Другое · 13 мин
Как правильно принять человека на работу в 1С ЗУП
Как правильно оформить прием сотрудника в 1С ЗУП 3.1: создание физлица, документ «Прием на работу», штатное расписание, проверка начислений и типичные ошибки.
Прием сотрудника в 1С:ЗУП 3.1 — это не одна кнопка, а цепочка связанных действий: заведение физического лица, проверка штатного расписания, создание документа «Прием на работу» (или «Прием на работу списком») и контроль того, что кадровые и расчетные данные корректно «встали» в учет. Ошибка на любом из этапов потом вылезает в расчете зарплаты, отчетах по НДФЛ и страховым взносам, личной карточке Т-2 и унифицированных формах.
Главная особенность ЗУП в том, что программа разделяет справочник «Физические лица» и справочник «Сотрудники». Один человек может иметь несколько сотрудников — например, основное место работы и внутреннее совместительство. Если не понимать эту логику, легко создать дубль физлица, и тогда отчетность по сотруднику развалится на двух «половинках».
Ниже — рабочий порядок действий для типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1 с проверками результата и разбором типичных ошибок. Интерфейс вашей базы может немного отличаться из-за настроек и доработок, но логика документов одинакова.
Подготовка: что проверить до создания документа приема
Прежде чем нажимать «Создать», убедитесь, что в базе есть необходимые справочные данные. Проверьте наличие подразделения, должности и графика работы сотрудника в разделах «Настройка» и «Кадры». Если должности или графика еще нет — создайте их заранее, иначе придется прерывать заполнение документа на полпути.
Если в программе ведется штатное расписание (настройка «Настройка → Реквизиты и доп. сведения → Штатное расписание»), проверьте, что по нужной позиции есть свободная ставка на дату приема. При ведении штатки документ приема «потянет» условия из позиции штатного расписания, и занять уже заполненную ставку без изменения штатки не получится — программа выдаст предупреждение.
Также убедитесь, что у вас есть права на кадровые документы, а дата приема не попадает в закрытый период (дата запрета редактирования). Если период закрыт бухгалтерией, документ либо не проведется, либо встанет вне учета — обе ситуации потребуют разбирательства.
Настройка → Реквизиты и доп. сведения: включена ли штатка и есть ли свободная ставка
Администрирование → Даты запрета изменения данных
Настройка → Графики работы сотрудников
Настройка → Начисления: есть ли виды расчета для плановых начислений
Шаг 1. Создание или поиск физического лица
Откройте справочник «Кадры → Физические лица» и сначала выполните поиск по ФИО. Если человек уже работал в организации (уволенный сотрудник, бывший совместитель, кандидат из прошлого набора), его карточка почти наверняка уже есть. Создание второй карточки с тем же ФИО — самая частая и самая неприятная ошибка: НДФЛ и взносы начнут считаться по двум разным «людям», и сводную отчетность придется чинить руками.
При создании нового физлица заполните ФИО через специальную форму (ссылка рядом с полем ФИО), укажите дату рождения, пол, ИНН и СНИЛС, если они известны. Данные документа, удостоверяющего личность, вносятся на закладке с личными данными — они понадобятся для отчетности и печатных форм.
Обратите внимание на поле уточнения ФИО: если в базе есть однофамильцы, программа предложит добавить уточнение (например, ИНН), чтобы различать людей в списках. Не игнорируйте это — в больших базах однофамильцы встречаются регулярно.
Шаг 2. Документ «Прием на работу»: основные поля
Сам документ создается в разделе «Кадры → Приемы, переводы, увольнения» по кнопке «Создать → Прием на работу». Для массового оформления есть «Прием на работу списком», но для одного человека удобнее обычная форма.
В шапке документа укажите организацию (если их несколько), дату документа и дату приема. Дата приема — это первый рабочий день сотрудника, именно с нее начнут действовать плановые начисления и пойдет стаж. Затем выберите сотрудника: если физлицо уже есть, программа предложит создать для него нового сотрудника; если нет — создаст и физлицо, и сотрудника одновременно при вводе ФИО.
Далее заполните подразделение и должность. При включенной штатке выбирается позиция штатного расписания, и программа покажет занятость ставок. Укажите количество ставок (1, 0,5 и т.д.), вид занятости (основное место работы, внутреннее или внешнее совместительство) и график работы. График критичен: от него зависит норма времени при расчете оклада за неполный месяц.
- 1Проверьте справочники: подразделение, должность, график, свободная ставка в штатке
- 2Найдите или создайте физлицо без дублей, заполните ИНН, СНИЛС и документ
- 3Создайте документ «Прием на работу», укажите дату приема, подразделение, должность, вид занятости
- 4Заполните вкладку «Оплата труда»: оклад, надбавки, порядок пересчета
- 5Проверьте вкладки «Трудовой договор» и «Дополнительно»: номер договора, условия, испытательный срок
- 6Проведите документ и распечатайте приказ Т-1
- 7Проверьте результат: карточка сотрудника, плановые начисления, кадровый отчет
Шаг 3. Вкладка «Оплата труда» и плановые начисления
На вкладке «Оплата труда» задаются плановые начисления сотрудника — то, что будет начисляться ежемесячно автоматически в документе «Начисление зарплаты и взносов». Минимальный набор — оклад (тарифная ставка). При ведении штатки список начислений подтянется из позиции, но его можно скорректировать.
Проверьте размер оклада и способ расчета: для неполной ставки оклад обычно указывается полный, а фактическая сумма рассчитывается пропорционально ставке и отработанному времени. Если добавляете надбавки (за вредность, стаж, персональную), убедитесь, что соответствующие виды расчета существуют и настроены правильно — особенно облагаемость НДФЛ и взносами.
Отдельно проверьте поле «Порядок пересчета аванса» и настройку выплаты аванса на вкладке или в карточке сотрудника: аванс фиксированной суммой, процентом от оклада или расчетом за первую половину месяца. От этого зависит документ «Начисление за первую половину месяца» и суммы в ведомостях.
Шаг 4. Трудовой договор, испытательный срок и дополнительные сведения
На вкладке «Трудовой договор» укажите номер и дату договора, срок действия (для срочного договора — дату окончания и основание срочности), условия испытательного срока. Эти данные попадают в печатный приказ Т-1 и личную карточку, поэтому сверяйте их с бумажным договором, а не вносите «примерно».
Если в организации ведется учет по договорам ГПХ, помните: подрядчики и исполнители оформляются НЕ документом «Прием на работу», а документом «Договор (работы, услуги)» или «Договор (авторский)» в разделе «Кадры» или «Зарплата». Прием на работу — только для трудовых отношений.
На вкладке «Дополнительно» при необходимости укажите руководителя и кадровика для подписи приказа, а также комментарий. После заполнения всех вкладок нажмите «Провести» (не только «Записать»): именно проведение регистрирует кадровое событие и назначает плановые начисления.
Проверка результата после проведения
После проведения документа откройте карточку сотрудника («Кадры → Сотрудники»): в ней должны отображаться текущее место работы, плановые начисления и график. По кнопке печати из документа приема сформируйте приказ по форме Т-1 и сверьте все реквизиты с трудовым договором.
Затем сделайте контрольный расчет: создайте пробное «Начисление зарплаты и взносов» за месяц приема (или используйте «Начисление зарплаты» в черновике) и проверьте, что сотрудник подобрался автоматически и оклад рассчитан пропорционально отработанным дням. Если сотрудник не появился в документе — почти всегда причина в том, что прием не проведен, дата приема позже периода начисления или неверно указана организация/подразделение.
Полезно также сформировать кадровый отчет «Штатные сотрудники» или «Остатки отпусков» и убедиться, что человек числится в штате с правильной даты. Для отпусков программа начнет накапливать право на отпуск с даты приема автоматически.
Как проверить, что прием оформлен правильно
Проведен, в журнале без пометки непроведенного
Документ только записан — событие не зарегистрировано
Видны подразделение, должность, плановые начисления, график
Начисления пустые или место работы не отображается
Сотрудник подбирается, оклад считается за фактически отработанные дни
Сотрудник не попадает в документ или сумма за полный месяц
Даты, номер договора и оклад совпадают с бумажными документами
Расхождения с трудовым договором
Типичные ошибки и как их избежать
Первая группа ошибок — организационные: неверная дата приема (дата документа вместо даты выхода на работу), не тот вид занятости (внешний совместитель оформлен как основной), прием на занятую ставку штатки. Эти ошибки исправляются, но требуют отмены документа или кадрового перевода, а если уже начислена зарплата — и перерасчета.
Вторая группа — расчетные: неверный график работы, оклад указан за неполную ставку как полный (или наоборот), забыты плановые надбавки. Такие ошибки обнаруживаются только при первом расчете зарплаты, поэтому контрольный расчет за месяц приема — обязательный шаг, а не формальность.
Третья группа — регистрационные: дубли физлиц, ошибки в ИНН/СНИЛС, неверные данные документа. Они всплывают при сдаче отчетности (6-НДФЛ, РСВ, персонифицированные сведения), когда исправлять уже дороже. Проверяйте ИНН и СНИЛС по оригиналам документов до проведения приема.
Особые сценарии: совместительство, повторный прием, списки
Внутреннее совместительство
Для внутреннего совместителя создается новый сотрудник для того же физлица: в документе приема выберите существующее физлицо, программа предложит создать нового сотрудника. Вид занятости — «Внутреннее совместительство». Зарплата по совместительству считается отдельно по его собственным начислениям и графику.
Повторный прием уволенного
Если человек раньше работал и был уволен, не создавайте ничего заново: найдите физлицо и оформите новый «Прием на работу» — программа создаст нового сотрудника или «оживит» учет по существующему. Вся история (стаж, отпуска, прошлые доходы) сохранится, что важно для расчета больничных и вычетов по НДФЛ.
Массовый прием
При приеме нескольких человек (например, сезонный набор) используйте «Прием на работу списком»: один документ, табличная часть с сотрудниками. Печатные приказы формируются по каждому. Это быстрее, но менее удобно для индивидуальных условий — сложные надбавки и особые графики лучше оформлять отдельными документами.
Какой документ выбрать
Если после приема обнаружилась ошибка в ключевых данных (дата, подразделение, начисления), не редактируйте проведенный документ «задним числом» после расчета зарплаты — используйте документ «Кадровый перевод» для изменения условий с нужной даты или отменяйте прием только если зарплата еще не начислялась. Это сохранит корректную историю кадровых событий.
Что важно запомнить
Прием в 1С ЗУП — это проверка справочников и штатки, аккуратное создание физлица без дублей, заполнение документа «Прием на работу» с правильной датой, графиком и начислениями, обязательное проведение и контрольный расчет зарплаты за месяц приема. Большинство проблем возникает из-за дублей физлиц, неверного графика и непроведенного документа.
Частые вопросы
Сотрудник оформлен, но не попадает в «Начисление зарплаты и взносов». Что делать?
Проверьте три вещи: проведен ли документ приема (а не просто записан), совпадает ли организация в приеме и в начислении, не позже ли дата приема периода начисления. Также убедитесь, что у сотрудника назначено хотя бы одно плановое начисление — без него программа может не подобрать человека автоматически.
Как исправить дату приема, если документ уже проведен?
Если зарплата за период еще не начислялась, можно отменить проведение, исправить дату и провести заново. Если начисления уже были — изменение даты потребует перерасчета; в некоторых случаях корректнее оформить исправление через отмену приема и новый документ, предварительно оценив влияние на отчетность.
Нужно ли заводить физлицо заранее, до документа приема?
Не обязательно: при вводе нового ФИО прямо в документе приема программа создаст и физлицо, и сотрудника. Но предварительный поиск по справочнику физлиц все равно нужен — именно он защищает от дублей.
Чем отличается прием на работу от договора ГПХ в ЗУП?
Прием на работу создает трудовые отношения: сотрудник попадает в штат, получает плановые начисления, стаж и право на отпуск. Договор ГПХ оформляется отдельным документом, вознаграждение начисляется по актам, отпуск и кадровые события не возникают. Оформлять подрядчика приемом на работу нельзя — это исказит взносы и отчетность.
Можно ли принять сотрудника прошлой датой, если период закрыт?
Технически это упирается в дату запрета редактирования: документ либо не проведется, либо потребуется временно открыть период. Но «задний» прием в закрытом периоде почти всегда требует пересдачи отчетности (РСВ, персонифицированные сведения), поэтому такое решение согласуйте с бухгалтером и оформляйте только при реальной необходимости.
Где в ЗУП посмотреть, что прием прошел корректно?
Минимальный набор: карточка сотрудника (место работы, начисления, график), печатная форма приказа Т-1, кадровый отчет «Штатные сотрудники» и пробное заполнение «Начисления зарплаты и взносов» за месяц приема. Если все четыре точки сходятся с бумажными документами — прием оформлен правильно.