Другое · 9 мин
Как посмотреть списочную численность в 1С
Как посмотреть списочную численность работников в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: отчеты Штатная расстановка, Списочный состав, настройка периода и проверка данных.
Списочная численность — это количество сотрудников, состоящих в трудовых отношениях с организацией на конкретную дату или за период. Этот показатель нужен для статистической отчетности (форма П-4), расчета среднесписочной численности для налоговой, проверки права на спецрежимы и внутренней аналитики. В программах 1С списочная численность формируется автоматически на основе кадровых документов: приемов на работу, переводов и увольнений.
Точный путь к данным зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) есть несколько специализированных отчетов, в 1С:Бухгалтерии кадровые данные ограничены, а в 1С:КА и ERP используются те же механизмы, что и в ЗУП. Ниже разобраны рабочие способы для каждой типовой конфигурации, а также причины, по которым цифры в отчете могут расходиться с фактической численностью.
Что такое списочная численность и чем она отличается от среднесписочной
Прежде чем искать цифру в программе, важно понимать, какой именно показатель требуется. Списочная численность — это срез на дату: сколько человек числится в организации, например, на 1 число месяца или на конец квартала. В нее включаются сотрудники по трудовым договорам, в том числе временно отсутствующие (в отпуске, на больничном, в командировке).
Среднесписочная численность — это расчетный показатель за период: сумма списочной численности за каждый календарный день, деленная на число дней в периоде. Именно она указывается в отчетности для ФНС и Росстата. Внешние совместители и лица по договорам ГПХ в среднесписочную численность не входят, а внутренние совместители считаются как одна единица.
В 1С:ЗУП эти показатели выводятся разными отчетами: «Штатная расстановка» и «Списочный состав» показывают численность на дату, а «Среднесписочная численность» — расчет за период. Путать их нельзя: для статистики почти всегда нужен именно среднесписочный показатель.
Списочная численность в 1С:ЗУП через отчет «Штатная расстановка»
Самый быстрый способ увидеть текущую численность — отчет «Штатная расстановка». Он показывает штатное расписание с указанием занятых и вакантных позиций на выбранную дату. Откройте раздел «Кадры» и выберите «Штатная расстановка» — в большинстве типовых настроек отчет находится прямо в панели действий.
Укажите дату, на которую нужны данные, и нажмите «Сформировать». В таблице по каждой позиции штатного расписания будет видно, сколько ставок предусмотрено, сколько занято и кем. Итоговая строка покажет общее количество занятых ставок — это и есть фактическая численность по штатному расписанию.
Учтите ограничение: отчет опирается на штатное расписание. Если в программе оно не ведется (настройка отключена), «Штатная расстановка» будет пустой или неактуальной. В таком случае используйте отчет «Списочный состав», описанный ниже.
Отчет «Списочный состав» и численность на дату
Отчет «Списочный состав» (в некоторых релизах — «Сотрудники (списочный состав)») находится в разделе «Отчеты, справки» → «Отчеты по кадрам». Он выводит перечень сотрудников, числящихся в организации на указанную дату, с группировкой по подразделениям и должностям.
Порядок работы с отчетом:
- 1Откройте раздел «Отчеты, справки» → «Отчеты по кадрам»
- 2Выберите отчет «Списочный состав»
- 3Установите дату отчета и при необходимости отбор по организации или подразделению
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговое количество строк по сотрудникам
- 5При расхождении с ожиданиями проверьте кадровые документы за период
Чтобы получить именно количество, а не список, обратите внимание на итоги группировок — программа подсчитывает число сотрудников по каждому подразделению и в целом по организации. Если в списке появляются дубли по одному человеку, проверьте, не заведены ли на него два элемента справочника «Сотрудники».
Настройка отборов
Через кнопку «Настройки» можно добавить отборы: по организации (если в базе несколько юрлиц), по подразделению, по типу занятости (основное место работы, совместительство). Это полезно, когда списочную численность нужно посчитать только по основным работникам без совместителей — например, для внутренней отчетности руководству.
Среднесписочная численность за период
Для отчетности в ФНС и Росстат используйте отчет «Среднесписочная численность» (раздел «Отчеты, справки» → «Отчеты по кадрам»). Укажите период — месяц, квартал или год — и сформируйте. Программа покажет расчет по каждому сотруднику с учетом дней работы, отпусков, увольнений и неполного рабочего времени.
Проверьте результат на логичность: среднесписочная численность за месяц не может быть больше максимальной списочной численности в этом месяце, а при стабильном штате будет близка к списочной. Существенное расхождение — повод проверить кадровые документы: не проведенные увольнения или приемы «задним числом» искажают расчет.
Как посмотреть численность в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии нет полноценного кадрового блока, но базовые данные доступны. Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» или «Сотрудники». Список сотрудников с отбором по организации покажет, кто числится на текущий момент; уволенные отображаются с соответствующей пометкой.
Для подсчета численности на произвольную дату в Бухгалтерии придется анализировать кадровые приказы вручную: отфильтровать приемы и увольнения за нужный период и вычислить остаток. Это трудоемко при большом штате, поэтому организациям с численностью от нескольких десятков человек обычно рекомендуют вести кадровый учет в ЗУП с обменом в Бухгалтерию.
Где смотреть численность в разных конфигурациях
Отчеты «Штатная расстановка», «Списочный состав», «Среднесписочная численность» — полный набор показателей на любую дату и за любой период
Список сотрудников и кадровые документы; автоматического расчета среднесписочной нет, подходит только для небольшого штата
Те же кадровые отчеты, что в ЗУП, в подсистеме управления персоналом
Если цифры в отчете не сходятся
Расхождение отчета с фактической численностью почти всегда объясняется состоянием данных, а не ошибкой программы. Типичные причины: не проведены документы увольнения, сотрудник принят, но приказ о приеме не заведен, на одного человека создано две карточки сотрудника, либо в базе несколько организаций и отчет сформирован без отбора.
Для поиска проблем полезен отчет «Кадровые изменения» (или «Приемы, переводы, увольнения») за анализируемый период: сверьте его список с бумажными приказами. Также проверьте справочник «Сотрудники» на дубли через поиск по ФИО и дате рождения.
Как проверить корректность численности
Равен числу действующих трудовых договоров по приказам
В отчете есть уволенные или отсутствуют принятые сотрудники
Не превышает максимальную списочную численность месяца
Показатель больше списочной — вероятны дубли карточек
Изменение объясняется приемами и увольнениями
Скачок без кадровых событий — проверяйте документы
Часто задаваемые вопросы
Включаются ли сотрудники в декретном отпуске в списочную численность?
Да, сотрудницы в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребенком состоят в трудовых отношениях и входят в списочную численность. В среднесписочной численности для статистики они учитываются по особым правилам — в части показателей исключаются. В 1С:ЗУП отчет по среднесписочной численности делает это разделение автоматически.
Как посмотреть численность без совместителей?
В отчете «Списочный состав» откройте «Настройки» и добавьте отбор по виду занятости — «Основное место работы». После пересчета в отчет попадут только основные сотрудники, а внешние и внутренние совместители будут исключены.
Почему отчет «Штатная расстановка» пустой?
Скорее всего, в настройках учета отключено ведение штатного расписания или оно не утверждено документами. Проверьте раздел «Настройка» → «Кадровый учет». Если штатное расписание не ведется, используйте вместо этого отчета «Списочный состав» — он строится по кадровым приказам и не зависит от штатки.
Можно ли посмотреть численность на прошлую дату?
Да, отчеты «Списочный состав» и «Штатная расстановка» формируются на любую дату в пределах данных, введенных в базу. Укажите нужную дату в параметрах отчета. Ограничение одно: если кадровые документы за тот период вводились позже с ошибками в датах, историческая картина может быть искажена.
Где в 1С:ЗУП взять данные для формы П-4?
Используйте отчет «Среднесписочная численность» за нужный период — он рассчитывает показатель по правилам статистики с учетом неполного рабочего времени и отсутствующих. Дополнительно сверьтесь с отчетом «Остатки отпусков» и кадровыми документами, чтобы убедиться в полноте ввода данных.
Численность в отчете больше реальной — что делать?
Наиболее частая причина — дубли в справочнике «Сотрудники» или непроведенные увольнения. Откройте справочник, отсортируйте по ФИО и найдите повторы; лишние карточки объединяются штатной обработкой поиска дублей. Затем проверьте журнал увольнений за последние месяцы и пересформируйте отчет.
Что важно запомнить
В 1С:ЗУП списочную численность на дату показывают отчеты «Штатная расстановка» и «Списочный состав», а среднесписочную за период — одноименный отчет. В 1С:Бухгалтерии автоматического расчета нет. Точность показателей полностью зависит от своевременного ввода приемов и увольнений и отсутствия дублей в справочнике сотрудников.