Другое · 10 мин
Как посмотреть среднесписочную численность сотрудников в 1С
Как посмотреть среднесписочную численность сотрудников в 1С:ЗУП и Бухгалтерии: где найти отчет, как настроить период, проверить расчет и исправить частые ошибки.
Среднесписочная численность (ССЧ) — один из самых востребованных показателей кадрового учета: он нужен для отчетности в Росстат и ФНС, для подтверждения права на льготы и спецрежимы, а также для внутренней аналитики. В программах 1С этот показатель рассчитывается автоматически на основе кадровых документов — приемов, увольнений и переводов, — и посмотреть его можно за пару минут, если знать, где находится нужный отчет.
Точный путь к отчету зависит от конфигурации: в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) есть специализированные кадровые отчеты, а в 1С:Бухгалтерии показатель доступен через справочные отчеты и регламентированную отчетность. Ниже разобраны оба варианта, а также способы проверить расчет и исправить типичные расхождения.
Что такое среднесписочная численность и как 1С ее считает
Среднесписочная численность — это среднее количество работников за период, рассчитанное по правилам статистики: суммируется списочный состав за каждый календарный день месяца (включая выходные и праздники, где берется численность предыдущего рабочего дня), затем делится на число календарных дней. За квартал или год показатель получается как среднее арифметическое месячных значений.
В 1С расчет выполняется автоматически на основании кадровых приказов: прием на работу увеличивает численность, увольнение уменьшает. Поэтому корректность показателя напрямую зависит от того, все ли кадровые документы проведены и нет ли в них ошибок в датах. Если документ увольнения не проведен, сотрудник продолжит «висеть» в списочном составе.
Как посмотреть ССЧ в 1С:Зарплата и управление персоналом
В конфигурации ЗУП есть готовый отчет, который показывает среднесписочную численность за любой период с расшифровкой по месяцам и сотрудникам. Это основной и самый удобный способ.
- 1Откройте раздел «Кадры» в главном меню программы
- 2Выберите «Кадровые отчеты» (в некоторых версиях — «Отчеты, справки» → «Кадровые отчеты»)
- 3Найдите в списке отчет «Среднесписочная численность» (может называться «Среднесписочная численность работников»)
- 4Укажите период расчета и организацию
- 5Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговое значение
- 6При необходимости раскройте расшифровку по сотрудникам, чтобы увидеть, кто вошел в расчет
В отчете обычно доступна настройка отборов: можно посмотреть численность по конкретному подразделению, должности или категории работников. Кнопка «Настройки» позволяет изменить состав группировок и вывести дополнительные поля. Если отчет нужен регулярно с одними и теми же параметрами, сохраните вариант настроек через «Еще» → «Сохранить вариант отчета».
Дополнительно в ЗУП есть отчет «Штатная расстановка» и «Списочный состав», которые помогают сверить данные: списочная численность на конкретные даты должна сходиться с тем, из чего сложилась средняя.
Как посмотреть ССЧ в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии кадровый блок скромнее, чем в ЗУП, поэтому прямого отчета «Среднесписочная численность» может не быть в зависимости от версии. Основные варианты такие:
- Раздел «Отчеты» → «Списочный состав работников» — показывает работников на выбранную дату; по нему можно вручную оценить динамику.
- Регламентированная отчетность: раздел «Отчеты» → «Регламентированные отчеты» → создать форму со сведениями о среднесписочной численности (форма для ФНС) — программа заполнит показатель автоматически.
- Если зарплата и кадры ведутся в ЗУП, а в Бухгалтерию только выгружаются проводки, смотреть ССЧ нужно именно в ЗУП.
При формировании регламентированного отчета проверьте, что в карточке организации корректно заполнены реквизиты, а кадровые документы проведены за весь период. Если показатель в отчете равен нулю, чаще всего причина в том, что сотрудники оформлены, но приемы на работу не проведены или даты приема стоят позже отчетного периода.
Как проверить правильность расчета
Автоматический расчет не гарантирует правильный результат, если исходные данные содержат ошибки. Перед сдачей отчетности полезно выполнить контрольную сверку.
Как проверить результат
Количество совпадает с реальной численностью по штатному расписанию и приказам
В списке есть уволенные сотрудники или отсутствуют принятые
Все приемы и увольнения за период проведены
Есть документы в статусе «не проведен» или черновики
Сумма по сотрудникам в расшифровке дает итоговое ССЧ
Расшифровка пустая или содержит посторонних лиц
Учтены по правилам: внешние совместители в ССЧ не входят
Совместители завышены или включены дважды
Простой ручной тест: возьмите месяц без движения персонала (никто не принят и не уволен). В этом случае ССЧ за месяц должна ровно равняться количеству сотрудников в списочном составе. Если значения расходятся — в данных есть ошибка.
Кого 1С включает и не включает в расчет
По правилам статистики в среднесписочную численность не входят внешние совместители, лица, работающие по договорам гражданско-правового характера, а также некоторые другие категории. Работники, находящиеся в отпуске по беременности и родам и в отпуске по уходу за ребенком, в списочный состав входят, но в среднесписочную численность не включаются.
В ЗУП принадлежность сотрудника к той или иной категории определяется видом занятости в кадровом документе и назначенными отсутствиями. Если сотрудница ушла в декрет, но отсутствие не оформлено документом (например, «Отпуск по уходу за ребенком»), программа продолжит включать ее в ССЧ, и показатель будет завышен. Проверьте, что все длительные отсутствия отражены документами, а не только в табеле.
Если отчет показывает неправильные данные
Когда цифра в отчете вызывает сомнения, действуйте по шагам: сначала проверьте период и отборы в настройках, затем — проведенность кадровых документов за весь период, затем — виды занятости сотрудников. В ЗУП удобно использовать отчет «Остатки отпусков и кадровые данные» или универсальный отчет по регистрам, чтобы найти «потерянных» или «лишних» людей.
Если ошибка найдена в прошлом периоде, по которому уже сдана отчетность, исправляйте документы аккуратно: изменение кадровых документов прошлых периодов может затронуть расчет зарплаты, страховых взносов и уже сданные формы. Перед исправлением сделайте резервную копию базы и согласуйте действия с бухгалтером.
Альтернативные способы получить показатель
Помимо штатного отчета, среднесписочную численность можно получить другими путями. В ЗУП есть универсальные отчеты и возможность построить произвольный отчет по кадровым данным через механизм СКД — это вариант для нестандартных разрезов, например ССЧ по проектам или по нескольким организациям сразу.
Если нужна разовая сверка, можно выгрузить списочный состав на первое число каждого месяца в Excel и посчитать среднее вручную — такой способ годится как контрольный, но не как основной: он не учитывает движение внутри месяца. Для официальной отчетности опирайтесь на расчет программы, поскольку он следует установленной методике подсчета по календарным дням.
Как выбрать способ
Что важно запомнить
ССЧ в 1С считается автоматически по кадровым документам. В ЗУП отчет находится в разделе «Кадры» → «Кадровые отчеты», в Бухгалтерии — через списочный состав и регламентированную отчетность. Перед сдачей отчетности проверьте проведенность приказов, виды занятости и оформление длительных отсутствий.
Частые вопросы
Почему в отчете среднесписочная численность равна нулю?
Чаще всего причина в том, что кадровые документы приема на работу не проведены или даты приема позже выбранного периода. Также проверьте, что в отборе отчета указана правильная организация и период.
Входят ли внешние совместители в среднесписочную численность?
Нет, внешние совместители в ССЧ не включаются по правилам статистики. В 1С это работает автоматически, если вид занятости в кадровом документе указан корректно — как «внешнее совместительство».
Учитываются ли сотрудницы в декретном отпуске?
Они входят в списочный состав, но исключаются из среднесписочной численности. Чтобы 1С учла это, отпуск по беременности и родам или по уходу за ребенком должен быть оформлен соответствующим кадровым документом, а не только отмечен в табеле.
Можно ли посмотреть ССЧ по подразделению?
Да, в отчете «Среднесписочная численность» в ЗУП через кнопку «Настройки» добавьте отбор или группировку по подразделению. Полученный вариант можно сохранить для повторного использования.
Что делать, если ССЧ в 1С не совпадает с ручным расчетом?
Сначала проверьте, по одной ли методике считаете: программа учитывает каждый календарный день, а ручной расчет часто упрощают. Затем сверьте списочный состав на начало и конец периода и проверьте проведенность всех приемов и увольнений.
Где смотреть ССЧ, если кадры в ЗУП, а бухгалтерия в другой базе?
Всегда в той базе, где ведется кадровый учет, то есть в ЗУП. В 1С:Бухгалтерию кадровые документы обычно не переносятся — туда выгружаются только проводки по начислениям, поэтому рассчитать численность там невозможно.