Другое · 11 мин
Как правильно принять сотрудника в 1С:ЗУП
Пошаговая инструкция приёма сотрудника на работу в 1С:ЗУП 3.1: создание карточки, документ «Приём на работу», график, штатное расписание и проверка расчётов.
Приём сотрудника в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — это не одно действие, а связанная цепочка: карточка физического лица, кадровый документ, назначение начислений и графика работы. Если пропустить хотя бы один шаг, программа либо не рассчитает зарплату, либо рассчитает её неверно — ошибка всплывёт только при закрытии месяца, когда исправлять уже сложнее.
Порядок действий одинаков для большинства организаций, но зависит от настроек: ведётся ли штатное расписание, используются ли кадровые приказы в печатной форме, есть ли несколько организаций в базе. Ниже разобран полный сценарий приёма в конфигурации 1С:ЗУП 3.1 с проверками на каждом этапе.
Перед началом убедитесь, что у вас есть права кадровика или расчётчика, а в программе заполнены организация, подразделения, должности и графики работы. Если база новая, сначала выполните начальную настройку через помощник в разделе «Настройка».
Подготовка данных перед приёмом
До оформления документа соберите сведения о работнике: ФИО полностью, дата рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные, адрес регистрации, номер телефона. Для зарплатного проекта дополнительно понадобятся реквизиты банковской карты. Эти данные вводятся один раз и затем используются во всех кадровых документах и отчётах.
Проверьте, что в справочниках уже есть нужные значения: подразделение, в которое принимается сотрудник, должность, график работы (например, пятидневка или сменный график), виды начислений (оклад, премия, надбавки). Если график не создан, программа не сможет рассчитать норму времени, и расчёт зарплаты будет некорректным.
Если в программе включено штатное расписание, убедитесь, что под нужную позицию зарезервирована свободная ставка. При отсутствии свободной ставки документ приёма либо не проведётся, либо будет введён с нарушением контроля — в зависимости от настроек учётной политики.
Создание карточки физического лица
Откройте раздел «Кадры — Сотрудники» и нажмите «Создать». Программа предложит сначала ввести данные физического лица: ФИО, дату рождения, пол. Если человек уже работал в организации ранее, найдите его в справочнике «Физические лица» через поиск по ФИО или СНИЛС — создание дубля приведёт к двойным записям в отчётах по НДФЛ и страховым взносам.
В карточке физического лица заполните документ, удостоверяющий личность (вид документа, серия, номер, кем и когда выдан), ИНН, СНИЛС, адреса по прописке и фактического проживания, контактные данные. Статус налогоплательщика (резидент/нерезидент) указывается в группе «Налог на доходы» — от него зависит ставка НДФЛ.
Для иностранных сотрудников дополнительно заполняется статус пребывания и данные документа на право работы (патент, разрешение на работу, ВНЖ). Ошибка в статусе приведёт к неверному расчёту НДФЛ и взносов за весь период работы.
Оформление документа «Приём на работу»
Документ создаётся из раздела «Кадры — Приёмы на работу» кнопкой «Создать» или непосредственно из карточки сотрудника. Укажите организацию (если их несколько), дату приёма, подразделение, должность. Если ведётся штатное расписание, поле «Позиция» заполняется выбором из штатки — программа подставит условия оплаты автоматически.
На закладке «Главное» укажите вид занятости (основное место работы, совместительство внутреннее или внешнее), количество ставок, дату окончания — для срочного договора. График работы выбирается из справочника: именно по нему программа определяет норму дней и часов при расчёте оклада.
На закладке «Оплата труда» проверьте список начислений: оклад (или тарифную ставку), постоянные надбавки, премии. Размер оклада вводится вручную или подставляется из позиции штатного расписания. Если начисление зависит от показателей (например, процент премии), убедитесь, что значения показателей заданы.
При необходимости заполните закладки «Испытательный срок», «Договор» (номер и дата трудового договора), «Дополнительно». Кнопка «Провести» регистрирует сотрудника в кадровом учёте; печатная форма приказа Т-1 формируется по кнопке «Печать».
- 1Создайте или найдите физическое лицо, заполните СНИЛС, ИНН, паспорт
- 2Откройте «Кадры — Приёмы на работу», создайте новый документ
- 3Укажите дату приёма, подразделение, должность (позицию штатки), вид занятости
- 4Назначьте график работы и количество ставок
- 5Проверьте начисления на закладке «Оплата труда»: оклад, надбавки, премии
- 6Проведите документ и сформируйте приказ Т-1
- 7Проверьте отражение в штатном расписании и тестовый расчёт зарплаты
Особые сценарии приёма
Приём внешнего совместителя
Внешний совместитель принимается тем же документом, но в поле «Вид занятости» выбирается «Совместительство». Физическое лицо создаётся один раз; если человек уже есть в базе как сотрудник другой организации внутри одной базы данных, используйте существующую карточку. Оклад указывается пропорционально ставке или полностью — программа рассчитает оплату с учётом отработанного времени по графику.
Приём по срочному договору
Для срочного трудового договора заполните поле «Дата окончания» и основание срочности в закладке «Договор». Программа напомнит о приближении окончания срока через механизм напоминаний, если он настроен. По дате окончания потребуется документ «Увольнение» — автоматически сотрудник не увольняется.
Приём в середине месяца
Дата приёма может быть любым днём месяца — программа рассчитает зарплату пропорционально отработанному времени по графику. Проверьте, что график заполнен на весь месяц, включая дни до приёма: расчёт выполняется от нормы по графику, а не от даты приёма напрямую.
Как выбрать действие
Назначение зарплатного проекта и способа выплаты
Кадровый приём не задаёт способ выплаты зарплаты. Если организация перечисляет зарплату на карты, откройте раздел «Выплаты — Зарплатные проекты» и введите документ «Заявка на открытие лицевых счетов» либо заполните лицевой счёт в карточке сотрудника на закладке «Выплаты». Без этой настройки ведомость в банк сформируется с пустыми реквизитами.
Для выплаты наличными специальных настроек не требуется — ведомость в кассу формируется по умолчанию. Проверить способ выплаты конкретного сотрудника можно в его карточке: группа «Выплата зарплаты» показывает банк и лицевой счёт либо признак выплаты через кассу.
Проверка результата после приёма
После проведения документа выполните контрольные проверки. Откройте отчёт «Штатное расписание» (раздел «Кадры») и убедитесь, что позиция занята принятым сотрудником, а количество свободных ставок уменьшилось корректно. Затем сформируйте «Список сотрудников» с отбором по подразделению — новый сотрудник должен отображаться с правильной должностью и датой приёма.
Главная проверка — тестовый расчёт. Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц приёма, заполните его и убедитесь, что сотрудник попал в табличную часть, оклад рассчитан пропорционально отработанным дням, НДФЛ и взносы посчитаны. Если сотрудник не подтянулся в документ — чаще всего не проведён приём, неверно указана организация или дата приёма позже периода расчёта.
Как проверить результат
Отображается с датой приёма, подразделением и должностью
Отсутствует или дублируется с другим СНИЛС
Ставка занята, свободных ставок стало на одну меньше
Позиция свободна или занята дважды
Сотрудник заполняется в документ, оклад рассчитан по дням
Строки нет или сумма равна полному окладу при приёме в середине месяца
В карточке сотрудника указан рабочий график, норма времени считается
График пуст — расчёт зарплаты невозможен
Типичные ошибки при приёме сотрудника
Наиболее частая проблема — дублирование физических лиц. Внешне всё выглядит правильно, но при формировании 6-НДФЛ и РСВ данные одного человека разваливаются на две записи, и налоговая присылает требование об уточнении. Лечится объединением дублей и пересдачей отчётности — длительная и неприятная процедура.
Вторая распространённая ошибка — приём без назначения графика или с графиком, не заполненным на период работы. Зарплата при этом либо не считается вообще, либо считается от нулевой нормы. Третья ошибка — неверный вид занятости: внешний совместитель, оформленный как основной работник, искажает среднесписочную численность и отчётность.
Также проверяйте дату приёма при проведении документа задним числом: если зарплата за месяц уже рассчитана и выплачена, потребуется доначисление, перерасчёт НДФЛ и, возможно, уточнённые отчёты. Оформляйте кадровые документы до закрытия расчётного периода.
Что важно запомнить
Приём в 1С:ЗУП — это цепочка: физическое лицо без дублей, документ «Приём на работу» с графиком и начислениями, настройка выплаты, контроль через штатное расписание и тестовый расчёт. Проверяйте результат сразу, до закрытия месяца.
Частые вопросы
Можно ли принять сотрудника без штатного расписания?
Да, если в настройках кадрового учёта штатное расписание отключено. Документ приёма работает в свободном режиме: должность и оклад указываются вручную. Однако для контроля вакансий и планового ФОТ штатное расписание рекомендуется включить до начала учёта.
Как оформить приём, если человек уже работает в организации по основному месту?
Это внутреннее совместительство. Не создавайте новое физическое лицо — оформите второй документ «Приём на работу» на то же физлицо с видом занятости «Внутреннее совместительство», указав другое подразделение, должность и график.
Почему сотрудник не попадает в документ «Начисление зарплаты и взносов»?
Проверьте три вещи: документ приёма проведён, а не сохранён черновиком; организация в приёме совпадает с организацией в начислении; дата приёма не позже расчётного месяца. Также убедитесь, что сотрудник не уволен более поздним документом.
Как исправить ошибку в дате приёма после проведения документа?
Если зарплата за период ещё не рассчитана, откройте документ приёма, исправьте дату и перепроведите. Если расчёт уже выполнен, сначала отмените или скорректируйте начисления за затронутые месяцы, затем исправьте приём и пересчитайте зарплату, НДФЛ и взносы.
Нужно ли заводить отдельное физическое лицо для бывшего сотрудника, который возвращается?
Нет. Найдите существующую карточку по СНИЛС или ФИО и оформите новый приём на неё. Вся история работы человека сохранится в одном месте, а отчётность по НДФЛ и взносам сформируется корректно за весь год.
Что делать, если оклад в приёме отличается от оклада в штатном расписании?
Программа при выборе позиции подставляет оклад из штатки, но его можно изменить вручную — тогда возникнет расхождение. Решение зависит от причины: либо скорректируйте приём, либо оформите изменение штатного расписания, если условия по позиции изменились для всех.