Другое · 11 мин
Как посчитать фонд оплаты труда в 1С
Как рассчитать фонд оплаты труда в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия: настройка начислений, отчёты по ФОТ, проверка расчёта, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Фонд оплаты труда (ФОТ) — это сумма всех начислений сотрудникам за период: оклады, премии, надбавки, отпускные, компенсации и другие выплаты, предусмотренные системой оплаты труда. В 1С фонд оплаты труда можно посчитать двумя способами: через плановый ФОТ, который программа формирует автоматически из кадровых документов, и через фактические начисления по данным расчёта зарплаты. Выбор способа зависит от задачи: плановый ФОТ нужен для бюджетирования, фактический — для отчётности и анализа.
Точность расчёта напрямую зависит от того, насколько корректно заполнены кадровые документы и настройки начислений. Если при приёме сотрудника не указан размер оплаты или начисление настроено с ошибкой, ФОТ будет искажён, и ошибка проявится только при сверке с бухгалтерией. Поэтому перед расчётом стоит проверить исходные данные, а после — сверить результат с оборотами по счетам учёта расчётов с персоналом.
Ниже разобраны оба подхода на примере 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия, с конкретными действиями, отчётами и способами проверки результата.
Что входит в ФОТ и как это отражено в 1С
В состав фонда оплаты труда обычно включают должностные оклады и тарифные ставки, стимулирующие выплаты (премии, надбавки, доплаты), компенсационные выплаты (за вредные условия, сверхурочную работу, работу в выходные), отпускные и оплату по среднему заработку. Не включают в ФОТ, как правило, пособия за счёт ФСС, материальную помощь разовых выплат социального характера и дивиденды — точный перечень определяет учётная политика организации и цели расчёта.
В 1С принадлежность выплаты к ФОТ определяется настройкой вида расчёта. В 1С:ЗУП откройте «Настройка → Начисления», выберите нужное начисление и проверьте его назначение и порядок учёта. Начисления с назначением «Повременная оплата труда и надбавки», «Премия», «Оплата отпуска» входят в расчёт ФОТ автоматически. Если бухгалтер создал пользовательское начисление, убедитесь, что оно корректно классифицировано, иначе выплата выпадет из планового ФОТ.
Как посчитать плановый ФОТ в 1С:ЗУП
Плановый фонд оплаты труда формируется автоматически на основе документов «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Изменение оплаты труда» и штатного расписания. Чтобы программа считала ФОТ корректно, в каждом кадровом документе должны быть заполнены начисления с указанием размера: оклад в рублях, процент премии, размер надбавки.
Для просмотра планового ФОТ откройте раздел «Зарплата → Отчёты по зарплате» и найдите отчёт «Анализ ФОТ» (в разных версиях он может называться «ФОТ и анализ ФОТ»). Укажите период и, при необходимости, отбор по подразделению или организации. Отчёт покажет плановый фонд с разбивкой по сотрудникам, должностям и видам начислений.
Дополнительный источник — отчёт «Штатное расписание» из раздела «Кадры». В нём по каждой позиции выводится фонд оплаты труда с учётом количества ставок и надбавок. Если штатное расписание в программе не ведётся, этот отчёт будет недоступен или пуст, и ориентироваться нужно на кадровые документы сотрудников.
- 1Проверьте, что у всех действующих сотрудников заполнены плановые начисления в кадровых документах
- 2Откройте «Зарплата → Отчёты по зарплате → Анализ ФОТ»
- 3Установите период и отбор по организации или подразделению
- 4Сформируйте отчёт и проверьте итоговую сумму
- 5Сверьте разбивку по сотрудникам с штатным расписанием
Как посчитать фактический ФОТ за период
Фактический фонд оплаты труда — это сумма начислений по закрытым периодам расчёта зарплаты. Основной инструмент — отчёт «Полный свод начислений, удержаний и выплат» в разделе «Зарплата → Отчёты по зарплате». Сформируйте его за нужный месяц, квартал или год: итоговая графа «Начислено» по всем сотрудникам и будет фактическим ФОТ.
Для более детального анализа используйте отчёт «Анализ ФОТ по сотрудникам» или «Начисления и удержания по сотрудникам». Они позволяют сгруппировать данные по подразделениям, видам начислений и периодам, что удобно при подготовке данных для бюджета или управленческой отчётности.
Учитывайте, что в фактический ФОТ попадают только проведённые документы начисления. Если зарплата за месяц ещё не рассчитана или документ «Начисление зарплаты и взносов» не проведён, сумма за этот месяц будет неполной. Перед формированием отчёта убедитесь, что все периоды закрыты и документы проведены.
Расчёт ФОТ в 1С:Бухгалтерия
В 1С:Бухгалтерии (без ЗУП) фонд оплаты труда виден через оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда». Откройте «Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту», укажите счёт 70 и период: кредитовый оборот покажет сумму начисленной оплаты труда за период.
Для детализации по сотрудникам используйте «Анализ счёта» по счёту 70 или отчёт «Расчётные листки» в разделе «Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате». Если в бухгалтерии ведётся только сводный учёт зарплаты (данные загружаются из ЗУП), детализация будет ограничена, и полный анализ ФОТ корректнее делать именно в ЗУП.
При сводном учёте проверьте настройку «Зарплата и кадры → Настройки зарплаты → Порядок учёта зарплаты»: от способа отражения зависит, попадут ли суммы в аналитику по подразделениям и статьям затрат, что важно для бюджетирования ФОТ.
Где считать ФОТ
Полная детализация: плановый и фактический ФОТ, разбивка по сотрудникам, подразделениям и видам начислений. Подходит для расчётчиков и HR.
Итоговые суммы по счёту 70 и затратным счетам. Подходит для сверки и бухгалтерской отчётности, но без кадровой аналитики.
Любой отчёт можно сохранить в табличный формат и досчитать нестандартные показатели вручную, но придётся контролировать актуальность выгрузки.
Как проверить правильность расчёта
Первый контроль — сверка планового ФОТ с штатным расписанием. Сформируйте оба отчёта на одну дату: суммы по подразделениям должны совпадать. Расхождение обычно означает, что у какого-то сотрудника не заполнено начисление, введён неправильный размер оплаты или есть незакрытая ставка.
Второй контроль — сверка фактического ФОТ из ЗУП с оборотами по счёту 70 в бухгалтерии. Итог начислений по отчёту «Полный свод» за месяц должен совпасть с кредитовым оборотом счёта 70 (с учётом того, что часть начислений может отражаться на других счетах по настройкам учёта). Расхождения чаще всего вызваны непроведёнными документами, ручными операциями или различием в периодах отражения.
Третий контроль — аналитический: сравните ФОТ текущего месяца с предыдущим. Резкий скачок без кадровых изменений (приёмы, повышения окладов, премии) — повод проверить дубли документов или ошибочные разовые начисления.
Как проверить результат
Суммы по подразделениям совпадают
Расхождения по отдельным позициям — ищите сотрудников без начислений
Начислено в ЗУП равно кредитовому обороту счёта 70
Разница растёт от месяца к месяцу — есть непроведённые или ручные операции
Изменения объясняются кадровыми событиями
Скачок без причины — возможны дубли начислений
Типичные ошибки при расчёте ФОТ
Самая частая причина неверного планового ФОТ — незаполненные или устаревшие плановые начисления. Например, сотруднику повысили оклад приказом, но документ «Изменение оплаты труда» в программе не ввели: ФОТ продолжает считаться по старому размеру. Все изменения условий оплаты должны оформляться кадровыми документами, а не только на бумаге.
Вторая ошибка — смешение понятий: в качестве ФОТ берут сумму к выплате (после НДФЛ) или, наоборот, включают страховые взносы. Классический ФОТ — это начисленная сумма до вычета НДФЛ и без страховых взносов. Если нужен фонд с учётом взносов, его считают отдельно, добавляя данные из отчёта по страховым взносам.
Третья ошибка — расчёт за неполный период: отчёт сформирован до проведения документа «Начисление зарплаты и взносов» или до ввода премий. Всегда проверяйте, что расчётный период закрыт, прежде чем использовать данные для бюджета или отчётности.
Планирование ФОТ на будущие периоды
Для бюджетирования плановый ФОТ из отчётов ЗУП используют как базу: берут текущий месячный фонд, корректируют на запланированные приёмы, увольнения и индексации. Индексацию в программе оформляют документом «Изменение плановых начислений» с коэффициентом — после его проведения плановый ФОТ пересчитается автоматически.
Дополнительно к ФОТ при бюджетировании закладывают страховые взносы. Их ориентировочную сумму можно получить из отчёта «Анализ взносов в фонды» за прошлые периоды и пересчитать пропорционально росту ФОТ, учитывая действующие тарифы и предельные базы.
При укрупненном планировании допустимо считать годовой ФОТ как месячный плановый фонд, умноженный на 12, с поправкой на отпускные и сезонные премии. Для точного бюджета такой подход не подходит: лучше строить помесячный план с учётом графика отпусков и кадровых изменений.
Что важно запомнить
Плановый ФОТ берите из отчётов «Анализ ФОТ» и «Штатное расписание» в ЗУП, фактический — из «Полного свода начислений». ФОТ — это начисленная сумма до НДФЛ и без взносов. Контролируйте результат сверкой со штатным расписанием и счётом 70, а точность обеспечивайте актуальными кадровыми документами.
Частые вопросы
Чем ФОТ отличается от фонда заработной платы?
В широком смысле фонд заработной платы — часть ФОТ, включающая оплату за отработанное время и стимулирующие выплаты, тогда как ФОТ дополнительно охватывает отпускные и компенсации. На практике в 1С и во внутренних документах термины часто используют как синонимы, поэтому ориентируйтесь на состав выплат, закреплённый в учётной политике организации.
Как посчитать ФОТ по конкретному подразделению?
В отчётах «Анализ ФОТ» и «Полный свод начислений» установите отбор по подразделению через кнопку настройки отчёта. Итоговая сумма будет относиться только к сотрудникам этого подразделения. Учтите, что сотрудники, переведённые в середине периода, попадут в отчёт по данным на дату начисления.
Почему отчёт по ФОТ пустой или показывает нули?
Чаще всего причина в том, что у сотрудников не заполнены плановые начисления в кадровых документах либо не проведён документ «Начисление зарплаты и взносов» за выбранный период. Также проверьте, что в отборе указана правильная организация и что даты периода соответствуют расчётным.
Нужно ли включать в ФОТ выплаты по договорам ГПХ?
По общему правилу вознаграждения по гражданско-правовым договорам не входят в фонд оплаты труда, так как исполнители не являются сотрудниками. В 1С такие начисления учитываются отдельно, и в стандартные отчёты по ФОТ они не попадают. Если управленческая отчётность требует общей суммы затрат на персонал, её собирают вручную из обоих разделов.
Как выгрузить расчёт ФОТ в Excel?
Любой табличный отчёт в 1С можно сохранить через меню «Файл → Сохранить как» или кнопку сохранения на панели отчёта, выбрав формат Excel. После выгрузки можно строить сводные таблицы и дополнительные расчёты, но помните: данные в файле не обновляются, поэтому при изменениях в программе выгрузку нужно повторить.
Можно ли настроить автоматический расчёт ФОТ с взносами?
В типовых отчётах ЗУП страховые взносы показываются отдельно, например в «Полном своде» есть колонки по взносам рядом с начислениями. Если нужна единая строка «ФОТ с взносами», используйте настройку отчёта с группировкой по организации или выгрузите данные и сложите показатели в табличном редакторе.