Другое · 11 мин
Как посмотреть количество сотрудников в 1С 8.3 Бухгалтерия
Как посмотреть количество сотрудников в 1С 8.3 Бухгалтерия: штатная расстановка, списочный состав, отчёты по численности и проверка данных по шагам.
Количество сотрудников в 1С 8.3 «Бухгалтерия предприятия» можно посмотреть несколькими способами: через справочник «Сотрудники», отчёты по штатной расстановке и списочному составу, а также через регламентированные отчёты. Выбор зависит от того, какая именно численность нужна — все заведённые в базе люди, работающие сейчас, принятые на конкретную дату или среднесписочная численность для отчётности.
Важно понимать: простое открытие справочника «Сотрудники» показывает общее число записей, включая уволенных и архивные карточки. Это почти никогда не совпадает с реальной численностью персонала. Для корректного ответа используются кадровые документы (приёмы и увольнения) и специализированные отчёты, которые считают только действующих работников на выбранную дату.
Ниже разобраны все рабочие способы — от быстрой проверки через справочник до построения отчёта по среднесписочной численности, а также типичные ошибки, из-за которых цифры расходятся с реальностью.
Что именно считать: виды численности в 1С
Прежде чем открывать программу, определите, какой показатель нужен. В кадровом учёте различают несколько понятий, и 1С считает их по-разному.
Списочная численность — все сотрудники, с которыми действуют трудовые договоры на конкретную дату, включая временно отсутствующих (в отпуске, на больничном). Среднесписочная численность — расчётный показатель за период, который требуется для отчётности в налоговую и фонды. Штатная численность — количество ставок по штатному расписанию, которое может не совпадать с фактически занятыми позициями.
Если нужна цифра «для себя» — сколько людей сейчас работает, достаточно отчёта по списочному составу. Если данные готовятся для налоговой или статистики, используйте отчёт по среднесписочной численности и сверяйте методику расчёта с требованиями конкретной формы отчётности.
Способ 1. Справочник «Сотрудники» — быстрый просмотр
Самый очевидный путь: откройте раздел «Справочники» → «Сотрудники» (в некоторых релизах — «Кадры» → «Сотрудники»). Перед вами список всех карточек работников, когда-либо заведённых в базу.
Чтобы узнать количество записей, выделите все строки списка (Ctrl+A) — в нижней части окна или в строке состояния отобразится число выделенных элементов. Либо выведите список на печать через кнопку «Ещё» → «Вывести список»: в сформированной таблице будет видно итоговое количество строк.
Главное ограничение способа: справочник хранит и уволенных сотрудников. Чтобы увидеть только действующих, настройте отбор: кнопка «Ещё» → «Настроить список», добавьте условие по полю, отражающему текущее место работы, или воспользуйтесь стандартной группировкой по организации и подразделению. В ряде релизов в форме списка есть переключатель, скрывающий уволенных.
Способ 2. Отчёт «Штатная расстановка»
Если в базе ведётся штатное расписание, откройте «Кадры» → «Штатная расстановка» (или «Зарплата и кадры» → «Кадровые отчёты» → «Штатная расстановка» — расположение зависит от релиза конфигурации). Отчёт показывает ставки по штатному расписанию, занятые и вакантные позиции.
В настройках отчёта укажите дату, на которую нужны данные, и при необходимости отбор по организации или подразделению. Сформированная таблица покажет по каждой позиции количество ставок, фамилии занимающих их сотрудников и свободные вакансии. Итоговая строка даст общее число штатных единиц и занятых мест.
Этот отчёт удобен, когда нужно сравнить плановую численность с фактической: сразу видно, где есть вакансии и где оформлено больше людей, чем предусмотрено штаткой. Если штатное расписание в программе не ведётся, отчёт будет пустым или неинформативным — переходите к отчёту по списочному составу.
Способ 3. Отчёт «Списочный состав» — самый точный вариант
Для подсчёта фактически работающих людей основной инструмент — отчёт «Списочный состав». Путь: «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Списочный состав». В некоторых версиях он называется «Численность и текучесть кадров» или входит в группу «Унифицированная форма Т-2» и смежные отчёты.
- 1Откройте раздел «Кадры» и перейдите в «Кадровые отчёты».
- 2Выберите отчёт «Списочный состав» (или «Штатная расстановка», если нужны ставки).
- 3Установите дату или период, на который считается численность.
- 4При необходимости добавьте отбор по организации или подразделению.
- 5Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговую строку с количеством сотрудников.
- 6Сверьте результат со списком кадровых документов за тот же период.
Отчёт строится на основании кадровых документов — приёмов на работу и увольнений. Поэтому его корректность напрямую зависит от того, все ли кадровые события проведены в программе. Если приём сотрудника оформили «задним числом» или увольнение не провели, отчёт покажет искажённую цифру.
Дополнительно в этом же разделе доступны отчёты «Остатки отпусков», «Уволенные сотрудники» и другие — они помогают перекрёстно проверить данные, если итоговая численность вызывает сомнения.
Способ 4. Среднесписочная численность для отчётности
Для сведений в налоговую и статистическую отчётность нужна среднесписочная численность за период. В 1С 8.3 Бухгалтерия соответствующие данные формируются в разделе регламентированной отчётности: «Отчёты» → «Регламентированные отчёты», либо через кадровые отчёты с группировкой по месяцам.
При расчёте учитываются правила: внешние совместители и лица по договорам ГПХ в среднесписочную численность обычно не включаются или учитываются отдельно, работники в отпуске по беременности и уходу за ребёнком исключаются из расчёта по специальным правилам. Программа применяет эти правила автоматически, но только при корректно заполненных кадровых данных — виде занятости, виде договора, кадровых отклонениях.
Почему цифры расходятся: проверка данных
Частая ситуация: отчёт показывает одно число, руководитель называет другое, а в справочнике — третье. Причины почти всегда в данных, а не в программе.
Типичные источники расхождений: непроведённые или отменённые кадровые документы, дубли карточек сотрудников (один человек заведён дважды с разным написанием ФИО), приём оформлен, а увольнение забыли, сотрудник числится в другой организации внутри той же базы. Проверить дубли можно через «Администрирование» → «Обслуживание» → «Поиск и удаление дублей».
Как проверить результат
Совпадает с количеством действующих трудовых договоров на ту же дату
Отчёт больше — есть непроведённые увольнения; меньше — не оформлены приёмы
Каждый человек встречается один раз
Один человек заведён двумя карточками — нужно объединение дублей
Значение близко к списочной с учётом исключаемых категорий
Резкое отличие без причины — проверяйте виды занятости и отпуска
Если в базе несколько организаций и подразделений
Во многих базах 1С Бухгалтерии учёт ведётся сразу по нескольким юридическим лицам. Все описанные отчёты поддерживают отбор по организации: перед формированием установите нужную организацию в шапке отчёта, иначе получите суммарную численность по всем компаниям.
Для анализа по подразделениям используйте группировку в настройках отчёта (кнопка «Настройки» → вкладка «Группировка»): добавьте поле «Подразделение», и итоги будут посчитаны по каждому отделу отдельно. Это удобно для планирования фонда оплаты труда и контроля укомплектованности.
Если сотрудник переведён между подразделениями в середине периода, отчёт по списочному составу на конкретную дату покажет его в том подразделении, где он числился на эту дату. При группировке за период возможны нюансы — сверяйте с кадровыми переводами.
Как выбрать способ
Частые вопросы
Почему в справочнике «Сотрудники» больше людей, чем реально работает?
Справочник хранит все карточки, включая уволенных, и не удаляет их автоматически — это нужно для истории расчётов и отчётности за прошлые периоды. Чтобы увидеть только действующих, настройте отбор в списке или используйте отчёт «Списочный состав».
Можно ли выгрузить список сотрудников с количеством в Excel?
Да. Сформируйте любой кадровый отчёт или выведите список справочника через «Ещё» → «Вывести список», затем сохраните табличный документ: «Файл» → «Сохранить как» → формат Excel. Итоговые строки с количеством сохранятся в файле.
Отчёт «Штатная расстановка» пустой — в чём причина?
Скорее всего, в базе не ведётся штатное расписание или оно не утверждено на выбранную дату. Проверьте раздел «Кадры» → «Штатное расписание». Если штатка не ведётся, используйте отчёт «Списочный состав» — он строится по кадровым документам и не требует штатного расписания.
Как посмотреть численность на прошлую дату?
В отчётах «Списочный состав» и «Штатная расстановка» укажите нужную дату в параметрах перед формированием. Отчёты построятся по кадровым документам, действовавшим на тот момент. Если документы за тот период позже редактировались, цифра может отличаться от той, что была в архивных распечатках.
Учитываются ли внешние совместители в численности?
В списочном составе по основной методике внешние совместители, как правило, не учитываются, а в среднесписочной численности исключаются всегда. Внутренние совместители считаются один раз по основному месту. Проверьте вид занятости в карточке сотрудника, чтобы программа применила правило корректно.
Что делать, если один человек заведён в базе дважды?
Используйте «Администрирование» → «Обслуживание» → «Поиск и удаление дублей» по справочнику «Сотрудники» или «Физические лица». После объединения дублей документы привяжутся к одной карточке, и численность в отчётах выровняется. Перед операцией сделайте резервную копию базы.
Что важно запомнить
Для подсчёта работающих сотрудников используйте отчёт «Списочный состав», для ставок — «Штатную расстановку», для отчётности — среднесписочную численность. Справочник «Сотрудники» без отбора показывает всех, включая уволенных. Если цифры расходятся, проверяйте проведение кадровых документов и дубли карточек.