Другое · 10 мин
Как посмотреть расчетный лист в 1С
Как посмотреть и распечатать расчетный лист в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии. Где найти отчет, как настроить период, сохранить в PDF и исправить типичные ошибки.
Расчетный лист — это документ, в котором сотрудник видит, из чего сложилась его зарплата: начисления, удержания, НДФЛ и итоговая сумма к выплате. В программах 1С расчетный лист формируется как отчет, и способ его открытия зависит от того, какой конфигурацией вы пользуетесь — 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) или 1С:Бухгалтерия.
Чаще всего расчетный лист не открывается по двум причинам: у пользователя нет нужных прав доступа к зарплатным отчетам, либо за выбранный период еще не проведены документы начисления зарплаты. Обе ситуации решаются за несколько минут, если знать, где искать отчет и что проверить в настройках.
Ниже разобраны конкретные пути в меню для разных конфигураций, настройка периода и сотрудников, сохранение листа в PDF или Excel, а также типичные ошибки, из-за которых отчет оказывается пустым или содержит не те данные.
Где находится расчетный лист в 1С:ЗУП
В конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом расчетный лист — это стандартный отчет. Откройте раздел «Зарплата» в верхней панели, затем перейдите в подраздел «Отчеты, справки» и выберите пункт «Расчетный листок». Откроется форма отчета с настройками.
В форме отчета укажите период — обычно это месяц начисления зарплаты. Если нужен лист по конкретному сотруднику, нажмите кнопку настройки и добавьте отбор по полю «Сотрудник» или «Подразделение». После этого нажмите «Сформировать» — программа построит отчет по данным проведенных документов.
- 1Откройте раздел «Зарплата» → «Отчеты, справки» → «Расчетный листок»
- 2Установите период — месяц, за который начислена зарплата
- 3При необходимости добавьте отбор по сотруднику или подразделению
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте результат
- 5Сохраните лист в файл или отправьте на печать
Если в списке отчетов пункта «Расчетный листок» нет, проверьте права пользователя. Отчет доступен профилям, которым разрешен просмотр зарплатных данных — например, расчетчику или кадровику. Обычный сотрудник без специальных прав зарплатные отчеты не увидит.
Как открыть расчетный лист в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии предприятия расчетные листки также формируются отчетом. Перейдите в раздел «Зарплата и кадры», затем в подраздел «Отчеты по зарплате» и выберите «Расчетные листки». В некоторых версиях этот отчет доступен и из документа «Начисление зарплаты» — по кнопке печати.
В открывшейся форме задайте месяц и при необходимости отберите организацию или сотрудника. Нажмите «Сформировать». Отчет покажет начисления, удержания, налоги и сумму к выплате по каждому выбранному сотруднику.
Обратите внимание: в 1С:Бухгалтерии состав показателей расчетного листа проще, чем в ЗУП. Если требуется детальная расшифровка отработанного времени, больничных и отпускных с разбивкой по видам расчета, полные данные обычно смотрят в ЗУП — если зарплата ведется там, а в бухгалтерию переносится только сводно.
Где смотреть расчетный лист
Полный состав: начисления, удержания, НДФЛ, отработанное время, долги. Подходит для детального анализа зарплаты.
Базовый состав показателей. Подходит, если зарплата ведется непосредственно в бухгалтерской программе.
Сотрудник видит свои листки самостоятельно, без запроса к расчетчику. Требует отдельного внедрения сервиса.
Настройка периода, сотрудников и состава показателей
Главная настройка отчета — период. Расчетный лист формируется за месяц начисления, а не за дату выплаты. Если зарплату за март выплатили в апреле, лист нужно строить за март — иначе отчет будет пустым или покажет не те суммы.
Для отбора конкретных людей откройте настройки отчета (кнопка «Настройки» или «Показать настройки»), добавьте элемент отбора «Сотрудник» и выберите нужное значение. Можно отбирать по подразделению, организации или виду начисления — это удобно, когда лист нужен не по всем, а по одному отделу.
В расширенных настройках отчета в ЗУП можно управлять группировкой и составом выводимых данных: показывать ли долги на начало и конец месяца, детализировать ли НДФЛ, выводить ли отработанные дни и часы. Если лист выглядит «свернутым», проверьте вариант отчета — возможно, выбран сокращенный вариант вместо полного.
Как распечатать и сохранить расчетный лист
После формирования отчет можно вывести на печать стандартной кнопкой «Печать» в командной панели формы или через меню «Файл» → «Печать». Перед печатью полезно открыть предварительный просмотр: если листов много, убедитесь, что каждый сотрудник начинается с новой страницы — это настраивается в параметрах страницы.
Для передачи сотруднику в электронном виде используйте сохранение табличного документа: меню «Файл» → «Сохранить как» (или кнопка сохранения на панели). Доступные форматы — PDF, Excel (XLSX), MXL и другие. PDF удобен для отправки, так как файл нельзя случайно изменить, а Excel подходит, если данные нужно дальше обрабатывать.
В некоторых конфигурациях есть механизм рассылки расчетных листков по электронной почте или публикации в личном кабинете сотрудника. Это избавляет расчетчика от ручной выгрузки, но требует предварительной настройки учетных записей почты и согласования с правилами защиты персональных данных.
Почему расчетный лист пустой или показывает не те данные
Самая частая причина пустого отчета — неверно выбранный период. Проверьте, что указан именно месяц начисления, а не месяц выплаты или текущий месяц, за который зарплата еще не считалась. Вторая причина — непроведенный документ «Начисление зарплаты и взносов»: откройте журнал документов и убедитесь, что документ проведен.
Если отчет показывает не всех сотрудников, проверьте отборы в настройках — возможно, там остался старый фильтр по подразделению или фамилии. Сбросьте настройки кнопкой «Установить стандартные настройки» и сформируйте отчет заново.
Ситуация, когда суммы в листе не совпадают с ведомостью на выплату, обычно означает, что после формирования ведомости кто-то перепровел или изменил документы начисления. Сверьтесь с отчетом «Расчетная ведомость» и проверьте историю изменения документов за этот период.
Как сотруднику получить расчетный лист без доступа к 1С
Если вы сотрудник, а не расчетчик, прямого доступа к базе 1С у вас, скорее всего, нет. В этом случае расчетный лист запрашивают у бухгалтерии или отдела кадров — работодатель обязан выдавать лист при каждой выплате зарплаты, в бумажном или электронном виде.
В организациях, где внедрен сервис 1С:Кабинет сотрудника, листки публикуются автоматически после расчета. Сотрудник заходит в личный кабинет через браузер или мобильное приложение и видит свои расчетные листы за любой месяц без обращения к расчетчику. Уточните у бухгалтерии, используется ли у вас этот сервис.
Как выбрать действие
Проверка результата: что должно быть в расчетном листе
Корректно сформированный расчетный лист содержит: начисления по видам (оклад, премии, отпускные, больничные), удержания (НДФЛ, алименты и прочее), сумму к выплате, а также сведения об отработанном времени и долгах на начало и конец месяца. Итоговая сумма к выплате должна совпадать с суммой в ведомости на выплату за тот же месяц.
Если какого-то блока нет — например, не видно НДФЛ или отработанных дней, — проверьте вариант отчета и настройки состава показателей. В сокращенных вариантах часть данных скрыта намеренно.
Как проверить результат
Совпадает с ведомостью на выплату за тот же месяц
Суммы расходятся — документы начисления изменялись после выплаты
Видны оклад, премии, отпускные по видам расчета
Показана одна общая сумма — выбран сокращенный вариант отчета
Удержанный налог отображается отдельной строкой
НДФЛ отсутствует — проверьте настройки отчета или проведение документов
Присутствуют все сотрудники подразделения
Части людей нет — сбросьте отборы в настройках
Что важно запомнить
Расчетный лист формируется отчетом: в ЗУП — через «Зарплата» → «Отчеты, справки», в Бухгалтерии — через «Зарплата и кадры» → «Отчеты по зарплате». Указывайте месяц начисления, а не выплаты, проверяйте проведение документов и отборы. Готовый лист сохраняйте в PDF и передавайте только самому сотруднику.
Частые вопросы о расчетном листе в 1С
Можно ли сформировать расчетный лист сразу по всем сотрудникам?
Да. Если в настройках отчета не задан отбор по сотруднику, лист формируется по всем, у кого были начисления за выбранный период. При печати каждый лист выводится отдельным блоком, что удобно для раздачи.
Почему в расчетном листе нет аванса?
Аванс — это выплата, а не начисление. В расчетном листе отражаются начисления и удержания за месяц; факт выплаты аванса влияет на строки долга за организацией, но отдельной строкой начисления не показывается.
Как посмотреть расчетный лист за прошлый год?
Откройте тот же отчет и измените период на нужный месяц прошлого года. Данные хранятся в базе, пока не выполнялось свертывание или удаление старых периодов — в рабочих базах старые листы обычно доступны без ограничений.
Что делать, если кнопки «Расчетный листок» нет в меню?
Скорее всего, у вашей учетной записи нет прав на зарплатные отчеты. Обратитесь к администратору 1С, чтобы вам назначили соответствующий профиль доступа — например, «Расчетчик зарплаты».
Можно ли изменить внешний вид расчетного листа?
Базовые варианты отчета переключаются в настройках — там можно менять группировку и состав показателей. Глубокая доработка макета выполняется программистом через конфигуратор, так как это изменение типового отчета.
Расчетный лист и расчетная ведомость — это одно и то же?
Нет. Расчетный лист — персональный документ по одному сотруднику, а расчетная ведомость (Т-51) — сводный документ по всем сотрудникам организации. В 1С это разные отчеты, но строятся они по одним и тем же данным начислений.