Другое · 10 мин
Как принять сотрудника на работу в 1С 8
Как оформить приём сотрудника на работу в 1С 8.3 ЗУП: создание физлица, документ «Приём на работу», штатное расписание, график работы и проверка начислений.
Приём сотрудника в 1С 8 — это не одна кнопка, а цепочка действий: создание карточки физического лица, проверка штатного расписания, оформление кадрового документа и настройка начислений. Ошибка на любом этапе приводит к тому, что сотрудник не попадает в расчёт зарплаты, отчёты по страховым взносам или печатную форму приказа Т-1.
Инструкция ориентирована на конфигурацию «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.1) — именно там кадровый учёт реализован наиболее полно. В «1С:Бухгалтерии 8» приём также возможен, но набор кадровых документов и отчётности там ограничен, о чём будет сказано отдельно.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права кадровика или расчётчика, а в программе заполнены организация, её реквизиты и учётная политика. Без этих данных документ приёма либо не проведётся, либо запишется с пустыми значениями, которые потом придётся исправлять вручную.
Подготовка: что должно быть заполнено до приёма
Кадровый документ ссылается на множество справочников, и если они пусты, приём придётся прерывать. Минимальный набор: организация с реквизитами, структура подразделений, список должностей и графики работы сотрудников. Если ведётся штатное расписание — оно должно быть утверждено и содержать свободную позицию.
График работы создаётся в разделе «Настройка» — «Графики работы сотрудников». Укажите шаблон (например, пятидневка с 40-часовой неделей), дату начала действия и производственный календарь. Без графика программа не сможет рассчитать норму времени, и зарплата за неполный месяц посчитается неверно.
Проверьте также настройки учётной политики: ведётся ли штатное расписание, используются ли совместительство и воинский учёт. Эти флажки определяют, какие поля будут доступны в документе приёма.
Создание карточки физического лица
Откройте раздел «Кадры» — «Сотрудники» и нажмите «Создать». Программа предложит ввести ФИО — по фамилии выполняется автоматический поиск дублей среди уже заведённых физлиц. Если человек раньше работал в организации, выберите существующую карточку, а не создавайте новую: дубли ломают персонифицированный учёт и отчётность в фонды.
В карточке заполните дату рождения, пол, ИНН, СНИЛС, данные паспорта, адрес регистрации и фактического проживания. Эти данные критичны: СНИЛС и ИНН попадают в отчёты СЗВ-ТД, ЕФС-1 и расчёт по страховым взносам. Ошибка в одной цифре — и отчёт не пройдёт форматно-логический контроль.
Отдельно укажите сведения для налогового учёта: статус налогоплательщика (резидент/нерезидент) и право на стандартные вычеты, если сотрудник подал заявление. Вычеты на детей вносятся через документ «Заявление на вычеты НДФЛ» в разделе «Налоги и взносы».
Оформление документа «Приём на работу»
Перейдите в «Кадры» — «Приёмы на работу» и создайте новый документ. Укажите организацию, сотрудника, дату приёма и подразделение. Если включено штатное расписание, выберите позицию — подразделение, должность и оклад подставятся автоматически, но их можно скорректировать в пределах вилки по позиции.
На вкладке «Главное» задайте количество ставок (1, 0,5 и т.д.), вид занятости (основное место работы, совместительство внутреннее или внешнее) и график работы. От вида занятости зависит расчёт НДФЛ и порядок кадрового учёта: внешний совместитель, например, не получает вычеты по умолчанию.
На вкладке «Оплата труда» проверьте список начислений. Типовой минимум — «Оплата по окладу (по часам)» или «Оплата по окладу (по дням)». При необходимости добавьте надбавки, премии и районный коэффициент. Каждое начисление должно иметь корректный способ расчёта и формулу — они берутся из настроек программы, но при нестандартных схемах оплаты их настраивают отдельно.
После заполнения нажмите «Провести и закрыть». Программа создаст кадровые движения и сформирует записи в регистрах плановых начислений. Печатная форма приказа по форме Т-1 доступна из документа по кнопке «Печать».
- 1Проверьте заполнение организации, подразделений, должностей и графиков работы
- 2Создайте карточку физлица, исключив дубли по ФИО
- 3Оформите документ «Приём на работу»: дата, позиция, ставка, вид занятости
- 4Проверьте начисления и график на вкладке «Оплата труда»
- 5Проведите документ и распечатайте приказ Т-1
- 6Проверьте попадание сотрудника в начисление зарплаты и отчёты
Особые сценарии приёма
Приём по совместительству
Внутреннее совместительство оформляется отдельным документом «Приём на работу» на того же человека, но с видом занятости «Внутреннее совместительство». В списке сотрудников появится вторая строка — это нормально: у каждого места работы свой табельный номер, начисления и график.
Внешний совместитель заводится как новое физлицо (если ранее не работал у вас) с видом занятости «Внешнее совместительство». Норма рабочего времени по законодательству ограничена, поэтому ставка обычно не превышает 0,5 — программа это не заблокирует, но кадровику стоит контролировать вручную.
Приём по срочному договору
Если трудовой договор срочный, в документе приёма на вкладке «Трудовой договор» укажите дату окончания и основание срочности. Программа напомнит о приближении окончания срока в списке напоминаний, что помогает не пропустить увольнение или переоформление.
Приём в 1С:Бухгалтерии 8
В «1С:Бухгалтерии 8» приём оформляется через раздел «Зарплата и кадры» — «Кадровые документы» — «Приём на работу». Набор полей проще: нет штатного расписания в полном виде, позиций и расширенных начислений. Для небольших организаций этого достаточно, но отчёты СЗВ-ТД и кадровый учёт в полном объёме удобнее вести в ЗУП.
Сравнение вариантов
Полный кадровый учёт: штатное расписание, приказы, отчётность в фонды, любые начисления. Подходит организациям с кадровиком и расчётчиком.
Упрощённый приём без штатного расписания. Подходит микробизнесу, где зарплату и кадры ведёт один бухгалтер.
Если сотрудники уже ведутся в старой системе, используйте типовые обработки переноса данных вместо ручного ввода каждого приёма.
Проверка результата после проведения
Сразу после приёма откройте список сотрудников и убедитесь, что новая строка отображается с правильным подразделением и должностью. Затем сформируйте тестовый документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц приёма: сотрудник должен подтянуться автоматически по кнопке «Заполнить», а сумма — рассчитаться пропорционально отработанным дням.
Проверьте штатное расписание: позиция должна стать занятой, а в расшифровке — видна фамилия сотрудника. Если приём совпал с серединой месяца, сверьте оклад за неполный период: программа делит оклад на норму дней по графику и умножает на фактически отработанные.
Дополнительно сформируйте отчёт «Штатные сотрудники» (раздел «Кадры» — «Кадровые отчёты») — новый сотрудник должен присутствовать в нём с датой приёма и размером ставки.
Как проверить результат
Сотрудник есть, подразделение и должность верные
Дубль физлица или пустое подразделение
Сотрудник заполняется автоматически, сумма пропорциональна дням
Сотрудник не подтягивается или сумма за полный месяц
Позиция занята, ставка занята частично или полностью
Позиция осталась свободной
Печатается с корректными данными и окладом
Пустые поля или неверные реквизиты организации
Типичные ошибки и риски
Самая частая ошибка — дублирование физических лиц. При повторном приёме бывшего сотрудника пользователь создаёт новую карточку, и в отчётности появляются два человека с одним СНИЛС. Перед созданием всегда используйте поиск по ФИО и СНИЛС.
Вторая ошибка — неверный график работы. Если принять сотрудника на график с другой нормой часов, зарплата за неполный месяц и оплата больничных будут считаться неправильно. Исправление графика задним числом требует перерасчёта всех начислений за период.
Третья группа ошибок — изменение проведённого документа приёма после того, как по сотруднику уже начислена зарплата и сдана отчётность. Изменение даты приёма или оклада «задним числом» пересчитывает налоги и взносы, что приводит к расхождениям с уже сданными формами. В таких случаях безопаснее оформить кадровый перевод или изменение оплаты труда новым документом.
FAQ
Можно ли оформить приём будущей датой?
Да, документ «Приём на работу» можно провести с датой вперёд. Сотрудник появится в списках сразу, но в расчёт зарплаты и штатное расписание как занятая позиция он попадёт только с даты приёма. Удобно оформлять документы заранее, не дожидаясь первого рабочего дня.
Что делать, если сотрудник не попадает в начисление зарплаты?
Проверьте три вещи: проведён ли документ приёма, не установлен ли в карточке сотрудника признак увольнения, и совпадает ли организация в приёме и в документе начисления. Также убедитесь, что на вкладке «Оплата труда» в приёме назначено хотя бы одно плановое начисление.
Как принять сотрудника, который уже работал в организации раньше?
Найдите существующую карточку физлица через поиск по ФИО или СНИЛС и оформите на неё новый документ «Приём на работу». Новую карточку создавать нельзя — появится дубль, который нарушит отчётность. Историю прежних периодов работы программа сохранит автоматически.
Нужно ли заводить пользователя программы для нового сотрудника?
Нет, карточка сотрудника и учётная запись пользователя — разные объекты. Пользователь нужен только если сотрудник будет сам работать в 1С. Тогда в разделе «Администрирование» — «Пользователи» создайте учётную запись и свяжите её с физлицом, настройте роли доступа.
Как исправить ошибку в дате приёма, если документ уже проведён?
Если зарплата ещё не начислялась и отчёты не сдавались, откройте документ, исправьте дату и перепроведите. Если расчёты уже выполнены, изменение даты вызовет перерасчёт — в этом случае безопаснее отменить приём специальной обработкой или сторнирующими документами и оформить приём заново корректной датой.
Что важно запомнить
Приём сотрудника в 1С 8 строится по схеме: подготовленные справочники → карточка физлица без дублей → документ «Приём на работу» с позицией, графиком и начислениями → проверка через тестовое начисление зарплаты и штатное расписание. Проведённые документы после сдачи отчётности не правьте задним числом — оформляйте изменения новыми кадровыми документами.