Другое · 11 мин
Как принять сотрудника в 1С
Как оформить приём сотрудника в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: создание физлица, документ приёма на работу, штатное расписание, проверка данных и типичные ошибки.
Приём сотрудника в 1С — это не одна кнопка, а цепочка действий: завести физическое лицо, оформить кадровый документ, назначить плановые начисления и убедиться, что сотрудник попадёт в расчёт зарплаты и отчётность. Порядок зависит от конфигурации: в 1С:ЗУП кадровый учёт полноценный, в 1С:Бухгалтерии — упрощённый, но логика везде одинаковая.
Главная ошибка новичков — создавать нового человека в справочнике, не проверив, нет ли его уже в базе. Дубли физических лиц ломают персонифицированный учёт, отчёты по НДФЛ и страховым взносам, а исправлять их после сдачи отчётности заметно сложнее, чем предотвратить.
Ниже разобран полный порядок приёма сотрудника на примере 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1) с пояснениями для 1С:Бухгалтерии, проверка результата и разбор типичных ошибок.
Подготовка: что проверить до оформления приёма
До создания документа убедитесь, что в базе заполнены базовые данные, на которые опирается приём. Проверьте справочник «Организации»: реквизиты, регистрация в налоговом органе, учётная политика по зарплате. Если организация заведена недавно, убедитесь, что настроены подразделения и должности — без них документ приёма либо не проведётся, либо проведётся с пустыми значениями, что потом придётся исправлять.
Второй обязательный шаг — поиск физического лица в базе. Откройте справочник «Физические лица» (в ЗУП: «Кадры» → «Физические лица») и выполните поиск по ФИО, ИНН, СНИЛС. Если человек уже работал в компании или числился как кандидат, используйте существующую карточку. Создание дубля приведёт к тому, что доходы одного человека разойдутся по двум записям, и отчёты 6-НДФЛ и РСВ будут содержать ошибки.
Заполнение карточки физического лица
Если человека в базе нет, создайте новое физическое лицо. Минимально необходимые данные: ФИО, дата рождения, пол, гражданство, ИНН, СНИЛС. Эти поля влияют на отчётность: без СНИЛС сотрудник не попадёт в персонифицированные сведения, без ИНН возможны проблемы с 6-НДФЛ для иностранцев и некоторых проверок.
Далее заполните документ, удостоверяющий личность (обычно паспорт), адрес регистрации и адрес фактического проживания, контактные данные. Адрес важен для корректного определения налогового статуса и заполнения отчётов. Для иностранных граждан дополнительно укажите статус пребывания и данные документа, дающего право на работу, — от статуса зависит ставка НДФЛ и порядок начисления взносов.
Сведения об инвалидности, льготах и вычетах можно внести сразу, но корректнее оформлять вычеты отдельным документом «Заявление на вычеты НДФЛ» — тогда программа будет применять их автоматически с нужного месяца.
Штатное расписание: когда оно обязательно
В 1С:ЗУП есть два режима: с ведением штатного расписания и без него. Режим задаётся в настройках реквизитов организации или общих настройках учёта. Если штатное расписание ведётся, приём возможен только на существующую позицию с свободной ставкой — программа контролирует количество занятых единиц.
Если позиции в штатном расписании нет, сначала создайте её документом «Изменение штатного расписания» или «Утверждение штатного расписания»: укажите подразделение, должность, количество ставок, оклад или тарифную ставку и действующие надбавки. Дата вступления позиции в силу должна быть не позже даты приёма сотрудника, иначе программа не даст выбрать позицию.
В 1С:Бухгалтерии штатное расписание как таковое отсутствует — приём оформляется напрямую с указанием подразделения, должности из простого справочника и оклада. Это проще, но не даёт контроля вакансий и истории изменения ставок.
Сравнение вариантов
Подходит для ЗУП при полноценном кадровом учёте: контроль ставок, история изменений, отчёты по вакансиям. Требует предварительного заполнения штатки.
Подходит для небольших компаний и 1С:Бухгалтерии: быстрее, меньше документов. Нет контроля числа ставок и истории позиций.
Внутреннее совместительство оформляется отдельным приёмом на ту же карточку физлица. Договоры ГПХ оформляются документом «Договор (работы, услуги)», а не приёмом на работу.
Оформление документа «Приём на работу»
Основной документ находится в разделе «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → кнопка «Приём на работу» (в 1С:Бухгалтерии — «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → «Приём на работу»). Создайте новый документ и последовательно заполните поля.
Укажите организацию, дату приёма, сотрудника (выбор из справочника физлиц — программа сама создаст элемент справочника «Сотрудники»), подразделение, должность или позицию штатного расписания. Если принимаете на неполную ставку, укажите количество ставок дробным числом — например, 0,5. От этого значения зависит расчёт оклада пропорционально отработанному времени.
На вкладке оплаты труда проверьте плановые начисления: оклад, районный коэффициент, надбавки. Если позиция взята из штатного расписания, начисления подставятся автоматически, но их можно скорректировать для конкретного сотрудника — например, установить персональную надбавку. Убедитесь, что способ отражения в учёте и график работы заполнены: без графика программа не сможет рассчитать норму времени.
Дополнительно в документе можно указать условия испытательного срока, вид занятости (основное место работы, совместительство), номер и дату трудового договора. После заполнения проведите документ. При включённом кадровом ЭДО приказ можно сформировать и подписать электронно.
- 1Проверьте, нет ли физлица в базе: поиск по ФИО, ИНН, СНИЛС в справочнике «Физические лица».
- 2При необходимости создайте карточку физлица и заполните личные данные, документ, адрес.
- 3Убедитесь, что в штатном расписании есть позиция со свободной ставкой (если штатка ведётся).
- 4Создайте документ «Приём на работу», укажите дату, подразделение, должность, количество ставок.
- 5Проверьте плановые начисления, график работы и вид занятости.
- 6Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1 или утверждённой форме.
- 7Проверьте, что сотрудник появился в списке сотрудников и подбирается в документ начисления зарплаты.
Что сделать после проведения приёма
Проведённый документ — ещё не конец работы. Сформируйте приказ о приёме: в ЗУП печатная форма доступна прямо из документа. Если ведёте личные карточки, распечатайте форму Т-2. При использовании электронных трудовых книжек сведения о приёме подаются в СФР формой ЕФС-1 (подотчёт по кадровым событиям) не позднее следующего рабочего дня — в ЗУП отчёт формируется из раздела отчётности.
Если сотрудник приносит заявление на вычеты НДФЛ, внесите его документом «Заявление на вычеты НДФЛ» (раздел «Налоги и взносы»). Для выплаты зарплаты на карту проверьте, что сотрудник включён в зарплатный проект или указан его лицевой счёт — иначе при формировании ведомости придётся заполнять данные вручную.
Удобно сразу после приёма сформировать кадровый отчёт «Штатные сотрудники» или «Остатки отпусков» и убедиться, что новый человек там отображается. Если сотрудника нет в отчётах — чаще всего документ приёма не проведён или дата приёма позже отчётного периода.
Проверка результата и типичные ошибки
Контрольная проверка занимает пару минут и избавляет от проблем при первом расчёте. Откройте список сотрудников: новый сотрудник должен отображаться со статусом работающего, с указанием подразделения и должности. Затем создайте черновик документа «Начисление зарплаты и взносов» за месяц приёма и нажмите «Заполнить» — сотрудник должен попасть в табличную часть с начислением пропорционально отработанным дням.
Если зарплата не начисляется, проверьте по порядку: проведён ли приём, назначено ли плановое начисление, заполнен ли график работы, не попадает ли дата приёма на период после окончания месяца расчёта. Также убедитесь, что у сотрудника нет одновременного документа отпуска или отсутствия, перекрывающего весь период.
Как проверить результат
Отображается с подразделением и должностью, статус — работает
Сотрудника нет или он без подразделения — документ приёма не проведён
Сотрудник заполняется автоматически, сумма считается пропорционально дням
Сотрудник не подбирается — нет планового начисления или графика
Ставка показывается занятой после проведения приёма
Ставка свободна — приём оформлен без указания позиции
Событие «приём» сформировано и подготовлено к отправке
События нет — проверьте дату приёма и настройки ЭДО с фондом
Особые случаи: совместительство, исправление и отмена приёма
Внутреннее совместительство
Для работающего сотрудника внутреннее совместительство оформляется новым документом «Приём на работу» на ту же карточку физлица — программа создаст второй элемент в справочнике «Сотрудники». Вид занятости укажите «Внутреннее совместительство». Начисления и график задаются отдельно по новому месту работы.
Исправление ошибочного приёма
Если ошиблись в дате, подразделении или начислениях и зарплата ещё не рассчитана, просто исправьте и перепроведите документ. Если расчёт уже выполнен или отчётность сдана, не редактируйте документ задним числом напрямую: в ЗУП используйте механизм исправления (документ-исправление), чтобы сохранить корректную историю для учёта.
Отмена приёма
Когда человека приняли ошибочно и он не приступил к работе, приём можно отменить. Если по сотруднику нет других документов, достаточно пометить приём на удаление. Если документы уже есть, в ЗУП предусмотрено кадровое событие аннулирования приёма — оно корректно снимает все движения. Удалять документы вручную «по цепочке» не стоит: легко пропустить связанные записи регистров.
Что важно запомнить
Приём сотрудника в 1С — это документ «Приём на работу» на предварительно проверенную карточку физлица. Ключевые контрольные точки: нет дублей физлиц, позиция штатного расписания существует, назначены плановые начисления и график, сотрудник подбирается в расчёт зарплаты, кадровое событие отправлено в СФР.
Частые вопросы
Можно ли принять сотрудника задним числом?
Технически программа позволяет провести приём прошедшей датой. Но если за этот период уже рассчитана зарплата или сдана отчётность, потребуется пересчёт и, возможно, уточнённые формы. Оформляйте приём своевременно — до начала расчёта месяца.
Почему сотрудник не попадает в начисление зарплаты?
Чаще всего не назначено плановое начисление, не указан график работы или документ приёма не проведён. Также проверьте, что дата приёма не позже расчётного периода и нет документа отсутствия на весь месяц.
Как оформить работника по договору ГПХ?
Документом «Договор (работы, услуги)» или «Договор подряда» в разделе кадровых документов, а не приёмом на работу. Оплата по такому договору начисляется отдельным документом, взносы на травматизм и некоторые другие не начисляются.
Что делать, если обнаружились два одинаковых физлица?
Не удаляйте одну из карточек вручную. В ЗУП есть механизм поиска и объединения дублей (обработка «Поиск и удаление дублей» в разделе администрирования), который переносит ссылки всех документов на одну карточку. Перед объединением сделайте резервную копию базы.
Нужно ли вести штатное расписание в небольшой компании?
Не обязательно. В настройках учёта можно отключить ведение штатного расписания — тогда приём оформляется напрямую с указанием должности и оклада. Но при росте численности штатка даёт контроль ставок и историю изменений, поэтому для компаний от нескольких десятков сотрудников её обычно включают.
Как распечатать приказ о приёме на работу?
Из проведённого документа «Приём на работу» по кнопке «Печать» доступна форма Т-1 или форма, утверждённая в организации. Если нужен свой шаблон, его подключают через механизм дополнительных печатных форм или настраивают в пользовательском режиме редактирования макета.