Другое · 9 мин
Как принять ученика в 1С: пошаговая инструкция
Пошаговая инструкция по приёму ученика в 1С:ЗУП: ученический договор, приказ, оплата стажировки, кадровые документы и типичные ошибки при оформлении.
Приём ученика в 1С:ЗУП отличается от стандартного трудоустройства: ученический договор регулируется главой 32 ТК РФ, а не обычными правилами о трудовых договорах. В типовой конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» нет отдельного документа «Ученический договор», поэтому кадровики оформляют таких работников через стандартный документ «Приём на работу» с особыми настройками либо ведут учёт вне программы.
Правильное оформление важно с двух сторон: с одной — ученик должен получать стипендию и оплату за выполненную работу, с другой — компания обязана корректно исчислять взносы и отражать данные в отчётности. Ошибка в настройках приводит к неверным начислениям и вопросам при проверках.
Ниже разобран практический порядок действий: какие настройки проверить, как оформить приём, как начислять оплату ученику и какие ошибки встречаются чаще всего. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 3.1 — наиболее распространённую версию для кадрового учёта.
Кого можно оформить как ученика и что проверить до приёма
Ученический договор заключается с лицом, ищущим работу, либо с уже работающим сотрудником для обучения или переобучения. Если ученик не состоит в трудовых отношениях с организацией, на период обучения с ним заключают ученический договор, а после успешной квалификационной аттестации — трудовой. Если обучается действующий сотрудник, ученический договор является дополнительным к трудовому.
Перед оформлением в программе уточните: срок обучения, размер стипендии, кто является наставником, будет ли ученик выполнять производственное задание с оплатой по расценкам. От этого зависит настройка начислений и выбор схемы отражения в учёте.
Подготовка программы: настройки и начисления
Прежде чем принимать ученика, проверьте функциональность. В разделе «Настройка — Реквизиты и дополнительные сведения» при необходимости добавьте для сотрудника дополнительные сведения: «Номер ученического договора», «Дата ученического договора», «Срок обучения». Это позволит хранить реквизиты договора в карточке и выводить их в отчёты.
Для выплаты стипендии создайте отдельное начисление: «Настройка — Начисления — Создать». Назначение — «Прочие начисления и выплаты», выполняется ежемесячно. На вкладке «Налоги, взносы, учёт» укажите код дохода по НДФЛ и порядок обложения страховыми взносами в соответствии с текущими требованиями законодательства — при сомнениях сверьтесь с разъяснениями для вашей ситуации, так как правила обложения стипендий зависят от статуса обучающегося.
Оформление приёма ученика в 1С:ЗУП
Создайте документ «Кадры — Приёмы на работу — Создать». Заполните организацию, дату приёма (первый день обучения), подразделение и должность. Если ученик ещё не является сотрудником компании, создайте новую карточку физического лица и сотрудника, внеся паспортные данные, ИНН и СНИЛС при наличии.
На вкладке «Оплата труда» назначьте созданное начисление «Стипендия по ученическому договору» с фиксированной суммой. Если ученик будет выполнять производственные задания, добавьте соответствующее начисление — например, сдельную оплату или повременную по тарифу.
Условия ученического договора зафиксируйте в печатной форме приказа. Типовая форма Т-1 не содержит нужных формулировок, поэтому многие организации дорабатывают макет приказа или оформляют приказ в свободной форме, а в программе хранят реквизиты в дополнительных сведениях сотрудника.
- 1Проверьте и при необходимости создайте начисление «Стипендия» с корректными настройками налогов и взносов
- 2Создайте карточку физического лица и сотрудника с полными персональными данными
- 3Оформите документ «Приём на работу» с датой начала обучения
- 4На вкладке «Оплата труда» назначьте стипендию и иные начисления
- 5Добавьте реквизиты ученического договора в дополнительные сведения сотрудника
- 6Сформируйте и подпишите приказ о направлении на обучение
- 7Проверьте расчёт первого начисления в документе «Начисление зарплаты и взносов»
Начисление стипендии и отражение в учёте
Стипендия начисляется автоматически документом «Начисление зарплаты и взносов», если назначена в плановом порядке. Проверьте первый расчётный месяц вручную: сумма стипендии, удержанный НДФЛ (если применимо) и взносы должны соответствовать настройкам начисления.
Если ученик выполнял производственное задание, оплату за фактически выполненную работу начисляют отдельно — по данным табеля или сдельных нарядов. Время обучения и время практической работы важно разделять в учёте рабочего времени, так как они оплачиваются по разным основаниям.
Завершение обучения: перевод или увольнение
После успешной квалификационной аттестации с учеником, не состоявшим в трудовых отношениях с организацией, заключают трудовой договор. В программе это оформляют кадровым переводом либо новым приёмом — в зависимости от того, как был оформлен период обучения. Если ученик числился по обычному приёму, достаточно документа «Кадровый перевод» с изменением условий оплаты: стипендию отменяют, назначают оклад или тариф.
Если обучение прекращено досрочно, оформите увольнение стандартным документом «Увольнение» с соответствующим основанием. Проверьте окончательный расчёт: все назначенные ученические начисления должны быть отменены с даты расторжения договора.
Альтернативные варианты оформления
В некоторых организациях учеников вообще не принимают в штат до завершения обучения: ученический договор ведут на бумаге, а стипендию начисляют через документ «Прочие доходы» или разовое начисление без кадрового приёма. Такой подход допустим, если ученик не является работником, но усложняет контроль задолженности и персонифицированный учёт.
Для массовых программ обучения удобнее типовой приём с отдельным видом начисления: все выплаты автоматически попадают в расчётные ведомости, отчётность и своды, а кадровая история сохраняется в карточке сотрудника.
Варианты учёта ученика
Полный кадровый и расчётный учёт в программе; подходит для длительного обучения и массового набора. Требует корректной настройки налогов.
Подходит для краткосрочных стажировок единичных лиц; отчётность и персучёт потребуют ручного контроля.
Ученический договор дополняет трудовой; в программе достаточно документа изменения оплаты или дополнительного начисления на время обучения.
Проверка результата
После оформления сформируйте расчётный листок ученика за первый месяц: в нём должна быть стипендия по назначенному начислению и, при наличии, оплата за производственную работу. Сверьте коды дохода в отчёте «Анализ НДФЛ» и убедитесь, что взносы рассчитаны по ожидаемым правилам.
Как проверить результат
Стипендия начислена отдельной строкой по нужному начислению
Стипендия вошла в оклад или отсутствует
Код дохода соответствует типу выплаты
Код зарплаты применён к стипендии
Заполнены реквизиты ученического договора
Дополнительные сведения пусты
Часто задаваемые вопросы
Есть ли в 1С:ЗУП отдельный документ «Ученический договор»?
В типовой конфигурации отдельного документа нет. Условия фиксируют в приказе о направлении на обучение (свободная или доработанная печатная форма) и в дополнительных сведениях сотрудника, а кадровое движение оформляют стандартным приёмом или переводом.
Нужно ли вносить ученика в штатное расписание?
Если ученик принимается в штат с позицией, позиция должна существовать в штатном расписании. Многие организации заводят отдельную позицию «Ученик (специальность)» с нулевым окладом, а оплату задают через начисление стипендии.
Как оформить обучение действующего сотрудника без отрыва от работы?
Кадровый приём не нужен: заключается дополнительный ученический договор, а в программе при необходимости назначают дополнительное начисление на период обучения документом изменения оплаты. Основные условия трудового договора не меняются.
Что делать, если стипендия не попала в расчёт зарплаты?
Проверьте, назначено ли начисление в плановом порядке (вкладка «Оплата труда» в приёме или переводе), не установлена ли дата начала позже расчётного месяца и не отменено ли начисление кадровым документом.
Как отразить досрочное расторжение ученического договора?
Оформите увольнение с соответствующим основанием, проверьте окончательный расчёт и убедитесь, что плановое начисление стипендии прекращено. Реквизиты соглашения о расторжении сохраните в дополнительных сведениях сотрудника.
Что важно запомнить
Ученика в 1С:ЗУП принимают стандартным документом «Приём на работу», а специфику задают через отдельное начисление стипендии и дополнительные сведения с реквизитами ученического договора. Ключевые точки контроля — настройка налогов и взносов по стипендии, проверка первого расчётного месяца и своевременная отмена ученических начислений после перевода на трудовой договор.