Другое · 9 мин
Как посчитать зарплату в 1С: инструкция для бухгалтера и кадровика
Как рассчитать зарплату в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: настройка начислений, документы, НДФЛ, взносы, проверка расчёта и типичные ошибки.
Расчёт заработной платы в 1С — это не одна кнопка, а цепочка: кадровые документы, учёт рабочего времени, настройка начислений, сам расчёт и проверка результата. Если хотя бы одно звено настроено неверно, программа посчитает зарплату с ошибкой, и искать причину придётся вручную. Ниже разобран рабочий порядок действий для типовых конфигураций «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) и «1С:Бухгалтерия».
Основной инструмент расчёта — документ «Начисление зарплаты и взносов», который автоматически подтягивает оклады, отработанное время, премии, удержания и рассчитывает НДФЛ со страховыми взносами. Но корректность итоговой суммы целиком зависит от того, что введено в программу до этого документа.
Прежде чем нажимать «Рассчитать», убедитесь, что оформлены приёмы на работу, введены отсутствия (отпуска, больничные, командировки) и заполнён табель. Дальше по шагам разберём каждый этап.
Шаг 1. Подготовьте базу: сотрудники, графики и начисления
Расчёт начинается не с документа начисления, а с правильно заведённых данных. В карточке сотрудника должен быть оформлен документ «Приём на работу» с указанием подразделения, графика работы и планового начисления — оклада или тарифной ставки. Без планового начисления программе просто нечего считать.
Проверьте справочник графиков работы: для пятидневки должен быть заполнен производственный календарь, для сменных графиков — корректно задан цикл смен. Если график не заполнен, норма времени посчитается неверно, и оклад при неполном месяце будет рассчитан с ошибкой.
Начисления и удержания настраиваются в разделе «Настройка — Начисления» (в ЗУП) или «Зарплата и кадры — Настройки зарплаты». Типовые виды расчёта (оплата по окладу, премия, районный коэффициент) уже есть в конфигурации; если нужна своя надбавка, её создают копированием типовой и меняют формулу расчёта.
Шаг 2. Введите отсутствия и отклонения от графика
Все неявки должны быть в программе до расчёта зарплаты: отпуска — документом «Отпуск», болезни — «Больничный лист», командировки — «Командировка», прогулы и отпуска без сохранения — соответствующими документами отсутствий. Эти документы одновременно начисляют оплату за период отсутствия и вытесняют оклад за эти дни.
Если отсутствие не введено, программа посчитает сотруднику полный оклад, и переплату придётся сторнировать в следующем периоде. Обратная ситуация — отсутствие введено, но не проведено: документ в статусе «черновик» в расчёт не попадает.
Как проверить учёт времени
В ЗУП сформируйте отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» за расчётный месяц. Сверьте дни работы и отсутствий с фактическими данными. Если табель пустой по сотруднику — скорее всего, не заполнен его график или приём на работу проведён более поздней датой.
Как проверить готовность к расчёту
Проведён, указаны оклад и график
Сотрудника нет в списке начисления зарплаты
Все больничные и отпуска проведены
В табеле отсутствие стоит как рабочий день
Дни и часы совпадают с фактом
Пустые строки или лишние рабочие дни
Шаг 3. Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов»
В 1С:ЗУП перейдите в раздел «Зарплата — Начисление зарплаты и взносов» и создайте новый документ. Укажите месяц начисления и организацию (подразделение — при необходимости посчитать только часть сотрудников). Затем нажмите кнопку «Заполнить» — программа сама подберёт всех работающих сотрудников и рассчитает начисления, удержания, НДФЛ и взносы.
В 1С:Бухгалтерии документ называется «Начисление зарплаты» и находится в разделе «Зарплата и кадры». Принцип тот же: заполнение по кнопке, автоматический расчёт по данным кадровых документов. Учтите, что возможности Бухгалтерии по зарплате проще: сложные графики, совместительство и средний заработок там рассчитываются ограниченно.
Если сотрудников много, удобнее сначала заполнить документ целиком, а затем дозаполнить отдельных сотрудников через кнопку «Добавить» или «Подбор». Пересчитать одного человека можно, выделив строку и выбрав «Пересчитать сотрудника» — это не трогает остальные строки.
- 1Проверьте кадровые документы: приёмы, переводы, увольнения проведены
- 2Введите и проведите все отсутствия: отпуска, больничные, командировки
- 3Сформируйте табель Т-13 и сверьте с фактическим временем
- 4Создайте документ «Начисление зарплаты и взносов», укажите месяц
- 5Нажмите «Заполнить» и дождитесь автоматического расчёта
- 6Проверьте закладки «Начисления», «Удержания», «НДФЛ», «Взносы»
- 7Сформируйте расчётные листки и сверьте итоги
- 8Проведите документ и оформите ведомость на выплату
Шаг 4. Проверьте начисления, НДФЛ и взносы
После заполнения документа пройдитесь по закладкам. На закладке «Начисления» сверьте оклад: при полном месяце он должен совпадать с окладом из приёма на работу, при неполном — пересчитан пропорционально отработанным дням. Здесь же видны премии, надбавки и оплата отсутствий.
На закладке «НДФЛ» проверьте применение вычетов: если сотрудник подавал заявление на вычет на детей, сумма вычета должна быть видна в строке. Налог считается нарастающим итогом с начала года, поэтому при проверке смотрите не только текущий месяц, но и общую базу. Расхождения в копейках обычно объясняются округлением при пересчёте нарастающего итога.
Закладка «Взносы» показывает страховые взносы по каждому сотруднику. Если взносы не рассчитались, чаще всего причина в том, что в учётной политике организации не указан вид тарифа или не установлена дата учётной политики.
Шаг 5. Сформируйте расчётные листки и проверьте итог
Главный инструмент проверки — расчётный листок. В ЗУП он формируется из раздела «Зарплата — Отчёты по зарплате — Расчётный листок» или прямо из документа начисления по кнопке печати. В листке видно, из чего сложилась сумма: оклад по дням, премии, удержания, налог и итог к выплате.
Сверьте три контрольные суммы: начислено всего, удержано всего и к выплате. Формула проста: к выплате = начислено − удержано (включая НДФЛ). Если сотруднику выплачивался аванс, он учитывается при формировании ведомости на окончательный расчёт.
Для сводной проверки по организации используйте отчёт «Свод начисленной зарплаты» или «Анализ ФОТ». Он покажет общие суммы по видам начислений и позволит быстро заметить аномалии — например, сотрудника с нулевым начислением или удвоенной премией.
Перед массовым расчётом удобно посчитать одного «эталонного» сотрудника с полным месяцем и простым окладом. Если его суммы сходятся с ручным расчётом — настройки программы в порядке, и можно заполнять весь документ.
Шаг 6. Выплатите зарплату и отразите в учёте
После проведения начисления создайте ведомость на выплату: «Ведомость в банк» (для зарплатного проекта), «Ведомость в кассу» или «Ведомость через раздатчика». В ЗУП это раздел «Выплаты». Ведомость заполняется автоматически по рассчитанным суммам с учётом уже выплаченного аванса и долгов.
В 1С:Бухгалтерии после проведения начисления проводки по зарплате, НДФЛ и взносам формируются автоматически (Дт счёта затрат — Кт 70, 68.01, 69). В ЗУП бухгалтерские проводки не создаются — данные передаются в Бухгалтерию через документ «Отражение зарплаты в бухучёте» и обмен между программами.
Завершающий этап — уплата НДФЛ и взносов и сдача отчётности. Сроки и порядок уплаты устанавливаются законодательством и периодически меняются, поэтому сверяйте актуальные требования перед каждым платежом, особенно если конфигурация давно не обновлялась.
Частые вопросы по расчёту зарплаты в 1С
Почему документ «Начисление зарплаты» заполняется пустым?
Чаще всего причина в отсутствии действующего приёма на работу на дату расчёта или в том, что сотрудники уже рассчитаны другим документом за этот месяц. Проверьте журнал кадровых документов и список документов начисления за период. Также убедитесь, что в отборе документа указана правильная организация.
Как пересчитать зарплату одному сотруднику, не трогая остальных?
Откройте проведённый документ начисления, выделите строку сотрудника и нажмите «Пересчитать сотрудника» (в ЗУП) или удалите строку и добавьте сотрудника заново. Остальные строки сохранят свои суммы. Если изменились исходные данные (например, введён больничный), пересчёт подтянет актуальную информацию.
НДФЛ посчитался больше, чем ожидалось. Что проверить?
Проверьте три вещи: оформлены ли вычеты (документ «Заявление на вычеты НДФЛ»), не превысил ли доход порог применения вычетов, и нет ли в базе доходов, облагаемых по повышенной ставке. Налог считается нарастающим итогом, поэтому смотрите отчёт «Анализ НДФЛ» за весь год, а не только за текущий месяц.
Можно ли считать зарплату в 1С:Бухгалтерии вместо ЗУП?
Можно, если штат небольшой, графики простые (пятидневка), нет сложных надбавок и сменных графиков. Для совместителей, суммированного учёта времени, сложных систем премирования и кадрового делопроизводства возможностей Бухгалтерии недостаточно — там потребуется ЗУП.
Что делать, если зарплата рассчитана и выплачена, а потом нашлась ошибка?
Не правьте проведённый документ задним числом. Введите документ-основание (например, больничный) фактической датой — программа при следующем расчёте выполнит перерасчёт и сторнирует лишнее. Если период закрыт отчётностью, оформляйте перерасчёт текущим месяцем и готовьте уточнённые формы по НДФЛ и взносам.
Как начислить премию, чтобы она вошла в расчёт?
Разовую премию оформляют отдельным документом «Премия» до начисления зарплаты. Если премия регулярная, её назначают как плановое начисление в приёме на работу или кадровом переводе — тогда она будет рассчитываться автоматически каждый месяц в общем документе начисления.