Как принять сотрудника на неполную ставку в 1С ЗУП

Приём сотрудника на неполную ставку в 1С ЗУП 3.1 отличается от обычного приёма тремя ключевыми моментами: правильным графиком работы, корректной долей ставки в штатном расписании и способом расчёта оклада пропорционально отработанному времени. Если ошибиться хотя бы в одном из них, зарплата будет начисляться неверно, а отчёты по среднесписочной численности исказятся.

Неполное рабочее время может оформляться двумя способами: как неполный рабочий день (сотрудник работает каждый день, но меньше часов) или как неполная рабочая неделя (сотрудник работает полные дни, но не все дни недели). В обоих случаях в программе указывается количество ставок — например, 0,5 — и специальный график работы.

Ниже разобран полный порядок действий: от создания графика до проверки начисления зарплаты, а также типичные ошибки, из-за которых бухгалтеры получают переплату или недоплату.

Подготовка: что нужно настроить до приёма

Перед оформлением документа проверьте, что в программе включены необходимые функциональные опции. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» или «Настройка состава начислений и удержаний» и убедитесь, что используется учёт неполного рабочего времени и штатное расписание, если оно ведётся в компании.

Заранее определите, какой вариант неполного времени нужен: сокращённый день, сокращённая неделя или комбинированный график. От этого зависит, какой график вы создадите. Также уточните, по какой норме считать оплату — по графику полного рабочего времени (пятидневке) или по индивидуальному графику сотрудника.

Создание графика неполного рабочего времени

Перейдите в раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и создайте новый график. В поле «Способ заполнения» выберите «По дням недели» и проставьте нужное количество часов по дням. Например, для половинной ставки при пятидневке укажите по 4 часа с понедельника по пятницу.

Обязательно установите флажок «Неполное рабочее время» и выберите вид: «Неполный рабочий день» или «Неполная рабочая неделя». Если сотрудник работает и короче по часам, и не все дни, можно отметить оба варианта.

В поле «Считать норму времени по другому графику» укажите основной график полного рабочего времени — обычно это стандартная пятидневка. Именно по нему программа определит норму для расчёта оклада пропорционально. Если это поле оставить пустым, норма будет считаться по самому графику неполного времени, и сотрудник получит полный оклад при отработке своих часов — это частая причина переплаты.

Оформление позиции в штатном расписании

Если в компании ведётся штатное расписание, откройте раздел «Кадры» → «Штатное расписание» и создайте или отредактируйте позицию. В поле «Количество ставок» укажите дробное значение — 0,5, 0,25 или другое. Если целая ставка уже занята другим сотрудником, а вы принимаете ещё одного на её часть, проверьте, сколько ставок свободно.

В позиции штатного расписания укажите график неполного рабочего времени, созданный на предыдущем шаге. Оклад в штатном расписании обычно указывается за полную ставку — программа сама пересчитает его пропорционально доле ставки при начислении, если настроено правильно.

Если штатное расписание не ведётся, все параметры — долю ставки, график и оклад — вы укажете непосредственно в документе приёма.

Оформление документа «Приём на работу»

Создайте документ «Кадры» → «Приёмы на работу» или «Приём на работу» (в зависимости от релиза). Заполните сотрудника, подразделение и должность. Если используется штатное расписание, выберите позицию — график и количество ставок подтянутся автоматически.

На вкладке «Главное» или в группе «Условия труда» проверьте поле «Количество ставок» — там должно стоять дробное значение. В поле «График работы» должен быть указан именно график неполного времени, а не общая пятидневка.

На вкладке «Оплата труда» укажите начисление — обычно «Оплата по окладу». Проверьте, чтобы в формуле начисления оклад рассчитывался пропорционально отработанному времени: в типовой формуле используется показатель «Доля неполного рабочего времени» или расчёт «Оклад * ВремяВДнях / НормаДней». Размер оклада укажите за полную ставку — программа сама умножит его на долю ставки.

1. 1
   Создайте график неполного рабочего времени с указанием графика нормы (пятидневки)
2. 2
   Оформите позицию штатного расписания с дробным количеством ставок
3. 3
   Создайте документ «Приём на работу» и выберите позицию или вручную укажите график и долю ставки
4. 4
   На вкладке «Оплата труда» проверьте начисление и оклад за полную ставку
5. 5
   Проведите документ и распечатайте приказ о приёме (Т-1)
6. 6
   Начислите зарплату за первый месяц и сверьте сумму с ручным расчётом

Проверка начисления зарплаты

После приёма начислите зарплату за первый месяц документом «Начисление зарплаты и взносов». Откройте расчётный листок сотрудника и проверьте три вещи: норму дней и часов, фактически отработанное время и итоговую сумму оклада.

При ставке 0,5 и окладе за полную ставку, например, 60 000 рублей сотрудник должен получить около 30 000 рублей при полностью отработанном по его графику месяце. Если сумма равна полному окладу — скорее всего, в графике не указан график нормы или начисление не учитывает долю ставки.

Дополнительно сверьте данные в отчёте «Табель учёта рабочего времени (Т-13)»: там должны отражаться часы именно по графику неполного времени.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма оклада в расчётном листке

Норма

Оклад × доля ставки при полной отработке по графику

Тревожный признак

Начислен полный оклад за полную ставку

Норма времени в документе начисления

Норма

Норма берётся по графику полного времени (пятидневке)

Тревожный признак

Норма равна часам самого графика неполного времени

Табель Т-13

Норма

Отражаются часы по графику неполного времени

Тревожный признак

Стоят 8-часовые дни как при полной ставке

Типичные ошибки и как их избежать

Самая распространённая ошибка — указать сотруднику полную пятидневку вместо графика неполного времени, а долю ставки выставить только в штатном расписании. В этом случае табель заполнится 8-часовыми днями, и при отсутствиях расчёт будет искажён.

Вторая ошибка — вручную уменьшить оклад в документе приёма (например, указать 30 000 вместо 60 000) и одновременно оставить расчёт пропорционально доле ставки. Тогда программа уменьшит сумму дважды, и сотрудник недополучит половину.

Третья группа проблем связана с изменением условий: если сотрудник переходит с полной ставки на неполную, нужно оформлять документ «Кадровый перевод» или «Изменение условий труда», а не редактировать старый приём задним числом.

Особые сценарии

Приём совместителя на неполную ставку

Внешний совместитель заводится как новый сотрудник с видом занятости «Внешнее совместительство», внутренний — через документ «Приём на работу» с видом «Внутреннее совместительство» для существующего сотрудника. По нормам ТК РФ совместитель не может работать больше половины нормы времени, поэтому количество ставок обычно не превышает 0,5.

Перевод действующего сотрудника на неполную ставку

Используйте документ «Кадры» → «Кадровые переводы» с флажком изменения условий оплаты труда. Укажите новую долю ставки и новый график с даты перевода. Зарплата за переходный месяц рассчитается двумя частями: до даты перевода по старым условиям, после — по новым.

Работа по гибкому графику

Если часы работы распределены неравномерно (например, понедельник 6 часов, среда 4, пятница 2), создайте график с заполнением «По дням недели» и проставьте часы индивидуально по каждому дню. Доля ставки при этом определяется суммой часов относительно 40-часовой недели.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Сотрудник работает каждый день, но меньше часовСоздайте график с видом «Неполный рабочий день» и пропорционально уменьшенными часами

Сотрудник работает полные дни, но не всю неделюСоздайте график с видом «Неполная рабочая неделя» и рабочими днями по 8 часов

Сотрудник уже работает и переходит на неполную ставкуОформите кадровый перевод с новой долей ставки и графиком, а не новый приём

Это второе место работы сотрудникаОформляйте совместительство с видом занятости «Совместительство», а не просто долю ставки

Часто задаваемые вопросы

Можно ли указать 0,5 ставки без создания отдельного графика?

Технически долю ставки можно указать в документе приёма, но без графика неполного времени табель заполнится по полной пятидневке, а норма времени будет неверной. Отдельный график с указанием графика нормы — обязательное условие корректного расчёта.

Какой оклад указывать в приёме — полный или уменьшенный?

Указывайте оклад за полную ставку. Программа сама умножит его на долю ставки и на отношение отработанного времени к норме. Если указать уже уменьшенный оклад, сумма уменьшится повторно.

Как отразить неполную ставку в отчётах по среднесписочной численности?

При корректно указанном количестве ставок программа автоматически учитывает сотрудника пропорционально в отчётах «Численность и текучесть кадров» и статистической отчётности. Проверьте, что в приёме стоит дробное значение ставки, а не 1.

Что делать, если зарплата за первый месяц начислилась неверно?

Сначала проверьте график (заполнен ли график нормы), затем долю ставки в приёме и формулу начисления. Исправьте настройку и пересчитайте документ «Начисление зарплаты и взносов» — в большинстве случаев сторнирование не требуется.

Нужно ли оформлять неполную ставку для сотрудника с сокращённым рабочим днём по закону (например, несовершеннолетнего)?

Для категорий, которым сокращённое время положено по ТК РФ с сохранением полной оплаты, используется сокращённое рабочее время, а не неполное. В графике это отражается иначе: оплата не уменьшается пропорционально часам. Не путайте эти два режима.