Другое · 10 мин
Как посчитать увольнение в 1С:Бухгалтерия
Как оформить увольнение в 1С:Бухгалтерия 8.3: документ увольнения, расчёт компенсации за отпуск, НДФЛ и взносы, проверка расчёта и типичные ошибки.
Окончательный расчёт при увольнении — одна из операций, где ошибка чаще всего приводит к претензиям: сотрудник вправе требовать выплату в день увольнения, а за задержку начисляется компенсация. В 1С:Бухгалтерия 8.3 (ред. 3.0) расчёт при увольнении автоматизирован: программа сама считает компенсацию за неиспользованный отпуск, удерживает НДФЛ и начисляет взносы, но только при корректно заполненных кадровых данных.
Перед расчётом убедитесь, что в базе включён кадровый учёт, у сотрудника заведён приём на работу с правильной датой, а все начисления и отсутствия за период работы отражены документами. Если зарплата в базе велась не с начала работы сотрудника, средний заработок и остаток отпуска программа посчитает неверно — эти данные придётся вводить вручную.
Ниже разобран полный порядок действий: от проверки настроек до проводки выплаты и формирования отчётов, а также типичные ошибки и способы самопроверки.
Проверка настроек перед расчётом
Откройте раздел «Администрирование → Параметры учёта → Настройки зарплаты» и убедитесь, что учёт зарплаты и кадров ведётся в этой программе, а не во внешней (например, в ЗУП). Если выбран вариант «во внешней программе», документа «Увольнение» в Бухгалтерии не будет — расчёт делается в 1С:ЗУП и переносится синхронизацией.
Затем проверьте карточку сотрудника: справочник «Сотрудники», документ «Приём на работу». Дата приёма, должность, график работы и вид занятости влияют на расчёт стажа для отпуска и среднего заработка. Если сотрудник принят «задним числом» или данные перенесены из другой базы, проверьте, что в регистрах есть сведения о начислениях за расчётный период.
Отдельно убедитесь, что в базе отражены все отсутствия: отпуска, больничные, отсутствия. Неучтённый отпуск исказит остаток дней компенсации, а неучтённый больничный — средний заработок.
Создание документа «Увольнение»
Перейдите в раздел «Зарплата и кадры → Кадровые документы → Все кадровые документы» и создайте документ «Увольнение». Укажите организацию, сотрудника и дату увольнения — последний рабочий день. Именно на эту дату программа рассчитает окончательные суммы.
На закладке «Условия увольнения» выберите основание (например, пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ — по инициативе работника). Основание влияет на печатную форму приказа Т-8 и, в отдельных случаях, на налогообложение выходного пособия.
После заполнения шапки программа автоматически рассчитывает начисления: зарплату за отработанные дни месяца увольнения и компенсацию за неиспользованный отпуск. Результат отображается на закладках «Начисления и удержания», «НДФЛ» и «Взносы».
- 1Проверьте настройки учёта зарплаты и карточку сотрудника
- 2Создайте документ «Увольнение» и укажите дату последнего рабочего дня
- 3Проверьте автоматически рассчитанные начисления, компенсацию отпуска, НДФЛ и взносы
- 4При необходимости скорректируйте дни компенсации и средний заработок вручную
- 5Проведите документ и сформируйте печатные формы (приказ Т-8, записка-расчёт Т-61)
- 6Отразите выплату и перечислите НДФЛ и взносы
Как программа считает компенсацию за отпуск
Компенсация рассчитывается исходя из количества неиспользованных дней отпуска и среднего дневного заработка. Стандартный отпуск — 28 календарных дней за полностью отработанный рабочий год; за каждый отработанный месяц полагается 2,33 дня. Программа хранит историю предоставленных отпусков и вычитает их из накопленного права.
Средний заработок для компенсации считается по правилам для отпускных: заработок за 12 календарных месяцев, предшествующих увольнению, делится на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней). Периоды отпусков, больничных и командировок вместе с начисленными за них суммами из расчёта исключаются.
Чтобы посмотреть детализацию, в документе «Увольнение» откройте расчёт среднего заработка по ссылке в таблице начислений — там видно, какие месяцы и суммы вошли в расчёт. Если сотрудник отработал меньше года или данные за часть периода отсутствуют, таблицу среднего заработка можно отредактировать вручную.
Корректировка расчёта вручную
Автоматический расчёт корректен только при полной истории в базе. На практике часто требуется ручная правка: сотрудник работал до внедрения 1С, отпуска оформлялись вне программы, был нестандартный график.
Количество дней компенсации можно изменить прямо в строке начисления: щёлкните по полю с числом дней и введите фактический остаток. Остаток рассчитайте по формуле: полные месяцы работы × 2,33 минус использованные дни отпуска, с округлением по правилам, принятым в организации.
Таблица среднего заработка также редактируется: добавьте строки за недостающие месяцы, укажите начисления и отработанные дни. После ручной правки сумма компенсации пересчитается автоматически. Все ручные изменения зафиксируйте в комментарии к документу — при проверке это объяснит расхождения с «типовым» расчётом.
НДФЛ, взносы и выходное пособие
Компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке — программа рассчитает их на соответствующих закладках документа. НДФЛ удерживается при выплате, перечисляется в бюджет в стандартные сроки.
Выходное пособие (при сокращении, ликвидации и ряде других оснований) начисляется отдельным видом расчёта. В пределах трёхкратного среднего месячного заработка (шестикратного — для работников Крайнего Севера) пособие не облагается НДФЛ и взносами; сверх лимита обложение возникает. В 1С для этого используется предопределённое начисление с нужными настройками налогообложения — проверьте его код дохода перед проведением.
После проведения документа суммы попадут в расчётные листки, регистры НДФЛ и взносов, а также в отчёты 6-НДФЛ и РСВ за соответствующий период. Увольнение в середине квартала не требует отдельной отчётности — данные включаются в обычные формы.
Выплата и печатные формы
Окончательный расчёт выплачивается в день увольнения. Оформите ведомость (в банк, в кассу или на счёт) в разделе «Зарплата и кадры → Ведомости», указав документ-основание «Увольнение» — программа подтянет сумму к выплате за минусом НДФЛ.
Из документа «Увольнение» доступны печатные формы: приказ о прекращении трудового договора (форма Т-8) и записка-расчёт (форма Т-61) с детализацией начислений и удержаний. Записку-расчёт полезно выдать сотруднику — она снижает количество споров по суммам.
Проверьте, что после выплаты в расчётном листке сотрудника нет задолженности ни со стороны организации, ни со стороны работника. Остаток долга по сотруднику (например, за авансированный отпуск) отражается удержанием в том же документе увольнения — в пределах ограничений на удержания из зарплаты.
Как проверить результат
Совпадает с суммой «К выплате» в документе увольнения
Расхождение — проверьте удержания и долги прошлых периодов
Совпадают с расчётом: месяцы работы × 2,33 минус использованные отпуска
Программа показывает 0 или явно неверное число — не хватает истории, введите вручную
Доход и налог по уволенному попали в период выплаты
Сумма не попала в отчёт — проверьте дату выплаты в ведомости
Нет долга ни за организацией, ни за сотрудником
Осталась задолженность — не отражена выплата или удержание
Частые вопросы
Можно ли посчитать увольнение, если сотрудник работал до внедрения 1С?
Да, но автоматический расчёт будет неполным. Введите в документе «Увольнение» вручную остаток дней отпуска и таблицу среднего заработка за расчётный период по данным прежнего учёта. Кадровый приказ о приёме при этом всё равно должен быть заведён с фактической датой приёма.
Как удержать задолженность за отпуск, отгулянный авансом?
В документе «Увольнение» программа автоматически определяет отрицательный остаток отпуска и предлагает удержание за неотработанные дни. Помните об ограничении: общий размер удержаний при каждой выплате, как правило, не может превышать установленной доли заработка, а в ряде случаев удержание вовсе запрещено (например, при отдельных основаниях увольнения).
Что делать, если в документе не рассчитывается компенсация?
Чаще всего причина в том, что сотруднику не назначено право на отпуск или не заполнена дата приёма. Проверьте карточку сотрудника и документ приёма на работу, а также настройку вида отпуска в параметрах учёта. Если данные на месте, но расчёт пуст — дни можно указать вручную в строке начисления.
Облагается ли компенсация при увольнении НДФЛ и взносами?
Да, компенсация за неиспользованный отпуск полностью облагается НДФЛ и страховыми взносами. Исключение — выходное пособие в пределах установленного лимита (трёхкратный средний месячный заработок, для Крайнего Севера — шестикратный): оно налогом и взносами не облагается.
Нужно ли отправлять отчёт СЗВ-ТД или его аналог при увольнении?
Сведения о кадровых событиях, включая увольнение, передаются в Социальный фонд России по действующей персонифицированной отчётности. В 1С соответствующий отчёт формируется на основании документа «Увольнение» — проверьте актуальную форму в разделе отчётности по персоналу и сроки её представления.
Как исправить ошибку, если увольнение уже проведено и выплачено?
Не редактируйте проведённый документ «задним числом» без необходимости. Если сумма занижена — создайте доначисление документом «Начисление зарплаты» или исправлением увольнения текущим периодом и доплатите разницу с компенсацией за задержку. Если переплачено — взыскание возможно только в ограниченных законом случаях, обычно по согласованию с сотрудником. Уточнённые данные попадут в корректировочные отчёты по НДФЛ и взносам.