Как посчитать среднесписочную численность работников в 1С:ЗУП

Среднесписочная численность (ССЧ) — один из базовых показателей, который организация сдает в налоговую, указывает в РСВ, расчете 4-ФСС и статистических формах. В 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 считать его вручную не нужно: программа формирует готовый отчет на основе кадровых данных. Но результат будет корректным только при условии, что приемы, увольнения и отпуска оформлены правильными документами.

Расчет ССЧ в ЗУП выполняется по правилам, установленным указаниями Росстата: сотрудники с неполным рабочим временем учитываются пропорционально отработанному времени, а отдельные категории (например, внешние совместители и работники по договорам ГПХ) в среднесписочную численность не включаются вовсе. Программа делает это автоматически, но бухгалтеру или кадровику важно понимать логику расчета, чтобы проверить цифру перед сдачей отчетности.

Ниже разобрано, где находится нужный отчет, как настроить период и варианты расчета, какие данные влияют на результат и как устранить типичные расхождения.

Где находится отчет по среднесписочной численности

В типовой конфигурации 1С:ЗУП 8.3 есть два рабочих пути. Первый — раздел «Кадры» → «Кадровые отчеты» → «Численность и текучесть кадров». В этом отчете по умолчанию выводится среднесписочная численность за выбранный период вместе со списочной численностью, приемами и увольнениями.

Второй путь — раздел «Отчетность, справки» → «Статистика, персонифицированный учет» либо типовые отчеты, доступные через «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность», где ССЧ подставляется в регламентированные формы автоматически. В свежих релизах также доступен отдельный отчет «Среднесписочная численность» в подсистеме кадровых отчетов — состав зависит от версии конфигурации.

Если нужного отчета нет в меню, проверьте права пользователя: кадровые отчеты доступны ролям с доступом к кадровым данным. Также отчет может быть скрыт настройками интерфейса — откройте полный список отчетов раздела через ссылку «Все отчеты» или настройку навигации раздела.

Как сформировать отчет пошагово

Стандартный порядок действий одинаков для большинства релизов ЗУП 3.1. Откройте «Кадры» → «Кадровые отчеты» → «Численность и текучесть кадров», задайте период (для годовой ССЧ — с 1 января по 31 декабря), выберите организацию и нажмите «Сформировать».

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Кадровые отчеты» → «Численность и текучесть кадров»
2. 2
   Установите период расчета: месяц, квартал или год
3. 3
   Выберите организацию; при необходимости включите отбор по подразделению
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и найдите строку «Среднесписочная численность»
5. 5
   Проверьте расшифровку: двойной щелчок по числу покажет состав сотрудников
6. 6
   Сохраните или выгрузите отчет при необходимости

Для расшифровки результата используйте настройки отчета (кнопка «Настройки» или «Расширенные настройки»): добавьте группировку по сотрудникам, чтобы увидеть, кто именно и с каким коэффициентом вошел в расчет. Это основной способ проверить корректность цифры перед сдачей.

Если отчет нужен регулярно, сохраните вариант настроек под понятным именем («ССЧ за месяц», «ССЧ за год») — тогда в следующий раз достаточно будет поменять только период.

Как программа считает ССЧ: логика расчета

ЗУП рассчитывает показатель по общим правилам: среднесписочная численность за месяц — это сумма списочной численности за каждый календарный день месяца, деленная на число календарных дней. ССЧ за год — сумма помесячных значений, деленная на 12. Сотрудники, принятые или уволенные в середине месяца, учитываются только за дни фактического нахождения в списках.

Работники с неполным рабочим временем, для которых неполное время установлено по соглашению, учитываются пропорционально отработанному времени. Программа берет данные о ставке и графике из кадровых документов, поэтому корректное заполнение вида занятости и графика работы напрямую влияет на результат.

Отдельные категории исключаются из ССЧ, хотя числятся в списочном составе: например, сотрудницы в отпусках по беременности и родам и по уходу за ребенком. ЗУП исключает их автоматически при условии, что отпуск оформлен соответствующим кадровым документом, а не просто отсутствием в табеле.

От чего зависит корректность результата

Отчет строится по данным информационной базы, поэтому любые ошибки кадрового учета искажают ССЧ. Наиболее критичны: неоформленные увольнения (сотрудник фактически не работает, но числится), приемы, введенные задним числом после формирования отчетности, и неверный вид занятости в документе приема.

• все приемы и переводы оформлены документами «Прием на работу» и «Кадровый перевод», а не изменениями в карточке сотрудника напрямую;
• увольнения проведены документом «Увольнение» с фактической датой;
• отпуска по беременности и уходу за ребенком оформлены документами отпусков, а не только больничными или отсутствиями;
• у сотрудников с неполным временем корректно указаны график и доля ставки;
• договорники ГПХ заведены через «Договоры (работы, услуги)», а не как штатные сотрудники.

Как проверить и расшифровать расчет

Самый надежный способ проверки — сформировать отчет с группировкой по сотрудникам и периодам. В настройках отчета добавьте поле «Сотрудник» в строки и включите детализацию по месяцам. Вы увидите, какой вклад вносит каждый работник, и сможете сверить список с реальной ситуацией в компании.

Дополнительно полезно сверить списочную численность на конец периода с отчетом «Штатная расстановка» или «Списочный состав». Если списочная численность сходится, а среднесписочная вызывает сомнения, проблема обычно в пропорциональном учете неполного времени или в неучтенных отпусках.

Контрольные точки

Как проверить результат

Списочная численность на конец месяца

Норма

Совпадает с фактическим количеством работающих сотрудников

Тревожный признак

В списке есть уволенные или отсутствуют принятые

Состав ССЧ по сотрудникам

Норма

Нет внешних совместителей и договорников ГПХ

Тревожный признак

В расчет попали совместители или подрядчики

Сотрудницы в декретных отпусках

Норма

Исключены из ССЧ, отпуск оформлен документом

Тревожный признак

Включены в ССЧ или исключены без документа

ССЧ за год

Норма

Равна сумме помесячных значений, деленной на 12

Тревожный признак

Годовая цифра не сходится с помесячной динамикой

Типичные ошибки и их устранение

Чаще всего завышенная ССЧ возникает из-за «зависших» сотрудников: человек уволен фактически, но документ увольнения не проведен или проведен более поздней датой. Решение — найти таких сотрудников через отчет «Списочный состав» и оформить увольнение корректной датой, после чего пересформировать отчет.

Заниженная численность обычно связана с приемами, введенными после закрытия периода, или с ошибочным видом занятости «внешний совместитель» у основного сотрудника. Вид занятости исправляется кадровым переводом или исправлением документа приема — простое редактирование карточки сотрудника не пересчитает историю.

ССЧ в регламентированной отчетности

При подготовке РСВ, 4-ФСС и статистических форм через «1С-Отчетность» показатель среднесписочной численности подставляется автоматически из тех же кадровых данных. Перед отправкой откройте форму, найдите поле со среднесписочной численностью и сверьте его с результатом кадрового отчета за тот же период.

Если цифры различаются, проверьте дату актуальности данных: регламентированная форма могла быть заполнена до ввода поздних кадровых документов. В этом случае используйте команду обновления или перезаполнения формы. Помните, что перепроведение или изменение кадровых документов прошлых периодов требует повторного формирования всех связанных отчетов.

Удобно завести привычку: перед сдачей квартальной отчетности формировать «Численность и текучесть кадров» с расшифровкой по сотрудникам и сохранять вместе с комплектом отчетов. При запросе из инспекции такая расшифровка сразу показывает состав показателя и снимает большинство вопросов.

Частые вопросы

Почему в отчете дробное число, например 15,4?

Это нормально: сотрудники с неполным рабочим временем и те, кто отработал неполный месяц, учитываются пропорционально. В регламентированных формах показатель округляется по правилам конкретной формы — обычно до целых по арифметическим правилам.

Включаются ли в ССЧ сотрудники по договорам ГПХ?

Нет, лица, выполняющие работы по гражданско-правовым договорам, в среднесписочную численность не включаются. Они учитываются отдельно как средняя численность по ГПД. Если договорник попал в ССЧ, проверьте, как он заведен в программе.

Как посчитать ССЧ, если организация работала неполный год?

Сумма помесячных значений все равно делится на 12, даже если деятельность велась несколько месяцев. За месяцы без работников в расчет идут нули. Сформируйте отчет за полный календарный год — программа выполнит деление корректно.

Отчет показывает ноль, хотя сотрудники есть. Что проверить?

Проверьте период отчета, отбор по организации (особенно если в базе несколько юрлиц) и то, что кадровые документы проведены, а не сохранены в черновиках. Также убедитесь, что у пользователя есть права на просмотр кадровых данных.

Нужно ли пересчитывать ССЧ после изменения документов прошлого периода?

Да. Отчет строится по текущему состоянию базы, поэтому после ввода или исправления приемов, увольнений и отпусков задним числом сформируйте отчет заново и перезаполните связанные регламентированные формы.