Как принять сотрудника на работу в 1С:ЗУП

Приём сотрудника на работу в 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) выполняется в два логических шага: сначала создаётся карточка физического лица и сотрудника, затем оформляется кадровый документ «Приём на работу», который назначает должность, график, подразделение и плановые начисления. Только после проведения этого документа сотрудник появится в штатном расписании, табеле и расчёте зарплаты.

Ошибки на этапе приёма — одна из самых частых причин сбоев в расчётах: неправильный график работы искажает норму времени, пропущенное начисление приводит к недоначислению оклада, а некорректная дата приёма ломает средний заработок и отчётность. Поэтому важно не просто «завести» человека в базу, а проверить ключевые реквизиты до первого расчёта.

Ниже разобран полный порядок действий для типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1, включая проверку результата, типичные ошибки и ответы на частые вопросы кадровиков и расчётчиков.

Подготовка: какие данные и настройки нужны до приёма

Прежде чем оформлять приём, убедитесь, что в базе заполнены базовые справочники: организация с актуальными реквизитами, подразделения, должности и графики работы сотрудников. Если организация ведёт штатное расписание, позиция, на которую принимается человек, должна существовать и иметь свободную ставку — иначе программа либо не даст провести документ, либо зафиксирует приём сверх штата (в зависимости от настроек контроля).

Проверьте настройки учётной политики: ведётся ли штатное расписание, используется ли контроль соответствия штатному расписанию, применяются ли воинский учёт, стажи и специальные режимы. Эти параметры влияют на состав полей в документе приёма и на обязательность их заполнения.

Отдельно подготовьте график работы: пятидневка, сменный график, неполное рабочее время. Если подходящего графика нет, создайте его заранее в разделе «Настройка» — «Графики работы сотрудников», потому что от графика напрямую зависят норма времени, табель и оплата.

Создание физического лица и карточки сотрудника

Откройте раздел «Кадры» — «Сотрудники» и нажмите «Создать». Если человек ранее работал в организации (или в другой организации этой же базы), программа предложит выбрать существующее физическое лицо по совпадению ФИО и даты рождения — не создавайте дубль, иначе персональные данные, стажи и отчётность по НДФЛ «раздвоятся».

В карточке заполните ФИО, дату рождения, пол, СНИЛС и ИНН. По ссылкам в карточке физлица введите паспортные данные («Личные данные» — «Паспортные данные»), адрес регистрации и фактического проживания, контактные телефоны. Эти сведения понадобятся для отчётности в ФНС и СФР, а также для печатных форм приказа и трудового договора.

Обратите внимание на поле «Головная организация» и «Организация»: если в базе несколько юрлиц, выберите именно ту организацию, в которую принимается сотрудник. Ошибка на этом шаге приведёт к тому, что начисления и отчётность попадут не в ту компанию.

Оформление документа «Приём на работу»

Документ создаётся из раздела «Кадры» — «Приёмы, переводы, увольнения» — кнопка «Создать» — «Приём на работу», либо прямо из карточки сотрудника по кнопке «Оформить документ». Укажите организацию, сотрудника, дату приёма и подразделение.

На вкладке «Главное» выберите должность (или позицию штатного расписания, если он ведётся), количество ставок, вид занятости — основное место работы или совместительство (внутреннее или внешнее). Для внутреннего совместительства сотрудник создаётся как новый элемент справочника «Сотрудники» у того же физлица.

На вкладке «Оплата труда» назначьте плановые начисления: оклад (по дням, по часам), тарифную ставку, надбавки, премии. Укажите размер каждого начисления и проверьте итоговый ФОТ. На вкладке «Дополнительно» при необходимости заполните условия испытательного срока, характер работы и номер трудового договора.

График работы указывается на вкладке «Главное» или в поле «График работы». Если сотрудник принимается на неполную ставку, выберите соответствующий график неполного времени и укажите долю ставки — от этого зависит расчёт оклада пропорционально отработанному времени.

1. 1
   Создайте физлицо и сотрудника: Кадры — Сотрудники — Создать, заполните ФИО, СНИЛС, ИНН, паспортные данные
2. 2
   Откройте Кадры — Приёмы, переводы, увольнения — Создать — Приём на работу
3. 3
   Укажите дату приёма, организацию, подразделение, должность, вид занятости и количество ставок
4. 4
   Выберите график работы и назначьте плановые начисления на вкладке «Оплата труда»
5. 5
   Заполните номер и дату трудового договора, проведите документ
6. 6
   Проверьте появление сотрудника в штатном расписании, табеле и списке на расчёт зарплаты

Особые сценарии приёма

Приём по внутреннему совместительству

Для внутреннего совместителя не нужно создавать новое физическое лицо. В документе приёма выберите вид занятости «Внутреннее совместительство» — программа предложит создать нового сотрудника для того же физлица. У совместителя будет отдельный график, отдельные начисления и отдельный табельный номер, а НДФЛ и взносы будут считаться суммарно по физлицу.

Приём на время отсутствия основного сотрудника

Если человек принимается на период отпуска по беременности или болезни основного работника, в документе укажите срочный трудовой договор и основание. При ведении штатного расписания ставка занята отсутствующим сотрудником, поэтому проверьте настройку контроля — возможно, потребуется оформить приём на временно свободную ставку с указанием периода.

Приём задним числом

Документ, введённый прошлым периодом, автоматически создаст потребность в доначислении зарплаты. После проведения откройте «Зарплата» — «Перерасчёты» и убедитесь, что программа зарегистрировала перерасчёт, а затем выполните доначисление в текущем месяце. Учтите, что сданная отчётность за прошлый период может потребовать корректировки.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Сотрудник уже работал в этой базеВыберите существующее физлицо и создайте нового сотрудника, не дублируя личные данные

Ведётся штатное расписание с контролемСначала создайте позицию в штатном расписании, затем оформляйте приём на неё

Приём оформляется прошлым месяцемПосле проведения проверьте перерасчёты и доначислите зарплату текущим периодом

Принимаете на неполную ставкуСоздайте отдельный график неполного времени и укажите долю ставки в документе

Проверка результата после проведения документа

После проведения приёма пройдите контрольные точки. Откройте «Кадры» — «Штатное расписание»: позиция должна показывать занятую ставку. В отчёте «Штатная расстановка» сотрудник должен отображаться с датой приёма и назначенным ФОТ.

Проверьте табель: «Зарплата» — «Отчёты» — «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». С даты приёма у сотрудника должны проставляться рабочие дни по его графику. Если табель пуст — чаще всего не указан или некорректно настроен график работы.

Наконец, создайте черновик документа «Начисление зарплаты и взносов» за месяц приёма и убедитесь, что сотрудник подхватывается, а оклад рассчитывается пропорционально отработанным дням с даты приёма. Это финальная проверка связки «график — начисление — дата приёма».

Контрольные точки

Как проверить результат

Штатное расписание

Норма

Ставка занята, сотрудник виден в штатной расстановке с даты приёма

Тревожный признак

Позиция свободна или сотрудника нет в списке — документ не проведён или позиция не та

Табель Т-13

Норма

С даты приёма проставлены рабочие дни по графику

Тревожный признак

Пустые ячейки — не назначен график или график не заполнен на период

Начисление зарплаты

Норма

Сотрудник попадает в документ, оклад считается пропорционально дням

Тревожный признак

Сотрудник не подбирается или сумма нулевая — проверьте плановые начисления и дату приёма

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — сотрудник принят, но зарплата не начисляется. Причины: не назначено ни одного планового начисления на вкладке «Оплата труда», дата приёма позже расчётного периода, либо документ записан, но не проведён. Откройте карточку сотрудника и по ссылке «Начисления и удержания» проверьте действующие плановые начисления.

Вторая группа ошибок связана с графиком: неверная норма времени приводит к неправильному расчёту оклада и среднего заработка. Если график исправляли после приёма, убедитесь, что изменение зафиксировано документом «Изменение графика работы» или кадровым переводом, а не ручной правкой прошлых данных.

Третья типичная ситуация — дубли физлиц. Если дубль уже создан и по нему есть движения, не удаляйте его вручную: объединяйте данные через перенос сотрудников на одно физлицо с последующей пометкой лишнего на удаление, либо привлекайте специалиста по 1С, чтобы не потерять историю начислений и отчётности.

Печать приказа и трудового договора

Из документа «Приём на работу» доступна печать приказа по форме Т-1 и других кадровых форм: кнопка «Печать» в шапке документа. Программа подставит данные из карточки сотрудника и документа — проверьте перед печатью номер приказа, дату, оклад и условия испытательного срока.

Трудовой договор формируется на основе шаблонов: раздел «Кадры» — «Шаблоны документов» или печатная форма из карточки сотрудника. Если типовой шаблон не подходит, его можно отредактировать под формулировки организации, но структуру кадровых данных в программе это не меняет.

Удобно завести внутренний порядок: сначала кадровик оформляет приём и проверяет штатное расписание и табель, затем расчётчик делает пробное начисление зарплаты до конца месяца. Так ошибки графика и начислений выявляются до закрытия периода, а не после сдачи отчётности.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли принять сотрудника без штатного расписания?

Да. Если в настройках учётной политики штатное расписание не ведётся, в документе приёма просто выбираются подразделение и должность из справочников. Если штатное расписание ведётся с контролем, сначала нужно создать позицию в нём, иначе документ не проведётся.

Как оформить сотрудника, который работает в двух организациях одной базы?

Создаётся одно физическое лицо и два разных сотрудника — по одному на каждую организацию, с отдельными документами приёма. НДФЛ и страховые взносы при этом учитываются по каждой организации отдельно, а личные данные и вычеты хранятся в единой карточке физлица.

Почему сотрудник не попадает в начисление зарплаты?

Проверьте три вещи: проведён ли документ приёма, назначены ли плановые начисления на вкладке «Оплата труда» и попадает ли дата приёма в расчётный месяц. Также убедитесь, что в документе начисления выбрана та же организация и подразделение не отфильтровано.

Как исправить ошибочную дату приёма?

Если зарплата ещё не рассчитана, достаточно отменить проведение документа, исправить дату и провести снова. Если период закрыт и отчётность сдана, изменение даты потребует перерасчёта зарплаты и корректирующей отчётности — в этом случае действуйте совместно с расчётчиком и после резервной копии.

Нужно ли отдельно вводить график работы после приёма?

Нет, график назначается прямо в документе приёма. Отдельный документ «Изменение графика работы» понадобится только если график меняется у уже работающего сотрудника. Если график в приёме не указан, табель и расчёт оклада будут некорректными.

Чем приём отличается от кадрового перевода?

Приём создаёт новые трудовые отношения и нового сотрудника в базе. Перевод оформляется на уже работающего сотрудника при смене подразделения, должности, графика или оплаты и не создаёт новую запись в справочнике сотрудников.