Как поменять зарплатный проект в 1С

Смена банка, через который сотрудники получают зарплату, — штатная операция в 1С, но она затрагивает сразу несколько участков: справочник зарплатных проектов, лицевые счета сотрудников, ведомости на выплату и обмен с банком. Если выполнить действия в неверном порядке, ведомости уйдут в старый банк или часть сотрудников останется без лицевого счёта в новом проекте.

Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) зарплатные проекты — полноценный механизм с обменом заявками на открытие лицевых счетов. В 1С:Бухгалтерии функционал проще: проект указывается в ведомости, а реестры формируются через обмен с банком. Ниже разобраны оба варианта и типовые сценарии перехода.

Перед любыми изменениями убедитесь, что все выплаты за прошлые периоды завершены и подтверждены банком, а в базе нет непроведённых ведомостей по старому проекту. Это главное условие чистого перехода.

Подготовка: что проверить перед сменой проекта

Первый шаг — убедиться, что по старому проекту не осталось «хвостов». Откройте список ведомостей в банк и отфильтруйте по зарплатному проекту: все документы должны быть проведены, а выплаты — подтверждены выпиской банка. Неподтверждённая ведомость, оставшаяся в старом проекте, создаст расхождения в расчётах с сотрудниками.

Второй момент — договор с новым банком. Зарплатный проект в 1С заполняется реквизитами из договора: номер и дата договора, расчётный счёт организации в новом банке, БИК и наименование банка. Без подписанного договора проект в программе создать можно, но обмениваться реестрами с банком будет невозможно.

Также проверьте, как сотрудники получают зарплату сейчас: все через один проект, часть — по личным заявлениям на свои карты, часть — через кассу. Переводить через зарплатный проект нужно только тех, кто получает деньги на карты банка проекта; сотрудники с личными заявлениями оформляются отдельно, и смена проекта их не касается.

Создание нового зарплатного проекта

В 1С:ЗУП откройте раздел «Настройка» или «Выплаты» (в зависимости от релиза) и найдите справочник «Зарплатные проекты». Создайте новый элемент и заполните поля: наименование проекта, банк (выбирается из классификатора банков или создаётся вручную по БИК), номер и дата договора с банком, расчётный счёт организации.

Обратите внимание на настройки обмена с банком. Если банк поддерживает электронный обмен, укажите формат обмена и каталог выгрузки файлов (или настройте DirectBank, если он используется). Неверно выбранный формат файла — частая причина того, что банк отклоняет реестр.

В 1С:Бухгалтерии зарплатные проекты находятся в разделе «Зарплата и кадры» — «Зарплатные проекты». Набор полей аналогичный: банк, договор, счёт организации. После сохранения проект станет доступен для выбора в ведомостях на выплату зарплаты.

Перевод сотрудников на новый проект в 1С:ЗУП

В ЗУП привязка сотрудника к проекту хранится в регистре «Лицевые счета сотрудников по зарплатным проектам». Перевести людей можно двумя способами: массово — документом, либо автоматически через обмен с банком заявками на открытие лицевых счетов.

Массовый перевод документом

Если в вашей версии ЗУП доступен документ «Изменение лицевых счетов сотрудников» (или аналогичный по названию), создайте его, укажите новый зарплатный проект и подберите сотрудников списком. Документ запишет новые лицевые счета с даты документа. Номера лицевых счетов можно ввести вручную, если банк уже выдал их список, либо оставить пустыми до обмена с банком.

Перевод через заявки на открытие счетов

Стандартный сценарий при смене банка: сначала в новый банк отправляется заявка на открытие лицевых счетов (раздел «Выплаты» — «Обмен с банками (зарплата)» — «Заявка на открытие лицевых счетов»). Банк обрабатывает файл и возвращает подтверждение с номерами счетов. После загрузки подтверждения программа автоматически привязывает сотрудников к новому проекту с указанными номерами счетов.

1. 1
   Завершите и подтвердите все выплаты по старому проекту
2. 2
   Создайте новый зарплатный проект с реквизитами договора
3. 3
   Сформируйте заявку на открытие лицевых счетов и отправьте в банк
4. 4
   Загрузите подтверждение банка с номерами счетов
5. 5
   Проверьте регистр лицевых счетов: у всех сотрудников новый проект
6. 6
   Создайте тестовую ведомость и сверьте банк и счета

Смена проекта в 1С:Бухгалтерии

В бухгалтерской конфигурации нет отдельного документа перевода сотрудников: проект выбирается непосредственно в ведомости на выплату. Достаточно создать новый зарплатный проект в справочнике и при формировании очередной ведомости «Ведомость в банк» указать его в поле «Зарплатный проект».

Лицевые счета сотрудников в 1С:Бухгалтерии хранятся в карточке сотрудника или в регистре лицевых счетов — в зависимости от релиза. Если счета хранятся в карточках, новые номера нужно внести для каждого сотрудника вручную или загрузкой из файла банка. Проверьте это до формирования первой ведомости, иначе реестр уйдёт в банк с пустыми или старыми номерами счетов.

Для выгрузки реестра используется обработка «Обмен с банками по зарплатным проектам». Убедитесь, что в настройках обмена выбран новый проект и правильный каталог выгрузки, чтобы файл не перезаписал старые реестры.

Сравнение вариантов

1С:ЗУП

Полный механизм: обмен заявками на открытие счетов, регистр лицевых счетов, массовый перевод. Подходит при большом штате и регулярных выплатах.

1С:Бухгалтерия

Упрощённый вариант: проект выбирается в ведомости, счета вносятся в карточки сотрудников. Удобно для небольших компаний, но при большом штате требует ручной работы.

Проверка результата после перехода

После перевода сформируйте пробную ведомость на небольшую сумму или на одно подразделение. Откройте её табличную часть и проверьте: у каждого сотрудника подставлен новый зарплатный проект и корректный номер лицевого счёта. Пустое поле счёта — признак того, что подтверждение банка не загружено или сотрудник не переведён.

Дополнительно сверьтесь с отчётом по лицевым счетам (в ЗУП — отчёт по регистру лицевых счетов сотрудников). Все действующие сотрудники, получающие зарплату на карту проекта, должны числиться в новом проекте с актуальной датой. Сотрудники, оставшиеся в старом проекте, — повод разобраться: либо их забыли перевести, либо они получают зарплату иначе.

После первой реальной выплаты запросите у банка подтверждение зачисления и сверьте суммы. Совпадение суммы реестра и подтверждения — окончательный признак успешного перехода.

Контрольные точки

Как проверить результат

Ведомость в банк

Норма

В шапке новый проект, у всех сотрудников заполнены лицевые счета

Тревожный признак

Проект старый или поля счетов пустые

Регистр лицевых счетов

Норма

Все сотрудники привязаны к новому проекту с актуальной даты

Тревожный признак

Часть сотрудников осталась в старом проекте

Подтверждение банка

Норма

Сумма зачисления совпадает с суммой ведомости

Тревожный признак

Банк отклонил реестр или есть расхождения по сотрудникам

Типичные ошибки и ограничения

Самая распространённая ошибка — формирование ведомости до загрузки подтверждения банка. Реестр уходит с пустыми номерами счетов, банк его отклоняет, ведомость приходится перепроводить. Всегда дожидайтесь подтверждения открытия счетов.

Вторая ошибка — смена проекта «задним числом». Изменение проекта прошлой датой искажает историю и может конфликтовать с уже проведёнными ведомостями. Перевод оформляйте текущей датой, а выплаты за прошлые периоды, которые ещё не прошли, проводите по старому проекту.

Третья группа проблем — сотрудники-исключения: уволенные, которым ещё должны выплатить расчёт, сотрудники с личными картами других банков, получатели алиментов. Их нужно обработать индивидуально, а не включать в массовый перевод.

Особые сценарии

Часть сотрудников остаётся в старом банке

Если переход поэтапный, оба проекта могут существовать параллельно — это штатная ситуация. При формировании ведомости программа подберёт сотрудников по выбранному проекту. Главное — контролировать, чтобы один сотрудник не оказался одновременно в двух ведомостях на одну выплату.

Сотрудник написал заявление на свой банк

По Трудовому кодексу работник вправе получать зарплату на счёт в любом банке по своему заявлению. Такие сотрудники в зарплатный проект не включаются: для них в ведомости указываются персональные банковские реквизиты. Смена зарплатного проекта организации на них не влияет.

Обмен через DirectBank или 1С:ДиректБанк

При прямом обмене с банком заявки и реестры отправляются из программы без файлов. После смены проекта проверьте настройки подключения: в них должен быть указан новый банк и новый расчётный счёт. Старое подключение к прежнему банку можно отключить после завершения всех выплат.

Удобный момент для смены зарплатного проекта — сразу после полной выплаты зарплаты за месяц и до начисления аванса. В этой точке по старому проекту нет незавершённых обязательств, и переход проходит без параллельных ведомостей в два банка.

Частые вопросы

Нужно ли удалять старый зарплатный проект?

Нет. Старый проект остаётся в справочнике, потому что на него ссылаются проведённые ведомости и история выплат. Удалить его программа не даст, пока есть ссылки. Достаточно просто перестать использовать его в новых документах.

Можно ли перевести сотрудников без заявки на открытие счетов?

Да, если банк уже прислал список открытых лицевых счетов вне программы. Номера вносятся в регистр лицевых счетов документом изменения или вручную. Но стандартный и менее трудоёмкий путь — обмен заявками прямо из 1С.

Что делать, если ведомость уже ушла в старый банк?

Дождитесь, пока банк зачислит деньги сотрудникам, и подтвердите выплату в программе. Отзывать отправленный реестр и перевыставлять его на новый проект нельзя — это создаёт риск двойной выплаты. После подтверждения переводите сотрудников в новый проект.

Как перевести сотрудника, который получает зарплату на свою карту другого банка?

Такой сотрудник не привязывается к зарплатному проекту. В ведомости для него указываются персональные банковские реквизиты из его заявления. Смена зарплатного проекта организации его не затрагивает.

Почему банк отклонил реестр после смены проекта?

Частые причины: не загружено подтверждение открытия счетов (пустые номера), неверный формат файла обмена, расхождение в реквизитах договора или расчётного счёта. Сверьте настройки проекта с договором и запросите у банка причину отказа.

Можно ли работать с двумя зарплатными проектами одновременно?

Да, программа это поддерживает: при формировании ведомости выбирается нужный проект, и подбираются только сотрудники, привязанные к нему. Следите, чтобы один сотрудник не попал в две ведомости на одну и ту же выплату.