Как принять человека на работу в 1С

Приём нового сотрудника в 1С — это не одна кнопка, а цепочка действий: завести физическое лицо, создать сотрудника, оформить кадровый документ и убедиться, что данные попадут в расчёт зарплаты и отчётность. Ошибка на любом этапе приводит к тому, что человек не появляется в приказах, ведомостях или отчётах СЗВ-ТД и ЕФС-1.

Инструкция ниже ориентирована на 1С:Зарплату и управление персоналом (ЗУП) — основную конфигурацию для кадрового учёта. В 1С:Бухгалтерии порядок похожий, но часть возможностей сокращена: там нет полноценных штатных расписаний в некоторых редакциях и кадровых отчётов. Если вы работаете в Бухгалтерии, ориентируйтесь на разделы про документ «Приём на работу» — логика та же.

Перед началом проверьте, что у вас есть права на кадровые документы (роль кадровика или расчётчика), заполнены сведения об организации и при необходимости настроено штатное расписание. Без этого документ приёма либо не проведётся, либо создастся с пустыми реквизитами.

Подготовка: что должно быть настроено до приёма сотрудника

Кадровый документ ссылается на справочники, поэтому сначала убедитесь, что они заполнены. Откройте карточку организации и проверьте ИНН, КПП, регистрационные данные для отчётности — они подтянутся в приказ и в отчёты по сотруднику.

Проверьте справочник подразделений и должностей: нужная позиция должна существовать до оформления приёма. Если ведётся штатное расписание (настройка «Настройка → Реквизиты и настройки → Штатное расписание»), позиция создаётся именно там, и приём оформляется на конкретную ставку штатного расписания.

Также заранее заведите график работы сотрудника (например, пятидневка) в разделе «Настройка → Графики работы сотрудников». Без графика программа не сможет корректно считать норму времени, и при расчёте зарплаты появятся ошибки или нулевые начисления.

Шаг 1. Создание физического лица

В ЗУП сотрудник всегда связан с физическим лицом — отдельным элементом справочника. Это позволяет вести единую карточку человека, даже если он увольнялся и принимался повторно или работает по совместительству в нескольких организациях.

Откройте «Кадры → Сотрудники» и нажмите «Создать». Если человек раньше работал в компании, программа при вводе ФИО и даты рождения предложит выбрать существующее физлицо — не создавайте дубликат, иначе отчётность по НДФЛ и страховым взносам раздвоится, и исправлять это придётся вручную.

Заполните личные данные: СНИЛС, ИНН (если есть), данные паспорта, дату рождения, пол, адрес регистрации. Эти сведения обязательны для отчётов ЕФС-1, персонифицированных сведений о физлицах и 6-НДФЛ. Отсутствие СНИЛС не помешает провести приём, но заблокирует отправку отчётности.

Шаг 2. Оформление документа «Приём на работу»

Самый быстрый путь: «Кадры → Приёмы на работу → Создать» или кнопка «Принять на работу» из списка сотрудников. Откроется документ с несколькими вкладками, которые нужно заполнить последовательно.

На основной вкладке укажите организацию, дату приёма, подразделение, должность (или позицию штатного расписания), количество ставок и вид занятости — основное место работы или совместительство. Дата приёма определяет, с какого дня человек начнёт попадать в табель и расчёт зарплаты.

Далее заполните условия оплаты: назначьте начисление (обычно «Оплата по окладу» или «Оплата по часовому тарифу») и укажите размер. Если организация платит надбавки или доплаты, добавьте их в таблицу начислений сразу — потом их можно изменить только кадровым переводом или документом изменения оплаты.

1. 1
   Создайте физическое лицо и заполните паспортные данные, СНИЛС, ИНН
2. 2
   Откройте «Кадры → Приёмы на работу → Создать»
3. 3
   Укажите организацию, дату приёма, подразделение, должность, вид занятости
4. 4
   Назначьте начисление и размер оклада, добавьте надбавки
5. 5
   Проверьте график работы и условия трудового договора
6. 6
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-1
7. 7
   Проверьте, что сотрудник появился в списке и в расчёте зарплаты

Шаг 3. Договор, график и дополнительные условия

В документе приёма есть блок «Трудовой договор»: укажите номер и дату договора, срок (бессрочный или срочный с датой окончания), испытательный срок при необходимости. Эти данные попадут в приказ и в отчёт ЕФС-1 о приёме.

Проверьте назначенный график работы. По умолчанию программа может подставить график из настроек организации, но для сменных сотрудников или неполного рабочего времени его нужно выбрать вручную. Для неполной ставки укажите долю ставки (0,5 и т.п.) — от этого зависит расчёт оклада пропорционально отработанному времени.

Если сотрудник принимается на время отсутствия основного работника (декретный отпуск), отметьте это в документе — программа автоматически прекратит начисления замещающему, когда основной сотрудник выйдет, и не даст превысить ставку по штатному расписанию.

Шаг 4. Проведение документа и печать приказа

После заполнения нажмите «Провести». Если программа выдаёт ошибку — читайте текст: чаще всего не заполнен обязательный реквизит, нет свободной ставки в штатном расписании или дата приёма попадает в закрытый период (после расчёта зарплаты за прошлый месяц).

Из проведённого документа распечатайте приказ о приёме: кнопка «Печать → Приказ о приёме (Т-1)». Унифицированная форма Т-1 необязательна к применению, но встроена в 1С и принимается проверяющими; при желании можно использовать свою форму, утверждённую в организации.

Подписанный приказ и трудовой договор храните в бумажном или электронном кадровом архиве. В программе документ остаётся основанием для всех последующих кадровых событий: переводов, отпусков, увольнения.

Проверка результата: как убедиться, что всё оформлено правильно

Откройте список «Кадры → Сотрудники» и найдите нового человека: карточка должна показывать текущее место работы, подразделение и должность. Если сотрудник есть в списке, но поля пустые — документ приёма не проведён или проведён на другую организацию.

Затем создайте тестовый документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц приёма и нажмите «Заполнить»: новый сотрудник должен попасть в таблицу с пропорциональным окладом за отработанные дни. Если его нет — проверьте дату приёма, график работы и назначенное начисление.

Наконец, проверьте отчётность: в отчёте ЕФС-1 (раздел о приёме/увольнении) и в персонифицированных сведениях сотрудник должен появиться автоматически. Отчёт о приёме в Пенсионный фонд (форма ЕФС-1, подраздел 1.1) нужно сдать не позднее следующего рабочего дня после издания приказа — это самый сжатый срок в кадровой отчётности, пропуск грозит штрафом.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка сотрудника

Норма

Видны подразделение, должность, дата приёма

Тревожный признак

Поля пустые или сотрудника нет в списке

Начисление зарплаты

Норма

Сотрудник заполняется в документ с окладом пропорционально дням

Тревожный признак

Сотрудник не попадает в начисление или сумма нулевая

Отчётность ЕФС-1

Норма

Событие «Приём» формируется автоматически

Тревожный признак

Сотрудник отсутствует в отчёте, ошибки проверки СНИЛС

Особые сценарии: совместительство, ГПХ и бюджетные организации

При приёме внешнего совместителя выберите вид занятости «Внешнее совместительство» — ставка обычно не более 0,5, а в отчётах человек будет отражаться отдельно от основного места работы. Внутреннее совместительство оформляется как дополнительный сотрудник у того же физлица, а не как второй приём с нуля.

Работники по договору ГПХ в ЗУП оформляются отдельным документом «Договор подряда» (или «Приём на работу» с видом договора ГПХ в зависимости от версии), а не стандартным приёмом: им не положены отпуска и больничные по трудовым правилам, но взносы и НДФЛ начисляются. Не оформляйте ГПХ через обычный приём — это исказит кадровую статистику и права работника.

В конфигурациях для бюджетных учреждений (1С:Зарплата и кадры государственного учреждения) добавляются поля: категория персонала, классный чин, вид тарификации. Порядок действий тот же, но перед приёмом проверьте штатное расписание по бюджетным позициям — контроль там обычно жёстче.

Частые вопросы

Можно ли принять сотрудника без СНИЛС?

Технически документ приёма проведётся, но сдать отчётность (ЕФС-1, персонифицированные сведения) без СНИЛС невозможно. Запросите у человека СНИЛС до дня приёма или при оформлении. Если сотрудник получает СНИЛС впервые, работодатель может подать за него сведения через ЕФС-1.

Как оформить приём задним числом?

Введите документ реальной датой приёма, но учтите: если период уже закрыт расчётом зарплаты и сданы отчёты, потребуется перерасчёт начислений, удержаний и корректирующие формы 6-НДФЛ и расчёта по взносам. Перед таким действием сделайте резервную копию базы и оцените объём корректировок.

Почему сотрудник не попадает в начисление зарплаты?

Проверьте три вещи: проведён ли документ приёма, назначено ли плановое начисление в документе и указан ли график работы. Также убедитесь, что дата приёма не позже расчётного периода и сотрудник не уволен другим документом, введённым раньше по времени.

Чем приём в 1С:Бухгалтерии отличается от ЗУП?

В Бухгалтерии кадровый блок упрощён: есть документ «Приём на работу» и печать приказа, но нет полноценного штатного расписания с контролем ставок, сложных графиков и кадровой аналитики. Для полного кадрового учёта и отчётности по сотрудникам предназначена ЗУП; Бухгалтерия подходит, когда сотрудников мало и учёт простой.

Нужно ли заново заводить человека, если он работал раньше?

Нет. При вводе ФИО и даты рождения программа предложит выбрать существующее физическое лицо — выберите его и оформите новый документ приёма. Так сохранится история предыдущих периодов работы, и отчётность по этому человеку будет консолидироваться корректно.

Как оформить приём на 0,5 ставки?

В документе приёма укажите количество ставок 0,5 и выберите график неполного рабочего времени (или график по норме пятидневки с оплатой пропорционально ставке — в зависимости от того, как человек фактически работает). Размер оклада указывайте полный по позиции — программа сама рассчитает половину при начислении.