Другое · 11 мин
Как правильно принять сотрудника на работу в 1С
Как правильно принять сотрудника на работу в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия: создание физлица, документ «Прием на работу», график, ставка, проверка данных.
Оформление приёма сотрудника в 1С — это не просто ввод ФИО в справочник. От корректности первичных данных зависят начисление зарплаты, расчёт страховых взносов, НДФЛ, отчётность в СФР и ФНС и формирование электронных трудовых книжек. Ошибка на этапе приёма проявляется месяцами позже — в виде расхождений в отчётах или отказа в приёме ЕФС-1.
Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) кадровый блок развёрнут максимально, а в 1С:Бухгалтерии приём оформляется упрощённо. Ниже разобраны оба варианта с акцентом на ЗУП как наиболее распространённый инструмент кадрового учёта.
Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на кадровые документы, заполнены сведения об организации и настроены графики работы — без этих данных документ приёма либо не проведётся, либо запишется с ошибками.
Подготовка: что должно быть заполнено до приёма
Документ приёма ссылается на множество справочников, и если они пустые, оформление застрянет на первом же поле. Проверьте наличие и актуальность следующих данных: организация с реквизитами (ИНН, регистрационный номер в СФР), структура подразделений, штатное расписание (если ведётся), справочник должностей, графики работы сотрудников и виды начислений.
Отдельное внимание — графику работы. Если сотрудник принимается на стандартную пятидневку, подойдёт типовой график, но для сменных режимов или неполного рабочего времени график нужно создать заранее в разделе «Настройка → Графики работы сотрудников». От графика напрямую зависит расчёт нормы времени и, соответственно, оклада.
Если в программе ведётся штатное расписание, убедитесь, что нужная позиция создана и в ней есть свободная ставка. При попытке принять сотрудника на занятую или отсутствующую позицию программа выдаст предупреждение.
Создание карточки физического лица и сотрудника
Приём начинается со справочника «Сотрудники» (раздел «Кадры → Сотрудники»). Нажмите «Создать» и введите ФИО, дату рождения, пол. Программа автоматически создаст связанное физическое лицо и проверит, нет ли такого человека уже в базе — это защита от дублей, которые ломают персонифицированный учёт.
Далее заполните личные данные по гиперссылкам в карточке: паспортные данные, ИНН, СНИЛС, адрес регистрации, контактную информацию. Для отчётности критичны СНИЛС и ИНН — без них сведения в СФР и ФНС не уйдут. Адрес влияет на регистрационные сведения и некоторые региональные отчёты.
Проверьте данные по первоисточникам — паспорту и СНИЛС сотрудника, а не со слов. Одна перепутанная цифра в СНИЛС приведёт к тому, что взносы «зависнут» на ошибочном лицевом счёте, и исправление займёт время.
Оформление документа «Приём на работу»
Основной документ — «Приём на работу»: раздел «Кадры → Приемы» или кнопка «Оформить приём» прямо из карточки сотрудника. Заполните ключевые поля: дата приёма, организация, подразделение, должность (или позиция штатного расписания), количество ставок, вид занятости (основное место работы или совместительство), график работы.
На вкладке или в табличной части начислений укажите оплату труда: оклад, тарифную ставку, надбавки. Если позиция взята из штатного расписания, начисления подтянутся автоматически — проверьте, что они соответствуют договорённости, и при необходимости скорректируйте. Для неполной ставки (например, 0,5) программа сама пересчитает сумму пропорционально.
Отдельно заполните условия договора: срочный или бессрочный, испытательный срок, характер работы. Эти сведения попадут в приказ и в отчётность ЕФС-1, поэтому они должны совпадать с подписанным трудовым договором.
- 1Создайте сотрудника в справочнике «Сотрудники» и заполните личные данные (СНИЛС, ИНН, паспорт)
- 2Откройте «Кадры → Приемы → Создать» или нажмите «Оформить приём» из карточки
- 3Укажите дату приёма, подразделение, должность, график работы и количество ставок
- 4Заполните начисления (оклад, надбавки) и условия трудового договора
- 5Проведите документ и сформируйте приказ по кнопке «Печать → Приказ о приеме (Т-1)»
Особые сценарии приёма
Совместитель и срочный договор
При приёме совместителя в поле «Вид занятости» выберите «Внутреннее совместительство» (если человек уже работает в этой организации) или «Внешнее совместительство». Для внутреннего совместителя создавать новое физическое лицо не нужно — оформляется второй документ приёма на существующего человека, и программа создаёт отдельную запись сотрудника. Это важно: начисления и отсутствия по двум договорам учитываются раздельно.
Для срочного договора укажите дату окончания и основание (сезонные работы, замещение отсутствующего сотрудника и т.п.). Основание срочности — обязательный реквизит для кадровой отчётности, его отсутствие вызовет ошибки контроля.
Приём в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии приём оформляется проще: «Зарплата и кадры → Кадровые документы → Прием на работу». Состав полей уже: сотрудник, дата, подразделение, должность, оклад. Нет штатного расписания в полном виде и расширенных условий договора. Для небольшой организации этого достаточно, но если ведёте полноценный кадровый учёт с отпусками, стажами и воинским учётом — корректнее работать в ЗУП.
Где оформлять приём
Полный кадровый учёт: штатное расписание, испытательный срок, воинский учёт, ЕФС-1. Подходит организациям с регулярным движением кадров
Упрощённый приём без штатного расписания. Подходит микробизнесу с небольшим штатом и простыми начислениями
Логика аналогична ЗУП, но состав документов может отличаться — сверяйтесь с документацией своей конфигурации
Проверка результата после проведения
После проведения документа убедитесь, что данные встали корректно. Откройте карточку сотрудника: на вкладке места работы должна отображаться текущая позиция с датой приёма. Сформируйте приказ по форме Т-1 кнопкой «Печать» в документе и сверьте его с трудовым договором — даты, должность, оклад и условия должны совпадать.
Дополнительно проверьте, что сотрудник попал в список для начисления зарплаты: создайте тестовый документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц приёма и заполните его — сотрудник должен подтянуться с корректной суммой за отработанные дни. Если сотрудник не появляется, чаще всего причина в дате приёма позже периода начисления или в непроведённом документе.
Не забудьте про обязательную отчётность: сведения о приёме подаются в СФР в составе формы ЕФС-1 (подраздел о кадровых событиях) не позднее следующего рабочего дня после даты приёма. В ЗУП отчёт формируется в разделе «Отчетность, справки → 1С-Отчетность».
Как проверить результат
Проведён, приказ Т-1 печатается с верными данными
Документ в статусе «не проведён» или в приказе пустые поля
Отображается должность, подразделение и дата приёма
Место работы пустое или показана неактуальная позиция
Сотрудник заполняется в документе начисления с суммой за отработанное время
Сотрудник не подтягивается или сумма нулевая
Событие приёма формируется и проходит контроль
Ошибки контроля по СНИЛС или отсутствие события
Риски и ограничения
Главный риск — расхождение между бумажным трудовым договором и данными в программе. Если в договоре оклад один, а в документе приёма указан другой, расчёт зарплаты пойдёт по данным 1С, и при проверке это станет проблемой. Всегда вводите данные из подписанного договора, а не наоборот.
Второй риск — работа с датами «задним числом». Если приём оформляется позже фактической даты выхода сотрудника, зарплата за прошедшие дни посчитается при следующем начислении, но отчётность уже могла быть сдана без этого человека. В таком случае потребуется уточнённые формы — учитывайте это при запоздалом оформлении.
Наконец, не редактируйте проведённый документ приёма после сдачи отчётности без необходимости: изменение даты или условий после отправки ЕФС-1 требует подачи корректирующих сведений.
Частые ошибки и как их избежать
Одна из самых распространённых ошибок — неверный график работы. Если сотруднику по договору установлена пятидневка, а в документе оставлен график по умолчанию с другой нормой времени, оклад будет считаться неправильно с первого же месяца. Всегда сверяйте график с условиями договора.
Вторая типичная проблема — приём на позицию штатного расписания без свободных ставок. Программа либо предупредит, либо (при отключённом контроле) создаст превышение штата, что исказит отчёты по штатной расстановке. Включите контроль штатного расписания в настройках кадрового учёта.
Третья ошибка — забытый испытательный срок или условия срочного договора. Эти сведения не влияют на зарплату, но нужны в приказе и отчётности, и их отсутствие придётся исправлять отдельным кадровым переводом.
Что важно запомнить
Приём в 1С — это последовательность: подготовленные справочники, карточка сотрудника с достоверными СНИЛС и ИНН, документ «Приём на работу» с верным графиком и начислениями, затем проверка приказа Т-1, тестового начисления и своевременная подача ЕФС-1.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оформить приём задним числом?
Технически да — программа позволяет провести документ прошедшей датой. Но учтите последствия: зарплата за прошедший период доначислится при следующем расчёте, а если отчётность за этот период уже сдана, потребуются уточнённые формы. Кроме того, сведения о приёме в СФР подаются не позднее следующего рабочего дня после даты приёма, поэтому запоздалое оформление создаёт риск нарушения сроков.
Что делать, если сотрудник раньше уже работал в организации?
Не создавайте новое физическое лицо. Найдите существующего сотрудника в справочнике и оформите на него новый документ «Приём на работу». Так сохранится непрерывная история стажа, персонифицированного учёта и налоговых данных по одному человеку.
Как принять сотрудника на 0,5 ставки?
В документе приёма в поле «Количество ставок» укажите 0,5 и выберите график неполного рабочего времени (или тот, который соответствует договору). Программа автоматически пересчитает оклад пропорционально ставке. Проверьте, что в трудовом договоре условия о неполном времени отражены так же.
Почему сотрудник не появляется в документе начисления зарплаты?
Чаще всего причины три: документ приёма не проведён, дата приёма позже периода начисления, или сотрудник принят в другую организацию внутри базы. Проверьте статус документа приёма и организацию в шапке обоих документов.
Нужно ли вести штатное расписание, чтобы принять сотрудника?
Нет, это необязательно. В настройках кадрового учёта можно отключить ведение штатного расписания — тогда в документе приёма должность выбирается напрямую из справочника, а начисления вводятся вручную. Для небольших компаний это рабочий вариант, но контроль ставок и историю изменений окладов по позициям придётся отслеживать самостоятельно.
Как распечатать приказ о приёме на работу?
В проведённом документе «Приём на работу» нажмите кнопку «Печать» и выберите «Приказ о приеме на работу (Т-1)». Форма заполнится данными документа. Если используется самостоятельная форма приказа, утверждённая в организации, её можно добавить через механизм дополнительных печатных форм.