Как принять нового сотрудника в 1С:ЗУП

Прием нового сотрудника в 1С:ЗУП — это не одна кнопка, а цепочка действий: завести физическое лицо, создать карточку сотрудника, оформить документ приема с правильными начислениями и графиком работы. Если пропустить какой-то шаг или указать неверные данные, ошибки всплывут позже — в расчете зарплаты, отчетности по НДФЛ или при увольнении.

Материал ориентирован на 1С:Зарплата и управление персоналом 8, редакция 3.1 — наиболее распространенную версию. Интерфейс в других редакциях может отличаться, но логика документов и справочников сохраняется.

Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права кадровика или расчетчика, настроено штатное расписание (если оно ведется), а в справочниках созданы нужные должности, подразделения и графики работы. Без этой подготовки документ приема не проведется корректно.

Подготовка: что должно быть настроено до приема

Документ приема опирается на справочники. Если нужный элемент отсутствует, программа либо не даст выбрать значение, либо создаст его «на лету» с неполными настройками — это частый источник ошибок в расчетах.

Проверьте наличие и корректность следующих данных:

• Подразделение — справочник «Структура организации» (Настройка → Подразделения). У подразделения должна быть указана организация.
• Должность — справочник «Должности» (Настройка → Должности). Если ведется штатное расписание, должность подтянется из него.
• График работы сотрудников — Настройка → Графики работы сотрудников. Проверьте, что график заполнен на текущий год, иначе программа не сможет рассчитать норму времени и зарплату.
• Виды начислений — оклад, надбавки, премии должны существовать и быть настроены (Настройка → Начисления).
• Штатное расписание — если оно включено в настройках, позиция с нужным количеством ставок должна быть утверждена на дату приема.

Шаг 1. Создание физического лица

Физическое лицо в 1С:ЗУП — это карточка человека, независимая от конкретного трудового договора. Один человек может быть принят несколько раз или работать по совместительству — физлицо при этом остается одним.

Откройте раздел Кадры → Физические лица и нажмите «Создать». Заполните:

• ФИО полностью, как в паспорте;
• дату рождения и пол — от них зависят страховые взносы и льготы;
• ИНН и СНИЛС — критично для отчетности в ФНС и СФР;
• данные документа, удостоверяющего личность (закладка «Личные данные»);
• адрес регистрации и фактического проживания — нужен для НДФЛ и уведомлений;
• статус налогоплательщика (резидент/нерезидент) и гражданство — влияет на ставку НДФЛ.

При вводе ФИО программа автоматически ищет дубли в базе. Если человек уже работал в организации, выберите существующее физлицо, а не создавайте новое — иначе отчетность по НДФЛ и взносам раздвоится, и свести ее будет сложно.

Шаг 2. Создание сотрудника и документа «Прием на работу»

Есть два пути. Первый — через раздел Кадры → Сотрудники → Создать: программа последовательно предложит заполнить физлицо и сразу откроет документ приема. Второй — напрямую через Кадры → Приемы, переводы, увольнения → Прием на работу. Оба варианта приводят к одному результату.

В документе «Прием на работу» заполните основные поля:

• Организация — если в базе несколько юрлиц, проверьте, что выбрана правильная;
• Дата приема — первый рабочий день сотрудника, именно с нее начинают действовать начисления;
• Подразделение и должность — при ведении штатного расписания выбирается позиция штатного расписания; программа покажет количество свободных ставок;
• Количество ставок — для полной ставки оставьте 1, для работы на полставки укажите 0,5;
• График работы — выберите из справочника; для неполного рабочего времени нужен отдельный график с сокращенной нормой;
• Вид занятости — основное место работы, внутреннее или внешнее совместительство.

1. 1
   Проверьте справочники: подразделение, должность, график работы, начисления, штатное расписание
2. 2
   Создайте физическое лицо с ИНН, СНИЛС и паспортными данными, убедитесь в отсутствии дублей
3. 3
   Создайте документ «Прием на работу» и заполните организацию, дату, подразделение, должность, ставку
4. 4
   На закладке «Оплата труда» укажите начисления и размер оплаты
5. 5
   Проверьте график работы и вид занятости
6. 6
   Проведите документ и откройте карточку сотрудника для контроля
7. 7
   Сформируйте печатную форму трудового договора или приказа по кнопке «Печать»

Шаг 3. Настройка начислений и оплаты труда

Закладка «Оплата труда» в документе приема — самая ответственная часть. Здесь задается, что и в каком размере будет начисляться сотруднику ежемесячно.

Таблица «Начисления» обычно заполняется автоматически из позиции штатного расписания. Если штатное расписание не ведется, добавьте начисления вручную: как минимум основное начисление (оплата по окладу, по часовому тарифу или сдельно) и постоянные надбавки. Проверьте размер: для оклада указывается сумма за полностью отработанный месяц по норме графика.

Обратите внимание на порядок пересчета при неполной ставке. Если сотрудник принят на 0,5 ставки, в документе указывается полный оклад по позиции, а программа сама рассчитает пропорцию — при условии, что правильно указано количество ставок и график. Ручное «урезание» оклада вдвое вместо указания ставки — типичная ошибка, из-за которой искажается средний заработок.

На закладках «Дополнительные тарифы, коэффициенты» и «Льготы» при необходимости укажите районный коэффициент, северную надбавку и другие особенности. Если в организации они настроены в целом по подразделению, проверьте, что они подтянулись.

Шаг 4. Печатные формы и кадровые документы

После проведения документа станут доступны печатные формы по кнопке «Печать»: приказ о приеме (форма Т-1 или форма, принятая в организации), трудовой договор, личная карточка Т-2. Комплект шаблонов зависит от настроек программы.

Шаблон трудового договора настраивается в разделе Настройка → Печатные формы, отчеты и обработки → Шаблоны договоров и документов. В шаблоне используются макроподстановки — поля, которые заполняются данными из карточки сотрудника и документа приема. Перед массовым использованием распечатайте договор на одном сотруднике и сверьте все реквизиты: оклад, график, дату, условия испытательного срока.

Если в организации ведется электронный кадровый документооборот (КЭДО), документы на подпись сотруднику отправляются через соответствующий механизм программы. Проверьте, что у сотрудника указан актуальный адрес электронной почты или телефон для подписания.

Проверка результата после приема

Не ограничивайтесь проведением документа — выполните контрольные проверки. Они занимают несколько минут, но позволяют поймать ошибку до первого расчета зарплаты.

Откройте карточку сотрудника (Кадры → Сотрудники) и проверьте: текущее подразделение и должность, график работы, плановые начисления (ссылка «Начисления» или отчет «Штатное расписание/Изменение штатного расписания» при его ведении). Затем сформируйте кадровый отчет — например, «Штатные сотрудники» или «Остатки отпусков» — и убедитесь, что сотрудник в нем появился с правильной датой приема.

Дополнительно проверьте, что сотрудник попал в список для расчета: при создании документа «Начисление зарплаты и взносов» за месяц приема он должен заполниться автоматически с пропорциональной суммой по отработанным дням. Если сотрудник не появился — чаще всего причина в неверной дате приема, незаполненном графике или в том, что документ приема не проведен.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка сотрудника

Норма

Есть подразделение, должность, график, плановые начисления с датой приема

Тревожный признак

Поля пустые или начисления отсутствуют — документ приема не проведен

Отчет «Штатные сотрудники»

Норма

Сотрудник отображается с верными датой приема и ставкой

Тревожный признак

Сотрудника нет или дата не совпадает с приказом

Начисление зарплаты за месяц приема

Норма

Сотрудник заполняется автоматически, сумма пропорциональна отработанным дням

Тревожный признак

Сотрудник не попадает в документ или сумма равна полному окладу при приеме в середине месяца

Штатное расписание

Норма

Позиция показывает занятую ставку

Тревожный признак

Ставка не занята — прием оформлен мимо штатного расписания

Особые сценарии приема

Не все приемы оформляются одинаково. Рассмотрим три частых отклонения от стандартной схемы.

Прием по совместительству

Для внешнего совместителя создайте новое физлицо (если человека нет в базе) и в документе приема укажите вид занятости «Внешнее совместительство». Для внутреннего совместителя физлицо уже есть — создается новый сотрудник (новая карточка) для того же физического лица с видом занятости «Внутреннее совместительство». Зарплата по двум карточкам считается отдельно, а НДФЛ и взносы консолидируются по физлицу.

Прием на время отсутствия основного работника

Если сотрудник принимается на период отпуска по уходу за ребенком основного работника, в документе приема заполните поле об отсутствующем сотруднике и планируемую дату завершения. Это позволит корректно вести штатное расписание (ставка не «удваивается») и автоматически напомнит о необходимости оформить кадровые события при выходе основного работника.

Прием с испытательным сроком и срочный договор

Условие об испытании и срочность договора указываются на закладке «Трудовой договор» документа приема: тип договора (срочный/бессрочный), дата окончания, основание срочности, длительность испытания. Эти данные попадут в печатную форму договора и в кадровые отчеты. Не оставляйте их «на потом» — при увольнении или спорах именно эти реквизиты будут иметь значение.

Удобно завести внутренний чек-лист приема и хранить его рядом с базой: физлицо без дублей, график заполнен, начисления проверены, печатные формы подписаны. По опыту, большинство проблем с новыми сотрудниками в ЗУП возникает из-за пропущенного графика работы и дублей физлиц — обе ошибки ловятся простой проверкой сразу после проведения документа.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить прием задним числом?

Технически документ можно создать любой датой, но учтите последствия: если за тот период уже рассчитана зарплата или сдана отчетность, прием задним числом потребует перерасчетов и корректировок. Штатное расписание также должно иметь свободную ставку на дату приема. По возможности оформляйте документы своевременно.

Что делать, если сотрудник принят, а в начислении зарплаты не появляется?

Проверьте по порядку: проведен ли документ приема; верна ли дата приема (она должна попадать в расчетный месяц или раньше); совпадает ли организация в документе начисления и в приеме; заполнен ли график работы на этот месяц. В подавляющем большинстве случаев причина — одна из этих четырех.

Как исправить ошибку в уже проведенном приеме?

Если ошибка в реквизите, не влияющем на расчеты (например, номер приказа), отредактируйте и перепроведите документ. Если нужно изменить оклад, график или подразделение с даты после приема, правильнее оформить «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда», а не править прием — так сохранится история. Исправление самого приема допустимо, пока по сотруднику нет расчетов зарплаты.

Нужно ли заводить сотрудника вручную, если используется обмен с 1С:КАМИН или другой системой?

Если настроена синхронизация с другой кадровой системой, ручное создание может привести к дублям. Уточните у администратора, какая система является «мастер-системой» по кадровым данным, и создавайте сотрудников только в ней — в ЗУП они попадут обменом.

Как принять сотрудника, который раньше работал в организации и был уволен?

Найдите существующее физическое лицо через справочник «Физические лица» и при создании приема выберите его, а не создавайте новое. Создается новая карточка сотрудника (или используется старая, в зависимости от настроек учета), а стаж, льготы и данные по НДФЛ продолжат учитываться накопительно в рамках одного физлица.

Где посмотреть всех принятых за период?

Используйте журнал «Приемы, переводы, увольнения» с отбором по виду документа и периоду или кадровый отчет «Приемы и увольнения» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчеты»). Отчет удобнее для сверки с приказами, журнал — для быстрого поиска конкретного документа.