Другое · 10 мин
Как посчитать ФОТ в 1С: пошаговая инструкция
Как посчитать фонд оплаты труда (ФОТ) в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: нужные отчёты, настройка начислений, проверка расчёта, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Фонд оплаты труда (ФОТ) — это совокупность всех начислений сотрудникам за период: оклады, премии, надбавки, отпускные, больничные за счёт работодателя и другие выплаты, предусмотренные системой оплаты труда. В 1С эта величина не хранится одной готовой цифрой — её получают через отчёты по начислениям, и результат зависит от того, какая конфигурация используется и как настроены виды расчёта.
Чаще всего ФОТ считают в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — там есть специализированные отчёты и даже механизм планового ФОТ. В 1С:Бухгалтерии тоже можно получить сумму начислений, но инструменты ограничены оборотами по счёту 70 и регистрами. Ниже разобраны оба варианта, а также способы проверить расчёт и типичные ошибки, из-за которых цифры «не сходятся».
Что входит в ФОТ и зачем его считают в 1С
Прежде чем настраивать отчёт, определите состав показателя. В классическом понимании ФОТ включает оплату за отработанное время (оклады, тарифные ставки, сдельную оплату), стимулирующие выплаты (премии, надбавки, доплаты), компенсации (за вредные условия, сверхурочные, работу в выходные) и оплату неотработанного времени (отпускные, простои не по вине работника). Материальная помощь, разовые социальные выплаты и дивиденды обычно в ФОТ не включают.
На практике состав ФОТ в каждой организации определяется внутренними документами и целями расчёта: бюджетирование, анализ затрат, планирование, отчётность в статистику. Поэтому в 1С важно не просто вывести «сумму начислений», а вывести именно те виды расчёта, которые ваша методика относит к ФОТ. Не путайте ФОТ с фондом заработной платы (ФЗП) — ФЗП уже, он не включает, например, отпускные за неотработанные периоды и некоторые социальные выплаты.
Как посчитать ФОТ в 1С:ЗУП через отчёты
Основной инструмент — отчёт «Анализ ФОТ по сотрудникам (помесячно)». Он находится в разделе «Зарплата» → «Отчёты по зарплате». Отчёт строится по данным проведённых документов начисления и показывает начисленные суммы в разрезе сотрудников, подразделений и месяцев. В настройках можно выбрать период, организацию и при необходимости отбор по подразделению или сотруднику.
Дополнительные отчёты, которые помогают в анализе: «Полный свод начислений, удержаний и выплат» — даёт общую картину по начислениям, удержаниям и НДФЛ; «Анализ начислений и удержаний» — позволяет детализировать суммы по видам расчёта; «Расчётный листок» — для проверки конкретного сотрудника. Если нужна сумма ФОТ целиком по организации, достаточно свернуть отчёт по периоду без детализации по сотрудникам.
- 1Откройте раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Анализ ФОТ по сотрудникам»
- 2Укажите период расчёта и организацию в шапке отчёта
- 3Нажмите «Сформировать» и проверьте, что все месяцы периода заполнены
- 4При необходимости раскройте настройки и добавьте группировку по подразделениям или видам начислений
- 5Сверьте итог с данными расчётных листков по выборочным сотрудникам
Плановый ФОТ в ЗУП
Если нужен не фактический, а плановый ФОТ (для бюджетирования), в ЗУП есть отдельный механизм. В настройках реквизитов организации (раздел «Настройка» → «Реквизиты и настройки организации» или через учётную политику) включается использование планового ФОТ, после чего программа начинает рассчитывать плановые показатели по штатному расписанию. Отчёт «Штатное расписание» с настройкой «Выводить ФОТ» покажет плановый фонд по позициям.
Плановый ФОТ считается из плановых начислений сотрудников с учётом занимаемых ставок и графиков работы. Он не учитывает фактические отклонения — больничные, неплановые премии, сверхурочные. Поэтому расхождение планового и фактического ФОТ — нормальная ситуация, её анализируют через сравнение отчётов.
Как посчитать ФОТ в 1С:Бухгалтерии
В бухгалтерской конфигурации зарплатный блок ограничен, поэтому ФОТ получают через обороты по счёту 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда». Откройте «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту», укажите счёт 70 и период. Кредитовый оборот по счёту 70 за период — это сумма всех начислений, то есть фактический ФОТ в широком смысле.
Для детализации используйте «Анализ счёта» 70 с группировкой по сотрудникам или видам начислений (если аналитика по видам ведётся). Учтите ограничение: счёт 70 включает и выплаты, которые методология может не относить к ФОТ (материальная помощь, пособия), поэтому для точного расчёта суммы по таким операциям нужно исключить вручную через расшифровку.
Где считать ФОТ
Подходит для регулярного анализа: готовые отчёты по ФОТ, плановый ФОТ, детализация до вида расчёта. Требует корректного ведения кадрового учёта.
Подходит для быстрой оценки по счёту 70, если зарплата ведётся в этой же базе. Ограничение: нет специализированных отчётов, нужна ручная корректировка состава.
Подходит для нестандартной методики: выгружаете свод начислений и фильтруете виды расчёта вручную. Ограничение: риск ошибок при ручной обработке.
Настройка видов начислений для корректного ФОТ
Точность расчёта ФОТ зависит от того, как настроены виды начислений. В ЗУП каждый вид расчёта (Настройка → Начисления) имеет назначение и порядок учёта. Проверьте, что все регулярные выплаты — оклад, премии, надбавки — созданы и назначены сотрудникам в кадровых документах или документах изменения оплаты труда.
Если премия вводится разовым документом «Премия», а не назначена в плановых начислениях, в плановый ФОТ она не попадёт, но в фактический (по отчётам за период) войдёт. Разовые начисления, введённые документом «Разовое начисление», также попадают в фактический ФОТ только после проведения документа и расчёта зарплаты за месяц.
Проверка результата и сверка с учётом
После получения цифры её нужно верифицировать. Базовая проверка — сопоставить итог отчёта «Анализ ФОТ» с кредитовым оборотом счёта 70 в бухгалтерской программе за тот же период. Если зарплата ведётся в ЗУП, а проводки выгружаются в Бухгалтерию, суммы должны совпадать; расхождение обычно означает непроведённые документы, ручные операции по счёту 70 или различия в периодах.
Дополнительные контрольные точки: выборочно сверьте 2–3 сотрудников по расчётным листкам, убедитесь, что в отчёт попали все подразделения (частая причина «потери» суммы — отбор по подразделению в настройках), проверьте, что отпускные и больничные за счёт работодателя учтены, если методика их включает.
Как проверить результат
Суммы совпадают или расхождение объясняется документально
Разница без объяснимой причины — ищите непроведённые документы
По каждому месяцу есть начисления по действующим сотрудникам
Пустой месяц при работающих сотрудниках — зарплата не рассчитана
В отчёт вошли все выплаты по методике и нет лишних
Отсутствуют премии или включена материальная помощь
Типичные ошибки при расчёте ФОТ
Самая частая проблема — незавершённый расчёт зарплаты за последний месяц периода. Отчёты строятся по проведённым документам «Начисление зарплаты и взносов», и если месяц не закрыт, сумма ФОТ будет занижена. Вторая типичная ошибка — смешение понятий: пользователь берёт колонку «к выплате» или «начислено за минусом НДФЛ» и получает заниженный показатель.
Ещё одна группа ошибок связана с отборами: в настройках отчёта остался фильтр по подразделению или сотруднику от прошлого использования, и итог не сходится с бухгалтерией. Также проверьте дату приёма и увольнения сотрудников — штатная численность влияет на интерпретацию среднего ФОТ на человека.
Когда стоит привлечь специалиста
Самостоятельный расчёт безопасен, если речь идёт о стандартных отчётах и сверке цифр — вы ничего не изменяете в данных. Но если требуется доработка отчёта под нестандартную методику ФОТ, настройка планового ФОТ с нуля или исправление расхождений между ЗУП и Бухгалтерией, лучше привлечь специалиста по 1С. Ошибки в настройке видов расчёта или обмена данными могут исказить не только ФОТ, но и расчёт взносов и налоговую отчётность.
FAQ
Чем ФОТ отличается от фонда заработной платы (ФЗП)?
ФЗП — более узкий показатель: он включает оплату за фактически выполненную работу и стимулирующие выплаты, но обычно не включает отпускные, пособия и социальные выплаты. ФОТ шире и охватывает практически все начисления работникам. В 1С:ЗУП отчёт «Анализ ФОТ» показывает именно широкий показатель, а состав ФЗП при необходимости собирают отбором по видам начислений.
Можно ли посчитать ФОТ на одного сотрудника в среднем?
Да. Возьмите итог ФОТ за период и разделите на среднесписочную численность, которую можно получить из отчёта «Численность и текучесть кадров» в ЗУП. Для помесячного анализа удобнее выгрузить оба показателя в Excel и посчитать отношение там — в типовых отчётах готовой колонки «ФОТ на сотрудника» нет.
Почему в отчёте по ФОТ пустой месяц, хотя сотрудники работали?
Чаще всего за этот месяц не проведён документ «Начисление зарплаты и взносов» или зарплата рассчитана, но документ не проведён. Откройте журнал начислений зарплаты, проверьте статус документа и при необходимости выполните расчёт и проведение, затем переформируйте отчёт.
Входят ли страховые взносы в ФОТ?
Нет. Страховые взносы — это расходы работодателя сверх фонда оплаты труда, они начисляются на сумму ФОТ, но не входят в него. В отчётах ЗУП взносы выводятся отдельными колонками (например, в «Полном своде»), и при подсчёте ФОТ их складывать с начислениями не нужно.
Как получить ФОТ по одному подразделению за год?
В отчёте «Анализ ФОТ по сотрудникам» откройте настройки, добавьте отбор «Подразделение = нужное подразделение», установите период — календарный год и сформируйте отчёт. Итоговая строка покажет годовой ФОТ подразделения с помесячной детализацией.
Что делать, если ФОТ в ЗУП не совпадает с оборотом счёта 70 в Бухгалтерии?
Сначала проверьте, что обмен данными выполнен полностью и все документы выгружены. Затем сверьте периоды отражения: отпускные могут быть начислены в одном месяце, а отражены в учёте в другом. Если расхождение сохраняется, сформируйте в ЗУП отчёт «Анализ начислений» с детализацией до документа и сопоставьте с проводками в Бухгалтерии.
Что важно запомнить
ФОТ в 1С получают из отчётов по начислениям: в ЗУП — «Анализ ФОТ по сотрудникам», в Бухгалтерии — по кредитовому обороту счёта 70. Берите суммы начислений до НДФЛ, проверяйте, что все месяцы рассчитаны, и сверяйте итог с бухгалтерским учётом. Состав показателя определяйте по своей методике и не смешивайте фактический и плановый ФОТ.