Другое · 9 мин
Как принять сотрудника на работу в 1С
Как оформить приём сотрудника в 1С:ЗУП: создание физлица, документ «Приём на работу», вычеты, договор ГПХ и проверка данных. Пошаговая инструкция.
Оформление приёма сотрудника в 1С:ЗУП состоит из трёх этапов: создания карточки физического лица, заполнения документа «Приём на работу» и проверки того, как данные отразились в кадровых отчётах и будущих начислениях. Если пропустить или неверно заполнить хотя бы один реквизит — дату приёма, график работы или подразделение — ошибки проявятся позже: в расчёте зарплаты, среднего заработка, отчётности в СФР и статистику.
Статья описывает порядок действий в типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1). В 1С:Бухгалтерии и «Управлении нашей фирмой» механика похожа, но часть возможностей (подробные графики, штатное расписание) ограничена. Перед началом работы убедитесь, что у вашей учётной записи есть права кадровика или расчётчика, иначе часть документов будет недоступна.
Подготовка: что проверить до создания документа
Прежде чем заводить сотрудника, соберите исходные данные: паспорт, СНИЛС, ИНН (при наличии), реквизиты трудового договора, дату выхода, должность, размер оклада или тарифа, график работы. Также определите, на какую организацию оформляется приём, если в базе ведётся учёт по нескольким юрлицам или ИП.
Проверьте настройки учётной политики: в разделе «Настройка» → «Организации» должны быть заполнены реквизиты работодателя, а в «Настройка» → «Реквизиты и настройки» определено, ведётся ли штатное расписание и контролируется ли соответствие приёмов штатной расстановке. Если контроль включён, приём на вакантную позицию, которой нет в штатном расписании, программа не проведёт.
Создание карточки физического лица
Физическое лицо — базовый справочник, отдельный от сотрудника. Один человек может быть принят в несколько организаций или несколько раз, но карточка физлица у него одна. Откройте «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать», либо сразу создайте документ приёма и добавьте сотрудника из него — программа предложит завести новое физлицо.
Заполните ФИО, дату рождения, пол, СНИЛС и ИНН. Программа проверяет СНИЛС на корректность по контрольному числу: если номер введён с ошибкой, появится предупреждение. В табличных частях карточки укажите документ, удостоверяющий личность (обычно паспорт РФ с серией, номером, датой выдачи и кем выдан), адрес регистрации и фактического проживания, контактные телефоны.
Перед сохранением запустите поиск дублей: «Ещё» → «Найти дубли» или просто начните вводить ФИО — программа сама покажет похожих людей. Дубль физлица — одна из самых неприятных ошибок: страховые взносы и НДФЛ начнут считаться по двум «разным» людям, и отчётность развалится.
Оформление документа «Приём на работу»
Основной документ находится в разделе «Кадры» → «Приёмы на работу» → «Создать». Укажите организацию, сотрудника (выбрав созданное физлицо), дату приёма и дату выхода на работу — они могут различаться, если договор подписан заранее. Проверьте номер документа: он станет номером приказа о приёме.
На вкладке «Главное» заполните подразделение, должность и количество ставок (1, 0,5 и т.д.). Если ведётся штатное расписание, выбирайте позицию из него — тогда оклад и надбавки подтянутся автоматически. Поле «Вид занятости» критично: «Основное место работы», «Совместительство внутреннее» или «Внешнее совместительство» влияют на расчёт НДФЛ, лимиты по больничным и отчётность.
На вкладке «Оплата труда» проверьте список начислений: оклад по дням или по часам, районный коэффициент, надбавки. Здесь же укажите график работы сотрудника — без него программа не сможет рассчитать норму времени. Если графика нет в справочнике, создайте его заранее в «Настройка» → «Графики работы сотрудников».
На вкладке «Трудовой договор» внесите номер и дату договора, срок (бессрочный или срочный с указанием основания), условия испытательного срока. Эти данные попадут в печатную форму приказа Т-1 и в отчёт ЕФС-1 при кадровых событиях.
- 1Создайте карточку физического лица и проверьте отсутствие дублей по ФИО и СНИЛС
- 2Откройте «Кадры» → «Приёмы на работу» → «Создать», укажите организацию и сотрудника
- 3Заполните дату приёма, подразделение, должность (позицию штатного расписания), вид занятости и количество ставок
- 4На вкладке «Оплата труда» проверьте начисления и назначьте график работы
- 5Заполните данные трудового договора и испытательного срока
- 6Проведите документ, распечатайте приказ Т-1 и проверьте сотрудника отчётом «Штатные сотрудники»
Настройка НДФЛ и вычетов
Сразу после приёма проверьте статус налогоплательщика: в карточке сотрудника по ссылке «Налог на доходы» укажите статус «Резидент» или иной применимый. От этого зависит ставка НДФЛ. Также здесь отражается право на стандартные вычеты — например, на детей.
Если сотрудник принёс заявление на вычет, оформите документ «Заявление на вычеты НДФЛ» (раздел «Налоги и взносы»). Укажите вид вычета, количество детей и месяц начала применения. Без заявления вычет предоставлять нельзя, даже если о детях известно из личной беседы.
Проверьте также заполнение данных для СФР: в карточке физлица должны быть корректные СНИЛС и документ, удостоверяющий личность. По принятому сотруднику нужно сдать подраздел ЕФС-1 с кадровым событием «Приём» в установленный законом срок — программа формирует его в разделе «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность».
Приём по договору ГПХ
Для подрядчиков и исполнителей используется не «Приём на работу», а документ «Договор ГПХ» (раздел «Зарплата» или «Кадры» → «Договоры ГПХ», в зависимости от настроек). Предварительно в настройках расчёта зарплаты должен быть включён флаг использования договоров ГПХ.
В документе указывают физлицо, организацию, период действия договора, сумму вознаграждения и способ отражения в учёте. По договорам ГПХ начисляются взносы на пенсионное и медицинское страхование, но не начисляются взносы на случай временной нетрудоспособности (кроме добровольных), а отпуск и больничный за счёт работодателя не положены.
Трудовой договор или ГПХ
Штатная работа с графиком, окладом, отпуском и больничными. Полный пакет взносов, кадровые отчёты ЕФС-1, запись в трудовую книжку.
Разовые работы или услуги с конкретным результатом. Нет графика, отпусков и пособий по нетрудоспособности, но взносы на ОПС и ОМС начисляются. Нельзя использовать для маскировки постоянных трудовых отношений.
Проверка результата после приёма
После проведения документа убедитесь, что сотрудник корректно отображается в учёте. Откройте отчёт «Штатные сотрудники» или «Списки сотрудников» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты») на дату приёма: сотрудник должен значиться в нужном подразделении, на правильной должности и ставке.
Сформируйте пробный документ «Начисление зарплаты и взносов» за первый месяц работы сотрудника и проверьте, что он заполняется автоматически, норма времени соответствует графику, а оклад считается пропорционально отработанным дням. Если сотрудник не попадает в заполнение — чаще всего не назначен график или дата приёма позже расчётного периода.
Дополнительно проверьте печатную форму приказа о приёме (Т-1) из документа: в ней должны быть корректные ФИО, должность, условия оплаты и характер работы. Ошибки в приказе проще исправить до подписания, чем переиздавать кадровый документ задним числом.
Как проверить результат
Сотрудник есть в списке, подразделение, должность и ставка верны
Сотрудника нет или данные не совпадают с приказом
Сотрудник подтягивается автоматически, норма дней по графику
Строка не заполняется или норма равна нулю
Одна карточка на человека, СНИЛС и паспорт заполнены
Найдены дубли или пустые обязательные поля
Частые вопросы
Можно ли оформить приём задним числом?
Технически программа позволяет провести приём прошлой датой. Но если за этот период уже рассчитана зарплата или сдана отчётность, потребуется пересчёт и корректировочные формы. Оформляйте документ до закрытия расчётного периода.
Сотрудник принят, но не попадает в расчёт зарплаты. В чём причина?
Чаще всего не назначен график работы в документе приёма, дата приёма позже расчётного месяца либо документ не проведён. Проверьте также, что в начислении оклада корректно задан способ расчёта.
Как оформить внутреннего совместителя?
Создаётся новый сотрудник на то же физическое лицо с видом занятости «Внутреннее совместительство». Новое физлицо заводить не нужно — выберите существующее, чтобы НДФЛ считался суммарно.
Обязательно ли вести штатное расписание для приёма?
Нет, его можно отключить в настройках кадрового учёта. Тогда должность и оклад вводятся вручную в приёме. Но для организаций с несколькими сотрудниками штатное расписание упрощает контроль окладов и вакансий.
Что делать, если ошибся в дате приёма?
Если зарплата ещё не рассчитана, исправьте дату прямо в документе и перепроведите его. Если расчёт уже выполнен, сначала отмените начисления за затронутый период, исправьте приём и пересчитайте зарплату заново.
Нужно ли отдельно вводить данные для ЭДО с СФР?
Отдельного документа не требуется: подраздел ЕФС-1 по событию «Приём» формируется из данных кадрового документа. Важно, чтобы в карточке физлица были корректные СНИЛС и документ, удостоверяющий личность.