Другое · 11 мин
Как правильно перевести совместителя на основное место работы в 1С
Пошаговая инструкция: как в 1С ЗУП перевести совместителя на основное место работы. Кадровый перевод, приказ, изменение условий труда, типичные ошибки.
Перевод совместителя на основное место работы — частая кадровая операция: сотрудник увольняется с другой работы и хочет оформить у вас полноценную трудовую книжку, либо вы принимаете внешнего совместителя как основного работника. В 1С:ЗУП есть два рабочих способа оформить такой переход, и выбор зависит от того, как вы отразили ситуацию в кадровых документах и что требует трудовое законодательство в конкретном случае.
Ключевой нюанс: с точки зрения Трудового кодекса совместительство — это отдельный трудовой договор. Поэтому перевод «напрямую» возможен только для внутреннего совместителя (у одного работодателя есть два договора). Для внешнего совместителя формально корректная схема — увольнение по совместительству и приём на основное место, хотя на практике многие используют кадровый перевод с изменением вида занятости.
Ниже разобраны оба сценария с конкретными действиями в 1С:ЗУП 3.1, проверкой результата и типичными ошибками, которые приводят к двойным начислениям, потере стажа в учёте и ошибкам в отчётности.
Когда какой способ перевода выбрать
Прежде чем открывать программу, определите тип совместительства. Внутренний совместитель работает у вас же по второму трудовому договору — у него в базе два элемента справочника «Сотрудники», привязанные к одному физическому лицу. Внешний совместитель оформлен у вас только по договору совместительства, а основное место работы — у другого работодателя.
Для внутреннего совместителя используют кадровый перевод: договор совместительства расторгают, а по основному договору (или вместо него) оформляют изменение условий. На практике чаще делают наоборот — увольняют с основного места, если оно было у другого работодателя, и совместительство превращают в основную работу через перевод вида занятости.
Для внешнего совместителя юридически чистый путь — увольнение по инициативе или соглашению сторон с последующим приёмом на работу. Это гарантирует правильное оформление трудового договора, записи в трудовой книжке (или сведений о трудовой деятельности) и корректные данные для отчётности.
Как выбрать действие
Подготовка: что проверить до оформления
Сначала убедитесь, что у физического лица нет дублей в справочнике «Физические лица». Если сотрудник заведён дважды как разные физлица, после перевода вы получите раздвоение стажа, НДФЛ и страховых взносов. Дубли объединяют через поиск и устранение дублей или вручную с переносом документов.
Проверьте кадровые данные: текущий вид занятости сотрудника, дату приёма по совместительству, график работы, подразделение и должность. После перевода часть этих параметров обычно меняется — совместитель работал на 0,5 ставки, а на основном месте ему может полагаться полная ставка и другой график.
Также заранее решите вопрос с графиком работы: если для полной ставки нужен другой график, создайте его заранее в справочнике «Графики работы сотрудников», чтобы в кадровом переводе сразу указать корректное значение.
Способ 1: кадровый перевод внутреннего совместителя
Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и создайте документ «Кадровый перевод». Выберите сотрудника — ту запись, по которой оформлено совместительство, которое станет основным местом работы.
В документе установите дату перевода и на закладке «Основное» измените вид занятости с «Внутреннее совместительство» (или «Совместительство») на «Основное место работы». При необходимости тут же поменяйте количество ставок, график работы, подразделение и должность. Если меняется оплата труда — перейдите на закладку «Оплата труда» и скорректируйте состав начислений и их размер.
Проведите документ. Программа автоматически сформирует запись в регистрах кадрового учёта, изменит плановые начисления и при необходимости создаст печатную форму приказа о переводе. Если по старому договору совместительства сотрудник продолжает числиться, увольнение с него оформляется отдельным документом.
- 1Создайте документ «Кадровый перевод» из журнала «Приёмы, переводы, увольнения»
- 2Выберите сотрудника и укажите дату перевода
- 3Измените вид занятости на «Основное место работы»
- 4Скорректируйте ставку, график, подразделение и начисления
- 5Проведите документ и распечатайте приказ
- 6Проверьте карточку сотрудника и начисления за месяц перевода
Способ 2: увольнение по совместительству и приём на основное место
Этот вариант стандартен для внешних совместителей. Сначала создайте документ «Увольнение» по договору совместительства: укажите сотрудника, дату увольнения и основание (обычно п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — соглашение сторон, либо инициатива работника). Проверьте расчёт компенсации за неиспользованный отпуск — программа рассчитает её автоматически при проведении.
Затем создайте документ «Приём на работу»: выберите то же физическое лицо, вид занятости — «Основное место работы», укажите дату приёма (обычно следующий день после увольнения), подразделение, должность, график и начисления. Проведите документ и сформируйте приказ о приёме.
Обратите внимание на разрыв дат: приём должен следовать за увольнением без пересечения, иначе в один день у физлица окажется два действующих основных места работы, что вызовет ошибки в отчётности и расчёте среднего заработка.
Проверка результата после перевода
Откройте карточку сотрудника и убедитесь, что вид занятости изменился на «Основное место работы», а в списке трудовых договоров нет активного договора совместительства. Если совместительство осталось действующим — оформите увольнение по нему отдельно.
Рассчитайте зарплату за месяц перевода документом «Начисление зарплаты и взносов» и проверьте, что сотрудник попал в расчёт с новыми условиями: правильная ставка, график, начисления. Особое внимание — на расчёт по дням: если перевод в середине месяца, программа должна разделить начисления по периодам.
Проверьте отчёт «Кадровые изменения» и сведения для ЕФС-1: смена вида занятости и приём на работу отражаются в отчётности по персонифицированным сведениям. Убедитесь, что событие попало в нужный отчётный период.
Как проверить результат
Основное место работы
Осталось «Совместительство» или два активных договора
Сумма соответствует новой ставке и отработанному времени
Начисление по старой ставке или двойное начисление
Отпускной стаж и остатки учитываются корректно
Стаж обнулился или задвоился
Одно физлицо, одно основное место работы
Дубли физлица, пересекающиеся периоды работы
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — перевод оформлен, а старое совместительство не уволено. В результате сотрудник числится на двух должностях, плановые начисления дублируются, а зарплата за месяц завышается. Всегда проверяйте список действующих договоров после перевода.
Вторая ошибка — задвоение физического лица при приёме «с нуля» вместо выбора существующего. Это ломает учёт НДФЛ (вычеты и льготы считаются отдельно), стаж и персонифицированную отчётность. При приёме всегда выбирайте физлицо из списка, а не создавайте новое.
Третья группа проблем — неверная дата перевода. Перевод «вчерашним» числом в закрытом периоде приводит к необходимости пересчёта зарплаты, сторнирования и корректировочной отчётности. Оформляйте документы в том периоде, в котором происходит событие.
Кадровые документы и юридическая сторона
Программа фиксирует учётную сторону, но бумажный документооборот остаётся на вас. При кадровом переводе оформляют дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении условий (вида работы, ставки, режима) и приказ о переводе. При схеме «увольнение + приём» — заявление, приказ об увольнении, новый трудовой договор и приказ о приёме.
Если у сотрудника бумажная трудовая книжка, в неё вносят соответствующие записи. Если ведутся только электронные сведения — проверьте, что событие корректно отразится в отчёте ЕФС-1: приём и увольнение передаются в СФР в установленные сроки.
Если перевод совпадает с изменением оклада, удобнее провести всё одним документом «Кадровый перевод» — на закладке «Оплата труда» сразу меняются начисления. Разнесение на два документа в один день иногда вызывает некорректный расчёт среднего заработка.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли перевести внешнего совместителя на основное место без увольнения?
Формально трудовой договор о совместительстве не «превращается» в основной автоматически. На практике оформляют либо увольнение с последующим приёмом, либо дополнительное соглашение о том, что работа становится основной — этот вариант применяют, когда сотрудник уволился с прежнего основного места. В 1С оба сценария поддерживаются.
Сохранится ли отпускной стаж при переводе через увольнение и приём?
При увольнении сотруднику выплачивают компенсацию за неиспользованный отпуск, поэтому право на отпуск не теряется в деньгах. Однако стаж для нового отпуска начинает отсчитываться заново с даты приёма. Если важно сохранить непрерывный отпускной стаж, используйте кадровый перевод.
Что делать, если после перевода зарплата начисляется дважды?
Проверьте, не осталось ли действующим старое совместительство: откройте карточку сотрудника и список трудовых договоров. Лишний договор нужно уволить документом «Увольнение» с датой, предшествующей переводу, после чего пересчитать начисления за месяц.
Нужно ли подавать ЕФС-1 при смене вида занятости?
Приём и увольнение подлежат отражению в ЕФС-1 в установленные сроки. Если перевод оформлен как кадровый перевод без приёма и увольнения, подача зависит от того, какие кадровые события зафиксированы. Проверьте формируемые программой сведения и при необходимости проконсультируйтесь с кадровым специалистом.
Как перевести совместителя, работающего на 0,5 ставки, на полную ставку одновременно со сменой вида занятости?
В документе «Кадровый перевод» одновременно измените вид занятости на «Основное место работы», количество ставок на 1 и график работы на полный. Программа пересчитает плановые начисления автоматически, но проверьте итоговый ФОТ на закладке «Оплата труда».
Можно ли отменить ошибочно проведённый перевод?
Если период не закрыт, отмените проведение документа и удалите его или создайте корректирующий документ. Если зарплата за период уже рассчитана и выплачена, потребуется сторнирование начислений — действуйте через документы исправления, а не прямое удаление.
Что важно запомнить
Внутреннего совместителя переводят документом «Кадровый перевод» со сменой вида занятости, внешнего — через увольнение и новый приём. После любого варианта проверьте отсутствие второго активного договора, корректность начислений и отсутствие дублей физического лица. Кадровые документы в программе должны соответствовать бумажным приказам и соглашениям.