Как правильно внести штатное расписание в 1С

Штатное расписание в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) — это не просто печатная форма для кадрового учёта, а рабочий механизм, от которого зависят приёмы на работу, кадровые переводы, расчёт зарплаты и отчётность по вакансиям. Если позиции внесены с ошибками, проблемы проявятся при оформлении сотрудников и начислении выплат.

Ниже описан порядок работы в типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1. В других конфигурациях (например, 1С:КАМИН, 1С:Комплексная автоматизация) путь к документам отличается, но общая логика — включить учёт по штатному расписанию, создать позиции, утвердить их приказом — сохраняется.

Перед началом убедитесь, что у вас есть права на изменение настроек учётной политики и справочников, а также сделана актуальная резервная копия информационной базы. Изменение настроек ведения штатного расписания в работающей базе с уже принятыми сотрудниками — операция, требующая осторожности.

Включите ведение штатного расписания в настройках

По умолчанию в новой базе 1С:ЗУП учёт по штатному расписанию может быть выключен — тогда приёмы сотрудников оформляются в свободной форме без привязки к позициям. Проверьте настройку заранее: перейдите в раздел «Настройка» — «Кадровый учёт» — «Настройка штатного расписания».

Здесь доступны несколько важных опций:

• Ведется штатное расписание — основной переключатель, без него раздел «Штатное расписание» недоступен;
• Ведется история изменений штатного расписания — включите её обязательно: тогда каждое изменение оформляется отдельным приказом с датой, и вы сможете увидеть состояние структуры на любой прошлый период;
• Автоматическая проверка на соответствие штатному расписанию — программа будет предупреждать, если приём или перевод противоречит утверждённым позициям (превышено число ставок, не совпадает разряд и т.п.);
• Используются разряды и тарифы — нужно для бюджетных организаций и предприятий с тарифной сеткой.

Подготовьте справочники: подразделения и должности

Позиция штатного расписания всегда строится из двух элементов: подразделения и должности. Поэтому до создания позиций заполните соответствующие справочники.

Справочник «Подразделения» находится в разделе «Настройка» — «Подразделения». Создайте структуру организации с учётом иерархии: управление, отделы, участки. Для каждого подразделения можно указать дату создания и расформирования — это важно, если структура менялась задним числом.

Справочник «Должности» — в разделе «Настройка» — «Должности». Помимо наименования здесь заполняются сведения, влияющие на отчётность и расчёты: категория персонала, вредные условия труда, ОКПДТР и ОКЗ. Эти данные потом подтягиваются в отчёты по страховым взносам и статистике, поэтому заполнять их стоит сразу, а не «потом».

Создайте позиции штатного расписания

Перейдите в раздел «Кадры» — «Штатное расписание». Если история изменений включена, позиции создаются не напрямую в списке, а через документ «Утверждение штатного расписания» — так программа фиксирует, с какой даты и каким приказом позиция введена.

Для каждой позиции укажите:

• Подразделение — куда относится ставка;
• Должность — из справочника должностей;
• Количество ставок — можно указать дробное значение (0,5; 0,25) для неполной ставки;
• Начисления — оклад или тарифная ставка, надбавки, доплаты. У каждого начисления задаётся размер или способ расчёта;
• График работы — если для позиции он отличается от общего.

Фонд оплаты труда по позиции программа рассчитывает автоматически на основании введённых начислений. Проверьте итог: он должен совпадать с утверждённым бюджетом на позицию. Если в вашей организации надбавки считаются в процентах от оклада, убедитесь, что порядок расчёта в начислении настроен корректно, иначе ФОТ посчитается неверно.

1. 1
   Откройте «Кадры» — «Штатное расписание» и нажмите «Утвердить штатное расписание» (или создайте документ «Утверждение штатного расписания» из списка документов)
2. 2
   Укажите дату утверждения, номер приказа и месяц, с которого позиции вступают в силу
3. 3
   Добавьте строки: подразделение, должность, количество ставок
4. 4
   В табличной части каждой позиции задайте начисления и их размеры
5. 5
   Проведите документ и проверьте появление позиций в списке штатного расписания
6. 6
   Сформируйте печатную форму Т-3 кнопкой «Печать» и сверьте с бумажным приказом

Утвердите расписание приказом и распечатайте форму Т-3

Документ «Утверждение штатного расписания» выполняет двойную роль: он вводит позиции в действие с заданной даты и формирует печатную унифицированную форму Т-3. В шапке документа укажите номер и дату приказа, месяц вступления в силу и ответственное лицо.

Форма Т-3 выводится кнопкой «Печать» — «Штатное расписание (Т-3)». Перед подписанием сверьте её с управленческими данными: количество ставок по каждому подразделению, итоговый ФОТ, должностные оклады. Помните, что печатная форма — вторична: первичны данные в программе, и все исправления нужно вносить в документы, а не в распечатку.

Если приказ утверждает расписание на целый год, а изменения вносятся в течение года, для каждого изменения создавайте отдельный документ «Изменение штатного расписания», а не редактируйте исходный приказ задним числом.

Как внести изменения: индексация, новые ставки, сокращения

Любые корректировки действующего расписания оформляются документом «Изменение штатного расписания» (раздел «Кадры» — «Все кадровые документы» или кнопка «Изменить» из списка позиций). Типовые сценарии:

Изменение окладов (индексация)

Создайте документ «Изменение штатного расписания», выберите нужные позиции и укажите новые размеры начислений с даты вступления в силу. Если зарплата сотрудников должна измениться автоматически, используйте документ «Изменение оплаты труда» либо включите соответствующую опцию в документе изменения штатного расписания — в типовой конфигурации предусмотрена синхронизация начислений занимающих позиции сотрудников.

Добавление и закрытие ставок

Новые позиции добавляются тем же документом изменения. Для сокращения позицию не удаляют, а закрывают: указывают дату закрытия. Удаление использованной в кадровых документах позиции невозможно — на неё ссылаются приёмы и переводы, и программа это блокирует обоснованно.

Приём сотрудников на позиции и контроль соответствия

После утверждения расписания приёмы на работу оформляются с выбором конкретной позиции. Начисления из позиции подставляются в приказ о приёме автоматически — это главное практическое преимущество корректно ведённого штатного расписания.

Если включена автоматическая проверка соответствия, программа предупредит о превышении числа ставок или несовпадении условий. Не игнорируйте эти предупреждения массово: они указывают либо на устаревшее расписание, либо на ошибку в кадровом документе.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт «Штатная расстановка» (раздел «Кадры» — «Кадровые отчёты»)

Норма

По каждой позиции видно: сколько ставок утверждено, сколько занято, сколько вакантно

Тревожный признак

Позиции числятся полностью вакантными, хотя сотрудники приняты — значит, приёмы оформлены без указания позиции или на другую позицию

Печатная форма Т-3

Норма

Совпадает с утверждённым бумажным приказом по ставкам и окладам

Тревожный признак

Расхождения по ФОТ или количеству ставок — ищите ошибку в начислениях позиций

Приём на работу

Норма

Начисления и оклад подставляются из позиции автоматически

Тревожный признак

Поля начислений пустые — позиция создана без начислений

Особенности и ограничения типовой конфигурации

Если организация ведёт учёт в 1С:Бухгалтерии без ЗУП, полноценного механизма штатного расписания там нет — доступна лишь упрощённая кадровая функциональность. Для полноценного кадрового учёта с позициями, историей и Т-3 нужна 1С:ЗУП.

В базах с включённым разделением по организациям штатное расписание ведётся отдельно по каждой организации — позиции не пересекаются. Учтите это при совместительстве: сотрудник, работающий в двух организациях холдинга, занимает позиции в двух разных расписаниях.

При переносе данных из старых программ (1С:ЗУП 2.5, сторонние системы) позиции часто переносятся без истории и без начислений. После миграции обязательно сверьте штатную расстановку с последним утверждённым бумажным расписанием и довнесите недостающее документами изменений.

Перед массовым вводом позиций удобно сначала заполнить одну позицию полностью, провести утверждение и сформировать Т-3. Если печатная форма и штатная расстановка выглядят правильно, остальные позиции вводятся по тому же образцу — так ошибка в шаблоне не размножится на всю структуру.

Частые вопросы

Можно ли вести штатное расписание в 1С:Бухгалтерии 8?

Полноценного механизма штатного расписания с историей изменений и формой Т-3 в 1С:Бухгалтерии нет. Там доступны базовые кадровые документы. Если требуется учёт по позициям, вакансиям и печать Т-3, используйте 1С:Зарплату и управление персоналом.

Что делать, если сотрудник принят, а позиция в расписании отсутствует?

Создайте документ «Изменение штатного расписания» с нужной позицией и датой вступления в силу не позднее даты приёма. Затем откройте документ приёма и укажите в нём позицию. Если включена проверка соответствия, программа подскажет о расхождении.

Как указать полставки или совместительство?

В позиции штатного расписания в поле «Количество ставок» укажите дробное значение, например 0,5. При приёме на работу сотруднику назначается занятость в соответствии с долей ставки, а начисления рассчитываются пропорционально отработанному времени.

Можно ли удалить ошибочно созданную позицию?

Если позиция не использовалась в кадровых документах, её можно пометить на удаление. Если на неё есть ссылки — только закрыть с указанием даты закрытия через документ изменения. Удалять позиции с историей нельзя, иначе нарушится целостность кадровых данных.

Как распечатать штатное расписание на нужную дату?

При включённой истории изменений сформируйте отчёт или печатную форму Т-3 с указанием даты — программа покажет расписание с учётом всех приказов, действовавших на этот момент. Без истории изменений доступно только текущее состояние.

Обязательно ли вести штатное расписание в программе?

С точки зрения учёта в 1С — нет: можно принимать сотрудников без позиций. Но без штатного расписания вы теряете автоматическое заполнение начислений, контроль вакансий и корректную форму Т-3, поэтому для организаций с более чем несколькими сотрудниками ведение расписания настоятельно рекомендуется.