Как правильно заполнить стаж в 1С ЗУП

Стаж в 1С ЗУП влияет на два критичных расчёта: процент оплаты больничного листа и размер надбавки за выслугу лет. Если данные о стаже не введены или введены с ошибкой, программа рассчитает пособие по минимальному проценту, а надбавку не начислит вовсе. Поэтому заполнение стажа — обязательный этап при приёме сотрудника на работу и при миграции данных из других учётных систем.

В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» предусмотрено несколько видов стажа: страховой стаж для оплаты больничных, стаж для надбавки за выслугу лет, стаж на вредных и особых условиях труда, педагогический, медицинский и другие специальные стажи. Каждый вид хранится отдельно и используется своими механизмами расчёта.

Данные о стаже вводятся в карточке физического лица и в документе «Приём на работу». Программа умеет автоматически наращивать стаж от даты приёма, но исходное значение на момент трудоустройства кадровик должен ввести вручную на основании трудовой книжки, справок и сведений о трудовой деятельности.

Какие виды стажа используются в 1С ЗУП

Прежде чем вводить данные, нужно понять, какой именно стаж требуется. Страховой стаж для оплаты больничных пособий определяет процент среднего заработка при расчёте пособия по временной нетрудоспособности. Он считается по правилам, установленным законодательством о социальном страховании, и включает периоды работы по трудовым договорам, госслужбы и иные периоды, за которые уплачивались взносы.

Стаж для надбавки за выслугу лет используется, если в организации установлена процентная или суммовая надбавка, зависящая от непрерывной работы. Шкала такой надбавки настраивается в учётной политике, а сам стаж ведётся по каждому сотруднику индивидуально.

Отдельно ведутся специальные стажи: на работах с вредными и особо вредными условиями труда, педагогический, медицинский, стаж государственной и муниципальной службы. Эти сведения нужны для персонифицированной отчётности и для расчёта досрочных пенсионных прав.

Где в программе хранятся сведения о стаже

Основное место хранения — карточка физического лица. Откройте раздел «Кадры», затем «Сотрудники» или «Физические лица», найдите нужного человека и перейдите по ссылке «Трудовая деятельность». Здесь отображаются все записи о приёмах, переводах и увольнениях, а также виды стажа, ведущиеся по этому человеку.

Второй путь — документ «Приём на работу». При оформлении приёма можно сразу указать страховой стаж на дату приёма и стаж для надбавки за выслугу лет. Это удобно, когда данные из трудовой книжки уже подготовлены и вводятся одновременно с кадровым документом.

Обратите внимание: стаж привязан к физическому лицу, а не к сотруднику как элементу справочника. Если у одного человека несколько мест работы в базе (основное и внутреннее совместительство), вводить стаж дважды не нужно — данные будут общими.

Как ввести страховой стаж для больничных

Откройте карточку физического лица и перейдите по ссылке «Страхование» или найдите поле «Страховой стаж для оплаты больничных листов» в разделе трудовой деятельности. Нажмите на ссылку редактирования и в открывшейся форме укажите дату отсчёта стажа и стаж на эту дату в годах, месяцах и днях.

Дату отсчёта обычно устанавливают на дату приёма в вашу организацию. Стаж на эту дату рассчитывают по трудовой книжке: суммируют все периоды работы у предыдущих работодателей, службы и иные включаемые периоды. С момента приёма программа будет наращивать стаж автоматически при расчёте каждого больничного.

Проверить, какой стаж учтёт программа, можно прямо в документе «Больничный лист»: на вкладке «Оплата» отображается рассчитанный стаж и процент оплаты. Если стаж не заполнен, программа применит минимальный процент и выдаст предупреждение.

1. 1
   Откройте карточку физического лица через раздел «Кадры»
2. 2
   Перейдите по ссылке «Трудовая деятельность» или «Страхование»
3. 3
   Найдите вид стажа «Страховой стаж для оплаты больничных листов»
4. 4
   Укажите дату отсчёта — как правило, дату приёма на работу
5. 5
   Введите стаж на эту дату в годах, месяцах и днях по трудовой книжке
6. 6
   Запишите изменения и проверьте расчёт на тестовом больничном листе

Как заполнить стаж для надбавки за выслугу лет

Если в организации начисляется надбавка за выслугу, сначала убедитесь, что начисление настроено: в разделе «Настройка» — «Начисления» должен существовать вид расчёта со шкалой зависимости от стажа. Без настроенного начисления введённый стаж ни на что не повлияет.

Сам стаж вводится в карточке физического лица аналогично страховому: выберите вид стажа «Стаж на надбавку за выслугу лет», укажите дату отсчёта и накопленный стаж на эту дату. Если выслуга считается только по работе в вашей организации, стаж на дату приёма равен нулю, а дата отсчёта совпадает с датой приёма.

При расчёте зарплаты программа определяет стаж на дату начисления, находит соответствующую ступень шкалы и применяет нужный процент. Если надбавка не рассчиталась, проверьте три вещи: назначено ли начисление сотруднику в кадровом документе, заполнен ли стаж и корректно ли задана шкала в настройках начисления.

Специальные стажи и персонифицированный учёт

Стаж на вредных и особых условиях труда рассчитывается программой автоматически на основании штатного расписания и данных о позициях сотрудника. Для этого в позиции штатного расписания должны быть указаны коды особых условий труда и основания досрочной пенсии. Ручной ввод здесь обычно не требуется — важно корректно настроить должности.

Педагогический, медицинский и иные отраслевые стажи вводятся в карточке физического лица по аналогии со страховым: выбирается соответствующий вид стажа, указывается дата отсчёта и значение. Эти данные используются в отчётности и при расчёте отраслевых надбавок, если они настроены.

При подготовке сведений персонифицированного учёта программа собирает стаж автоматически, но только при условии, что кадровые документы оформлены корректно и позиции содержат нужные коды. Перед сдачей отчётности сверьте стажевые периоды с трудовыми книжками сотрудников.

Как проверить правильность заполнения

Самый надёжный способ проверки страхового стажа — создать тестовый документ «Больничный лист» и посмотреть, какой стаж и процент оплаты подтянула программа. Сравните результат с расчётом по трудовой книжке. После проверки тестовый документ пометьте на удаление, чтобы он не попал в отчётность.

Для надбавки за выслугу проверка выполняется через документ «Начисление зарплаты и взносов»: подберите сотрудника и убедитесь, что надбавка рассчиталась с ожидаемым процентом. Если сумма не соответствует шкале, откройте расшифровку расчёта — программа показывает, какой стаж был учтён.

Дополнительно используйте отчёты по стажам, доступные в разделе «Кадры» — «Кадровые отчёты». Они позволяют вывести список сотрудников с пустым стажем и быстро найти тех, кому данные не введены.

Контрольные точки

Как проверить результат

Стаж в больничном листе

Норма

Отображаются годы, месяцы, дни и корректный процент оплаты

Тревожный признак

Стаж пустой или процент минимальный при очевидно большом стаже

Надбавка за выслугу в расчёте зарплаты

Норма

Надбавка начислена с процентом по шкале

Тревожный признак

Строка надбавки отсутствует или сумма нулевая

Отчёт по стажам сотрудников

Норма

У всех принятых сотрудников заполнены нужные виды стажа

Тревожный признак

В списке есть сотрудники с пустыми значениями

Ограничения и когда нужна помощь специалиста

Самостоятельный ввод стажа безопасен при разовых операциях: приём нового сотрудника, исправление одной записи. Но при массовой миграции данных из другой программы или при исправлении стажей задним числом по десяткам сотрудников лучше привлечь специалиста по 1С — ошибки затронут уже выплаченные пособия и могут привести к претензиям при проверках.

Отдельная сложность — расчёт страхового стажа по нестандартным периодам: работа по совместительству, периоды ухода за ребёнком, служба по контракту, работа у ИП без оформления записей. В таких случаях сначала определите, включается ли период в стаж по правилам законодательства, и только потом вносите данные в программу.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли вводить стаж, если сотрудник принят впервые и трудовой книжки нет?

Да, но значение будет нулевым. Укажите дату отсчёта — дату приёма, а стаж на эту дату оставьте равным нулю. Программа начнёт наращивать стаж автоматически с момента приёма.

Почему в больничном листе стаж пустой, хотя данные вводили?

Чаще всего стаж введён в карточке другого физического лица (при дублях в справочнике) или дата отсчёта установлена позже даты начала больничного. Проверьте карточку именно того физлица, которое указано в документе, и дату отсчёта стажа.

Как ввести стаж для сотрудника, принятого давно, если данные раньше не вводились?

Укажите в карточке физического лица дату отсчёта равной дате приёма, а стаж на эту дату рассчитайте по трудовой книжке и справкам за период до приёма. Работа в вашей организации будет учтена программой автоматически.

Влияет ли исправление стажа на уже сданную отчётность?

Страховой стаж для больничных в регулярную отчётность не входит, поэтому его исправление влияет только на последующие расчёты пособий. А вот изменение специальных стажей для персонифицированного учёта может потребовать подачи корректирующих сведений.

Можно ли загрузить стажи массово при переходе с другой программы?

Да, при штатной миграции из 1С:ЗУП предыдущих редакций или через типовые механизмы переноса данных стажи переносятся вместе с кадровыми сведениями. После переноса обязательно проверьте выборочно несколько сотрудников и сверьте расчёт больничных.