Как принять сотрудника на работу в 1С 8

Приём сотрудника на работу в 1С 8 — это не одна кнопка, а цепочка действий: создание карточки физического лица, оформление кадрового документа, проверка штатного расписания и настройка начислений. Если пропустить хотя бы один шаг, зарплата за месяц рассчитается неправильно или сотрудник не попадёт в отчётность.

Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) кадровый блок полноценный: есть штатное расписание, испытательный срок, графики работы. В 1С:Бухгалтерии 8 функционал проще — приём оформляется одним документом с минимальным набором полей. Ниже разобраны оба варианта.

Перед оформлением подготовьте данные сотрудника: ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные, дату приёма, должность, размер оклада или тарифной ставки. Это ускорит ввод и снизит риск ошибок в персональных данных, которые потом уйдут в отчётность в ПФР и ФНС.

Что подготовить перед оформлением приёма

Кадровый документ в 1С ссылается на элементы справочников: подразделение, должность, график работы, вид начисления. Если нужной должности или подразделения ещё нет в базе, создайте их заранее — тогда заполнение документа займёт пару минут.

Проверьте, что в программе заведена сама организация и заполнены её реквизиты. Без указания работодателя документ приёма не проведётся либо проведётся с ошибками, которые всплывут при формировании отчётности.

Также уточните кадровые параметры будущего сотрудника: дату приёма, вид занятости (основное место работы или совместительство), характер работы, наличие испытательного срока. Эти сведения понадобятся при заполнении документа и влияют на расчёты и отчётность.

Создание карточки физического лица

В 1С:ЗУП сотрудник и физическое лицо — разные объекты. Физическое лицо хранит персональные данные (ФИО, ИНН, СНИЛС, документы), а сотрудник — это физлицо в привязке к организации и месту работы. Один человек может числиться в нескольких организациях или на нескольких должностях.

Перейдите в раздел «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать». Если физлицо уже есть в базе (например, человек работал раньше), программа предложит выбрать его из списка — не создавайте дубликат, иначе персональные данные раздвоятся и отчётность по этому человеку будет формироваться некорректно.

Заполните ФИО, дату рождения, пол, ИНН и СНИЛС. По ссылке «Личные данные» или на соответствующих закладках внесите паспортные данные, адрес регистрации, контактный телефон. ИНН и СНИЛС проверьте особенно внимательно — ошибка в одной цифре приведёт к отказу при сдаче персонифицированной отчётности.

Оформление документа «Приём на работу» в 1С:ЗУП

Основной кадровый документ создаётся в разделе «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → кнопка «Создать» → «Приём на работу». Также документ можно создать прямо из формы сотрудника по кнопке «Оформить документ».

Заполните шапку документа: организацию, дату приёма (это первый рабочий день сотрудника), сотрудника, подразделение и должность. Если ведётся штатное расписание, программа покажет свободные ставки по выбранной позиции и не даст принять сверх штата без соответствующего разрешения в настройках.

На закладке «Главное» укажите вид занятости, график работы, количество ставок и испытательный срок, если он установлен. На закладке «Оплата труда» добавьте начисления: оклад, надбавки, премии. Для каждого начисления укажите размер — именно отсюда программа возьмёт данные для ежемесячного расчёта зарплаты.

После заполнения нажмите «Провести и закрыть». Можно сразу распечатать трудовой договор и приказ по форме Т-1 — кнопки печати доступны в нижней части документа.

1. 1
   Создайте или найдите физическое лицо, заполните ИНН, СНИЛС и паспортные данные
2. 2
   Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Приём на работу»
3. 3
   Укажите дату приёма, подразделение, должность, вид занятости и график работы
4. 4
   На закладке «Оплата труда» добавьте оклад и другие начисления с размерами
5. 5
   Проведите документ и распечатайте приказ Т-1 и трудовой договор
6. 6
   Проверьте, что сотрудник появился в штатном расписании и списке сотрудников

Приём сотрудника в 1С:Бухгалтерии 8

В 1С:Бухгалтерии кадровый учёт упрощён. Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → «Создать» → «Приём на работу». Если раздел недоступен, проверьте настройки: в «Администрирование» → «Параметры учёта» → «Настройки зарплаты» должна быть включена ведение кадрового учёта.

В документе укажите сотрудника (при необходимости создайте нового прямо из документа), дату приёма, подразделение, должность и оклад. Закладок с графиками и видами занятости здесь меньше — часть условий придётся фиксировать только в бумажном трудовом договоре.

После проведения документа сотрудник будет доступен в документах начисления зарплаты. Учтите ограничение: штатного расписания с контролем ставок в типовой Бухгалтерии нет, поэтому соответствие штату контролируется вручную.

Где оформлять приём

1С:ЗУП

Полный кадровый учёт: штатное расписание, графики, испытательный срок, кадровые отчёты. Подходит при любом штате с кадровым документооборотом.

1С:Бухгалтерия 8

Упрощённый приём одним документом. Подходит небольшим компаниям без отдельного кадровика, но без контроля штатки и расширенных кадровых отчётов.

Штатное расписание и контроль ставок

В ЗУП штатное расписание ведётся в разделе «Кадры» → «Штатное расписание». Если оно включено в настройках, при приёме программа подставит условия оплаты из позиции штатного расписания автоматически и проконтролирует наличие свободной ставки.

Если позиции в штатном расписании ещё нет, создайте её до оформления приёма: укажите подразделение, должность, количество ставок и размер оклада. Документ «Изменение штатного расписания» фиксирует новые позиции с даты их введения.

Проверить результат приёма можно отчётом «Штатное расписание» или «Остатки штатных единиц»: занятая ставка должна отразиться по принятому сотруднику. Если ставка осталась свободной — документ приёма не проведён или ссылается на другую позицию.

Проверка результата и расчёт зарплаты

После проведения приёма убедитесь, что сотрудник корректно участвует в расчётах. Откройте «Зарплата» → «Начисление зарплаты и взносов», создайте документ за текущий месяц и заполните его — новый сотрудник должен попасть в табличную часть с рассчитанным окладом пропорционально отработанным дням.

Если сотрудник принят не с первого числа, программа рассчитает оплату за фактически отработанное время по его графику. Проверьте, что применён правильный график работы: от него зависит норма дней и, соответственно, сумма начисления.

Дополнительно сформируйте расчётный листок по сотруднику и сверьте состав начислений с трудовым договором. Это самый быстрый способ заметить, что забыли добавить надбавку или указали неверный размер оклада.

Контрольные точки

Как проверить, что приём оформлен правильно

Сотрудник в списке

Норма

Есть в справочнике «Сотрудники» со статусом работающего

Тревожный признак

Отсутствует или числится уволенным

Штатное расписание

Норма

Ставка занята этим сотрудником

Тревожный признак

Ставка свободна или занята дважды

Начисление зарплаты

Норма

Сотрудник попадает в документ, сумма соответствует окладу

Тревожный признак

Сотрудника нет в списке или начисление пустое

Расчётный листок

Норма

Состав начислений совпадает с договором

Тревожный признак

Нет надбавок или неверный оклад

Типичные ошибки при приёме и как их избежать

Самая частая проблема — дубли физических лиц, когда кадровик создаёт нового человека вместо поиска существующего. Вторая распространённая ошибка — приём без начислений: документ проведён, но закладка «Оплата труда» пустая, и зарплата сотруднику не начисляется.

Ещё одна ошибка — неверная дата приёма. Если указать дату позже фактической, сотрудник недополучит зарплату за первые дни; если раньше — возникнут лишние начисления и вопросы при проверке. Исправляется это документом «Кадровый перевод» или отменой и пересозданием приёма до расчёта зарплаты.

Частые вопросы

Можно ли принять сотрудника задним числом в 1С?

Технически да: укажите в документе фактическую дату приёма, даже если она в прошлом месяце. Но если за тот период уже рассчитана зарплата и сдана отчётность, потребуется перерасчёт и корректирующая отчётность. Оформляйте приём до закрытия месяца.

Как принять совместителя в 1С:ЗУП?

Создайте отдельный документ «Приём на работу» для того же физического лица и в поле «Вид занятости» выберите «Внутреннее совместительство» (если человек уже работает в этой организации) или «Внешнее совместительство». Программа создаст вторую строку сотрудника с собственными начислениями и графиком.

Почему сотрудник не попадает в начисление зарплаты?

Проверьте три вещи: проведён ли документ приёма, заполнена ли закладка «Оплата труда» с начислениями и не указана ли дата приёма позже расчётного месяца. Также убедитесь, что в документе начисления выбрана та же организация, что и в приёме.

Нужно ли заводить штатное расписание перед приёмом?

Если в настройках ЗУП включён контроль штатного расписания — да, без свободной позиции приём не проведётся. Если контроль отключён, принять можно без штатки, но тогда условия оплаты придётся вводить вручную и сверять со штатом самостоятельно.

Как исправить ошибку в документе приёма?

Если зарплата за период ещё не рассчитана, просто откройте документ, исправьте данные и перепроведите. Если расчёт уже выполнен, исправляйте через документ «Кадровый перевод» (для изменения условий) или отменяйте приём и создавайте заново, после чего пересчитайте зарплату.