Как посмотреть среднесписочную численность в 1С ЗУП

Среднесписочная численность (ССЧ) — один из самых востребованных показателей кадрового учёта: он нужен для отчётности в Росстат, налоговую, для подтверждения права на льготы и спецрежимы, а также для внутренней аналитики. В 1С:ЗУП этот показатель рассчитывается автоматически на основе кадровых документов — приёмов, переводов и увольнений, — поэтому задача пользователя сводится к тому, чтобы правильно найти отчёт, задать период и проверить корректность исходных данных.

В типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1 есть готовый отчёт «Среднесписочная численность работников», который считает показатель по правилам, установленным для статистической отчётности. Дополнительно численность можно посмотреть через отчёты «Штатная расстановка» и «Остатки и обороты по штатной расстановке», но именно специализированный отчёт даёт корректный расчёт среднесписочного значения, а не просто списочный состав на дату.

Важно понимать разницу: списочная численность — это количество работников на конкретную дату, а среднесписочная — расчётный показатель за период (месяц, квартал, год), учитывающий движение персонала внутри периода. Путать эти значения нельзя: для отчётности почти всегда требуется именно ССЧ.

Где находится отчёт по среднесписочной численности

Основной путь: откройте раздел «Кадры» в главном меню программы, затем перейдите в группу «Кадровые отчёты». В списке найдите пункт «Среднесписочная численность работников» (в некоторых релизах он может называться «Среднесписочная численность»). Кликните по нему — откроется форма отчёта с настройками.

Альтернативный способ — через общий список отчётов: раздел «Отчёты, справки» → «Кадровые отчёты». Состав разделов может немного отличаться в зависимости от настроек интерфейса и прав пользователя, но сам отчёт присутствует в типовой поставке.

Если отчёт не виден в меню, проверьте права доступа: у пользователя должна быть роль, допускающая работу с кадровыми отчётами. Также отчёт можно найти через поиск в меню «Ещё» или через команду «Все отчёты».

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»
2. 2
   Выберите отчёт «Среднесписочная численность работников»
3. 3
   Укажите период расчёта и организацию
4. 4
   Нажмите «Сформировать»
5. 5
   Проверьте итоговое значение и расшифровку по месяцам

Настройка периода и отборов перед формированием

Перед формированием задайте период — от него зависит результат. Для статистической отчётности ССЧ обычно считают за месяц, квартал, полугодие или год. Если нужен годовой показатель, ставьте период с 1 января по 31 декабря — программа рассчитает среднесписочную за каждый месяц и выведет итог за период.

В настройках (кнопка «Настройки» или «Показать настройки») можно задать отборы: по организации, подразделению, конкретному сотруднику. Если в базе ведётся учёт по нескольким организациям, обязательно укажите нужную — иначе отчёт соберёт данные по всем организациям сразу, и цифра завысится.

Обратите внимание на вариант отчёта: в типовой поставке доступны варианты с расшифровкой по месяцам и по категориям работников. Для проверки расчёта удобнее вариант с помесячной детализацией — по нему видно, в каком месяце возникли отклонения.

Как программа считает ССЧ и кто попадает в расчёт

Расчёт в 1С:ЗУП следует общим правилам статистики: в списочную численность включаются работники, с которыми заключён трудовой договор, — как фактически работавшие, так и отсутствующие по уважительным причинам (отпуск, больничный, командировка). Из списочного состава исключаются отдельные категории, например работники, находящиеся в отпуске по беременности и родам и в отпуске по уходу за ребёнком.

Не включаются в среднесписочную численность внешние совместители и лица, работающие по договорам гражданско-правового характера. Внутренние совместители учитываются как один человек по основному месту работы. Сотрудники, работающие неполное рабочее время по соглашению, учитываются пропорционально отработанному времени.

Программа берёт данные из кадровых документов: «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение», а также из документов отсутствий. Если какие-то события оформлены не документами, а «вручную» или не проведены, расчёт будет неверным.

Проверка и расшифровка результата

После формирования отчёта не ограничивайтесь итоговой цифрой. Разверните расшифровку по месяцам и сравните значения между собой: резкие скачки без реальных кадровых изменений — признак ошибки в данных. Например, если в одном месяце ССЧ упала вдвое, проверьте, не проведены ли массовые увольнения ошибочной датой.

Сверьте результат со списочным составом: сформируйте отчёт «Списочный состав» или «Штатная расстановка» на конец периода. Среднесписочная за месяц обычно близка к списочной численности на середину месяца, если не было большого движения персонала. Существенное расхождение — повод разобраться в причинах.

Для детальной проверки по конкретному сотруднику используйте расшифровку ячейки отчёта (двойной клик) — в зависимости от варианта отчёта программа покажет, какие сотрудники вошли в расчёт. Так можно найти «лишних» людей: уволенных, по которым не проведён документ, или наоборот — отсутствие принятых.

Контрольные точки

Как проверить результат

ССЧ по месяцам

Норма

Плавная динамика, соответствующая реальным приёмам и увольнениям

Тревожный признак

Резкие скачки без кадровых оснований

Сравнение со списочным составом

Норма

ССЧ близка к списочной численности на середину месяца

Тревожный признак

Расхождение без объяснимых причин

Состав сотрудников в расшифровке

Норма

Только сотрудники с трудовыми договорами, без внешних совместителей

Тревожный признак

Попали ГПХ, внешние совместители или не уволенные вовремя

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая причина неверной ССЧ — непроведённые или устаревшие кадровые документы. Если сотрудник уволился, а документ «Увольнение» не проведён, программа продолжает считать его в численности. Проверьте журналы кадровых документов на наличие непроведённых и помеченных на удаление записей за период.

Вторая типичная проблема — неверно оформленные совместительства. Если внешний совместитель заведён как основное место работы, он попадёт в ССЧ и завысит показатель. Проверьте вид занятости в карточке сотрудника и в приказе о приёме.

Третья группа ошибок — перенос данных из старых программ. При миграции часто теряются исторические кадровые события, из-за чего ССЧ за прошлые периоды считается некорректно. В этом случае сверяйте отчёт с данными прежней системы и корректируйте кадровые документы датами фактических событий.

Альтернативные способы посмотреть численность

Если нужна не среднесписочная, а просто численность на дату, используйте отчёт «Списочный состав» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»). Он показывает работающих на выбранную дату с детализацией по подразделениям и должностям.

Для сопоставления с плановым штатом подойдёт «Штатная расстановка»: она показывает занятые и вакантные ставки. Это полезно для контроля укомплектованности, но не заменяет ССЧ для отчётности.

Для налоговой отчётности сведения о среднесписочной подаются в составе расчёта по страховым взносам — в 1С:ЗУП этот показатель заполняется автоматически на титульном листе РСВ. Перед отправкой сверьте его с отчётом по ССЧ за соответствующий период.

Сравнение вариантов

Среднесписочная численность работников

Для статистики и РСВ. Считает по правилам ССЧ, но требует корректных кадровых данных

Списочный состав

Быстрая численность на дату. Не подходит для отчётности, где требуется среднее значение

Штатная расстановка

Контроль занятых и вакантных ставок. Не учитывает правила расчёта ССЧ

Ограничения и когда нужна помощь специалиста

Типовой отчёт рассчитывает ССЧ по стандартным правилам. Если у организации есть специфика — например, сотрудники с нестандартными графиками, длительные неоформленные отсутствия, совмещение с особым учётом — результат может потребовать ручной корректировки методики расчёта, что выходит за рамки обычной работы пользователя.

Не исправляйте кадровые документы прошлых, уже отчитанных периодов без понимания последствий: изменение увольнений и приёмов задним числом влияет на расчёт зарплаты, стажа и сданную отчётность. Перед такими правками сделайте резервную копию базы и согласуйте изменения с расчётчиком зарплаты.

Частые вопросы

Почему в отчёте по ССЧ ноль, хотя сотрудники есть?

Чаще всего не задан период или организация в настройках, либо кадровые документы не проведены. Также проверьте, что приёмы оформлены документом «Приём на работу», а не только созданы карточки сотрудников.

Учитываются ли внешние совместители в среднесписочной численности?

Нет, внешние совместители в ССЧ не включаются — это соответствует правилам статистического учёта. Внутренние совместители учитываются один раз по основному месту работы.

Как посмотреть ССЧ за прошлый год?

Откройте тот же отчёт и установите период с 1 января по 31 декабря нужного года. Учтите: если база переносилась из другой программы, исторические данные могут быть неполными, и результат потребует сверки.

Откуда берётся ССЧ на титульном листе РСВ?

Показатель рассчитывается автоматически по тем же кадровым данным за отчётный период. Если цифра в РСВ отличается от отчёта по ССЧ, проверьте период формирования и актуальность кадровых документов.

Можно ли выгрузить отчёт по ССЧ в Excel?

Да, сформированный отчёт сохраняется через «Файл» → «Сохранить» или кнопку сохранения табличного документа в формате Excel (xlsx) или mxl. Детализация по месяцам при этом сохраняется.

Почему ССЧ за месяц дробная, а не целое число?

Это нормально: среднее значение за месяц редко бывает целым, так как учитывает дни приёма и увольнения, а также неполное рабочее время. В отчётности показатель округляется по правилам конкретной формы.