующую карточку физического лица и оформить новый документ «Приём на работу», связанный с ней. Тогда вся история сотрудника (прежние периоды работы, доходы, вычеты) сохранится в одном месте, а расчёты и отчёты сформируются корректно.

Ниже разобран полный порядок действий: от поиска карточки физлица до проверки результата в отчётах, а также частые ошибки и способы их исправления.

Почему нельзя создавать новую карточку сотрудника

В 1С:ЗУП данные разделены на два уровня: «Физическое лицо» (человек с его персональными данными) и «Сотрудник» (трудовые отношения с конкретной организацией). У одного физлица может быть несколько записей сотрудника — например, по основному месту работы и по совместительству, либо по разным периодам работы.

Если при повторном приёме создать новое физическое лицо, программа будет считать возвращённого работника другим человеком. Последствия серьёзные: доходы и НДФЛ за год не суммируются, в отчётах 6-НДФЛ и персонифицированных сведениях появятся две записи на одного человека, а при выгрузке данных налоговая может потребовать уточнения.

Шаг 1. Найдите карточку уволенного сотрудника

Откройте справочник «Сотрудники» (раздел «Кадры» → «Сотрудники») и снимите фильтр, скрывающий уволенных: по умолчанию в списке отображаются только работающие. В форме списка нажмите «Ещё» → «Настроить список» и уберите отбор по условию «В архиве» или установите отбор «Показывать уволенных» — в зависимости от версии конфигурации название команды может отличаться.

Найдите сотрудника по фамилии через поиск. Откройте его карточку и проверьте ключевые данные: ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС. Это важно, если в базе есть однофамильцы. Заодно убедитесь, что дата увольнения заполнена и прежние трудовые отношения корректно завершены.

Альтернативный путь — справочник «Физические лица» (раздел «Кадры» → «Физические лица»). Там удобно проверить, нет ли уже нескольких карточек на одного человека, созданных ранее по ошибке.

Шаг 2. Оформите документ «Приём на работу»

Перейдите в раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте новый документ «Приём на работу». В поле «Сотрудник» начните вводить фамилию — программа предложит существующую карточку физлица. Выберите её, и персональные данные подтянутся автоматически.

Заполните реквизиты приёма:

• Дата приёма — первый рабочий день по новому трудовому договору;
• Подразделение и должность — могут отличаться от прежних;
• График работы — выберите актуальный график из справочника;
• Условия оплаты — оклад или тарифная ставка, надбавки, премии; на вкладке «Оплата труда» проверьте состав начислений;
• Количество ставок — полная ставка или неполное рабочее время;
• при необходимости — испытательный срок, вид занятости (основное место работы или совместительство), условия труда по спецоценке.

1. 1
   Откройте список сотрудников и включите отображение уволенных
2. 2
   Найдите карточку и сверьте ФИО, ИНН, СНИЛС
3. 3
   Создайте документ «Приём на работу» и выберите существующего сотрудника
4. 4
   Заполните дату приёма, подразделение, должность, график и оплату труда
5. 5
   Проведите документ и проверьте, что сотрудник появился в списке работающих
6. 6
   Сформируйте приказ по форме Т-1 из документа

После проведения документа из него можно распечатать приказ о приёме на работу по унифицированной форме Т-1 или по форме организации. Печатная форма доступна по кнопке «Печать» в документе.

Шаг 3. Проверьте вычеты НДФЛ и налоговый статус

Вычеты на детей и другие стандартные вычеты не возобновляются автоматически. Если сотрудник вправе получать вычет, оформите заявление заново: раздел «Налоги и взносы» → «Заявления на вычеты НДФЛ». Основание — новое заявление работника с подтверждающими документами, даже если он получал этот вычет до увольнения.

Проверьте налоговый статус физлица: в карточке физического лица по ссылке «Налог на доходы» убедитесь, что указан статус «Резидент» (или фактический статус на дату приёма). Если человек долго не работал в РФ и выезжал за границу, статус мог измениться — это влияет на ставку НДФЛ.

Доходы и НДФЛ за год будут учитываться нарастающим итогом по этому физлицу, включая период до увольнения. Это корректно: налоговая база считается по человеку, а не по трудовому договору.

Шаг 4. Настройте страховые взносы и стаж

В карточке сотрудника проверьте сведения для расчёта взносов: вид застрахованного лица и статус. Обычно они наследуются из прежней карточки, но если человек получил, например, статус иностранца с другим режимом страхования, данные нужно актуализировать.

Стаж для больничных (страховой стаж) хранится в карточке физлица и не обнуляется при увольнении. Если за время отсутствия человек работал в другой организации, стаж можно дополнить: карточка физлица → ссылка «Трудовая деятельность» → добавить запись о периоде работы у другого работодателя на основании трудовой книжки или сведений о трудовой деятельности.

Шаг 5. Проверьте результат в отчётах

После оформления приёма убедитесь, что всё отражено корректно. Сформируйте список работающих сотрудников — возвращённый работник должен отображаться с новой датой приёма. Проверьте штатное расписание: если приём ведётся по штатке, позиция должна закрыться (количество занятых ставок увеличится).

Начислите зарплату за первый месяц работы и проверьте расчётный листок: оклад должен рассчитаться пропорционально отработанным дням с даты приёма, НДФЛ — с учётом вычетов и доходов с начала года.

Контрольные точки

Как проверить результат

Список сотрудников

Норма

Сотрудник отображается как работающий с новой датой приёма

Тревожный признак

Сотрудника нет в списке или он числится уволенным

Количество физлиц

Норма

Одна карточка физлица на человека, два периода работы

Тревожный признак

Две карточки физлица с одинаковыми ФИО и ИНН

Расчётный листок

Норма

Оклад за неполный месяц, НДФЛ с учётом вычетов

Тревожный признак

Полный оклад за месяц или НДФЛ без вычетов

6-НДФЛ

Норма

Одна запись по физлицу с суммарным доходом

Тревожный признак

Дублирующиеся записи по одному человеку

Типичные ошибки и как их исправить

Если дубль физлица уже создан и по нему успели начислить зарплату, самостоятельное объединение рискованно: потребуется перенести документы и пересчитать НДФЛ. В таком случае безопаснее сделать резервную копию базы и привлечь специалиста по 1С, либо действовать строго по инструкции встроенного сервиса «Администрирование» → «Обслуживание» → «Поиск и удаление дублей».

Ещё одна ситуация — сотрудник был уволен с ошибочной датой, и теперь приём «не проходит» из-за пересечения периодов. Сначала исправьте дату в документе увольнения (перепроведите его), затем оформляйте приём.

Удобно вести повторные приёмы через копирование старого документа приёма: найдите прежний «Приём на работу» этого сотрудника в журнале кадровых документов, скопируйте его и измените дату, подразделение и условия оплаты. Так меньше риск забыть заполнить нужные поля, а программа всё равно потребует выбрать существующее физлицо.

Особые сценарии повторного приёма

Приём на другую должность или в другое подразделение

Никаких дополнительных действий не требуется: в новом документе приёма просто указываются актуальные подразделение и должность. Прежнее место работы сохранится в истории кадровых данных сотрудника и будет видно в отчётах по кадровому учёту.

Приём по совместительству к работающему сотруднику

Если человек не увольнялся, а принимается дополнительно по внутреннему совместительству, создаётся новый элемент справочника «Сотрудники» с видом занятости «Внутреннее совместительство», привязанный к тому же физлицу. Это другой сценарий, но принцип тот же — новое физлицо не создаётся.

Возврат после длительного перерыва в несколько лет

Проверьте актуальность персональных данных: паспорт мог быть заменён, фамилия — изменена. Обновите данные в карточке физлица до оформления приёма, чтобы в приказе и отчётности были корректные сведения. Изменение фамилии оформляется документом «Изменение персональных данных» или непосредственно в карточке с указанием даты изменения.

Частые вопросы

Что делать, если в базе уже два физлица на одного человека?

Используйте сервис «Администрирование» → «Обслуживание» → «Поиск и удаление дублей»: программа найдёт карточки с совпадающими ФИО, ИНН или СНИЛС и позволит объединить их, перенеся ссылки из документов на основную карточку. Перед объединением сделайте резервную копию базы и после объединения пересчитайте НДФЛ и проверьте отчётность.

Нужно ли заново заполнять ИНН и СНИЛС при повторном приёме?

Нет. Эти данные хранятся в карточке физического лица и подтягиваются в документ приёма автоматически. Достаточно проверить их актуальность: если человек получил ИНН уже после увольнения, внесите номер в карточку физлица.

Сохраняется ли право на отпуск при повторном приёме?

Нет, при новом трудовом договоре отпускной стаж начинает отсчитываться заново с даты повторного приёма. Неиспользованные дни отпуска прошлого периода должны были быть компенсированы при увольнении, поэтому остатки отпусков по новому приёму начинаются с нуля.

Как оформить приём, если увольнение было в другой организации той же базы?

В 1С:ЗУП с несколькими организациями физлицо едино для всей базы. Оформите документ «Приём на работу», выбрав нужную организацию в шапке документа и существующего сотрудника. Доходы и НДФЛ будут учитываться по каждой организации (каждому работодателю) отдельно, как и требует законодательство.

Почему сотрудник не попадает в табель после приёма?

Чаще всего документ приёма не проведён или в нём не указан график работы. Откройте документ, проверьте признак проведения и заполненность поля «График работы». Также убедитесь, что дата приёма попадает в месяц, за который формируется табель.

Можно ли отменить ошибочно оформленный повторный приём?

Да, если по нему ещё не начислялась зарплата: пометьте документ «Приём на работу» на удаление или отмените проведение. Если начисления уже были, сначала отмените расчётные документы за соответствующий период, затем удаляйте приём. После этого проверьте, что сотрудник снова отображается как уволенный.