Как принять совместителя в 1С 8: пошаговая инструкция

Приём совместителя в 1С 8 (ЗУП 3.1) оформляется документом «Приём на работу», но с двумя важными отличиями от обычного сотрудника: нужно правильно указать вид занятости и количество ставок. Ошибка в этих полях приводит к неверному расчёту зарплаты, неправильному среднесписочному составу и искажённой отчётности в фонды.

Внешний совместитель — это сотрудник, который работает у вас по отдельному трудовому договору, а основное место работы находится у другого работодателя. Внутренний совместитель — ваш действующий работник, который в свободное от основной работы время выполняет дополнительные обязанности по отдельному договору. В программе эти сценарии оформляются по-разному, и путать их нельзя.

Ниже разобраны оба варианта: создание нового физического лица для внешнего совместителя, добавление дополнительного места работы для внутреннего, настройка графика и ставки, а также проверка начислений и типичные ошибки кадровиков.

Подготовка: что проверить перед приёмом совместителя

До создания документа убедитесь, что в программе есть все необходимые данные: подразделение, должность из штатного расписания и подходящий график работы. Если совместитель работает неполное время, для него обычно нужен отдельный график — например, «График 0,5 ставки» с сокращённой продолжительностью дня или недели.

Проверьте штатное расписание: если оно ведётся в программе, на позицию совместителя должна быть свободная ставка или её доля. При попытке принять сотрудника на занятую позицию программа выдаст предупреждение о превышении штата — в зависимости от настроек документ может вообще не провестись.

Для внутреннего совместителя дополнительно проверьте, что физическое лицо уже существует в справочнике «Физические лица» и по нему нет дублей. Дубли физлиц — одна из главных причин ошибок в персонифицированной отчётности и расчёте НДФЛ.

Как принять внешнего совместителя

Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Приём на работу». Если физическое лицо новое, в поле «Сотрудник» нажмите «Создать» и заполните карточку физлица: ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные. Эти данные понадобятся для отчётности в налоговую и фонды.

На вкладке «Главное» укажите дату приёма, организацию, подразделение и должность. Ключевое поле — «Вид занятости»: выберите «Внешнее совместительство». В поле «Количество ставок» укажите долю ставки, например 0,5 или 0,25, если совместитель работает не на полную ставку.

На вкладке «Оплата труда» назначьте начисление — обычно «Оплата по окладу» или «Оплата по окладу (по часам)». Внимательно проверьте график работы: программа рассчитает зарплату пропорционально отработанному времени по этому графику относительно нормы полного графика.

Как оформить внутреннего совместителя

Внутренний совместитель — это новый элемент справочника «Сотрудники», привязанный к уже существующему физическому лицу. Создавать дубликат физлица нельзя: НДФЛ и страховые взносы считаются в целом по физическому лицу, и дубль сломает расчёт вычетов и отчётность.

Создайте документ «Приём на работу». В поле «Сотрудник» нажмите «Создать», затем в форме нового сотрудника в поле «Физическое лицо» выберите существующего работника из списка. Программа подтянет все личные данные автоматически.

Укажите вид занятости «Внутреннее совместительство», должность, подразделение, количество ставок и график. График внутреннего совместителя не должен пересекаться с графиком основного места работы — по трудовому законодательству совместительство выполняется в свободное время.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Создать» → «Приём на работу»
2. 2
   В поле «Сотрудник» создайте нового сотрудника, выбрав существующее физическое лицо
3. 3
   Укажите вид занятости «Внутреннее совместительство», должность и подразделение
4. 4
   Задайте количество ставок и отдельный график работы
5. 5
   На вкладке «Оплата труда» назначьте начисление и проверьте размер оплаты
6. 6
   Проведите документ и проверьте, что сотрудник появился в списке как отдельная строка

Настройка графика и ставки

График работы совместителя определяет, как программа посчитает норму времени и фактическую отработку. Если совместитель работает каждый день по 4 часа, создайте график с сокращённым рабочим днём. Если работает через день — настройте сменный график с соответствующим чередованием.

Графики создаются в справочнике «Графики работы сотрудников» (раздел «Настройка»). При настройке неполного графика важно указать, что норма считается по полному графику — тогда зарплата за неполный месяц будет рассчитана корректно пропорционально отработанному времени.

Количество ставок влияет на штатное расписание и аналитические отчёты, но сам расчёт оплаты в ЗУП 3.1 опирается прежде всего на график и размер назначенного начисления. Поэтому недостаточно поставить «0,5 ставки» — нужно ещё и корректно указать оклад: либо полный оклад с расчётом пропорционально, либо сразу сумму за долю ставки, в зависимости от настроек начисления.

Начисление зарплаты совместителю

Зарплата совместителю начисляется общим документом «Начисление зарплаты и взносов» — программа подберёт его автоматически вместе с основными сотрудниками. Если совместитель внутренний, в документе появятся обе его строки: по основному месту и по совместительству, каждая со своим начислением.

НДФЛ и страховые взносы рассчитываются в целом по физическому лицу. Это значит, что стандартные вычеты на детей применяются один раз с учётом суммарного дохода, а взносы считаются с общей базы. Раздваивать вычеты между двумя договорами нельзя.

Отпуск совместителю предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы. В программе отпуск оформляется отдельным документом «Отпуск» по каждому месту работы — для внутреннего совместителя их будет два.

Удобно проверять корректность настройки через расчётный листок сразу после первого начисления: у совместителя на 0,5 ставки сумма оплаты должна быть примерно вдвое меньше оклада по позиции при полностью отработанном графике. Если сумма равна полному окладу — скорее всего, неверно настроен график или указано неверное начисление.

Типичные ошибки при приёме совместителя

Самая частая ошибка — создание нового физического лица для внутреннего совместителя вместо выбора существующего. Результат: двойные вычеты по НДФЛ, ошибки в 6-НДФЛ и персонифицированных сведениях, расхождения при сверке с налоговой.

Вторая распространённая проблема — неверный вид занятости. Если внешнему совместителю поставить «Основное место работы», сотрудник попадёт в среднесписочную численность как полноценный работник, а отчёты по численности будут искажены.

Третья ошибка — использование общего графика полного времени для совместителя на полставки. Тогда программа считает недоработку, и зарплата либо занижается, либо требует ручных корректировок каждый месяц.

Проверка результата после приёма

После проведения документа откройте справочник «Сотрудники» и убедитесь, что совместитель отображается отдельной строкой с корректным видом занятости. Для внутреннего совместителя в карточке физлица должно быть два сотрудника.

Сформируйте кадровый отчёт «Штатные сотрудники» или «Остатки отпусков» и проверьте, что совместитель учтён на правильной позиции и с правильной долей ставки. После первого расчёта зарплаты сверьте сумму в расчётном листке с ожидаемой пропорцией.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вид занятости в карточке сотрудника

Норма

Указано «Внешнее совместительство» или «Внутреннее совместительство»

Тревожный признак

Стоит «Основное место работы»

Физическое лицо внутреннего совместителя

Норма

Одно физлицо, два сотрудника

Тревожный признак

Два физлица с одинаковыми ФИО и СНИЛС

Сумма в расчётном листке

Норма

Пропорциональна доле ставки при полном графике

Тревожный признак

Равна полному окладу или занижена без причины

НДФЛ и вычеты

Норма

Вычеты применены один раз по физлицу

Тревожный признак

Вычеты дублируются по двум договорам

Частые вопросы

Можно ли принять совместителя на полную ставку?

Да, законодательство не запрещает совместителю работать на полную ставку, если основное место работы это позволяет по времени. В программе укажите количество ставок 1 и соответствующий график, но вид занятости всё равно должен быть «совместительство».

Чем внутреннее совместительство отличается от совмещения должностей в 1С?

Совместительство — это отдельный трудовой договор и отдельный сотрудник в программе, работа ведётся в свободное от основной работы время. Совмещение — дополнительная работа в течение основного рабочего дня, оформляется документом «Совмещение должностей» без создания нового сотрудника и оплачивается доплатой.

Нужен ли совместителю отдельный график работы?

Если совместитель работает неполное время — да, нужен график с сокращённой продолжительностью. Использование полного графика приведёт к тому, что программа будет фиксировать недоработку и неверно считать оплату.

Как уволить совместителя в 1С?

Документом «Увольнение» из раздела «Кадры». Для внутреннего совместителя увольняется только сотрудник по совместительству — основное место работы и физическое лицо остаются нетронутыми.

Будет ли совместитель попадать в отчётность в фонды?

Да, внешние совместители включаются в персонифицированные сведения и расчёт по взносам как застрахованные лица. В среднесписочную численность внешние совместители не включаются, что важно учитывать при проверке отчётов.