Как посмотреть численность сотрудников в 1С 8.3 ЗУП

Численность сотрудников в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (платформа 8.3) можно посмотреть несколькими способами — в зависимости от того, какая именно цифра нужна: фактическое количество работающих на дату, списочная численность, среднесписочная для отчётности в статистику и налоговую или занятость штатных единиц. Универсального «одного окна» нет, поэтому важно понимать, какой отчёт за что отвечает.

Основной инструмент — раздел «Кадры», где собраны штатные отчёты: «Штатная расстановка», «Списочный состав», «Численность и текучесть кадров», «Среднесписочная численность». Дополнительно данные можно получить через справочник «Сотрудники» и универсальный отчёт. Ниже разобраны все рабочие варианты с точными путями по меню.

Что именно вы хотите посмотреть: виды численности

Прежде чем открывать отчёт, определите, какой показатель требуется. В кадровом учёте различают несколько понятий, и в 1С ЗУП за каждым закреплён свой инструмент.

Фактически работающие — сотрудники, у которых есть действующий приём на работу и нет увольнения на выбранную дату. Списочная численность — все, кто состоит в трудовых отношениях, включая отсутствующих по уважительным причинам. Среднесписочная численность — расчётный показатель за период, нужен для деклараций и форм статистики. Штатная численность — количество ставок по штатному расписанию и их занятость.

Маршрут решения

Как выбрать отчёт

Нужно узнать, сколько человек работает прямо сейчасОткройте «Списочный состав» или «Штатная расстановка»

Нужна цифра для декларации по страховым взносам или статистикиИспользуйте «Среднесписочная численность»

Нужно сравнить штат и фактическую занятостьОткройте «Штатная расстановка» или «Занятость штатных единиц»

Нужна динамика: приёмы, увольнения, текучестьИспользуйте «Численность и текучесть кадров»

Просмотр численности через отчёт «Штатная расстановка»

Это самый наглядный способ, если в программе ведётся штатное расписание. Откройте раздел Кадры → Кадровые отчёты → Штатная расстановка. Укажите дату, на которую нужны данные, и при необходимости отбор по организации или подразделению.

Отчёт покажет по каждой позиции: подразделение, должность, количество ставок, сколько занято и кем, сколько вакантно. Итоговые строки внизу таблицы дадут общее число штатных единиц и фактически занятых ставок. Учитывайте: один сотрудник может занимать 0,5 или 1,5 ставки, поэтому «количество ставок» и «количество людей» — разные цифры.

Списочный состав и справочник «Сотрудники»

Отчёт «Списочный состав» (Кадры → Кадровые отчёты) формирует перечень сотрудников, состоящих в организации на дату, с указанием подразделения, должности и даты приёма. Итоговое количество строк — это и есть численность списочного состава. В настройках (кнопка «Настройки») можно добавить группировку по подразделениям и вывести итоги по каждому.

Альтернатива без отчётов — справочник Кадры → Сотрудники. В шапке списка снимите флажок «Показывать уволенных» (или установите отбор «Работающие»), и в списке останутся только действующие сотрудники. Количество строк можно оценить через вывод итогов или просто выделив список. Этот способ удобен для быстрой визуальной проверки, но не даёт печатной формы.

1. 1
   Откройте Кадры → Кадровые отчёты → Списочный состав
2. 2
   Укажите дату и организацию, нажмите «Сформировать»
3. 3
   Проверьте итоговое количество сотрудников внизу отчёта
4. 4
   При необходимости через «Настройки» добавьте группировку по подразделениям

Среднесписочная численность для отчётности

Для сведений в налоговую и форм статистики нужен отчёт «Среднесписочная численность» (Кадры → Кадровые отчёты, либо Отчётность, справки → Сведения о среднесписочной численности в зависимости от релиза). Укажите период — обычно год или квартал — и программа рассчитает показатель по правилам: с учётом неполного рабочего времени, исключением отдельных категорий (например, внешних совместителей и лиц в отпуске по беременности и родам).

Проверяйте результат до сдачи: сравните расчёт программы с данными табеля за несколько месяцев. Если сотрудник работал на 0,5 ставки, он должен войти в среднесписочную пропорционально отработанному времени, а не как целая единица.

Отчёт «Численность и текучесть кадров»

Когда нужна не статичная цифра, а динамика за период, откройте Кадры → Кадровые отчёты → Численность и текучесть кадров. Отчёт показывает численность на начало и конец периода, количество принятых и уволенных, коэффициент текучести. Это удобно для анализа кадровой ситуации и подготовки данных для руководства.

В настройках можно изменить детализацию: вывести данные по месяцам, по подразделениям или по категориям персонала. Для больших организаций с филиалами не забудьте проверить отбор по организации — иначе цифры будут сведены по всем юрлицам базы.

Универсальный отчёт и произвольные выборки

Если типовые отчёты не дают нужного разреза, используйте «Универсальный отчёт» (стандартная подсистема, доступна при соответствующих правах) по справочнику «Сотрудники» с отбором по условию «не уволен». Также гибкие выборки строятся через механизм «Ещё → Изменить вариант» в любом кадровом отчёте: можно добавить поля, отборы по дате приёма, характеру работы, виду занятости.

Проверка корректности цифр

Если численность в отчёте вызывает сомнения, сверьте её с двумя независимыми источниками: списком сотрудников с отбором «работающие» и штатной расстановкой. Расхождения обычно объясняются дублями физлиц, непроведёнными документами, увольнениями, введёнными задним числом, или сотрудниками, принятыми по ошибке дважды.

Для поиска дублей используйте обработку поиска дублирующихся физических лиц (Администрирование → Обслуживание, в типовых релизах присутствует механизм объединения дублей). После исправления данных пересчитайте отчёты и только потом используйте цифры в отчётности.

Контрольные точки

Как проверить результат

Списочный состав vs справочник «Сотрудники» (работающие)

Норма

Количества совпадают или отличаются объяснимо (совместители)

Тревожный признак

Расхождение без причины — ищите дубли или непроведённые документы

Занятые ставки в штатной расстановке

Норма

Занято ≤ штатных единиц по каждой позиции

Тревожный признак

Занято больше ставок, чем предусмотрено штатом

Среднесписочная за месяц

Норма

Значение близко к списочной с учётом неполного времени

Тревожный признак

Резкий скачок без массовых приёмов/увольнений

Частые вопросы

Почему отчёт «Штатная расстановка» пустой?

Скорее всего, в базе не ведётся штатное расписание или оно не утверждено документами на выбранную дату. Проверьте настройку учётной политики (Настройка → Реквизиты организации → Штатное расписание) и наличие проведённых документов «Утверждение штатного расписания».

Как посмотреть численность по конкретному подразделению?

В любом кадровом отчёте нажмите «Настройки», добавьте отбор «Подразделение = нужное подразделение» и сформируйте отчёт. В «Списочном составе» можно вместо отбора включить группировку по подразделениям и увидеть итоги по каждому.

Учитываются ли совместители в среднесписочной численности?

Внутренние совместители учитываются как один человек по основному месту работы. Внешние совместители в среднесписочную численность не включаются — программа учитывает это автоматически при корректно заведённых данных о виде занятости.

Можно ли выгрузить список сотрудников с численностью в Excel?

Да. Сформируйте отчёт, затем используйте Файл → Сохранить (или кнопку сохранения табличного документа) и выберите формат Excel. Также работает копирование таблицы через буфер обмена.

Почему количество сотрудников в справочнике больше, чем в отчёте?

В справочнике по умолчанию могут отображаться уволенные и дубли физических лиц. Установите отбор «Работающие» и проверьте дубли через Администрирование → Обслуживание. Также отчёт учитывает дату, а справочник показывает всех когда-либо принятых.