Как правильно сделать расчет при увольнении в 1С

Расчет при увольнении — один из самых ответственных участков зарплатного учета: ошибка в сумме компенсации за неиспользованный отпуск или в удержании НДФЛ приводит к спорам с сотрудником, доначислениям и штрафам. В конфигурациях 1С:Зарплата и управление персоналом и 1С:Бухгалтерия вся процедура автоматизирована, но программа корректно считает только при условии, что кадровые данные и настройки учета в порядке.

Ниже разобрана практическая последовательность: от оформления приказа об увольнении до проверки итоговых сумм и выплаты. Основной акцент сделан на 1С:ЗУП, поскольку именно там расчет наиболее полный; отдельно отмечены особенности работы в 1С:Бухгалтерии, где часть операций выполняется вручную.

Перед началом убедитесь, что в базе актуальны начисления за весь период работы сотрудника, проведены все документы отсутствий (отпуска, больничные, командировки) и правильно настроены виды расчета. Если сотрудник увольняется в середине месяца, зарплата за отработанные дни текущего месяца рассчитывается прямо в документе увольнения.

Что должно быть готово до оформления увольнения

Корректность расчета на 90% определяется состоянием базы до создания документа. Проверьте, что все начисления и удержания по сотруднику за расчетный период проведены: если после расчета при увольнении вы введете задним числом премию или больничный, средний заработок изменится, и компенсацию придется пересчитывать вручную.

Отдельно проверьте остатки отпусков. В 1С:ЗУП остатки ведутся автоматически, но если учет в программе начат не с начала работы сотрудника, начальные остатки должны быть введены документом «Начальная штатная расстановка» или «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» — «Отсутствия» либо через помощник ввода). Ошибка в остатках напрямую искажает количество дней компенсации.

Также убедитесь, что в настройках учетной политики правильно указаны дата выплаты зарплаты, порядок расчета аванса и виды расчета для компенсации отпуска и выходного пособия. По умолчанию типовые виды расчета уже присутствуют, но в доработанных конфигурациях их могли переименовать или отключить.

Контрольные точки

Что проверить перед расчетом

Остатки отпусков сотрудника

Норма

Остаток в справке соответствует кадровым данным и приказам

Тревожный признак

Отрицательный остаток без уважительной причины или нереалистично большой плюс

Начисления за расчетный период

Норма

Все документы проведены, расчет зарплаты за прошлые месяцы закрыт

Тревожный признак

Есть непроведенные премии, больничные, отсутствия задним числом

Средний заработок

Норма

В расчет попали все положенные выплаты за 12 месяцев

Тревожный признак

Период пустой или сумма заметно ниже ожидаемой — проверьте, не стерты ли данные

Создание документа «Увольнение» в 1С:ЗУП

Основной документ — «Увольнение» (раздел «Кадры» — «Приемы, переводы, увольнения» или «Все кадровые документы»). Если увольняется один сотрудник, создайте отдельный документ; для группового увольнения используйте «Увольнение списком». В шапке укажите организацию, сотрудника, дату увольнения и основание (статью ТК РФ) — от основания зависят облагаемые выплаты и коды доходов.

После выбора сотрудника и даты программа автоматически рассчитывает: зарплату за отработанные дни текущего месяца, компенсацию за неиспользованный отпуск (или удержание за использованный авансом отпуск), а также выходное пособие, если оно настроено. Все суммы видны на закладке «Начисления и удержания» документа.

Дата увольнения имеет принципиальное значение: именно на нее определяется стаж для компенсации отпуска и рассчитывается зарплата за месяц увольнения. Если сотрудник увольняется последним рабочим днем месяца, месяц полностью попадает в расчет среднего заработка — учитывайте это при проверке сумм.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» — «Приемы, переводы, увольнения» и создайте документ «Увольнение»
2. 2
   Укажите сотрудника, дату увольнения и основание по ТК РФ
3. 3
   Проверьте автоматически рассчитанные начисления: зарплату, компенсацию отпуска, пособие
4. 4
   Откройте расшифровку среднего заработка и сверьте базу расчета
5. 5
   Проверьте НДФЛ и страховые взносы на соответствующих закладках
6. 6
   Проведите документ и распечатайте записку-расчет по форме Т-61
7. 7
   Создайте ведомость на выплату и зарегистрируйте выплату в день увольнения

Компенсация за неиспользованный отпуск: как программа считает и что проверить

Количество дней компенсации программа определяет исходя из отпускного стажа: за каждый полный отработанный месяц полагается пропорциональная часть ежегодного отпуска. Месяц, в котором отработано половина и более дней, округляется до полного; менее половины — отбрасывается. Эти правила заложены в типовой алгоритм, но стаж зависит от корректно введенных периодов работы и отсутствий, исключаемых из стажа (например, отпусков за свой счет свыше установленной нормы).

Средний дневной заработок для компенсации считается по общим правилам: сумма выплат за 12 календарных месяцев, предшествующих увольнению, делится на количество учитываемых дней. В документе увольнения нажмите кнопку с изображением калькулятора рядом с полем среднего заработка — откроется подробная форма с базой по месяцам. Сверьте, что туда вошли все премии и не попали исключаемые выплаты (больничные, отпускные, материальная помощь).

Если сотрудник использовал отпуск авансом и не отработал соответствующий период, программа рассчитает удержание за неотработанные дни отпуска. Помните об ограничении: общая сумма удержаний при увольнении, как правило, не может превышать установленной доли от причитающихся выплат, а при некоторых основаниях увольнения (сокращение, призыв и др.) удержание за отпуск авансом вообще не производится — в этом случае вид удержания нужно отключить вручную.

Выходное пособие и компенсации при сокращении

При увольнении по сокращению штата или ликвидации организации сотруднику положено выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также сохраняемый заработок на период трудоустройства. В 1С:ЗУП выходное пособие рассчитывается в том же документе «Увольнение»: укажите количество дней (или месяцев) пособия, и программа посчитает сумму по среднему заработку, но уже по правилам для пособий — исходя из среднего дневного заработка и рабочих дней в оплачиваемом периоде.

Обратите внимание: средний заработок для пособия и для компенсации отпуска считается по-разному (рабочие дни против календарных), поэтому суммы в документе будут отличаться — это норма, а не ошибка. Сохраняемый заработок за второй и третий месяцы трудоустройства оформляется позже отдельным документом «Выплата бывшим сотрудникам», когда бывший работник предъявит подтверждающие документы.

Налогообложение выходного пособия

Выходное пособие в пределах трехкратного среднего месячного заработка (шестикратного — для работников Крайнего Севера) не облагается НДФЛ и страховыми взносами. Программа применяет это освобождение автоматически при условии, что используется типовой вид расчета с корректными кодами дохода. Если пособие превышает лимит, сверхлимитная часть облагается НДФЛ — проверьте, что программа разделила сумму на облагаемую и необлагаемую части.

НДФЛ, взносы и сроки выплаты

Все суммы окончательного расчета — зарплата, компенсация отпуска, облагаемая часть пособия — должны быть выплачены в день увольнения. За нарушение срока работодатель обязан уплатить проценты за каждый день задержки, а трудовая инспекция может наложить штраф. В 1С выплата оформляется ведомостью («Ведомость в банк», «Ведомость в кассу» и т.д.) с видом выплаты «Увольнение» — тогда в ведомость подтянется именно сумма по документу увольнения.

НДФЛ с расчета при увольнении исчисляется на дату выплаты. Перечислить налог нужно не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода. В документе увольнения НДФЛ виден на отдельной закладке; если у сотрудника есть вычеты, программа применит их автоматически при условии, что заявление на вычет введено и действует в месяце увольнения.

Страховые взносы начисляются на выплаты при увольнении в общем порядке, кроме необлагаемого выходного пособия. Взносы отражаются в учете при проведении документа увольнения либо при последующем расчете зарплаты за месяц — зависит от настроек конфигурации. Проверьте закладку «Взносы» в документе, чтобы убедиться, что база сформирована.

Особенности расчета в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 нет полноценного кадрового расчета среднего заработка и остатков отпусков. Документ «Увольнение» там фиксирует кадровое событие, а начисления — зарплату за отработанные дни и компенсацию отпуска — придется рассчитать вручную и ввести документом «Начисление зарплаты» с соответствующими видами расчета. Средний дневной заработок и количество дней компенсации бухгалтер считает самостоятельно (например, по расчетным листкам за 12 месяцев).

Практический подход в Бухгалтерии: сформируйте расчетные листки или обороты по счету 70 за расчетный период, определите средний заработок, умножьте на количество дней компенсации и введите итоговую сумму. НДФЛ и взносы программа рассчитает автоматически по настроенным видам расчета. Если увольнений много и расчеты сложные, это весомый аргумент в пользу перехода на 1С:ЗУП.

1С:ЗУП или 1С:Бухгалтерия для расчета при увольнении

1С:ЗУП

Автоматический расчет среднего заработка, остатков отпусков, пособий; форма Т-61 из документа. Подходит при любом количестве сотрудников

1С:Бухгалтерия

Кадровое событие фиксируется, но средний заработок и дни компенсации считаются вручную. Приемлемо только при редких простых увольнениях

ЗУП + синхронизация с Бухгалтерией

Расчет ведется в ЗУП, проводки и выплаты переносятся в бухгалтерскую базу. Оптимальный вариант для разделения учета

Проверка результата и печать формы Т-61

После проведения документа распечатайте записку-расчет по форме Т-61 (кнопка «Печать» в документе увольнения). Форма показывает расчет дней компенсации, среднего заработка и итоговых сумм — это основной документ, который подписывается при окончательном расчете и прикладывается к кадровому делу.

Сверьте итоги тремя контрольными точками: сумма к выплате в документе увольнения равна сумме ведомости; НДФЛ в документе совпадает с НДФЛ в ведомости; остаток задолженности по сотруднику после выплаты равен нулю (проверяется отчетом «Задолженность по зарплате» или обороткой по счету 70). Ненулевой остаток означает, что что-то не выплачено или, наоборот, выплачено лишнее.

Не забудьте про последующие обязанности: выдачу документов сотруднику (трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, справка о заработке для расчета пособий, выписки из отчетности), а также включение уволенного в ближайшую отчетность — персонифицированные сведения, расчет по взносам и форму по травматизму в части выплат месяца увольнения.

Часто задаваемые вопросы

Почему в документе «Увольнение» не рассчитывается компенсация отпуска?

Чаще всего причина в отсутствии остатков отпусков: либо они не введены при старте учета, либо сотрудник уже использовал все дни. Проверьте справку по остаткам отпусков в карточке сотрудника. Вторая возможная причина — в настройках вида расчета компенсации снят флаг автоматического расчета или вид расчета не назначен в плане видов расчета организации.

Как пересчитать увольнение, если после него ввели премию задним числом?

Откройте документ увольнения и нажмите кнопку пересчета (или отмените проведение и проведите заново) — программа обновит средний заработок и суммы. Если документ уже закрыт периодом или выплата прошла, создайте документ «Доначисление, перерасчет» либо отдельное начисление бывшему сотруднику и выплатите разницу с учетом НДФЛ.

Что делать, если сотрудник увольняется, а за ним долг по подотчетным суммам или займу?

Удержание задолженности из окончательного расчета оформляется отдельным видом удержания в документе увольнения или документом «Удержание прочих операций». Помните об ограничении общего размера удержаний по ТК РФ: как правило, не более 20% от причитающейся суммы, а в отдельных случаях — до 50%. Сумму сверх лимита взыскать при увольнении без согласия сотрудника нельзя.

Нужно ли начислять компенсацию отпуска при переводе сотрудника между организациями группы?

Если перевод оформляется через увольнение и прием на новое место, то да — в старой организации делается полный расчет при увольнении с компенсацией всех неиспользованных отпусков. В 1С:ЗУП при этом используется обычный документ «Увольнение», а в новой организации — «Прием на работу»; остатки отпусков в новую базу не переносятся, поскольку они компенсированы деньгами.

Как проверить, правильно ли программа посчитала средний заработок?

В документе увольнения откройте форму расчета среднего заработка (значок калькулятора). Сверьте базу по месяцам с расчетными листками сотрудника: должны войти все облагаемые начисления за 12 месяцев, исключены больничные, отпускные и периоды простоя. Если месяц отработан не полностью, проверьте пересчет календарных дней — программа показывает его в той же форме.

Что делать, если дата увольнения изменилась после проведения документа?

Если ведомость на выплату еще не проведена, просто исправьте дату в документе увольнения и перепроведите его — суммы пересчитаются автоматически. Если выплата уже прошла по старой дате, потребуется скорректировать кадровое событие и, при изменении сумм, оформить доначисление или удержание разницы, а также исправить записи в учете НДФЛ.