Как правильно начислить зарплату в 1С:Бухгалтерия

Начисление зарплаты в 1С:Бухгалтерия выполняется документом «Начисление зарплаты», но корректный результат зависит от предварительной настройки: данных сотрудников, способов отражения в учёте и параметров расчёта взносов. Если пропустить подготовительный этап, программа посчитает суммы с ошибками или не сформирует часть проводок.

Материал ориентирован на 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0) с типовой функциональностью зарплатного учёта. Интерфейс в других редакциях может отличаться, но логика действий сохраняется: кадровые данные → начисление → налоги и взносы → выплата → проверка проводок.

Что настроить перед первым начислением

Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты». Здесь задаются общие параметры: порядок учёта зарплаты (в 1С:Бухгалтерия или во внешней программе, например 1С:ЗУП), даты выплаты аванса и расчёта, настройки НДФЛ и страховых взносов. Если компания применяет пониженные тарифы взносов (например, для субъектов МСП), это указывается в настройках учётной политики организации.

Проверьте учётную политику: «Главное» → «Учётная политика». На закладке, связанной с зарплатой, укажите тариф страховых взносов и взносов на травматизм (ставку задаёт ФСС/СФР по итогам подтверждения вида деятельности). Неверный тариф — одна из самых частых причин ошибочных начислений.

Также настройте способы отражения зарплаты в бухгалтерском учёте: «Зарплата и кадры» → «Способы учета зарплаты». По умолчанию используется счёт 26 или 44 в зависимости от вида деятельности, но для производственных работников, как правило, нужен счёт 20 или 25.

Кадровые данные: приём сотрудника и оклад

Каждый сотрудник должен быть принят на работу документом «Прием на работу» («Зарплата и кадры» → «Приемы на работу»). В документе указывают дату приёма, должность, подразделение, график работы и размер оплаты — оклад или тарифную ставку. Именно отсюда программа берёт базу для расчёта.

В карточке сотрудника заполните данные для НДФЛ: статус налогового резидента, право на стандартные вычеты (на детей и др.). Вычеты вводятся через «Зарплата и кадры» → «Заявления на вычеты НДФЛ». Если заявление не введено, программа посчитает налог со всей суммы дохода — формально это не ошибка программы, а следствие отсутствия данных.

Проверьте ИНН, СНИЛС и дату рождения сотрудника — эти данные используются в отчётности, и ошибки в них всплывут при сдаче 6-НДФЛ и персонифицированных сведений.

Документ «Начисление зарплаты»: пошагово

Перейдите в «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Создать» → «Начисление зарплаты». Укажите месяц начисления и дату документа — как правило, последний день месяца. Нажмите кнопку «Заполнить»: программа подберёт всех действующих сотрудников и рассчитает начисления пропорционально отработанному времени по графику.

На закладках документа проверьте три блока: «Начисления» (оклад, премии), «НДФЛ» (исчисленный налог с учётом вычетов), «Взносы» (пенсионные, медицинские, социальные взносы и травматизм). Все суммы рассчитываются автоматически, но их можно открыть детально двойным щелчком по строке.

1. 1
   Проверьте, что все сотрудники приняты документом «Прием на работу» и оклады заполнены
2. 2
   Введите отсутствия (отпуска, больничные) до начисления зарплаты
3. 3
   Создайте «Начисление зарплаты» за месяц и нажмите «Заполнить»
4. 4
   Проверьте закладки «Начисления», «НДФЛ», «Взносы»
5. 5
   Проведите документ и сверьте итоги с расчётным листком
6. 6
   Оформите ведомость на выплату и банковскую операцию

Отпуска, больничные и отсутствия

Начисление зарплаты считается по отработанному времени, поэтому все отсутствия должны быть введены до заполнения документа. Отпуск оформляется документом «Отпуск», больничный — документом «Больничный лист», прочие отсутствия — документом «Отсутствие». Все они находятся в разделе «Зарплата и кадры».

Если отсутствие введено после начисления зарплаты, документ начисления нужно перезаполнить и перепровести — иначе сотруднику начислят оклад за дни, которых он не работал. Это типичная причина переплат, которые потом сложно удержать.

Проводки и отражение в учёте

После проведения документа откройте кнопку «Дт/Кт» и проверьте проводки. Типовая картина: Дт счёта затрат (20, 25, 26, 44) — Кт 70 на сумму начислений; Дт 70 — Кт 68.01 на удержанный НДФЛ; Дт счёта затрат — Кт 69 на страховые взносы по видам.

Если проводки попали не на тот счёт затрат, исправляется способ отражения: либо в карточке сотрудника (если счёт индивидуальный), либо в справочнике «Способы учета зарплаты». После изменения настройки документ нужно перепровести.

Контрольные точки

Как проверить результат

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70

Норма

Кредитовое сальдо равно сумме к выплате после НДФЛ

Тревожный признак

Дебетовое сальдо или сумма не совпадает с расчётными листками

Проводки по счёту 69

Норма

Взносы начислены по всем сотрудникам с действующими договорами

Тревожный признак

По части сотрудников взносов нет — проверьте настройки тарифа

Счёт 68.01 по НДФЛ

Норма

Начисленный НДФЛ совпадает с закладкой «НДФЛ» документа

Тревожный признак

Налог посчитан без вычетов при наличии заявления

Выплата зарплаты и перечисление НДФЛ

Выплата оформляется документом «Ведомость в банк» (при зарплатном проекте или перечислении на карты) либо «Ведомость в кассу». Ведомость заполняется автоматически по кнопке «Заполнить» — суммы к выплате рассчитываются как начислено минус НДФЛ и прочие удержания.

После ведомости создаётся банковский документ: «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление заработной платы». Именно дата выплаты определяет дату фактического получения дохода для НДФЛ. Перечисление налога в бюджет оформляется отдельным платёжным поручением — в рамках единого налогового платежа налог уплачивается в составе ЕНП с подачей уведомления об исчисленных суммах.

Типичные ошибки и как их избежать

Наиболее частые проблемы связаны не с самим документом, а с подготовкой данных. Ниже — ошибки, которые регулярно встречаются на практике.

Если ошибка обнаружена после сдачи отчётности, исправление делается корректирующими документами и уточнёнными расчётами, а не редактированием прошлых документов «задним числом» без контроля. Перед любыми исправлениями в закрытом периоде сделайте резервную копию базы.

Частые вопросы

Можно ли начислить зарплату за прошлый месяц, если период закрыт?

Технически документ можно создать, но это изменит данные закрытого периода: проводки, НДФЛ и взносы. Потребуется пересчёт налогов и, возможно, уточнённая отчётность. Безопаснее оформить доначисление текущей датой с отражением в учёте текущего периода.

Почему программа не рассчитывает НДФЛ по сотруднику?

Чаще всего причина в карточке сотрудника: не указан статус налогоплательщика, некорректная дата приёма или доход отражается по виду начисления, не облагаемому НДФЛ. Проверьте также, не превышен ли доход, с которого налог уже исчислен в другом документе.

Как начислить премию вместе с зарплатой?

Премию можно добавить строкой в документ «Начисление зарплаты» (кнопка «Добавить» на закладке «Начисления») либо оформить отдельным документом «Премия». Для регулярных премий удобнее задать их в плановых начислениях при приёме на работу.

Чем отличается аванс от окончательного расчёта в программе?

Аванс обычно выплачивается ведомостью без документа начисления — фиксированной суммой или за фактически отработанное время первой половины месяца. Окончательный расчёт выполняется документом «Начисление зарплаты» за весь месяц, и при выплате программа учитывает уже выданный аванс.

Что делать, если сумма к выплате не совпадает с ожидаемой?

Сформируйте расчётный листок сотрудника («Зарплата и кадры» → «Отчеты по зарплате») и сверьте по строкам: начислено, удержано НДФЛ, прочие удержания, выплаченный аванс. Расхождение почти всегда объясняется одной из этих позиций.