Как принять уволенного сотрудника в 1С

Повторный приём сотрудника, который раньше работал в компании и был уволен, — частая ситуация в кадровом учёте. Главная ошибка в этом случае — завести новую карточку физического лица вместо использования уже существующей. Дубли физлиц ломают отчётность по НДФЛ и страховым взносам: доходы одного человека распределяются по двум карточкам, вычеты применяются некорректно, а персонифицированные сведения расходятся с данными ФНС и СФР.

Правильный сценарий в 1С выглядит так: находим существующую карточку физического лица, проверяем актуальность персональных данных и создаём новый документ «Приём на работу», привязанный к этой карточке. Никаких специальных документов «повторного приёма» в типовых конфигурациях нет — используется стандартный кадровый документ, но с рядом нюансов.

Ниже разобран порядок действий для 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) 3.1 и 1С:Бухгалтерии 8.3, а также проверки, которые стоит выполнить до и после оформления, чтобы не испортить учёт.

Найдите карточку физического лица и проверьте данные

Первый шаг — убедиться, что физическое лицо действительно есть в базе. В 1С:ЗУП откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и найдите человека по фамилии. Если сотрудник уволен, он может не отображаться в списке по умолчанию: включите показ уволенных через команду «Ещё» → «Показывать уволенных» или снимите отбор «Работающие».

Откройте карточку и сверьте ключевые данные с документами, которые сотрудник принёс при повторном трудоустройстве:

• ФИО — если человек сменил фамилию (например, после брака), внесите новую фамилию через историю изменения ФИО, указав дату, с которой она действует;
• ИНН и СНИЛС — эти номера не меняются, но проверьте, что они заполнены и совпадают с документами;
• паспортные данные — если паспорт заменён, обновите сведения о документе, удостоверяющем личность;
• адрес регистрации и телефон — при изменении внесите актуальные значения.

Если поиск по фамилии ничего не дал, поищите по ИНН или СНИЛС в справочнике «Физические лица» (раздел «Настройка» → «Физические лица» или через полный список справочников). Возможно, карточка заведена с ошибкой в фамилии, и создание новой породит дубль.

Оформите документ приёма на работу

Когда карточка найдена и проверена, создайте документ «Приём на работу»: в ЗУП это «Кадры» → «Приёмы на работу» → «Создать», в 1С:Бухгалтерии — «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → «Приём на работу». В поле «Сотрудник» выберите существующего уволенного сотрудника из справочника — программа подтянет связанную карточку физлица автоматически.

Заполните документ как обычный приём:

• дата приёма и подразделение;
• должность и график работы;
• условия оплаты — оклад, надбавки, районный коэффициент;
• вид занятости — основное место работы или совместительство;
• при необходимости — испытательный срок и условия трудового договора.

Обратите внимание: программа может предложить данные из предыдущего приёма (должность, график). Не копируйте их бездумно — условия нового трудового договора могут отличаться. Проверьте, что начисления и график соответствуют именно новому договору.

1. 1
   Включите показ уволенных в списке сотрудников и найдите карточку человека
2. 2
   Сверьте и при необходимости обновите ФИО, ИНН, СНИЛС, паспортные данные
3. 3
   Создайте документ «Приём на работу» на найденного сотрудника
4. 4
   Заполните подразделение, должность, график и начисления по новому договору
5. 5
   Проверьте заявление на вычеты НДФЛ и статус налогоплательщика
6. 6
   Проведите документ и сформируйте печатную форму приказа (Т-1)
7. 7
   Проверьте отсутствие дублей физлица и корректность данных в отчётах

Проверьте налоговый статус и вычеты по НДФЛ

Вычеты на детей и другие стандартные вычеты при увольнении не сохраняются автоматически на новый приём — их действие привязано к периоду работы. После повторного приёма сотрудник должен заново подать заявление на вычеты, а вы — ввести его в программу: в карточке сотрудника по ссылке «Налог на доходы» или документом «Заявление на вычеты НДФЛ».

Проверьте также статус налогоплательщика (резидент/нерезидент). Если за время между увольнением и повторным приёмом человек долго находился за границей, статус мог измениться, и ставка НДФЛ будет другой. Статус задаётся в карточке физлица в разделе данных о гражданстве и статусе.

Важный нюанс: поскольку физлицо одно и то же, НДФЛ считается нарастающим итогом по всем доходам года — включая те, что были начислены до увольнения. Если человек уволился и вернулся в том же календарном году, программа корректно учтёт ранее удержанный налог, но только при условии, что вы не создали дубль карточки.

Особые сценарии: совместительство и другая организация

Приём в другую организацию той же базы

Если в одной информационной базе ведётся несколько организаций, а сотрудник был уволен из одной и принимается в другую, карточка физлица всё равно остаётся единой. Создайте приём на работу в новой организации, выбрав того же человека. Программа создаст новую запись сотрудника, привязанную к той же карточке физического лица — это правильно и дублём не считается.

Приём по совместительству к работающему

Если человек не уволен, а принимается дополнительно по внутреннему совместительству, логика та же: новый документ приёма на то же физлицо с видом занятости «Внутреннее совместительство». В справочнике «Сотрудники» появится вторая строка — это нормально, у одного физлица может быть несколько сотрудников.

Сотрудник уволен в архивной базе после перехода на новую программу

Если компания переехала с другой программы (например, с ЗУП 2.5 на ЗУП 3.1) и старые данные перенесены не полностью, карточки уволенного может не быть. В этом случае заведите физлицо вручную, максимально точно заполнив ИНН, СНИЛС и паспортные данные — именно по ним контролирующие органы связывают отчётность. Проверьте, что в новой базе нет частично перенесённого дубля.

Сравнение подходов

Приём на существующую карточку

Правильный способ: единая история физлица, корректный НДФЛ нарастающим итогом, чистая отчётность

Создание новой карточки физлица

Грубая ошибка: дубль в отчётах, разрыв доходов, риск неверных вычетов и уточнённых расчётов

Восстановление через отмену увольнения

Подходит только если увольнение было ошибочным и человек фактически не прекращал работу; для реального повторного найма не применяется

Проверьте результат после оформления

После проведения документа убедитесь, что всё отразилось корректно. Откройте список сотрудников: человек должен отображаться как работающий, с новой датой приёма, подразделением и должностью. Сформируйте печатную форму приказа о приёме (Т-1) прямо из документа и сверьте её с трудовым договором.

Затем проверьте расчётную часть: в документе «Начисление зарплаты и взносов» за первый месяц работы сотрудник должен подобраться автоматически, начисления — соответствовать новому договору, а вычеты — применяться только при наличии свежего заявления. Если сотрудник работал неполный месяц, оклад должен рассчитаться пропорционально отработанным дням по графику.

Финальная проверка — отчётность. Сформируйте справку о доходах по этому физлицу (бывшая 2-НДФЛ) или анализ НДФЛ: все доходы года должны быть собраны в одной карточке, без разрывов и дублей.

Контрольные точки

Как проверить результат

Список сотрудников

Норма

Одна строка физлица, статус «работает», новые подразделение и должность

Тревожный признак

Две карточки одного человека или сотрудник не отображается как работающий

Справка о доходах (НДФЛ)

Норма

Все доходы года в одной карточке, вычеты по заявлению

Тревожный признак

Доходы разорваны между двумя записями, налог посчитан неверно

Начисление зарплаты за первый месяц

Норма

Сотрудник подбирается автоматически, расчёт пропорционален отработанному времени

Тревожный признак

Сотрудник не попадает в документ или начисления со старого места работы

Типичные ошибки при повторном приёме

Большинство проблем при повторном приёме связано не с самим документом, а с подготовкой данных. Разберём самые частые ошибки и их последствия.

Отдельно предостережём от соблазна «отменить увольнение», чтобы не заводить приём. Это допустимо только если увольнение было оформлено ошибочно и человек продолжал работать. Если же трудовые отношения реально прекращались, отмена документа исказит стаж, данные для СФР и кадровую историю — а при проверке такие манипуляции выглядят как подделка кадровых документов.

Перед повторным приёмом полезно сформировать по сотруднику справку с предыдущего места работы внутри программы и сверить дату увольнения с трудовой книжкой или сведениями о трудовой деятельности. Если в базе дата увольнения отличается от реальной, сначала исправьте старый документ — иначе новый приём может пересечься с периодом предыдущей работы и вызвать ошибки в отчётах.

Частые вопросы о повторном приёме в 1С

Можно ли принять сотрудника, если он уволен в прошлом году?

Да, ограничений по срокам нет. Найдите карточку физлица (включив показ уволенных), актуализируйте персональные данные и оформите обычный документ «Приём на работу». Если приём в новом календарном году, доходы прошлых лет на расчёт НДФЛ уже не влияют.

Что делать, если в базе два дубля физлица, а приём уже оформлен?

Используйте штатную обработку «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование» → «Обслуживание»): объедините карточки в одну, выбрав правильную как основную. После объединения перепроведите кадровые и расчётные документы сотрудника и пересформируйте отчётность по НДФЛ и взносам за затронутые периоды.

Нужно ли заново подавать сведения в СФР при повторном приёме?

Да. Приём на работу — отдельное кадровое событие, по нему подаются сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС-1 с указанием кадрового мероприятия) независимо от того, работал человек у вас раньше или нет. В ЗУП документ формируется из журнала отчётов по СФР после проведения приёма.

Сохранятся ли остатки отпусков с прошлого периода работы?

При увольнении сотруднику выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск, поэтому остатки обнуляются. После повторного приёма право на отпуск начисляется заново с новой даты приёма. Проверьте, что в карточке сотрудника нет «хвостов» по отпускам — если компенсация при увольнении была рассчитана неверно, сначала исправьте старый расчёт.

Сотрудник возвращается на ту же должность — можно ли скопировать старый приём?

Технически можно создать документ копированием, но делать это стоит с осторожностью: обязательно замените дату приёма, проверьте оклад (он мог проиндексироваться), график и условия договора. Копирование удобно только как шаблон, а не как готовое решение.