Другое · 10 мин
Как принять сотрудника на работу в 1С:ЗУП
Пошаговая инструкция по приёму сотрудника на работу в 1С:ЗУП: создание физлица, документ «Приём на работу», график, оклад, проверка начислений и типичные ошибки.
Приём сотрудника на работу в 1С:Зарплата и управление персоналом — одна из первых операций, с которой сталкивается кадровик или расчётчик. От корректности этого документа зависят все последующие начисления, кадровые отчёты, расчёт стажа и сведения для СЭДО и ПФР. Ошибка в дате приёма, графике или размере оклада потом «расползается» по расчётным ведомостям и отчётности, поэтому документ стоит оформлять внимательно с первого раза.
Процедура состоит из нескольких логических этапов: создание карточки физического лица, оформление документа «Приём на работу», назначение плановых начислений и графика работы, а также проверка того, что сотрудник корректно попадает в расчёт зарплаты. Ниже разобран каждый этап с указанием типовых ошибок и способов проверки результата.
Подготовка: что должно быть настроено до приёма
До оформления первого приёма убедитесь, что в программе заполнены базовые справочники. В разделе «Настройка» должна быть создана организация с реквизитами, в справочнике «Подразделения» — структура компании, в «Должностях» — позиции штатного расписания. Если используется штатное расписание, проверьте, что позиция, на которую принимается сотрудник, утверждена и имеет свободную ставку.
Также заранее проверьте справочник «Графики работы сотрудников» (раздел «Настройка» или «Кадры»). Если сотрудник работает по стандартной пятидневке, подойдёт типовой график, но для сменных режимов или неполного рабочего времени график нужно создать отдельно — от него напрямую зависит расчёт нормы времени и, следовательно, зарплаты.
Полезно сразу определить, какие начисления будут назначены сотруднику: оклад по дням или по часам, премии, надбавки, районный коэффициент. Если нужного вида расчёта нет в плане видов расчёта, его создают до оформления приёма, чтобы не возвращаться к документу позже.
Создание карточки физического лица
Любой сотрудник в ЗУП начинается с физического лица. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать». Если человек ранее уже работал в организации (например, по договору ГПХ или в другом подразделении), программа предложит выбрать существующее физлицо из списка — не создавайте дубль, иначе раздвоится история стажа, НДФЛ и персонифицированные сведения.
В карточке физического лица заполните ФИО, дату рождения, пол, ИНН и СНИЛС. Эти данные критичны для отчётности: неверный СНИЛС приведёт к ошибкам при отправке сведений в СФР, а отсутствие ИНН ограничит некоторые отчёты. Документ, удостоверяющий личность, укажите по ссылке «Личные данные» → «Документы, удостоверяющие личность».
Для иностранных сотрудников дополнительно заполните сведения о гражданстве и миграционном статусе — от этого зависит ставка НДФЛ и порядок расчёта взносов. Адреса и контакты заполняются по мере необходимости, но адрес регистрации понадобится для некоторых отчётов и уведомлений.
Оформление документа «Приём на работу»
Основной документ создаётся из журнала «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → кнопка «Приём на работу», либо напрямую из карточки сотрудника. В шапке документа укажите организацию, дату приёма и, при необходимости, номер приказа — он используется в печатной форме Т-1.
В табличной части выберите сотрудника, подразделение и должность (или позицию штатного расписания). Укажите вид занятости: основное место работы, внутреннее или внешнее совместительство. От вида занятости зависит, как программа будет учитывать сотрудника в среднесписочной численности и кадровых отчётах.
Поле «Количество ставок» заполняется при неполной занятости: например, 0,5 ставки. Программа автоматически пересчитает оплату пропорционально, но только если график работы также соответствует неполному режиму — это частый источник расхождений в расчёте.
- 1Создайте или найдите физическое лицо в разделе «Кадры» → «Сотрудники»
- 2Заполните ИНН, СНИЛС, документ, удостоверяющий личность
- 3Откройте «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Приём на работу»
- 4Укажите дату приёма, подразделение, должность, вид занятости и количество ставок
- 5Назначьте график работы и плановые начисления с размером оплаты
- 6Заполните условия испытательного срока и сведения о трудовом договоре при необходимости
- 7Проведите документ и распечатайте приказ Т-1 для подписи
Назначение графика и плановых начислений
На вкладке или в группе «Оплата труда» документа приёма назначаются плановые начисления. Минимальный набор — основное начисление: «Оплата по окладу (по дням)» для месячного оклада или «Оплата по окладу (по часам)» при почасовом учёте. Размер укажите в полном объёме ставки — программа сама пересчитает пропорцию при неполной ставке, если корректно заданы ставки и график.
График работы выбирается из справочника. Если сотрудник принят в середине месяца, норма времени рассчитается с даты приёма автоматически. Для сменных графиков проверьте, что график заполнен на весь период работы сотрудника — незаполненный график даёт нулевую норму и заниженный расчёт.
Дополнительные начисления — премии, надбавки за вредность, районный коэффициент — добавляются строками в ту же таблицу начислений. Районный коэффициент обычно применяется автоматически, если он задан в настройках организации или подразделения; проверьте это в расчётном листке после первого начисления.
Особые сценарии приёма
Приём по совместительству
Внутреннее совместительство оформляется отдельным документом «Приём на работу» для того же физического лица, но с видом занятости «Внутреннее совместительство» — в базе появится второй сотрудник со своими начислениями и графиком. Для внешнего совместителя создаётся новый сотрудник с соответствующим видом занятости; ставка обычно не превышает 0,5.
Приём на время отсутствия основного сотрудника
Если сотрудник принимается на период отпуска по уходу за ребёнком или длительного больничного основного работника, в документе приёма укажите срочный трудовой договор и дату окончания. В ЗУП есть возможность указать, что приём выполнен «на время отсутствия» конкретного сотрудника — тогда программа корректно учтёт ставку в штатном расписании.
Приём в середине месяца
Специальных действий не требуется: укажите фактическую дату приёма, и при расчёте зарплаты программа возьмёт норму времени с этой даты. Проверьте результат в расчётном листке: отработанные дни и часы должны соответствовать табелю.
Как выбрать способ оформления
Проверка результата после проведения
После проведения документа откройте список «Сотрудники» и убедитесь, что новый сотрудник отображается с правильными подразделением и должностью. Затем сформируйте кадровый отчёт «Штатные сотрудники» или «Списочный состав» — сотрудник должен попасть в отчёт с даты приёма.
Финальная проверка — расчётная: создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц приёма, заполните его и убедитесь, что сотрудник попал в таблицу, а сумма соответствует окладу пропорционально отработанному времени. Расчётный листок сотрудника покажет детализацию: норму, отработанное время и все начисления.
Как проверить результат
Отображается с нужным подразделением и должностью
Сотрудника нет или дублируется физлицо
Строка сотрудника заполнена, сумма пропорциональна отработанным дням
Строка пустая или сумма за полный месяц при приёме в середине периода
Норма времени с даты приёма, все плановые начисления присутствуют
Нулевая норма, отсутствует коэффициент или надбавка
Сотрудник попадает в списочный состав с даты приёма
Сотрудник не отображается или числится дважды
Печатные формы и кадровые документы
Из документа приёма доступна печать приказа по унифицированной форме Т-1 (или Т-1а для нескольких сотрудников). Печатная форма формируется по кнопке «Печать» в документе. Перед печатью проверьте номер приказа и дату — они берутся из реквизитов документа.
Если в организации ведётся электронный кадровый документооборот, приказ можно направить сотруднику на ознакомление в электронном виде — для этого в настройках должна быть включена соответствующая функциональность КЭДО. Без неё документ распечатывается и подписывается традиционно.
Трудовой договор программа не формирует автоматически в полном объёме — обычно используют шаблон в Word с подстановкой данных или заполняют договор вручную. Сведения о трудовой деятельности для электронной трудовой книжки формируются отдельным документом и передаются в СФР через СЭДО.
Частые вопросы
Что делать, если ошибся в дате приёма?
Если зарплата за период ещё не рассчитана, просто исправьте дату в документе и перепроведите его. Если расчёт уже выполнен, отмените или пересчитайте начисление зарплаты за этот месяц после исправления приёма, иначе норма времени останется старой.
Сотрудник не попадает в документ «Начисление зарплаты и взносов». Почему?
Чаще всего дата приёма позже расчётного периода либо документ приёма не проведён. Реже причина в том, что начисление создано по другой организации или подразделению с отбором. Проверьте статус документа приёма и соответствие организации.
Как принять сотрудника, который раньше уже работал в компании?
Найдите существующее физическое лицо через поиск по ФИО или СНИЛС и оформите на него новый документ «Приём на работу». Создавать новое физлицо нельзя — это приведёт к дублям в отчётности по НДФЛ и стажу.
Обязательно ли вести штатное расписание для приёма?
Нет, в настройках учётной политики штатное расписание можно отключить — тогда приём оформляется с указанием подразделения и должности напрямую. Но при включённом штатном расписании программа контролирует свободные ставки и упрощает кадровую отчётность.
Как оформить приём, если сотрудник работает удалённо?
Технически приём оформляется стандартным документом. Условие о дистанционной работе отражается в трудовом договоре и, при необходимости, в дополнительных сведениях документа. График и начисления назначаются в обычном порядке.
Что важно запомнить
Приём в 1С:ЗУП — это карточка физлица без дублей, документ «Приём на работу» с корректной датой, ставкой и графиком, плюс обязательная проверка через начисление зарплаты и расчётный листок. Большинство проблем возникает из-за дублей физлиц, несоответствия ставки и графика, а также незаполненных плановых начислений.