Как правильно заполнить графики работы в 1С

График работы в 1С:ЗУП — это основа расчета зарплаты, табеля и нормы рабочего времени. Если график заполнен с ошибкой, неверно посчитаются оклад за неполный месяц, доплаты за ночные часы, средний заработок и отпускные. Поэтому настройку графиков нельзя делать «на глаз»: каждый параметр влияет на деньги сотрудников и на отчетность.

Механизм един для большинства конфигураций на базе 1С:ЗУП 3: графики хранятся в справочнике «Графики работы сотрудников», привязываются к сотрудникам через кадровые документы, а производственный календарь задает праздники и переносы. Ниже разобран полный цикл — от заполнения календаря до проверки результата.

Подготовка: производственный календарь и учетная политика

Первое действие — проверить производственный календарь. Откройте раздел «Настройка» (или «Администрирование») → «Производственные календари» и убедитесь, что календарь заполнен на нужный год: будни, выходные, праздники и сокращенные предпраздничные дни. В типовой поставке календарь обновляется автоматически через интернет-сервис, но при работе без подключения его нужно заполнить вручную по кнопке «Заполнить по умолчанию» и скорректировать переносы.

Если в организации есть региональные праздники, создайте отдельный производственный календарь для региона — тогда графики сотрудников этого региона будут ссылаться на него, а общероссийский календарь останется нетронутым. Указать нужный календарь можно в свойствах самого графика работы.

Где находится справочник графиков и как создать новый

Графики создаются в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников» (в некоторых релизах — «Настройка» → «Предприятие» → «Графики работы»). Нажмите «Создать», задайте понятное наименование, например «Пятидневка 8–17» или «Смена 2/2 дневная». Название должно позволять отличить график в списке через полгода — избегайте «График 1», «Новый».

Далее откройте ссылку «Изменить свойства графика» — откроется форма настройки, где задается вся логика: способ заполнения, длительность рабочего дня, перерывы, учет праздников. Именно здесь допускается большинство ошибок, поэтому каждое поле стоит заполнять осознанно.

Настройка пятидневки и графика по дням недели

Для стандартной пятидневки выберите способ заполнения «По дням недели». Отметьте рабочие дни (понедельник–пятница), выходные оставьте пустыми. Установите флажок «Учитывать праздники» — тогда праздничные дни по производственному календарю автоматически станут нерабочими, а предпраздничные сократятся на час.

В таблице «Расписание работы» укажите время начала и окончания: например, с 9:00 до 18:00. Перерыв на обед добавляется отдельной строкой в таблице «Перерывы» — с 13:00 до 14:00. Программа сама вычтет перерыв из рабочего времени, и дневная норма составит 8 часов. Если обед не фиксированный, а сотрудник работает 8 часов без вычета, перерыв в расписании не добавляют.

1. 1
   Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников», создайте новый график
2. 2
   Выберите способ заполнения «По дням недели», отметьте Пн–Пт
3. 3
   Включите флажок «Учитывать праздники»
4. 4
   Заполните расписание: 9:00–18:00, перерыв 13:00–14:00
5. 5
   Проверьте итоговую норму часов за неделю — должно быть 40
6. 6
   Запишите график и назначьте сотрудникам кадровым документом

Настройка сменного графика (2/2, сутки через трое)

Сменные графики настраиваются через способ заполнения «По циклам произвольной длины». Сначала создайте шаблон цикла: например, для графика 2/2 цикл — «рабочий, рабочий, выходной, выходной». Для каждого рабочего дня цикла задайте свое расписание, если дневная и вечерняя смены различаются по времени.

Затем укажите дату отсчета цикла — день, с которого начинается последовательность. От этой даты зависит, какие дни конкретного месяца выпадут рабочими. Ошибка в дате отсчета — самая частая причина «съехавшего» графика: сотрудник фактически работает, а по программе у него выходной.

Для сменного режима обычно не включают флажок «Учитывать праздники» — сменщики работают и в праздники, а оплата за работу в праздник рассчитывается отдельно. При суммированном учете рабочего времени дополнительно проверьте, что в настройках учетной политики и в графике задан учетный период, иначе переработки не определятся корректно.

Неполное рабочее время

Для сотрудников на полставки или с сокращенной неделей создается отдельный график с реальным расписанием — например, 4 часа в день при пятидневке. В графике установите вид неполного рабочего времени («Неполный рабочий день» или «Сокращенная рабочая неделя») и укажите график нормы — полный график, относительно которого считается доля ставки. Без ссылки на график нормы программа не сможет правильно рассчитать пропорцию оклада.

Способы заполнения графика

По дням недели

Подходит для пятидневки, шестидневки и любых режимов с фиксированной неделей. Не подходит для плавающих смен.

По циклам произвольной длины

Для сменных режимов 2/2, сутки/трое и подобных. Требует точной даты отсчета цикла.

Индивидуальный график

Разовое изменение графика конкретному сотруднику на месяц документом «Индивидуальный график». Не заменяет основной график.

Назначение графика сотрудникам

Сам по себе созданный график ни на что не влияет — его нужно назначить сотруднику. При приеме на работу график указывается прямо в документе «Прием на работу» на вкладке с условиями оплаты. Если график меняется у уже работающего сотрудника, используйте документ «Кадровый перевод» или «Изменение графика работы списком сотрудников» (для массовой смены, например перевода целого отдела на новый режим).

Назначение оформляется только кадровым документом с датой. Просто отредактировать справочник недостаточно — программа хранит историю графиков, и расчет за прошлые периоды берет тот график, который действовал на тот момент. Не меняйте старый график «задним числом» в самом справочнике, если по нему уже рассчитана зарплата: создайте новый график и назначьте его документом.

Проверка результата и типичные ошибки

После настройки откройте график и нажмите «Проверить заполнение» либо просто посмотрите итоговую норму часов за месяц в форме графика. Сверьте норму пятидневки с производственным календарем — значения должны совпадать. Затем проверьте на тестовом сотруднике: заполните табель за месяц и убедитесь, что рабочие дни и часы соответствуют ожиданиям.

Отдельная ситуация — когда в табеле появляются дни, которых нет в графике, или наоборот. Обычно причина в том, что сотруднику назначен не тот график или кадровый перевод оформлен не с той даты. Проверить действующий график можно в карточке сотрудника по ссылке «Трудовой договор» либо через отчет «Штатное расписание» / «Графики работы сотрудников».

Частые вопросы

Как изменить график сотруднику с середины месяца?

Оформите документ «Кадровый перевод» или «Изменение графика работы» с датой, с которой действует новый режим. Программа рассчитает норму времени за месяц по двум графикам пропорционально периодам их действия.

Почему в табеле норма часов не совпадает с производственным календарем?

Чаще всего не обновлен производственный календарь на текущий год, в графике не установлен флажок «Учитывать праздники» или перерыв ошибочно включен в рабочее время. Проверьте эти три пункта в указанном порядке.

Нужно ли создавать отдельный график для сотрудника на 0,5 ставки?

Да. Создается график с фактическим расписанием (например, 4 часа в день), в нем указывается вид неполного времени и график нормы — полная пятидневка. Без этого программа не сможет корректно рассчитать долю оклада.

Как настроить работу в праздничные дни для сменщиков?

В сменном графике флажок «Учитывать праздники» обычно снимают — смены выпадают на праздники как обычные рабочие дни. Повышенная оплата за работу в праздник рассчитывается автоматически по данным табеля, если в настройках расчета зарплаты включена соответствующая доплата.

Можно ли задать разное время обеда для разных сотрудников одного отдела?

Да, но для каждого варианта расписания потребуется свой график: перерывы задаются внутри графика, а не у сотрудника. Если вариантов много, иногда проще не фиксировать обед в расписании, а установить суммарную длительность рабочего дня.

Что делать, если график у сотрудника меняется каждый месяц по приказу?

Используйте документ «Индивидуальный график» — он переопределяет основной график сотрудника на конкретный месяц без изменения кадровых данных. Это стандартное решение для гибких режимов, согласуемых ежемесячно.