Как принять сотрудника на декретную ставку в 1С

Декретная ставка — это разговорное название временной замены сотрудника, ушедшего в отпуск по беременности и родам или по уходу за ребёнком. В 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) такой приём оформляется как трудовой договор на время отсутствия основного работника — с указанием конкретного сотрудника, которого замещает новый человек. От корректности этого оформления зависят начисление зарплаты, кадровые отчёты и автоматическое напоминание о выходе основного работника.

Ошибки при приёме на декретную ставку приводят к типичным проблемам: двойному начислению по одной позиции штатного расписания, некорректному отчёту П-4, спорам при увольнении временного работника. Ниже разобран порядок действий для 1С:ЗУП 3.1 — наиболее распространённой конфигурации, а также особенности для простых решений вроде 1С:Бухгалтерии.

Подготовка: что проверить до приёма нового сотрудника

Перед созданием документа приёма убедитесь, что основной работник корректно оформлен как отсутствующий. Откройте карточку сотрудника и проверьте его состояние: должен быть зарегистрирован документ «Отпуск по беременности и родам», «Отпуск по уходу за ребёнком» или соответствующий больничный. Если отсутствие не оформлено, программа будет считать позицию занятой двумя людьми одновременно.

Второй шаг — проверка позиции штатного расписания. Откройте справочник «Штатное расписание», найдите нужную позицию и посмотрите количество ставок и занятость. Если основной работник занимает единственную ставку, временного сотрудника без специальных настроек принять на неё не получится: программа контролирует превышение числа ставок.

Чтобы временный приём не блокировался, в позиции штатного расписания должен быть разрешён приём на время отсутствия. В типовой 1С:ЗУП это обеспечивается настройкой учётной политики: раздел «Настройка» → «Кадровый учёт» → проверьте, включён ли контроль штатного расписания и как он реагирует на временное замещение.

Приём на работу на время отсутствия основного работника

Основной сценарий выполняется документом «Приём на работу» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Приёмы на работу»). Создайте новый документ, выберите сотрудника (или заведите нового физлица), укажите организацию, подразделение и позицию штатного расписания.

Ключевое поле — вид договора. Выберите вариант «Трудовой договор на время отсутствия основного работника» (в разных релизах формулировка может отличаться: «на время исполнения обязанностей отсутствующего работника»). После выбора этого вида появится поле «Отсутствующий работник» — укажите в нём сотрудника, ушедшего в декрет.

Заполните дату приёма и дату окончания договора. Дату окончания принято ставить ориентировочно — до предполагаемого выхода основного работника, поскольку точный день выхода из отпуска по уходу заранее неизвестен. В самом трудовом договоре с работником условие формулируется как «на период отсутствия основного работника», а не конкретной датой — это важно для правомерности последующего увольнения.

1. 1
   Оформите отсутствие основного работника (больничный, отпуск по уходу)
2. 2
   Создайте документ «Приём на работу» и выберите позицию штатного расписания
3. 3
   Укажите вид договора «на время отсутствия основного работника»
4. 4
   Выберите замещаемого сотрудника в поле «Отсутствующий работник»
5. 5
   Заполните график работы, начисления и дату окончания договора
6. 6
   Проведите документ и сформируйте приказ по форме Т-1

Начисления, график и оплата труда временного работника

На вкладке «Оплата труда» назначьте начисления: обычно это оклад или тарифная ставка по позиции. Если временный работник принят на полную ставку, программа подтянет ФОТ из штатного расписания автоматически. При приёме на неполную ставку (например, 0,5) укажите количество ставок вручную.

График работы выбирается так же, как для постоянного сотрудника. Если основной работник трудился по индивидуальному графику, проверьте, какой график подтянется временному: программа берёт график из позиции или из данных приёма, и расхождение приведёт к неверному расчёту нормы времени.

Районные коэффициенты, надбавки и ежемесячные премии временному работнику назначаются по общим правилам. Если по локальным актам часть выплат положена только постоянным сотрудникам, отразите это в видах расчёта, а не «занижением» оклада — иначе при проверке расчёт будет выглядеть нарушением.

Альтернатива: совместительство вместо временного договора

Не всегда нужен новый человек: обязанности декретницы может выполнять действующий сотрудник по внутреннему совместительству или через совмещение должностей. Это разные механизмы с разным оформлением.

При внутреннем совместительстве оформляется отдельный трудовой договор — в 1С это приём на работу с видом «Внутреннее совместительство» без привязки к отсутствующему работнику. Оплата идёт пропорционально ставке совместительства. При совмещении должностей новый договор не нужен: оформляется документ «Совмещение должностей» с доплатой в процентах или фиксированной суммой, и кадровый состав не меняется.

Способы закрыть декретную ставку

Временный трудовой договор

Новый человек на время отсутствия. Подходит для длительного отпуска по уходу; требует корректного увольнения при выходе основного работника.

Внутреннее совместительство

Свой сотрудник работает дополнительно в свободное от основной работы время. Ограничение — не более половины нормы рабочего времени.

Совмещение должностей

Доплата за дополнительные обязанности в основное рабочее время. Подходит для коротких периодов и частичной нагрузки.

Выход основного работника и увольнение временного

Когда основной работник выходит из отпуска (в том числе досрочно), временный договор прекращается. В 1С:ЗУП при оформлении выхода из отпуска по уходу программа может напомнить о занятой позиции, если приём был корректно связан с отсутствующим работником — ещё одна причина не пропускать поле «Отсутствующий работник».

Увольнение временного работника оформляется стандартным документом «Увольнение» с основанием «прекращение срочного трудового договора в связи с выходом основного работника». Если основной работник выходит досрочно, а временный ещё числится, сначала оформите выход из отпуска (документ «Изменение условий отпуска по уходу за ребёнком» или кадровый перевод состояния), и только затем увольнение.

Обратная ситуация: основной работник решил не выходить, а временного нужно оставить. Тогда временный договор не «переоформляется» автоматически — оформляется увольнение по срочному договору и новый приём уже на бессрочный договор, либо кадровый перевод с изменением условий, если это предусмотрено вашей методикой учёта.

Особенности для 1С:Бухгалтерии и старых конфигураций

В 1С:Бухгалтерии 8 кадровый учёт ограничен: документа «отсутствующий работник» в полном смысле нет. Приём на декретную ставку оформляется обычным «Приёмом на работу» с указанием срочного договора и даты окончания вручную. Контроль занятости ставки и напоминания о выходе основного работника придётся вести самостоятельно — например, через напоминания в календаре бухгалтера.

В 1С:ЗУП 2.5 логика похожа на 3.1: в документе приёма указывается вид договора и отсутствующий работник, но интерфейс и названия полей отличаются. Если база ведётся в старой версии, проверьте, что в карточке основного работника оформлено состояние «Отпуск по уходу за ребёнком» — без этого отчётность по среднесписочной будет неверной.

Проверка результата

После проведения приёма сформируйте отчёт «Штатная расстановка» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»): на позиции должны отображаться оба сотрудника с пометкой о временном замещении, итог по ставкам не должен превышать плановый некорректно.

Рассчитайте зарплату за первый месяц работы временного сотрудника и сверьте норму времени с его графиком. Затем сформируйте справку о сотруднике или приказ Т-1 и проверьте, что в печатной форме указан срочный характер договора и основание — отсутствие основного работника.

Контрольные точки

Как проверить результат

Штатная расстановка

Норма

Позиция занята основным (в отпуске) и временным с пометкой замещения

Тревожный признак

Двойное начисление ФОТ без признака временного договора

Печатная форма приказа Т-1

Норма

Указан срочный договор и условие «на время отсутствия»

Тревожный признак

Договор выглядит бессрочным

Расчётный листок за первый месяц

Норма

Начисление соответствует ставке и отработанному времени

Тревожный признак

Норма времени не совпадает с графиком

Частые вопросы

Можно ли принять на декретную ставку без штатного расписания?

Да, если в настройках учётной политики штатное расписание не ведётся. Тогда приём оформляется свободно, но контроль ставок и отчёты по расстановке будут недоступны — занятость позиции придётся отслеживать вручную.

Что делать, если декретницу замещают два человека по 0,5 ставки?

Каждый принимается отдельным документом «Приём на работу» с видом договора на время отсутствия и указанием одного и того же отсутствующего работника, но с количеством ставок 0,5. Оба договора прекращаются при выходе основного работника.

Нужно ли прерывать отпуск по уходу, если основной работник выходит на неполный день?

Да, оформляется изменение условий отпуска с выходом на неполное рабочее время. Временный договор при этом обычно прекращается, если дополнительная ставка для временного работника не предусмотрена.

Как оформить, если временный работник сам уходит в декрет?

Стандартно: больничный по беременности и родам, затем отпуск по уходу. Увольнение по окончании срочного договора возможно только после окончания отпуска по беременности и родам — это ограничение трудового законодательства, а не программы.

Почему программа не даёт провести приём на занятую ставку?

Срабатывает контроль штатного расписания. Проверьте, что основной работник переведён в состояние отсутствия, а в настройках кадрового учёта разрешено замещение на время отсутствия. Если контроль строгий, увеличьте число ставок на период замещения отдельным изменением штатного расписания.