Как посмотреть информацию о сотрудниках в 1С

Информация о сотрудниках в 1С хранится в нескольких местах: справочник «Сотрудники», физические лица, кадровые документы и штатное расписание. В зависимости от того, что именно нужно узнать — паспортные данные, дату приёма, оклад, отпуска или начисления — используются разные инструменты.

В конфигурациях «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и «1С:ERP» основная работа ведётся через раздел «Кадры». В более простых решениях вроде «1С:Бухгалтерии» данные о сотрудниках ограничены справочником и документами по зарплате. Ниже разобраны основные способы просмотра, которые работают в типовых конфигурациях на управляемых формах.

Где в 1С хранятся данные о сотрудниках

Центральное место — справочник «Сотрудники». Он содержит записи о трудовых отношениях: один человек (физическое лицо) может иметь несколько записей сотрудника, если работает по основному месту и по совместительству или был повторно принят. Личные данные — ФИО, паспорт, СНИЛС, ИНН, адреса — хранятся в связанном справочнике «Физические лица» и общие для всех записей человека.

Кадровые события (приём, перевод, увольнение, отпуск) фиксируются документами, а не правкой карточки вручную. Поэтому актуальную должность и подразделение программа вычисляет по последнему кадровому документу. Если в карточке устаревшие сведения — скорее всего, не оформлен документ перевода или он не проведён.

Просмотр списка сотрудников

Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» (в 1С:Бухгалтерии — «Зарплата и кадры» → «Сотрудники»). Откроется список с колонками: ФИО, организация, подразделение, должность. Список поддерживает поиск по подстроке — начните вводить фамилию в поле поиска.

Для настройки отбора нажмите «Ещё» → «Настроить список». Можно отобрать сотрудников конкретного подразделения, уволенных, работающих на дату, по виду занятости. Чтобы увидеть уволенных, снимите флажок быстрого отбора или добавьте условие «В архиве = Нет/Да» в зависимости от версии конфигурации.

Полезная возможность — вывод дополнительных колонок. Через «Ещё» → «Изменить форму» можно добавить в список дату приёма, табельный номер или дату увольнения, если эти поля доступны в форме списка.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Сотрудники»
2. 2
   Введите фамилию в строку поиска или настройте отбор по организации/подразделению
3. 3
   Если человек не найден — снимите отбор «Только работающие» и проверьте уволенных
4. 4
   Дважды щёлкните по строке, чтобы открыть карточку

Карточка сотрудника: что можно посмотреть

Двойной щелчок по записи открывает карточку сотрудника. В шапке — ФИО, организация, подразделение, должность, табельный номер. По гиперссылкам доступны основные разделы информации.

Что можно посмотреть из карточки:

• «Личные данные» — ФИО, дата рождения, пол, гражданство, СНИЛС, ИНН, документы удостоверяющие личность, адреса регистрации и проживания, контакты, семейное положение, образование;
• «Трудовая деятельность» / «Кадровые документы» — история приёмов, переводов, увольнений со ссылками на документы;
• «Начисления и удержания» — плановые начисления (оклад, надбавки), плановые удержания;
• «Отсутствия» — отпуска, больничные, командировки, остатки отпусков;
• «Воинский учёт», «Инвалидность», «Вычеты НДФЛ» — специальные сведения.

Из карточки также доступны печатные формы: личная карточка Т-2, трудовой договор, справки. Кнопка «Печать» или «Ещё» → «Печать» показывает доступные формы.

Просмотр через физическое лицо

Если нужно посмотреть все записи человека в разных организациях или по совместительству, удобнее открыть справочник «Кадры» → «Физические лица» (или «Настройка» / «Справочники» → «Физические лица» в зависимости от конфигурации). В карточке физлица собраны все личные данные и список связанных сотрудников.

Это основной способ исправить дубли: если один человек заведён дважды как два физических лица, отчёты по НДФЛ и страховым взносам будут некорректными. В ЗУП есть обработка поиска и объединения дублей («Администрирование» → «Обслуживание» → «Корректировка данных»), но объединение стоит выполнять после резервной копии.

Кадровые отчёты для сводной информации

Когда нужна информация сразу по группе сотрудников, карточки неудобны — используйте отчёты раздела «Кадры» → «Кадровые отчёты». Основные:

Практически все кадровые отчёты построены на СКД (системе компоновки данных): через «Настройки» можно добавить поля, изменить группировки и отборы. Отчёт «Списки сотрудников» — самый гибкий: в нём можно вывести практически любой реквизит сотрудника и физлица, а результат сохранить в Excel или распечатать.

Данные по зарплате смотрятся в разделе «Зарплата» → «Отчёты по зарплате»: расчётные листки, расчётная ведомость Т-51, свод начислений. Расчётный листок можно сформировать и прямо из карточки сотрудника.

Чем смотреть данные

Карточка сотрудника

Подходит для детального просмотра одного человека. Ограничение — по одному сотруднику за раз.

Отчёт «Списки сотрудников»

Подходит для выборки по группе с произвольными полями. Требует настройки колонок в первый раз.

Штатная расстановка

Подходит для контроля окладов и вакансий. Не показывает личные документы и контакты.

Ограничения доступа и типичные проблемы

Если раздел «Кадры» или часть данных недоступны, причина обычно в правах. В типовых конфигурациях персональные данные видят пользователи с профилями «Кадровик», «Расчётчик зарплаты», «Кадровик-расчетчик». Бухгалтер без кадровых прав может видеть сотрудников только в пределах документов по зарплате. Настройка прав выполняется администратором через «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав».

Частые ситуации и их решения:

• Сотрудник есть, но не отображается в документах — проверьте, проведён ли приказ о приёме и не заполнена ли дата увольнения раньше текущей даты;
• В отчёте пусто — проверьте период отчёта и отбор по организации; данные выводятся на дату, а не «вообще»;
• Двойная запись человека — проверьте справочник «Физические лица» на дубли;
• Нет доступа к паспортным данным — обратитесь к администратору за расширением профиля прав.

Как проверить корректность данных

После просмотра или выгрузки информации полезно убедиться, что данные актуальны. Сверьте дату приёма и должность в карточке с последним кадровым приказом. Проверьте, что у действующих сотрудников заполнены СНИЛС и ИНН — отчёт «Личные данные сотрудников» покажет пустые поля.

Для массовой проверки используйте встроенные сервисы: в ЗУП есть «Анализ заполненности персональных данных» и проверки перед сдачей отчётности. Они покажут сотрудников с незаполненными обязательными сведениями.

Контрольные точки

Как проверить результат

Должность и подразделение в карточке

Норма

Совпадают с последним проведённым кадровым приказом

Тревожный признак

В карточке устаревшие данные — ищите непроведённый или отсутствующий документ перевода

Список работающих в отчёте

Норма

Количество соответствует реальной численности на дату

Тревожный признак

Лишние уволенные или отсутствуют принятые — проверьте даты в кадровых документах

Персональные данные

Норма

СНИЛС, ИНН, документ заполнены у всех действующих сотрудников

Тревожный признак

Пустые поля — отчётность по персучёту не пройдёт проверку

Частые вопросы

Как посмотреть уволенных сотрудников в 1С?

Откройте список «Сотрудники» и снимите быстрый отбор работающих либо добавьте условие по уволенным через «Ещё» → «Настроить список». Альтернатива — отчёт «Списки сотрудников» с отбором по заполненной дате увольнения.

Где посмотреть оклад сотрудника?

В карточке сотрудника по ссылке «Начисления и удержания» показаны плановые начисления. Для списка сотрудников используйте отчёт «Штатная расстановка» — там видны оклады по позициям штатного расписания.

Как выгрузить список сотрудников в Excel?

Сформируйте отчёт «Списки сотрудников» с нужными колонками, затем используйте «Файл» → «Сохранить» или кнопку сохранения табличного документа и выберите формат Excel. Также работает вывод списка через «Ещё» → «Вывести список».

Почему я не вижу паспортные данные сотрудника?

Доступ к персональным данным ограничен правами. Нужен профиль с ролями кадровика или кадровика-расчетчика. Обратитесь к администратору 1С для назначения соответствующего профиля доступа.

Один человек заведён дважды — что делать?

Это дубли в справочнике «Физические лица». Их нужно объединить штатной обработкой поиска и удаления дублей («Администрирование» → «Обслуживание»), предварительно сделав резервную копию базы. После объединения проверьте отчёты по НДФЛ и взносам.

Как посмотреть историю изменений по сотруднику?

В карточке сотрудника откройте список кадровых документов — там видны все приёмы, переводы и увольнения. Если включён версионирование объектов («Администрирование» → «Общие настройки»), историю изменений самой карточки можно посмотреть через «Ещё» → «История изменений».