Как правильно заполнить штатное расписание в 1С:ЗУП

Штатное расписание в 1С:ЗУП — это не просто печатная форма Т-3, а полноценный механизм учёта: от него зависят приёмы на работу, кадровые переводы, расчёт зарплаты и отчётность по численности. Если штатка заполнена с ошибками, программа будет неправильно рассчитывать плановые начисления, а кадровые документы придётся корректировать вручную.

Документ «Штатное расписание» доступен в типовых конфигурациях 1С:Зарплата и управление персоналом и 1С:Комплексная автоматизация. Механика везде схожая: позиции создаются в справочнике, а изменения оформляются документами, чтобы сохранить историю на любую дату. Ниже — практический порядок действий от включения механизма до контроля результата.

Подготовка: включение механизма и проверка настроек

Перед первым заполнением проверьте, что механизм штатного расписания активен. Откройте «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Штатное расписание» и установите флаг ведения штатного расписания. Здесь же включаются опции: контроль соответствия кадровых документов штатке, учёт вилок окладов, использование разрядов и категорий.

Если организация уже работала в программе без штатки, подумайте, нужна ли история. Включение механизма «задним числом» потребует заполнить позиции на прошлые даты, иначе ранее оформленные приёмы будут конфликтовать с пустым расписанием. Безопаснее начать ведение штатки с текущей даты или с начала месяца.

Дополнительно проверьте настройку «Автоматически проверять соответствие штатному расписанию». Если она включена, программа не даст принять сотрудника на позицию, которой нет в штатке, или превысить количество ставок. Для большинства организаций эта проверка полезна, но на период первоначального заполнения её иногда временно отключают.

Создание первого штатного расписания

Первичное заполнение выполняется документом «Утверждение штатного расписания» (раздел «Кадры» → «Штатное расписание» → кнопка создания). Укажите организацию, дату утверждения и, при необходимости, номер приказа. Именно с даты документа позиции начинают действовать в программе.

Каждую строку добавляйте кнопкой «Добавить позицию». Позиция — это связка «подразделение + должность». Один и тот же специалист в разных подразделениях — это разные позиции штатки. Для каждой позиции укажите количество ставок: целое число или дробное значение (0,5, 0,25), если ведётся учёт неполных ставок.

Если организаций несколько, штатное расписание ведётся отдельно по каждой. Не пытайтесь объединить позиции разных юридических лиц в одном документе — программа этого не позволит, и это правильно с точки зрения кадрового учёта.

1. 1
   Включите ведение штатного расписания в настройках программы
2. 2
   Создайте документ «Утверждение штатного расписания» с датой начала действия
3. 3
   Добавьте позиции: подразделение, должность, количество ставок
4. 4
   Заполните по каждой позиции оклад и плановые начисления
5. 5
   Проверьте итоговый фонд оплаты труда по документу
6. 6
   Проведите документ и сформируйте печатную форму Т-3 для сверки

Заполнение позиции: оклад, надбавки и условия труда

В карточке позиции на вкладке «Оплата труда» задаётся тарифная ставка или оклад. Если в организации применяется «вилка» (минимум–максимум), включите соответствующую опцию в настройках и заполните оба значения. Помните: при приёме сотрудника программа подставит в кадровый документ значения из позиции, поэтому ошибка здесь разойдётся по всем будущим приёмам.

Плановые надбавки (за вредность, за стаж, районный коэффициент) добавляются в табличную часть начислений позиции. Заполняйте только те начисления, которые действительно закреплены за позицией по локальным актам. Персональные надбавки конкретного сотрудника в штатке не указывают — они назначаются кадровыми документами.

Поле «Условия труда» и особые условия (вредные, опасные) заполняйте аккуратно: от них зависят дополнительные взносы и отчётность. Если по должности проводилась спецоценка, сверяйте класс условий труда с картой СОУТ, а не заполняйте «на глаз».

Изменение и закрытие позиций

Любые корректировки действующей штатки — изменение оклада, количества ставок, переименование должности — оформляются документом «Изменение штатного расписания», а не редактированием старого документа задним числом. Только так в программе сохраняется корректная история: на любую дату можно сформировать штатку «как было».

Сокращение позиции выполняется тем же документом изменения: у позиции устанавливается дата закрытия. После закрытия принять сотрудника на эту позицию нельзя, но история и ранее оформленные документы не пострадают. Закрывайте позиции только после того, как все сотрудники с них уволены или переведены.

Индексацию окладов удобнее проводить документом «Изменение плановых начислений» с коэффициентом, а не ручной правкой каждой позиции. Это снижает риск арифметических ошибок и автоматически создаёт записи для расчёта среднего заработка.

Контроль и сверка результата

После заполнения сформируйте печатную форму Т-3 (кнопка «Печать» в документе или отчёт «Штатное расписание») и сверьте с бумажным приказом: количество позиций, ставок, оклады, итоговый месячный фонд. Расхождение хотя бы в одной строке — повод найти ошибку до начала приёмов.

Используйте отчёт «Занятые и свободные ставки» (или «Соответствие штатному расписанию»): он показывает позиции, на которых числится больше или меньше сотрудников, чем предусмотрено ставками. Это главный инструмент регулярного контроля после того, как штатка заработала.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма Т-3

Норма

Совпадает с утверждённым приказом по позициям, ставкам и ФОТ

Тревожный признак

Расхождения в окладах или количестве ставок

Отчёт по занятым ставкам

Норма

Занято не больше ставок, чем предусмотрено позицией

Тревожный признак

Превышение ставок или «висящие» сотрудники без позиции

Приём на работу

Норма

Начисления и оклад подставляются из позиции автоматически

Тревожный признак

Поля пустые или суммы приходится вводить вручную

Типичные ошибки при заполнении

Чаще всего проблемы возникают из-за дублирования позиций: кадровик создаёт новую позицию вместо использования существующей, и в штатке появляются две одинаковые строки. Перед добавлением позиции проверяйте справочник поиском по подразделению и должности.

Вторая массовая ошибка — указание оклада с учётом надбавок «итоговой суммой». Оклад и надбавки должны идти разными строками начислений, иначе нарушается расчёт доплат, среднего заработка и отчётность. Третья типичная проблема — забытые даты закрытия у сокращённых позиций, из-за чего штатка завышает плановую численность.

Частые вопросы

Можно ли вести штатное расписание без истории изменений?

Да, в настройках есть режим без хранения истории, но он подходит только для очень маленьких организаций. Практика показывает, что история нужна почти всегда: для споров с сотрудниками, проверок и анализа изменений ФОТ.

Как оформить совместителя в штатном расписании?

Отдельная позиция для совместителя не обязательна. Приём оформляется на ту же позицию с указанием доли ставки, если включён учёт неполных ставок. Контроль количества ставок при этом учитывает суммарную занятость.

Что делать, если зарплата уже начислялась, а штатку только вводим?

Вводите штатное расписание датой начала нового периода (месяца) и сверьте, что плановые начисления действующих сотрудников совпадают с позициями. Задним числом закрытые периоды лучше не трогать.

Почему при приёме не подставляется оклад из позиции?

Проверьте три вещи: позиция действует на дату приёма, в карточке позиции заполнена вкладка «Оплата труда», и в настройках не отключена связь кадровых документов со штатным расписанием.

Как массово проиндексировать оклады по всем позициям?

Используйте документ «Изменение плановых начислений» с коэффициентом индексации — он изменит начисления сотрудников и позиций одновременно. Ручная правка каждой строки штатки занимает больше времени и чревата арифметическими ошибками.