Другое · 10 мин
Как принять на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой в 1С ЗУП
Как оформить приём на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой в 1С ЗУП: настройки, документ «Приём на работу», сведения СЗВ-ТД и ЭФС-1.
Приём сотрудника, выбравшего электронную трудовую книжку (ЭТК), в 1С:ЗУП отличается от классической схемы тем, что бумажная трудовая книжка не ведётся, а все кадровые события передаются в Социальный фонд России в электронном виде. Программа автоматизирует большую часть работы: от создания документа приёма до формирования отчёта ЭФС-1 (ранее СЗВ-ТД) с событием «Приём».
Ключевая задача кадровика — корректно оформить документ «Приём на работу», убедиться, что в карточке сотрудника отражён выбор электронного варианта ведения трудовой книжки, и вовремя сдать отчёт в СФР. Ошибка на любом из этих этапов приводит к штрафам за несвоевременную или недостоверную подачу сведений.
Ниже разобран полный цикл: настройка программы, оформление документа, проверка данных, подготовка и отправка отчёта, а также типичные ошибки и способы их избежать.
Проверка настроек программы перед приёмом
Перед оформлением первого сотрудника с ЭТК убедитесь, что в программе включён учёт электронных трудовых книжек. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» и проверьте, что организация зарегистрирована как страхователь в СФР, указаны корректные регистрационный номер и код подразделения.
Для обмена с фондом должен быть настроен сертификат электронной подписи и подключён сервис 1С-Отчётность (или другой способ сдачи отчётности). Без действующего сертификата отчёт ЭФС-1 сформировать можно, но отправить — нет.
Проверьте актуальность релиза конфигурации. Формы отчётности в СФР периодически меняются, и устаревшая версия программы может сформировать файл, который фонд не примет. Обновление до актуального релиза — обязательное условие стабильной сдачи кадровой отчётности.
Создание карточки сотрудника и отражение выбора ЭТК
Если сотрудник принимается впервые, создайте новый элемент справочника «Сотрудники» (раздел «Кадры» → «Сотрудники» → «Создать»). Заполните ФИО, дату рождения, пол, СНИЛС и ИНН — эти данные критичны для отчётности: СНИЛС является ключом, по которому СФР идентифицирует работника.
Выбор электронной трудовой книжки фиксируется в карточке сотрудника по ссылке «Трудовая деятельность» (или в разделе «Трудовая книжка» в зависимости от версии). Установите признак того, что сотрудник подал заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, и укажите дату заявления. Эта дата влияет на то, с какого момента сведения передаются только в электронном виде.
Если сотрудник ранее работал в другой организации и уже выбрал ЭТК, бумажную книжку вам заводить не нужно. Если же он продолжает вести бумажную книжку, механизм приёма тот же, но в отчёт ЭФС-1 сведения всё равно включаются — подача сведений в СФР обязательна для всех работников независимо от выбранного формата.
Оформление документа «Приём на работу»
Основной документ создаётся в разделе «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → кнопка «Приём на работу». Заполните организацию, сотрудника, дату приёма, подразделение, должность из штатного расписания и количество ставок.
На вкладке «Оплата труда» укажите начисления: оклад или тарифную ставку, надбавки, премии. От корректности этих данных зависит расчёт зарплаты и среднего заработка. На вкладке «Трудовой договор» зафиксируйте номер и дату договора, его вид (срочный или бессрочный), испытательный срок при наличии.
После проверки нажмите «Провести и закрыть». Программа создаст кадровое событие и автоматически сформирует запись для отчёта ЭФС-1. Печатную форму приказа по форме Т-1 (или по собственной утверждённой форме) можно вывести кнопкой «Печать» прямо из документа.
- 1Проверьте настройки организации, сертификат подписи и актуальность релиза 1С:ЗУП
- 2Создайте карточку сотрудника, заполните СНИЛС, ИНН и отметьте выбор электронной трудовой книжки с датой заявления
- 3Оформите документ «Приём на работу»: дата, подразделение, должность, оплата труда, реквизиты трудового договора
- 4Проведите документ и распечатайте приказ о приёме для подписания
- 5Сформируйте отчёт ЭФС-1 с событием «Приём» и отправьте в СФР не позднее следующего рабочего дня
- 6Проверьте статус отправки и сохраните квитанцию о приёме отчёта фондом
Формирование и отправка отчёта ЭФС-1
Отчёт формируется в разделе «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» или через «Кадры» → «Отчеты по сотрудникам» → «ЭФС-1» (в старых релизах — «СЗВ-ТД»). Создайте новый отчёт, выберите период и тип сведений — подраздел с кадровыми событиями.
Программа автоматически подтянет событие «Приём» по проведённому документу. Проверьте заполненность полей: СНИЛС, ФИО, дата приёма, должность по штатному расписанию, код выполняемой функции, реквизиты приказа. Обязательность этих полей определяется форматом отчёта, и пустые значения приведут к отказу в приёме.
Отправьте отчёт через 1С-Отчётность и дождитесь положительного протокола. Только статус «Принят» подтверждает исполнение обязанности работодателя. Если пришёл отказ с ошибками, исправьте данные в кадровом документе или карточке сотрудника и отправьте отчёт повторно.
Проверка результата и контрольные точки
После сдачи отчёта убедитесь, что кадровое событие корректно отразилось во всех связанных местах программы. Откройте карточку сотрудника и проверьте текущее место работы, должность и условия оплаты — они должны соответствовать приказу.
Проверьте, что сотрудник попал в штатное расписание как занимающий ставку, и что в плановых начислениях отражаются его выплаты. При расчёте зарплаты за первый месяц сумма должна сформироваться автоматически пропорционально отработанному времени.
Как проверить результат
Статус «Принят», есть квитанция и протокол СФР
Статус «Ошибка» или «Отказ» — сведения не приняты, требуется исправление
Указан выбор ЭТК с датой заявления, верные СНИЛС и ФИО
Пустые реквизиты, расхождения с паспортом или отсутствие даты заявления
Проведён, заполнены должность, оплата и реквизиты договора
Документ не проведён или не заполнена оплата труда
Отчёт отправлен не позднее следующего рабочего дня после приказа
Срок пропущен — риск штрафа за несвоевременную подачу
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — несоответствие данных сотрудника в программе сведениям СФР. Если фонд уже имеет данные о работнике с другим написанием ФИО или даты рождения, отчёт будет отклонён. Перед отправкой сверяйте карточку сотрудника с оригиналами документов.
Вторая распространённая ошибка — отсутствие в карточке отметки о выборе ЭТК. Формально на приём это не влияет, но при последующих кадровых событиях и формировании сведений о трудовой деятельности могут возникнуть вопросы о корректности ведения учёта.
Третья ошибка — редактирование документа приёма после сдачи отчёта. Если дата приёма или должность изменились, нужно сформировать корректирующий отчёт ЭФС-1, иначе в фонде останутся устаревшие сведения.
Особые сценарии приёма
Приём совместителя с ЭТК
Внутренний совместитель оформляется как новый элемент справочника «Сотрудники», привязанный к тому же физическому лицу. Документ приёма создаётся с видом занятости «Внутреннее совместительство», а в ЭФС-1 сведения передаются с соответствующим признаком.
Внешний совместитель оформляется стандартно, но в отчёте указывается вид занятости «Совместительство». Проверьте, что СНИЛС совпадает с данными основного места работы — фонд связывает все записи по СНИЛС.
Приём сотрудника без СНИЛС
Без СНИЛС передать сведения в СФР невозможно. До получения номера оформите приём документально, но направьте сотрудника за оформлением СНИЛС и сдайте отчёт сразу после получения данных. Учитывайте, что срок подачи при этом формально может быть нарушен, поэтому запрашивайте СНИЛС ещё на этапе сбора документов.
Приём на срочный договор
При срочном трудовом договоре в документе приёма на вкладке «Трудовой договор» укажите срок окончания и основание срочности. Эти данные не передаются в ЭФС-1 напрямую, но важны для корректного увольнения и расчёта компенсаций.
Удобно вести контроль сданных кадровых событий через журнал «Мероприятия» в отчётах по ЭФС-1: там видно, по каким сотрудникам сведения уже отправлены, а по каким документ проведён, но в отчёт ещё не попал. Регулярная сверка этого списка помогает не пропустить сроки.
Частые вопросы
Нужно ли заводить бумажную трудовую книжку, если сотрудник выбрал ЭТК?
Нет. После подачи работником заявления о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде работодатель обязан выдать бумажную книжку на руки и далее не ведёт её. Новую бумажную книжку такому сотруднику заводить не нужно.
Что делать, если отчёт ЭФС-1 сдан, а потом обнаружилась ошибка в дате приёма?
Исправьте данные в документе «Приём на работу» и сформируйте корректирующий отчёт ЭФС-1 по тому же сотруднику. Фонд заменит ранее принятые сведения на исправленные. Просто изменить документ без повторной подачи недостаточно — в СФР останутся старые данные.
В какой срок нужно сдать сведения о приёме?
Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приёме на работу. Если приказ издан в пятницу, крайний срок подачи — понедельник. За нарушение срока предусмотрен штраф за каждое событие.
Можно ли принять сотрудника, если не настроена 1С-Отчётность?
Кадровый документ оформить можно, но для сдачи ЭФС-1 потребуется либо подключить 1С-Отчётность, либо выгрузить файл отчёта и отправить его через иной канал связи с фондом. Затягивать с настройкой обмена не стоит — срок подачи сведений очень короткий.
Передаются ли сведения о приёме, если сотрудник выбрал бумажную книжку?
Да. Отчёт ЭФС-1 с событием «Приём» подаётся на всех принимаемых работников независимо от того, выбрали они электронный или бумажный формат. Выбор формата влияет только на ведение бумажной книжки, но не на обязанность передавать сведения в СФР.
Что важно запомнить
Приём сотрудника с ЭТК в 1С:ЗУП сводится к трём шагам: карточка сотрудника с отметкой о выборе электронной книжки, проведённый документ «Приём на работу» и своевременная сдача ЭФС-1 с событием «Приём». Контролируйте срок — следующий рабочий день после приказа — и статус приёма отчёта фондом.