Другое · 11 мин
Как принять человека на работу в 1С
Как оформить приём сотрудника на работу в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: карточка сотрудника, кадровый приказ, штатное расписание, испытательный срок и проверка данных.
Приём сотрудника на работу в 1С — это не одна кнопка, а цепочка действий: создание физического лица, карточки сотрудника, кадрового документа «Приём на работу» и проверки того, как новый человек встал в штатное расписание и плановые начисления. Ошибка на любом шаге приводит к тому, что зарплата не рассчитывается, отчёты в фонды не сходятся, а исправлять данные приходится задним числом.
Инструкция ниже ориентирована на «1С:Зарплату и управление персоналом 8» (ред. 3.1) — основную конфигурацию для кадрового учёта. Отдельно разобраны особенности приёма в «1С:Бухгалтерии 8», где кадровый блок упрощён. Точные названия меню могут немного отличаться в зависимости от релиза, но логика документов одинакова.
Подготовка: какие данные собрать до оформления в программе
До того как открывать 1С, подготовьте полный комплект сведений о новом работнике: ФИО полностью, дату рождения, паспортные данные, СНИЛС, ИНН (при наличии), адрес регистрации и фактического проживания, телефон, реквизиты банковской карты для зарплатного проекта, данные военного билета для военнообязанных. Также понадобятся сведения о составе семьи и детях — они нужны для стандартных налоговых вычетов по НДФЛ.
Отдельно зафиксируйте условия трудового договора: дату приёма, подразделение, должность, размер оклада или тарифной ставки, график работы, наличие и длительность испытательного срока, вид занятости (основное место работы или совместительство). Если в компании ведётся штатное расписание, заранее убедитесь, что под нужную позицию есть свободная штатная единица — иначе приём не проведётся или создаст расхождение.
Создание физического лица и сотрудника
В 1С:ЗУП учёт ведётся на двух уровнях: «физическое лицо» — это человек как носитель персональных данных, а «сотрудник» — его связь с конкретной организацией и трудовым договором. Один человек может быть сотрудником нескольких организаций или иметь основное место работы и внутреннее совместительство — тогда физлицо одно, а сотрудников два.
Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать». Если человек раньше работал в компании, программа предложит выбрать существующее физлицо по совпадению ФИО и даты рождения — не создавайте дубль, иначе налоговая карточка и отчёты раздвоятся. В карточке физического лица по гиперссылкам заполните: паспортные данные («Личные данные»), СНИЛС и ИНН, адреса, контактную информацию, сведения об инвалидности и льготах, если они есть.
После сохранения физлица создаётся карточка сотрудника. Здесь укажите организацию, если в базе их несколько, и при необходимости табельный номер — по умолчанию он присваивается автоматически. Не заполняйте в карточке сотрудника подразделение и должность вручную: эти данные должны попасть в учёт только через кадровый документ, иначе в истории изменений появится некорректная запись.
Оформление документа «Приём на работу»
Ключевой документ находится в разделе «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → кнопка «Создать» → «Приём на работу». В шапке документа укажите организацию, сотрудника и дату приёма — именно с этой даты человек считается принятым и начинает участвовать в расчётах.
На вкладке «Главное» заполните подразделение, должность, график работы сотрудника, вид занятости и количество ставок (1, 0,5 и т.д.). Если включено штатное расписание, подразделение и должность выбираются как позиция штатного расписания, и программа контролирует свободные ставки. На вкладке «Оплата труда» проверьте состав начислений: оклад, надбавки, премии. При работе по штатному расписанию начисления подставляются из позиции автоматически, но их можно скорректировать для конкретного человека.
Поле «Испытательный срок» заполняется, если он предусмотрен договором, — срок указывается в месяцах или днях и далее выводится в печатной форме приказа. На вкладке «Договор» укажите номер и дату трудового договора, условия оплаты и характер работы. После заполнения нажмите «Провести» — документ создаст записи в кадровом учёте, плановых начислениях и графике работы.
- 1Создайте или найдите физическое лицо и заполните персональные данные
- 2Создайте сотрудника, привязанного к организации
- 3Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Приём на работу»
- 4Заполните дату, подразделение, должность, график, вид занятости и ставку
- 5Проверьте начисления на вкладке «Оплата труда» и условия договора
- 6Проведите документ и сформируйте печатную форму приказа Т-1
- 7Проверьте отражение в штатном расписании и плановых начислениях
Штатное расписание и плановые начисления
Если в настройках учётной политики включено ведение штатного расписания, приём возможен только на существующую позицию со свободным количеством ставок. Проверить это можно через «Кадры» → «Штатное расписание»: в колонке занятости видно, сколько ставок свободно. Если ставки нет, сначала оформите изменение штатного расписания (документ «Изменение штатного расписания») или создайте новую позицию.
После проведения приёма откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке «Начисления и удержания» или сформируйте отчёт «Штатная расстановка» / «Плановые начисления сотрудников». Убедитесь, что оклад соответствует ставке: при приёме на 0,5 ставки с графиком неполного времени начисление должно рассчитываться пропорционально отработанному времени, а не фиксированной суммой, если иное не задано настройкой вида расчёта.
Как проверить результат приёма
Ставка занята новым сотрудником, свободных ставок стало на одну меньше
Позиция осталась вакантной или ставка занята дважды
У сотрудника есть оклад/тариф с даты приёма
Начислений нет — зарплата за месяц посчитается нулевой
Назначен рабочий график, табель формируется
График пуст — невозможно учесть рабочее время
Приказ формируется с корректными данными договора
Поля пустые или данные не совпадают с договором
Особые сценарии приёма
Приём по совместительству
Внутреннее совместительство оформляется как второй сотрудник у того же физического лица: в карточке физлица создайте нового сотрудника и проведите приём с видом занятости «Внутреннее совместительство». Для внешнего совместителя создаётся новое физлицо (если человек раньше не работал) с видом занятости «Внешнее совместительство». НДФЛ и взносы программа учтёт корректно только при правильном виде занятости.
Приём по ГПХ
Работники по договорам гражданско-правового характера оформляются не документом «Приём на работу», а документом «Договор (работы, услуги)» в разделе «Кадры» или «Зарплата» в зависимости от настроек. Они не попадают в штатное расписание и табель, но включаются в отчётность по взносам и НДФЛ.
Приём в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии 8» кадровый блок проще: раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → «Приём на работу». Заполняются сотрудник, дата, подразделение, должность, оклад и график. Штатного расписания в типовой БП нет, поэтому контроля ставок не будет — за соответствием численности следите вручную. Печатная форма приказа Т-1 доступна из документа после проведения.
Печатные формы и кадровые документы
Из проведённого документа приёма по кнопке «Печать» доступны формы: приказ о приёме по форме Т-1 (или произвольный приказ, если организация отказалась от унифицированных форм), а при соответствующих настройках — проект трудового договора. Трудовой договор в 1С:ЗУП можно формировать из шаблонов Word с автоподстановкой данных сотрудника: шаблоны настраиваются в разделе «Настройка» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Шаблоны договоров».
Проверьте в печатном приказе номер и дату документа, формулировку должности по штатному расписанию, размер оклада, условие об испытательном сроке и характер работы. Расхождение между приказом и трудовым договором — типичное замечание при трудовых проверках, поэтому сверяйте эти документы до подписания.
Кадровый ЭДО и отправка сведений в СФР
Если в организации настроен кадровый электронный документооборот (КЭДО), приём можно оформить с электронной подписью сотрудника: документы отправляются на подписание прямо из 1С через интеграцию с сервисами 1С:КЭДО или 1С:Подпись. Это избавляет от печати приказов, но требует предварительной настройки и согласия работника на электронный документооборот.
После приёма не забудьте про отчётность: сведения о приёме передаются в Социальный фонд России в составе отчёта ЕФС-1 (подраздел о кадровых событиях) в срок не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. В 1С:ЗУП отчёт формируется автоматически из проведённого кадрового документа — раздел «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность». Просрочка или пропуск события ведёт к штрафу за каждого сотрудника.
Проверка результата и первый расчёт зарплаты
Финальная проверка — это тестовый расчёт. Сформируйте за месяц приёма документ «Начисление зарплаты и взносов» в черновом режиме или воспользуйтесь отчётом «Полный свод начислений, удержаний и выплат» по новому сотруднику. Оклад должен посчитаться пропорционально отработанным дням с даты приёма по назначенному графику.
Дополнительно проверьте налоговую карточку по НДФЛ: если сотрудник подал заявление на вычет на детей, вычет должен применяться с месяца приёма при наличии заявления и подтверждающих документов. Статус налогоплательщика (резидент/нерезидент) задаётся в карточке сотрудника по ссылке «Налог на доходы» — для иностранных работников это критично, так как ставка НДФЛ зависит от статуса.
Что важно запомнить
Приём сотрудника в 1С — это последовательность: физическое лицо → сотрудник → документ «Приём на работу» → проверка штатного расписания, начислений и графика. Ключевые риски — дубли физлиц, неверная дата приёма и пропуск отчёта ЕФС-1. Всегда завершайте оформление тестовым расчётом зарплаты за первый месяц.
Частые вопросы
Можно ли оформить приём задним числом, если зарплата за тот месяц уже рассчитана?
Технически документ проведётся, но это изменит данные закрытого периода: потребуется пересчитать начисления, взносы и, возможно, подать корректирующую отчётность. Правильнее оформить приём фактической датой и пересчитать период осознанно, зафиксировав причину корректировки.
Что делать, если человек уже работал в компании и увольнялся?
Не создавайте новое физическое лицо. Найдите существующее по ФИО и дате рождения, создайте при необходимости нового сотрудника (или используйте прежнего, если он не был уволен как сотрудник) и оформите обычный документ «Приём на работу». Тогда вся налоговая и страховая история сохранится в одной карточке.
Как принять сотрудника на 0,5 ставки?
В документе приёма в поле «Количество ставок» укажите 0,5 и назначьте график неполного рабочего времени. Начисление оклада будет рассчитываться пропорционально отработанному времени по этому графику относительно нормы полного графика, указанного в настройках.
Обязательно ли вести штатное расписание в 1С:ЗУП?
Нет, это опция: она включается в настройках кадрового учёта. Без штатного расписания приём оформляется свободнее, но теряется контроль ставок, вакансий и истории изменения окладов по позициям. Для организаций с несколькими десятками сотрудников ведение штатки обычно оправдано.
Где взять печатную форму трудового договора?
В 1С:ЗУП договор формируется из шаблонов в формате Word с автозаполнением данных сотрудника. Типовые шаблоны можно создать и отредактировать в разделе настроек печатных форм; текст договора организация утверждает самостоятельно, программа лишь подставляет реквизиты.
Нужно ли сразу заводить сотрудника в зарплатный проект?
Не обязательно в момент приёма, но до первой выплаты заявление в банк подать нужно. В 1С:ЗУП это делается через документ «Заявка на открытие лицевых счетов» в разделе зарплатных проектов; лицевой счёт затем указывается в карточке сотрудника для формирования ведомостей в банк.