Как поставить вычеты на детей в 1С

Стандартный вычет на детей уменьшает базу по НДФЛ, поэтому ошибка в его настройке напрямую влияет на сумму, которую сотрудник получает на руки. В программах 1С вычет не применяется автоматически: его нужно зарегистрировать на основании заявления работника и следить за лимитом дохода, после которого право на вычет прекращается до конца года.

Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) есть полноценный документ «Заявление на вычеты НДФЛ», а в 1С:Бухгалтерии вычеты вводятся в карточке сотрудника или через специальный документ. Ниже разобраны оба сценария, проверка расчёта и типичные ошибки, из-за которых вычет «слетает» или применяется дважды.

Что проверить до ввода вычета в программу

Прежде чем вносить данные в 1С, убедитесь, что у сотрудника есть право на вычет и собран полный комплект документов. Основание — письменное заявление работника с приложением копий свидетельств о рождении детей. Для удвоенного вычета единственному родителю, а также для вычета на ребёнка-инвалида или студента-очника нужны дополнительные справки.

Размер вычета зависит от очерёдности ребёнка: на первого и второго ребёнка действует одна сумма, на третьего и последующих — повышенная. Точные суммы периодически индексируются законодательно, поэтому сверяйте актуальные значения с текущей редакцией статьи 218 НК РФ и не храните их «по памяти» в голове или в старых инструкциях.

Как оформить вычет на детей в 1С:ЗУП

В 1С:Зарплата и управление персоналом используйте документ «Заявление на вычеты НДФЛ». Он находится в разделе «Налоги и взносы» — «Заявления на вычеты» либо в разделе «Кадры» в зависимости от настроек интерфейса. Создайте новый документ, выберите сотрудника и укажите месяц, с которого применяется вычет.

В табличной части добавьте строки по каждому ребёнку: вид вычета (например, «на первого ребёнка», «на третьего и последующих», «на ребёнка-инвалида»), дату окончания действия (обычно конец года, в котором ребёнку исполняется 18 или 24 года). Если вычет удвоенный, отметьте соответствующий код вычета — он выбирается из справочника с пометкой о двойном размере.

1. 1
   Откройте «Налоги и взносы» — «Заявления на вычеты» и создайте документ
2. 2
   Выберите сотрудника и укажите месяц начала применения вычета
3. 3
   Добавьте строки по каждому ребёнку с правильным кодом вычета
4. 4
   Укажите дату окончания действия вычета по возрасту ребёнка
5. 5
   Проведите документ и пересчитайте зарплату за текущий месяц
6. 6
   Проверьте НДФЛ в расчётном листке сотрудника

Если сотрудник принят не с начала года

Работник, пришедший в середине года, приносит справку о доходах с предыдущего места работы. Вычет предоставляется с месяца приёма, но лимит дохода считается с учётом заработка у прошлого работодателя. В ЗУП доходы с прежнего места вводятся документом «Операция учёта НДФЛ» или в карточке сотрудника — иначе программа применит вычет дольше положенного.

Как поставить вычет в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии предприятия вычеты вводятся проще. Откройте справочник «Сотрудники», выберите работника и перейдите по ссылке «Налог на доходы» — «Предоставить стандартный вычет». Заполните список детей: укажите код вычета и период действия. Изменения фиксируются с указанием даты, поэтому история вычетов сохраняется.

Альтернативный путь — раздел «Зарплата и кадры» — «Настройки подразделения» недоступен для вычетов, поэтому не ищите их в настройках учётной политики: вычеты всегда персональны и привязаны к конкретному сотруднику. После ввода данных перепроведите документы начисления зарплаты за месяцы, в которых вычет должен применяться.

Где вводить вычеты в разных конфигурациях

1С:ЗУП 3.1

Документ «Заявление на вычеты НДФЛ». Подходит для полноценного кадрового учёта, поддерживает все коды вычетов и удвоение

1С:Бухгалтерия 3.0

Карточка сотрудника, ссылка «Налог на доходы». Проще, но меньше контроля: нет отдельного документа-основания

1С:ЗУП базовая

Тот же документ, что и в ПРОФ, но без части кадровых механизмов; для вычетов функционала достаточно

Как работает лимит дохода и отмена вычета

Вычет на детей предоставляется до месяца, в котором доход сотрудника, облагаемый НДФЛ по основной ставке, превысит установленный лимит, исчисленный нарастающим итогом с начала года. Программа отслеживает это автоматически, но только если все доходы введены корректно — включая доходы с прежнего места работы и облагаемые выплаты в середине года.

Когда ребёнку исполняется 18 лет (или 24 года при очном обучении), вычет прекращается. В ЗУП дата окончания обычно задаётся в самом заявлении, и программа перестаёт применять вычет автоматически. Если дата не указана, вычет продолжит начисляться — это одна из самых частых причин излишне предоставленных вычетов и доначислений НДФЛ при проверках.

Проверка правильности расчёта

После настройки откройте расчётный листок сотрудника за ближайший месяц начисления. В нём должна быть строка с применёнными вычетами, а сумма НДФЛ должна уменьшиться на 13% от суммы вычета. Например, при вычете на одного ребёнка налог снижается на фиксированную величину — легко сверить вручную.

Дополнительно сформируйте регистр налогового учёта по НДФЛ или отчёт «Анализ НДФЛ» (в ЗУП — «Налоги и взносы» — «Отчёты по налогам и взносам»). Там видно, какие вычеты применены по каждому месяцу и когда накопленный доход приблизится к лимиту.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок сотрудника

Норма

Есть строка с вычетом, НДФЛ уменьшен

Тревожный признак

Вычета нет или сумма НДФЛ не изменилась

Нарастающий доход

Норма

Вычет прекращается в месяце превышения лимита

Тревожный признак

Вычет применяется после превышения лимита

Дата окончания вычета

Норма

Вычет прекращается при достижении ребёнком предельного возраста

Тревожный признак

Вычет начисляется на совершеннолетнего без справки об очном обучении

Отчёт 6-НДФЛ

Норма

Вычеты отражены в разделе с кодами

Тревожный признак

Вычеты в листке есть, а в отчёт не попали — проверяйте проведение документов

Типичные ошибки и как их исправить

Самая распространённая проблема — вычет не применяется, хотя заявление введено. Причины: документ не проведён, в нём указан неверный месяц начала, либо доход сотрудника уже превысил лимит. Проверьте журнал заявлений и накопленный доход по отчёту.

Обратная ситуация — вычет применяется дважды. Такое бывает, когда вычет введён и документом, и в карточке сотрудника одновременно, либо когда сотрудник числится в двух организациях одной базы и вычет заведён в обеих. Уберите дублирующую запись и пересчитайте зарплату.

Часто задаваемые вопросы

Сотрудник принёс заявление в середине года. С какого месяца давать вычет?

Вычет предоставляется с начала года, если сотрудник работал у вас с января, либо с месяца приёма на работу. НДФЛ за прошедшие месяцы текущего года пересчитывается в текущем периоде — перепроведите начисления или дождитесь автоматического перерасчёта при следующем расчёте зарплаты.

Как оформить удвоенный вычет единственному родителю?

В заявлении на вычеты выберите код вычета, предусмотренный для единственного родителя (в справочнике кодов он помечен как удвоенный). К заявлению работник прикладывает документы, подтверждающие статус единственного родителя. Помните: при вступлении в брак право на удвоение утрачивается со следующего месяца.

Вычет не попадает в расчётный листок, хотя заявление проведено. Что делать?

Проверьте три вещи: месяц начала действия в документе, не превышен ли лимит дохода с начала года, и перепроведены ли документы начисления зарплаты после ввода заявления. Чаще всего помогает пересчёт зарплаты за нужный месяц.

Нужно ли каждый год брать новое заявление на вычет?

Нет, заявление подаётся один раз и действует, пока не изменятся условия (рождение ребёнка, достижение предельного возраста, смена статуса). Но справку об очном обучении на студента до 24 лет нужно обновлять ежегодно, иначе основание для вычета пропадает.

Ребёнку исполнилось 18 лет в мае. До какого месяца применять вычет?

Вычет предоставляется до конца календарного года, в котором ребёнку исполнилось 18 лет. Если ребёнок учится очно — до конца года, в котором ему исполнится 24 года, либо до месяца окончания обучения, если оно завершилось раньше.

Сотрудник работает по совместительству в двух организациях. Где давать вычет?

Вычет предоставляет только один работодатель по выбору работника. Если вычет оформлен у вас, попросите сотрудника подтвердить, что у второго работодателя он его не получает, иначе при проверке будет излишне предоставленный вычет и доначисление налога.