Как принять сотрудника по внутреннему совместительству в 1С

Внутреннее совместительство — это выполнение сотрудником дополнительной работы у того же работодателя в свободное от основной работы время. В 1С:ЗУП такой сотрудник оформляется как отдельный элемент справочника «Сотрудники», привязанный к уже существующему физическому лицу. Это принципиально: физлицо в базе одно, а сотрудников у него два — основной и совместитель, каждый со своим трудовым договором, графиком и начислениями.

Ошибка на этом этапе приводит к дублям физических лиц, неверному расчёту НДФЛ и страховых взносов, а также к проблемам при формировании отчётности. Поэтому важно не просто создать «ещё одного сотрудника», а правильно связать его с существующей карточкой физлица и корректно настроить условия работы.

Материал написан на примере 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 (ред. 3.1). В 1С:Бухгалтерии 8 порядок похож, но функциональность кадрового учёта там ограничена, о чём сказано отдельно.

Что проверить перед оформлением

Перед созданием приказа убедитесь, что ситуация действительно соответствует внутреннему совместительству. Признаки: работа выполняется у того же работодателя, в свободное от основной работы время, по отдельному трудовому договору. Если сотрудник просто расширяет обязанности на своей должности — это совмещение должностей, и оно оформляется иначе (документом «Совмещение должностей» или доплатой).

Проверьте, что в базе уже существует карточка физического лица с актуальными данными: ФИО, ИНН, СНИЛС, дата рождения. Если основной сотрудник принят корректно, физлицо в справочнике «Физические лица» уже есть, и искать его нужно именно там, а не создавать заново.

Также заранее подготовьте: должность из штатного расписания (или создайте позицию), график работы совместителя и размер оплаты. Совместителю по ТК РФ полагается оплата пропорционально отработанному времени или за фактически выполненный объём, а продолжительность работы ограничена — как правило, не более половины нормы за учётный период.

Создание сотрудника без дубля физического лица

Самый надёжный способ — начать не с документа, а со справочника. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать». В форме нового сотрудника программа предложит выбрать физическое лицо: начните вводить фамилию, и 1С покажет найденных людей в базе. Выберите существующего человека из списка — тогда данные подтянутся автоматически, и дубля не возникнет.

Если ввести ФИО вручную и не выбрать найденное физлицо, программа создаст новую карточку человека. Внешне всё будет выглядеть нормально, но НДФЛ и взносы начнут считаться по двум разным «людям», вычеты не применятся корректно, а отчёты разойдутся с реальностью. Это самая частая и самая дорогая ошибка при оформлении совместителей.

После выбора физлица заполните ключевые поля: организацию, подразделение, должность и вид занятости. Именно в поле «Вид занятости» укажите «Внутреннее совместительство» — от этого зависят кадровые отчёты и ряд проверок программы.

Оформление документа «Приём на работу»

Основной кадровый документ — «Приём на работу» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения»). Создайте документ, выберите организацию и в табличной части укажите сотрудника-совместителя, созданного на предыдущем шаге, либо создайте его прямо из документа через подбор физлица.

Заполните реквизиты приказа: дату приёма, подразделение, должность. Если ведётся штатное расписание, выберите позицию из него — программа подставит условия оплаты, заданные для позиции. Убедитесь, что в штатном расписании для этой позиции указана корректная доля ставки (например, 0,5), иначе оклад подтянется в полном размере.

На вкладке «Оплата труда» проверьте начисления: для совместителя обычно используется «Оплата по окладу (по часам)» или «Оплата по окладу», рассчитываемая пропорционально отработанному времени. Размер укажите исходя из трудового договора — полный оклад по позиции, а фактическая сумма будет рассчитана по отработанным часам графика совместителя.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Сотрудники» → «Создать» и выберите существующее физлицо из списка
2. 2
   Укажите вид занятости «Внутреннее совместительство», подразделение и должность
3. 3
   Создайте документ «Приём на работу», проверьте дату, позицию штатного расписания и долю ставки
4. 4
   Назначьте график работы совместителя и проверьте начисления на вкладке «Оплата труда»
5. 5
   Проведите документ и сформируйте печатную форму приказа (Т-1 или самостоятельную форму)
6. 6
   Начислите зарплату за первый месяц и сверьте расчёт по обоим местам работы

Настройка графика работы совместителя

График работы — критичный элемент: от него зависит расчёт оклада пропорционально отработанному времени. Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и создайте новый график, если подходящего нет. Для совместителя на полставки типичен вариант: пятидневка по 4 часа в день или неполная рабочая неделя.

При настройке графика укажите способ заполнения (по дням недели или циклами), расписание работы и — важно — график нормы времени. В поле «Считать норму по графику» выберите основной график полной пятидневки. Тогда программа будет сравнивать отработанные часы совместителя с полной нормой и корректно считать долю ставки.

Назначается график в документе «Приём на работу» на вкладке с условиями труда либо отдельным документом «Изменение графика работы списком», если график меняется позже. Проверьте, что в производственном календаре заполнены праздники и переносы — незаполненный календарь искажает норму времени у всех сотрудников.

Начисления, НДФЛ и страховые взносы

Зарплата совместителю начисляется тем же документом «Начисление зарплаты и взносов», что и основным сотрудникам. При автоматическом заполнении документ подберёт оба места работы одного физлица как две отдельные строки — по каждому сотруднику со своим окладом и отработанным временем.

НДФЛ и страховые взносы считаются в целом по физическому лицу: доходы по основному месту и по совместительству суммируются, налоговая база единая. Стандартные вычеты на детей предоставляются только по одному месту работы — как правило, по основному. Убедитесь, что заявление на вычет введено именно для основного сотрудника, иначе вычет может примениться дважды или не примениться вовсе.

Если совокупный доход превышает пороги прогрессивной шкалы НДФЛ или предельную базу по взносам, программа учтёт это автоматически — но только при условии, что оба сотрудника привязаны к одному физлицу. Это ещё одна причина не допускать дублей.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения приказа и первого расчёта проверьте результат по контрольным точкам: в справочнике «Физические лица» должен остаться один человек, в справочнике «Сотрудники» — два связанных с ним элемента, а в расчётном листке физлица — обе строки дохода с корректным НДФЛ.

Сформируйте расчётный листок (раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётный листок») и сверьте: оклад совместителя соответствует доле ставки и отработанным часам, НДФЛ посчитан с суммарного дохода, вычет применён один раз. Дополнительно сверьте обороты по счёту 70 в разрезе сотрудников, если учёт синхронизируется с бухгалтерией.

Контрольные точки

Как проверить результат

Справочник «Физические лица»

Норма

Одна карточка на человека

Тревожный признак

Два физлица с одинаковыми ФИО и СНИЛС

Расчётный листок

Норма

Доход по двум местам, НДФЛ с общей суммы

Тревожный признак

Совместитель отсутствует или НДФЛ считается раздельно

Начисление зарплаты

Норма

Оклад совместителя пропорционален отработанным часам

Тревожный признак

Начислен полный оклад при неполном графике

Вычеты НДФЛ

Норма

Вычет применён один раз по одному месту работы

Тревожный признак

Вычет задвоен или отсутствует

Особенности в 1С:Бухгалтерии и альтернативные сценарии

В 1С:Бухгалтерии 8 порядок похож: в справочнике «Сотрудники» создаётся новый элемент с видом занятости «Внутреннее совместительство», привязанный к существующему физлицу, затем оформляется кадровый документ приёма. Однако кадровый функционал там упрощён: нет полноценного штатного расписания, гибких графиков и части отчётов. Для регулярного учёта совместителей с нестандартными графиками удобнее 1С:ЗУП.

Если работа носит разовый характер, рассмотрите альтернативы: совмещение должностей с доплатой (без второго трудового договора), расширение зон обслуживания или договор ГПХ. Каждый вариант оформляется своим документом и по-разному влияет на налоги и кадровые документы.

Сравнение вариантов

Внутреннее совместительство

Отдельный трудовой договор и сотрудник в базе. Подходит для регулярной работы по другой должности в свободное время

Совмещение должностей

Доплата к основному окладу без второго договора. Подходит для временного выполнения дополнительных обязанностей в основное рабочее время

Договор ГПХ

Для разовых работ с конкретным результатом. Не создаёт кадровых обязательств, но требует контроля признаков трудовых отношений

Частые вопросы

Можно ли принять совместителя на полную ставку?

Формально доля ставки в программе не ограничена, но продолжительность работы по совместительству ограничена трудовым законодательством — как правило, половиной нормы рабочего времени за учётный период. Полная ставка возможна в исключительных случаях, например когда по основному месту работы приостановлена оплата труда. В 1С это отражается графиком с соответствующей нормой часов.

Нужно ли заводить отдельную карточку физического лица для совместителя?

Нет. Физическое лицо должно быть одно, иначе НДФЛ, взносы и персонифицированная отчётность начнут считаться по двум «разным» людям. Создаётся только новый элемент справочника «Сотрудники», связанный с уже существующим физлицом.

Как оформить отпуск внутреннему совместителю?

Отпуск по совместительству предоставляется одновременно с отпуском по основной работе. В 1С:ЗУП вводится отдельный документ «Отпуск» по каждому сотруднику с совпадающими датами — программа рассчитает отпускные по каждому месту работы отдельно исходя из среднего заработка.

Почему совместителю начислился полный оклад вместо половины?

Чаще всего причина в графике: либо назначен график полной пятидневки, либо в графике совместителя неверно указана норма времени. Проверьте, что в графике задано сокращённое расписание, а норма считается по основному графику полной рабочей недели. Также проверьте долю ставки в позиции штатного расписания.

Как уволить совместителя, если он продолжает работать по основному месту?

Оформляется обычный документ «Увольнение», но в нём выбирается именно сотрудник-совместитель, а не основной. Физическое лицо и основной сотрудник остаются активными. Перед увольнением убедитесь, что по совместителю начислена зарплата и компенсация за неиспользованный отпуск — она рассчитается в том же документе увольнения.

Чем совместительство отличается от совмещения в 1С?

Совместительство — отдельный трудовой договор, отдельный сотрудник и отдельный расчёт зарплаты. Совмещение — доплата к основному окладу за дополнительные обязанности в течение основного рабочего дня, оформляется документом «Совмещение должностей» или разовым начислением без создания второго сотрудника.